Меню

Пропущена запись в трудовой книжке как исправить

0 комментариев

Содержание

Общие правила регистрации деятельности

Продолжительность работы, которая отражается в трудовой книжке, учитывается при трудоустройстве и оформлении пенсии. Требования точной регистрации трудовой деятельности в документах по установлению стажа заданы:

  • правилами ведения трудовых книжек, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 16.05.03 №225;
  • инструкцией по заполнению трудовых документов, утверждённой постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69.

Обнаруженные ошибки и пропуски сведений о стаже устраняют в соответствии с этими же требованиями. В разделе «Сведения о работе» записи нумеруются по очерёдности их внесения.

Следует иметь в виду, что правильно внесённые записи не аннулируются, даже если имеются пропущенные ранее строки. Если заметили пропуск, то внести сведения можно в любое время. Ошибку исправляет работодатель, который её допустил.

Если пропущена запись об увольнении, трудовую книжку в некоторых случаях может заполнить другой работодатель на основании подтверждающих документов, например, приказов, трудовых договоров, актов. Но это сложно, поэтому именно работник более всего заинтересован в полном внесении данных о своей работе.

Как восстановить пропущенную запись

Недостающие сведения выявляются при различных обстоятельствах. Методика восстановления упущенных моментов трудовой деятельности сводится к одному: строка добавляется следующим порядковым номером и проставлением текущей даты в графе 2. Каждой ситуации присущи свои нюансы дополнения сведений.

Допустим, не внесены сведения о переводе на другую должность. Пропуск заметили в последний рабочий день при получении основного документа о труде. Информация об увольнении уже была занесена.

Здесь исправить недочёт просто:

  • ещё раз ставится в заголовке полное наименование организации;
  • вносится строка о переводе с датой увольнения (днём написания строки) в графе 2, а дата перевода заносится в графу 3;
  • строка визируется ответственным специалистом (работодателем) с расшифровкой подписи и указанием должности, скрепляется печатью;
  • работник письменно подтверждает правильность заполнения, ставит подпись и дату.

Пример внесения пропущенной записи:

1 2 3 4
Акционерное общество «Свет»
20 10 11 2005 Принята на должность инспектора 1 категории Приказ от 10.11.2005 № 74
21 10 05 2018 Уволена по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 10.05.2018 № 30
Акционерное общество «Свет»
22 10 05 2018 Переведена с 25.09.2008 на должность экономиста Подпись директор А. А. Иванов Место печати Место печати Верно Подпись Л. А. Стерхова Приказ от 24.09.2008

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с предыдущего места работы, в новой организации нельзя делать запись о приёме. В этом случае может быть 3 выхода:

  1. Запись об увольнении обязан внести ответственный специалист с бывшего места работы. Если нет записи о приёме на новую работу, то запись об увольнении добавляется текущей датой, а день увольнения прописывается в 3 графе. В 4 графе называется документ (приказ) и его реквизиты (дата и номер). Подпись работодателя (специалиста) с расшифровкой и указанием должности заверяется основной печатью организации. Если запись о приёме уже внесена, то перед добавлением записи нужно поставить штамп с названием организации или написать заголовок от руки в графе 3.
  2. Если по какой-либо причине невозможно восстановить строку об увольнении на старой работе, но есть подтверждающий документ (приказ), то добавить недостающие сведения вправе новый работодатель. Важным моментом является то, что устное свидетельство не является основанием для восстановления записи.
  3. Если организация ликвидирована, архивов её нет, то придётся обращаться в суд для установления факта расторжения трудового договора. Судебное решение нужно вложить в трудовой формуляр в качестве замены записи об увольнении.

Особенности заполнения трудовой книжки

Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.

Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.

Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.

В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.

Для любого работника важен такой документ, как его рабочая книжка. Она несет в себе сведения, которые обязательно понадобятся при установлении стажа и начислении пенсии. Именно поэтому информация в данном документе должна быть полной и достоверной. Заполнение книжки от руки приводит зачастую к некоторым последствиям. Чтобы исправить что-то, нужно полагаться на правила и инструкции. Например, как внести недостающую запись в трудовую книжку? Такого рода вопрос очень распространен. Для ответа на него надо разобраться во всех аспектах, касающихся этого дела.

Заполнение трудовой книжки

Любой документ – это законно сделанные записи, утвержденные уполномоченным лицом. Заполнение трудовой так же ответственно. Для каждой информации в книжке есть специально отведенное место. Все разделы четко регламентируются Трудовым кодексом России.

Работа с трудовой начинается, когда соискатель приходит на работу в компанию. Руководитель, готовый взять человека на вакантную должность, запрашивает у кадрового работника (другого лица) бланк рабочей книжки. Впоследствии сотрудник выплачивает работодателю сумму за предоставленный документ.

В трудовой имеются разделы:

  • личные данные}
  • сведения о работе}
  • сведения о награждениях.

Первоначально оформляется личная информация, которая включает:

  • фамилию, имя, отчество}
  • число, месяц, год рождения}
  • образование, специальность, профессию.

В конце титульника необходимо поставить подпись владельца и сотрудника, заполняющего книжку. Также печатью подтверждается вся написанная информация.

Все основные аспекты регистрируются на следующих страницах трудовой:

  • прием}
  • увольнение}
  • перевод}
  • награждения и так далее.

Здесь есть специальные графы, где вносится фиксирование данных:

  • номер}
  • дата}
  • наименование организации}
  • сведения о работе (награждениях)}
  • указание документа, являющегося основанием.

Желательно в данном документе не допускать ошибок, но зачастую неточности, недочеты, пропуски случаются в самых различных ситуациях.

Виды ошибок в рабочей книжке сотрудника

Существование и исправление допущенных ошибок прописано в правилах и инструкции. Какие виды ошибок могут допускать лица, заполняющие трудовую?

  1. неправильное написание в титульнике}
  2. неправильное написание на других страницах}
  3. пропуск записи (забыли внести информацию).

На основной странице, где пишутся данные сотрудника, нельзя допускать ошибок, так как исправление такого рода неточностей исключено по закону. Когда руководитель или человек, уполномоченный на данные действия, совершает ошибку в титульнике, то бланк книжки можно считать испорченным. В связи с этим идет составление акта, на основании которого уничтожают незаконный документ. Сам акт хранится в специальном деле (папке) у лица, ответственного за данные процедуры. Далее выписывается новый бланк для сотрудника. Расходы на чистую трудовую покрывает работодатель.

Если на других страницах произошла ошибка при написании информации, то здесь закон разрешает вносить определенного вида изменения. Но зачеркивать записи нельзя (исключением является лишь исправление личных данных в связи с изменившимися обстоятельствами). Информация, зафиксированная неверно, должна быть признана недействительной. Это происходит путем внесения новой записи ниже. Нумерация всех написанных данных должна идти поочередно в любом случае. После записи о незаконности информации необходимо сделать верную запись по всем правилам.

Самое сложное бывает исправить ошибку, которая носит характер пропущенной записи:

  • пропуск наименования организации}
  • пропуск записи о переводе}
  • пропуск записи о присвоении категории}
  • пропуск записи, сделанной в другой организации, и другие.

В этих случаях, если человек пропустил определенную информацию, обязательно нужно сделать соответствующую запись в трудовой книжке.

Перевод сотрудника

Перевод сотрудника на другое место рабочей деятельности – это смена функциональных обязанностей и, возможно, должности. Перевод может быть внутреннего характера и внешнего. Внешним работник переводится в другую компанию, где руководителем является другой человек. Если же перевод внутренний, то он не выходит за рамки организации.

Увольнение происходит в первом случае. То есть для перехода из фирмы в фирму необходимо сделать все процедуры, в том числе и соответствующую запись в книжке работника. Здесь нужно обязательно написать причину увольнения, то есть перевод. Руководитель организации, где будет работать сотрудник, должен прислать письменный документ о желании принять к себе на службу человека. После совещания с данным специалистом при его согласии работодатель настоящей компании отсылает ответное подтверждение. Только после этого работнику оформляют увольнение в связи с переводом в другую фирму.

В случае внутреннего перевода необходимо сделать специальную запись о том, что специалист переходит в другое подразделение. Это является обязательным условием. Также сотруднику нужно дать согласие на данную процедуру. Здесь существуют условия, которые должны способствовать данным изменениям:

  1. после прохождения плановой аттестации сотрудника повысили или понизили,
  2. в связи с медицинским осмотром работнику необходимо сменить место работы,
  3. изменение места работы в связи с переездом самого руководителя.

Такого рода переход сотрудника должен состояться сразу же после освобождения вакансии на предприятии. Конечно, работник вправе отказаться от перевода, но в этом случае существуют определенные статьи в ТК России, опираясь на которые, работодатель может его уволить. Также на один месяц работника могут перевести без его согласия в особых случаях.

Как внести пропущенную запись о переводе в трудовую книжку

Если при заполнении сведений о работе была упущена информация о переводе, а следующая запись датируется передним числом, то нельзя признавать предыдущие данные неверными (в связи с правильностью написания). Вполне законным способом является написание пропущенной информации ниже под всеми сделанными до этого записями.

Первая графа заполняется по правилам, то есть нумерация не сбивается в любом случае, ставится номер записи по порядку. Во второй графе необходимо указать число, месяц, год по факту (сегодняшняя дата). Дата перехода и начала работы на новом месте (должности) прописывается в третьей графе после слова «переведен». Затем пишется, куда и на какую должность было произведено действие перевода. Документ, который является основанием изменений, необходимо указать в последней графе (наименование, номер, дата).

Чтобы избежать неприятных последствий, сотруднику выдается определенная документация подтверждения стажа (справка, копии приказа и так далее).

Пропуск записи в другой организации

Если какая-либо информация была пропущена в трудовой работодателем, который является текущим, то исправление данной ошибки делается им же в этой фирме. Намного сложнее, если специалист работает в компании и при этом был замечен пропуск, который совершил другой руководитель.

Есть два способа исправления в трудовой книжке, когда пропущена запись, где задействованы две разные организации:

  1. информацию фиксирует бывший работодатель при обращении к нему владельца книжки}
  2. информацию фиксирует работодатель по факту, если был предъявлен соответствующий документ, утвержденный бывшим руководителем.

По закону в обоих случаях руководители компаний не могут отказать владельцу рабочей книжки, так как любая важная запись, касающаяся сведений о работе, должна быть зафиксирована в данном документе.

Точность и соотношение предъявленных документов, которые являются основанием для записей, – это главное условие подлинности приписанной ниже информации. Именно они будут доказательной базой, а показания очевидцев (в судебном разбирательстве) – всего лишь дополнение к указанному документу, если не произошло массовое уничтожение документации.

Фиксирование пропущенной информации происходит на основании закона. Утверждение данного рода записей делается подписью и печатью руководителя или лица, имеющего право на совершение таких действий.

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец 1.5 (30%) 2 votes

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Если работник, забирает трудовую книжку для исправления по предыдущему месту работы, выдачу необходимо оформить соответствующим образом (расписка о получении), чтобы при ее утере организация не несла ответственности.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

В случае когда происходит замена фамилии в результате брака, в качестве основания все равно ставится паспорт, поскольку данные в трудовую книжку вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, а свидетельство о браке в этот перечень не входит.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

В каких случаях запись в трудовой считают недействительной

Трудовая книжка является ключевым документом, где фиксируют этапы трудовой деятельности работника. Заполнению такого документа уделяют особое внимание. Порядок внесения всех сведений в книжку, вопросы исправлений недействительных сведений регламентируют нормативно-правовые документы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации;
  • постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению книжек»;
  • постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

С учетом постановления № 225, трудовая содержит три основных раздела: титульный лист, основной раздел, который отведен для указания сведений о работе, а также раздел, предназначенный для внесения информации о награждениях сотрудника. Как в трудовой книжке сделать «запись недействительна» зависит от того, в каких разделах допущена ошибка.

Запись недействительна в трудовой книжке: основные случаи

Рассмотрим основные причины, когда приходится запись считать недействительной в трудовой книжке. На практике наиболее распространенными ошибками, допущенными кадровиками при внесении соответствующих сведений в трудовую, являются такие неточности, как:

  1. Указание неверных дат наступления тех или иных событий, например, даты приема или увольнения с работы, перевода на другую должность — такие сведения фиксируют во второй графе.
  2. В графу третью нередко вносят неправильное наименование должности сотрудника, неверно формулируют причину его увольнения с работы.
  3. В графу четвертую включают неверную информацию о документе, на основании которого была произведена та или иная кадровая операция.

Признать запись недействительной в трудовой книжке: образец

Скачать образец документа

Как признать внесенную запись в книжку недействительной: образец

Если вы обнаружили неправильную запись в книжке, неточные, неправильные, ошибочные записи, ситуацию необходимо максимально быстро исправить. Общий порядок действий в пункте 27 Правил ведения и хранения трудовых, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Признание записи в трудовой книжке недействительной должен производить тот работодатель, в организации которого были внесены ошибочные сведения. Если сотрудник на момент обнаружения ошибки работает у другого работодателя, последний вправе провести исправления на основании подтверждающего документа, выданного работнику прежним руководителем. Если в бывшей организации отказываются предоставить такие сведения или компании уже не существует, подтверждающими документами могут служить архивные сведения или постановление суда.

Внимание! Необходимо учитывать, что на страницах документа запрещено делать какие-либо исправления. Установлен полный запрет на зачеркивания, покрытие неверных записей корректором, нанесение правильных записей поверх ошибочных и так далее.

Для внесения верной информации нужно воспользоваться принятым образцом отмены записи в трудовой в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению книжек. Если запись в трудовой книжке недействительна (образец) на титульном листе, указанные правила не используют. В такой ситуации действует особый порядок по внесению исправлений.

Признание записи недействительной в трудовой книжке проводит уполномоченный сотрудник, назначенный приказом. Чаще всего им является специалист отдела кадров.

Необходимо учитывать, что далеко не все ситуации, как написать в трудовой книжке «запись недействительна», описаны в действующих нормативно-правовых документах. Кадровики могут руководствоваться уже сложившейся кадровой практикой или воспользоваться алгоритмами, аналогичными тем, которые зафиксированы непосредственно в законодательстве. У кадровиков всегда остается возможность принять решение по своему собственному усмотрению. В этом случае нужно строго следить за тем, чтобы такие решения не противоречило положениям актуальной нормативно-правовой базы.

Как оформить запись в трудовой книжке недействительной на титульном листе

Заполнять титульный лист трудовой требуется особенно внимательно. Это нужно учитывать кадровику. На сегодняшний день вопрос исправлений недостаточно полно урегулирован действующим законодательством. В разделе 2 Инструкции предусмотрена возможность изменить сведения на титульном листе, если они изначально внесены верно, после чего в соответствующих сведениях произошли какие-то обновления. Например, сотрудница вышла замуж, на основании этого сменила фамилию, либо же документ выдали работнику с неоконченным высшим образованием, а затем он закончил высшее учебное заведение.

Инструкция предписывает кадровику аккуратно зачеркнуть на титульном листе трудовой устаревшую запись одной чертой, над ней вписать актуальные сведения. Если информацию нужно не заменить, а, к примеру, дополнить, зачеркивать прежние записи нет необходимости. В свободные поля достаточно внести актуальные сведения. На внутренней стороне титульного листа указывают реквизиты документов, на основании которых внесены изменения, дополнения, исправления.

Если ошибка допущена при первичной выдаче книжки, бланк необходимо списать в качестве испорченного и завести новый. Некоторые кадровики практикуют зачеркивание неверной информации на титульном листе, а затем вносят новые сведения с заверением соответствующих исправлений на внутренней обложке. Но в действующих правилах по оформлению трудовых не содержится специальных указаний, что такие способы внесения исправлений считаются правомерными.

Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет о профессиональных хитростях

Можно ли изменить фамилию на титульном листе с помощью штампа

Записи в трудовую можно вносить световодостойкими чернилами следующих цветов: черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции под №69). В отдельных ситуациях законом предписано использовать штамп. Например, его применяют, когда сотруднику выдают вкладыш в книжку (п. 39 Правил №225).

Таблица. Различие печатей и штампов, которые используют в работе с документами

Смотреть таблицу полностью

Организации вправе применять штамп, чтобы вносить записи в книжку. Его необходимо заправить чернилами. Готовый штамп может содержать следующий текст: «Прежняя фамилия изменена на (новая фамилия) на основании свидетельства о браке (включить графу для реквизитов)». Это допустимо, только в том случае, если для внесения старой и новой фамилий, а также серии, номера, даты свидетельства о браке предусмотрены пустые места. Штамп проставляют на внутренней стороне обложки. После чего заверяют подписью кадровика.

Как внести верные сведения взамен неправильных в основной раздел

Порядок исправлений неверно внесенных записей в разделы, посвященные сведениям о работе, награждениях сотрудника, урегулирован пунктом 1.2 Инструкции по заполнению книжек.

Алгоритм действий кадровика:

  1. Определите порядковый номер неверно внесенной записи в соответствии с нумерацией в графе 1.
  2. После последней записи, произведенной в трудовой, проставьте в графе следующий номер по порядку.
  3. В графу 2 внесите дату новой записи.
  4. В графе 3 укажите фразу «Запись за номером ___ недействительна в трудовой книжке».
  5. В графу, в которой допущена ошибка, внесите верные сведения, например, включите верную формулировку должности сотрудника или реквизиты приказа.
  6. В оставшихся графах продублируйте те сведения, которые были внесены без ошибок.

Как признать недействительной запись в трудовой книжке в других разделах

Порядок исправлений неверно внесенной информации в трудовую книжку применяют и при заполнении других разделов трудовой, дубликата и вкладыша, включая разделы, предназначенные для заполнения сведений о награждениях. Необходимо учитывать, что после внесения сведений о том, что определенную запись в книжке считать недействительной, остальные записи необходимо нумеровать по порядку, который следует после внесения записи об ошибке.

Вывод

При наличии в книжке неверных, неточных, неправильных, ошибочных записей ситуацию нужно максимально быстро исправить. Необходимо учитывать, что на страницах документа запрещено делать какие-либо исправления. Установлен полный запрет на зачеркивания, покрытие неверных записей корректором, нанесение правильных записей поверх ошибочных и так далее.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *