Меню

Резолюция на документах

0 комментариев

Классификация

В рамках деятельности предприятия могут возникать различные управленческие вопросы, требующие принятия специфических решений. В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными. В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах. Реквизиты могут носить конкретный или общий характер.

Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам. Как выглядят общие резолюции на документах? Примеры можно привести такие: «К исполнению», «К сведению» и пр.

Резолюция на документе должна отражать информацию в сжатом виде. Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта. Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр. Резолюция на документе может определять несколько исполнителей. Служащий, чья фамилия стоит первой, обычно считается ответственным лицом.

Проблемы делопроизводства

Стоит сказать, что рассмотрение актов и оформление резолюций – процессы достаточно сложные. Уполномоченному служащему приходится учитывать множество нюансов и организационного, и психологического характера. Зачастую исполнение входящих актов начинается с оформления резолюций. В этой связи значение данного реквизита как инструмента управления иногда абсолютизируется. Правила делопроизводства многих организаций предусматривают, что основной объем входящей документации, вне зависимости от содержания и уровня важности, направляется сначала руководителю. Он рассматривает поступившие бумаги и делает соответствующие отметки.

После этого документы отправляются к непосредственным исполнителям. Этот порядок работы обладает рядом недостатков. В первую очередь продолжительность ожидания актом своего рассмотрения в ряде случаев превышает период работы с ним во много раз. При этом процесс может занимать до 80% времени от общего срока выполнения поручения. Кроме того, установлено, что на рассмотрение корреспонденции у руководителя уходит в среднем до двух дней в неделю. В итоге стремление директора охватить весь объем поступающей почты приводит к задержке выполнения поручений. Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов.

Возможные выходы из ситуации

Решить проблемы можно несколькими способами. Наиболее оптимальным вариантом считается создание специальной службы, ответственной за предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. Сотрудники этого отдела будут сами определять, кому и куда передавать акт. При этом во внимание следует принимать не столько адресата, указанного на документе, сколько его содержание. Специалисты рекомендуют формировать перечни видов документов, вопросов, должностных лиц либо подразделений, которым необходимо их направить. Такие списки позволят исключить попадание лишней информации к начальству и ускорить ее поступление к надлежащему служащему.

Руководство должно получать самые важные документы. К ним, в частности, можно отнести распоряжения, указы, постановления и прочие акты вышестоящих структур. Стоит сказать, что данная практика у многих директоров вызывает непонимание. Руководители стараются рассматривать всю входящую документацию, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех дел организации. В таких случаях можно формировать перечни поступившей корреспонденции за рабочий день, неделю с указанием служащих, которым были направлены те или иные акты.

Дополнительно

Содержание резолюции определяет порядок исполнения документа, отрицательное либо положительное решение поставленного в акте вопроса. Учитывая это, многие директора в реквизите используют разные системы обозначений. Они дают возможность маневрировать в рамках официального характера делопроизводства.

Как правило, условные обозначения используются при проставлении резолюций на обращениях от граждан и в ходе личных приемов. Так, в одной из организаций в случае положительного решения вопроса указание, включаемое в акт на глазах у клиента, не принималось к исполнению при отсутствии пометки «Информируйте». На другом предприятии резолюция не выполнялась, если была написана черными, а не фиолетовыми чернилами. Установление таких «специфических» правил – не редкость. Зачастую использование условностей позволяет избегать или, наоборот, оперативно решать непростые вопросы, возникающие в рамках работы с персоналом.

Как обычно проходит рассмотрение входящих документов? Делопроизводитель обрабатывает поступившие документы и передает их на рассмотрение руководителю. В свою очередь руководитель может вынести резолюцию, лично выдать поручения или просто принять документ к сведению, если работы по нему не требуются. Если же руководитель решил вынести резолюцию, то его помощник создает поручения по резолюции и рассылает их исполнителям.

Это классический порядок, так ведется работа в большинстве случаев.

Но руководитель достаточно занятой человек, порой у него не хватает времени, чтобы лично рассмотреть все поступающие документы. Поэтому в некоторых организациях принято, что помощник заранее готовит проект резолюции – предварительный вариант решения по входящему документу. Таким образом, руководитель получает документ на рассмотрение с уже готовыми предложениями по исполнению. Согласитесь, это сильно экономит рабочее время руководителя.

В DirectumRX 2.8 появилась возможность выстроить подобный порядок рассмотрения документов. Давайте посмотрим, как это работает. А чтобы было проще проследить весь процесс, познакомьтесь с действующими лицами:

Поочередно рассмотрим действия каждого из участников.

Помощник руководителя: подготовка проекта резолюции

Предположим, что наш делопроизводитель не готовит для руководителя проекты резолюции. Это входит в обязанности непосредственного помощника, например, секретаря. В таком случае после того, как делопроизводитель обработает входящий документ и отправит на рассмотрение, помощник получает отдельное задание на подготовку проекта резолюции.

В задании также есть кнопка для добавления поручений. Все созданные поручения сразу добавляются в область вложений. А после того, как помощник выполнит задание с результатом Отправить на рассмотрение, подготовленный проект резолюции вместе с документом отправляется руководителю.

Если состав работ понятен помощнику без участия руководителя, то он может сразу отправить поручения на исполнение или принять документ к сведению. Кроме того, если за принятие решения должен отвечать другой сотрудник, то помощник может передать ему рассмотрение документа. Чтобы это сделать, достаточно заполнить поле Переадресовать сотруднику и нажать на ленте кнопку Переадресовать рассмотрение.

Все это еще больше снизит нагрузку на руководителя.

Подготовка проекта резолюции

Разработка резолюции

Что такое резолюция?

Резолюция – это итоговый документ, в котором выражено мнение или воля Арктического Совета.

Каждая резолюция представляет собой одно целое предложение с частями, разделенными запятой и точкой с запятой.

Подлежащее в таком предложении — наименование органа или комитета, который принимает резолюцию. А текст самой резолюции делится на три части:

· шапка резолюции, которая содержит ее номер, присвоенный Модератором, и название;

· преамбула, содержащая историю вопроса и нынешнее состояние проблемы; ее части начинаются с новой строки с деепричастия и содержат ссылки на действия, ранее предпринятые Арктическим Советом в связи с данным вопросом, а также на документы Арктического Совета и ранее принятые резолюции;

· фактическая часть, содержащая рекомендуемый план действий; каждая ее часть начинается с новой строки с прописной буквы, нумеруется, начинается с глагола, закрывается точкой с запятой, и описывает одно действие, последовательность действий должна быть логичной; после последнего слова оперативной части ставится точка, закрывающая текст резолюции.

Форма резолюции

Осенняя школа Программы Фулбрайта «Устойчивое развитие Арктических регионов»

Каждая резолюция представляет собой одно предложение с частями, разделенными запятой и точкой с запятой.

Подлежащее в таком предложении — наимено­ва­ние органа или комитета, который принимает резолюцию.

Текст резолюции делится на три части:

  1. шапку резолюции, которая содержит номер резолюции, присвоенный Модератором, и название резолюции;
  2. преамбулу, содержащую историю вопроса и нынешнее состояние проблемы; ее части начинаются с деепричастия

содержат ссылки на действия, ранее предпринятые Арктическим Советом в связи с данным вопросом, а также на документы Арктического Совета и ранее принятые резолюции;

3. фактическую часть, содержащую рекомендуемый план действий; каждая ее часть начинается с глагола

и описывает одно

действие, последовательность

действий должна быть логичной.

Вводные обороты на русском языке:

Будучи глубоко взволнованными;
Принимая в расчет;
Принимая во внимание;
Провозглашая;
Расследовав;
Рассматривая;
Рассмотрев;
Руководствуясь;
С одобрением отмечая;
С сожалением отмечая;
С удовлетворением отмечая;
Ссылаясь;
Стремясь;
Уделив внимание;
Узнав о том, что;
Утвердив (закон);
Утверждая;
Будучи глубоко встревоженными;
Будучи глубоко обеспокоенными;
Будучи глубоко убежденным;
Будучи убежденными;
Будучи уверенными;
В полной уверенности;
Вновь отмечая;
Вновь утверждая;
Вспоминая;
Выражая свое удовлетворение;
Выражая свою признательность;
Глубоко осознавая;
Глубоко сожалея;
Желая;
Зная о;
Изучив;
Имея в виду;
Исполняя;
Наблюдая;
Не забывая о том, что;
Обеспокоенные;
Одобряя;
Ожидая;
Осознавая;
Отмечая;
Отмечая с глубокой обеспокоенностью;
Повторно рассмотрев;
Подчеркивая;
Полагая;
Полностью осознавая;
Получив (известие);
По-прежнему сожалея;

Вводные обороты, используемые в фактической части резолюции:

Апеллирует
Верит
Вновь напоминает
Вновь приглашает
Вновь провозглашая
Вновь просит
Вновь утверждает
Выражает надежду
Выражает признательность
Напоминает
Настоятельно рекомендует
Обращает внимание (чье-либо)
Одобряет
Одобряет
Осуждает
Отмечает
Передает
Повторно рекомендует
Поддерживает
Подтверждает
Подчеркивает
Поздравляет
Поощряет
Призывает
Принимает
Принимает во внимание
Принимает повторную резолюцию
Приняли решение
Провозглашает
Просит
Рассматривает
Резко осуждает
Рекомендует
Сожалеет
Соответственно заявляет
Торжественно утверждает
Указывает
Уполномочивает

Как же «приготовить» итоговую резолюцию?

Резолюция — это то, ради чего комитет или орган работает в течение всей школы. Но прежде, чем резолюция примет тот вариант, за который все участники будут готовы проголосовать, документ должен пройти несколько этапов.

Все начинается с проекта резолюции (draft paper).

Проект резолюции — это тот документ, который каждый участник может самостоятельно подготовить в домашних условиях. В нем изложены основные положения, которые, на ваш взгляд, необходимы при решении проблемы. Во время первого неформального обсуждения вы можете предложить свои идеи своим коллегам по комитету. Наилучшей стратегией будет оформление таких предложений в виде уже готовых пунктов для проекта резолюции или собственно полностью написанного проекта.

Рабочий проект резолюции (working paper) – это проект резолюции, но уже официально представленный Модератором на рассмотрение данного Совета после голосования. Ему присваивается номер, и только после этого на данный документ можно ссылаться в официальных выступлениях.

После поправок и изменений рабочий проект резолюции выносится на итоговое голосование, чтобы стать резолюцией.

Советы по написанию резолюций:

1. Включайте в фактическую часть пути решения проблемы, а не пустые утверждения.
2. Не предлагайте учредить новые комитеты, комиссии и рабочие группы, если не можете предложить источники для их финансирования.
3. Если все же предложено учредить какой-либо новый комитет, проверьте, не будет ли он дублировать уже существующие.
4. Всегда учитывайте резолюции, ранее принятые Арктическим Советом по обсуждаемому вопросу, но никогда не копируйте их.
5. Фактическая часть резолюций может заканчиваться пунктом: «Постановляет продолжать активно заниматься этим вопросом».

| следующая лекция ==>
пос. Токсово Всеволожского района Ленинградской области | МЫСЛЕННЫЕ ИГРЫ, В КОТОРЫЕ ИГРАЮТ ЛЮДИ: КОНСТРУКТИВНОЕ И ДЕСТРУКТИВНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАНТАЗИИ

Дата добавления: 2016-11-20; просмотров: 1178 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *