Меню

Письмо с запросом информации

0 комментариев

Что запрашивает фирма в ИФНС и для чего?

Каждое предприятие зарегистрировано в базе налоговой инспекции, регистрация предоставляет владельцам или уполномоченным лицам право на составление и отправку запросов в налоговую инспекцию с целью:

  1. доказательства должной осмотрительности;
  2. ограждения себя от невыгодных сделок;
  3. выявить, признан ли контрагент добросовестным лицом.

Перечень запросов, которые фирма может направить в налоговую инспекцию:

  • на исчисление налога;
  • представление индивидуальной налоговой консультации;
  • представление информации действующих банковских счетов компании, фирмы, организации (о том, как составить запрос на сверку с налоговой, читайте );
  • представление о присутствии или отсутствии расчетных счетов (подробно о том, что такое справка об открытых счетах из налоговой и как оформить письмо-запрос, читайте в этой статье);
  • интерпелляция о добросовестности контрагента.

Справка. Кодекс налогоплательщика снимает с предпринимателя или фирмы ответственность, если заявитель следовал указанным инструкциям сотрудников налоговой инспекции в рамках статьи 111 Налогового Кодекса Российской Федерации, пункт № 8 статья 75.

После того, как составленный запрос письменного формата будет отправлен в фискальную службу, сотрудники инспекции обязаны рассмотреть запрос в срок 30 календарных дней с момента его регистрации. Срок рассмотрения представления может увеличиться до 60 дней по решению инспектора налоговой службы, но в таком случае фискальная служба должна уведомить налогоплательщика о затяжном рассмотрении запроса и указать причину.

Об особенностях составления запроса в налоговую о системе налогообложения мы писали в отдельном материале.

Общие правила написания

Существует четыре типа запроса:

  • о задолженности по налогам;
  • о предоставлении информации;
  • о добросовестности контрагента (о том, как составить запрос в ФСС о состоянии расчетов и для получения акта сверки с контрагентом, читайте );
  • о состоянии расчетов.

Несмотря на их разное внутреннее содержание, они имеют общие правила для составления:

  • полное написание названия исполнительного или муниципального органа власти, куда будет отправляться запрос;
  • указать личные данные физического лица, который получит запрос: ФИО, адрес (в идеале электронная почта и роспись должностного лица);
  • указать данные заявителя: название предприятия, его ИНН, адрес, ФИО и роспись руководства, телефон или электронная почта для обратной связи.

Запрос может быть составлен на бланке фирмы или на листе формата А 4 (шапка будет писаться в верхнем левом углу).

Составляя запрос, уполномоченное лицо должно лаконично и чётко сформулировать: с какой целью, на каком основании ему необходимо получить информацию от юридического лица (ИНФС), ссылаясь на правовые и федеральные законы. Ниже мы рассмотрим содержание каждого запроса.

О задолженности по налогам

Заявление о присутствии задолженности по налогам, сборам и штрафам пишется с целью получения информации о финансовых задолженностях фирмы, предпринимателя перед государством. Заполнение возможно двумя способами: собственноручным и электронным форматом.

Регламентированной формы заполнения запроса нет, но существует рекомендованный пример по заполнению справки, утвержденный 2 июля 2012 года Административным регламентом, приказом № 99, приложение № 8.

Содержание запроса о задолженности по налогам:

  • наименование органа, где фирма или предприниматель состоит на учете;
  • сведения о юридическом лице: ФИО;
  • полное наименование организации заявителя или его личные ФИО;
  • юридический адрес фирмы или ИП + ИНН/КПП.

Справка. Если запрос написан от лица предпринимателя, и он подает его лично, то налоговой службе вместо ИНН/КПП, достаточно предоставить только ИНН.

  1. цели вашего запроса: получить на руки справку о состоянии уплаты или об исполнении обязанности по уплате налогов;
  2. констатация даты, когда заявителю необходимо получить выписку о задолженности по налогам;
  3. реквизиты компании или ИП, и способ получения ответа на запрос;
  4. подпись и визирование документа печатью, если такова имеется.

О предоставлении информации

Документ составляется на чистом листе или бланке, в содержание «шапки» входит следующая информация:

  • название государственного органа или муниципальной организации, куда будет направлен запрос;
  • ФИО лица, предоставляющего информацию заявителю;
  • ФИО заявителя (ИП) или организации, которым необходимо указать: наименование и месторасположения предприятия;
  • номер телефона и электронная почта для осуществления обратной связи.

Основная часть запроса:

  • обращение к должностному лицу;
  • ссылка на правовые документы, например: согласно статье 51 Конституции РФ с изменениями 2015 года и статьи 8 Закона РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» прошу предоставить мне сведения…;
  • описание сути запроса;
  • указание просьбы, которую должен осуществить получатель, например: прошу ответить на запрос о получение информации в установленном законом порядке.

Завершающая часть: визирование документа (подпись с расшифровкой и дата составления).

О добросовестности контрагента

Содержание справки: в левом углу фиксируется город, где составлялся документ и дата.

Основная часть:

  1. наименование контрагента и ФИО исполняющего лица;
  2. опись документа на основании, которого был заключен договор;
  3. наименование договора и компаний, которые заключили сделку;
  4. опись регистрации контрагента по месту учета: № регионального ИНФС, дата регистрации, ИНН/КПП компании;
  5. ссылка на применяемую систему налогообложения компании поставщика;
  6. указание цели + ссылка на правовые или законодательные документы;
  7. опись выполняемых обязательств контрагентом перед налоговым органом РФ;
  8. перечисление полномочий, которыми располагает контрагент;
  9. уточнение обязательств, с которыми соглашается поставщик, опираясь на заключенный договор с заявителем;
  10. пункт обязующий поставщика, составить письменное объяснение, в случае если он не предоставит полный пакет документов;
  11. перечень обязательных документов, сопутствующие заявлению;
  12. визирование запроса уполномоченными лицами: подпись с расшифровкой, печать организации.

О состоянии расчетов

Справка о состоянии расчета содержит в себе следующую информацию:

  1. Кому, куда и от кого адресуется запрос.
  2. Номер налогоплательщика, наименование фирмы, ее ИНН/КПП, месторасположение и телефон для обратной связи.
  3. ФИО заявителя, адрес фактического проживания, серия и номер паспорта, телефон.
  4. Просьбу о выдаче справки о состоянии расчета на определенную дату.
  5. Способ получения ответа от фискальной службы: лично, почтой.

    Выбирая способ получения лично, должностное лицо должно указать: телефон и ФИО человека, представляющее интересы организации; в случае получения ответа налоговой службы почтой, должностной лицо при составлении запроса должно указать юридический адрес фирмы.

  6. Место предоставления справки.
  7. Подпись ИП или роспись руководителя организации с расшифровкой.
  • Какие прикладываются бумаги?

    Перечень обязательных документов, прилагаемых к запросу:

    • внутренний устав организации;
    • документ, подтверждающий внесение юридического лица в Единый государственный реестр;
    • для ООО, необходимо представить документ, подтверждающий регистрацию юридического лица вносимых в Единый государственный реестр в соответствии с Федеральным законом от 30.12.2008г. №312-ФЗ;
    • ИНН;
    • решение органа управления о назначении и вступлении в должность исполнительного органа;
    • доверенность, оформленную на должностное лицо;
    • договор аренды помещения организации по юридическому адресу;
    • лицензия;
    • документ, подтверждающий отсутствие задолженности по налогам в оригинале;
    • документы, подтверждающие законность использования исключительных прав, если таковы имеются;
    • документы, подтверждающие использование нестандартных режимов налогообложения.

    На нашем сайте вы найдете другую важную информацию по данной теме, а именно: как составить письмо-запрос на проверку больничного листа, о предоставлении документов, информации (в банк), а также узнаете как написать этот документ на английском языке.

    Изложенная информация детально раскрыла содержание запросов о задолженности по налогам, о предоставлении информации, о добросовестности контрагента и о состоянии расчетов. Следуя описанным инструкциям, не возникнет сложностей составить запрос и сэкономить собственное время.

    Как составить письмо-запрос

    Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

    1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
    2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
    3. Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

    4. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
    5. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
    6. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

    Письмо-запрос о предоставлении информации

    Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

    • разъяснение мотива письменного обращения;
    • ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
    • суть обращения;
    • конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
    • стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
    • регистрация в качестве исходящей документации.

    ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении информации .doc

    ООО «Преодоление»
    Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
    Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
    Генеральному директору
    ООО «Настурция»
    А.Р. Леонтовичу

    25.10.2016 года, исх. № 78

    Об ассортименте и ценах на расходные материалы

    Уважаемая Анна Ростиславовна!

    Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

    Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

    Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

    С уважением,
    генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

    Письмо-запрос о предоставлении документов

    Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

    • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
    • дата, исходящий номер;
    • название запроса, отражающее характер просьбы;
    • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
    • суть просьбы;
    • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
    • завершение документа (подпись, печать).

    ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc

    ООО «Персефона»
    г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
    Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
    ИНН 2192847361, КПП 50010007
    Директору АКБ «Финресурс»
    А.П. Реутову

    10.02.2016 года, исх. № 12

    Запрос на предоставление копий документов

    Уважаемый Анатолий Петрович!

    Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

    Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

    Письмо-запрос в налоговую

    Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

    • название;
    • ИНН;
    • адрес;
    • ФИО и подпись руководителя;
    • печать (если применяется организацией).

    Желательно использование фирменного бланка.

    ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса в налоговую .doc

    ООО «Затура»
    г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16
    Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11
    ИНН 6173849076
    В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
    №1 по г. Москве

    Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

    Запрос о счетах должника

    По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

    • наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
    • номера расчетных счетов, открытых должником.

    К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

    Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

    Письмо-запрос в банк

    Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

    • правильное указание реквизитов автора письма;
    • ясное изложение проблемы;
    • по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
    • по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

    ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса в банк .doc

    В АКБ «Мосбанк»
    123790 г. Москва, ул. Высокая, 78
    от Линчевского Дмитрия Яковлевича,
    проживающего по адресу:
    123908, г.Москва, ул.Октябрьская,
    д. 90, кв. 213,
    тел. 222-66-88
    e-mail: lynch@mail.ru

    О реструктуризации задолженности

    12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

    Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

    С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

    В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

    Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

    О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

    15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

    Правила составления письма-просьбы

    Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

    ФАЙЛЫ
    Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc

    Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

    Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

    • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
    • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
    • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
    • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

    Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

    Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

    Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

    Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

    Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

    Письмо-просьба о выделении денежных средств

    Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

    Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf

    От НКО «Помощь пенсионерам»
    Депутату Законодательного собрания
    Иванову И. И.

    Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

    Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

    На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

    С уважением, Петрова А. А.

    Пояснение:

    Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

    • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
    • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
    • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

    Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

    Письмо-просьба о предоставлении скидки

    Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

    Начальнику компании «Восток»
    Иванову И. И.
    От руководителя компании «Запад»
    Петрова Б. Б.

    Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

    В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

    Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

    Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

    С уважением, Борис Петров.

    Пояснение:

    В письме есть следующие важные пункты:

    • Объяснение необходимости скидки.
    • Указание точного размера скидки, сроков.
    • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

    Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

    Письмо-просьба о снижении арендной платы

    Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

    Начальнику компании «Плюс»
    Иванову П. П.
    От руководителя компании «Минус»
    Петрова И. И.

    Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

    За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

    С уважением, Иван Иванович.

    Пояснение:

    В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

    Письмо-просьба об оплате задолженности

    Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

    Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
    Иванову И. И.
    От руководителя компании «Где деньги»
    Сидорова П. П.

    Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

    Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

    С уважением, Петр Петрович.

    Пояснение:

    В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

    • Точная сумма долга.
    • Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
    • Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

    В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

    Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

    Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

    Директору компании «ААА»
    Петрову Б. Б.
    От общественной организации
    «Дарим добро»

    Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

    Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

    Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

    С уважением, Иван Иванович.

    Подводя итог

    Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

    Назначение и содержание

    Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

    • индивидуальными предпринимателями;
    • частными гражданами;
    • представителями органов власти;
    • общественными деятелями и др.

    Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

    1. Наименование отправителя.
    2. Наименование получателя (адресата).
    3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
    4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
    5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
    6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
    7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
    8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
    9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

    Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

    Отправить можно разными способами:

    • по обычной почте;
    • по е-мэйл;
    • передать по факсу;
    • передать с курьером.

    Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

    Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

    Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

    Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

    • прайс-лист;
    • условия акции, предоставления скидок;
    • технические характеристики товара и т.п.

    В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

    О подтверждении информации

    В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

    О предоставлении документов

    В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

    В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

    Запрос в налоговую инспекцию

    Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

    Запрос в банк

    В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *