Меню

Документооборот и делопроизводство

0 комментариев

Документирование и делопроизводство в ООО «Автоэлемент» (стр. 1 из 3)

1. Структуры и функций делопроизводственной службы

Производственная практика проходила в секретариате ООО «Автоэлемент», производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт автомобильных фильтров и фильтрующих элементов на весь спектр автотракторной техники.

Структура компании ООО «Автоэлемент» включает в себя следующие отделы: отдел маркетинга и рекламы, отдел ЭВТ, секретариат и бухгалтерию, отдел контроля качества продукции, конструкторский отдел, отделы снабжения и сбыта.

Делопроизводственная служба Управления компании представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников.

Таким образом, непосредственное ведение делопроизводства в ООО «Автоэлемент» возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Занимаемая должность – помощник секретаря руководителя, предусматривала как знакомство со стадиями текущего делопроизводства и особенностями оформления дел для передачи на хранение в архив, так и изучение функций секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя.

2. Документирование деятельности организации

В ООО «Автоэлемент» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

ООО «Автоэлемент» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ООО «Автоэлемент».

Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений ректора Университета, проректоров или в инициативном порядке директорами Институтов, Центров, деканами факультетов или начальниками других структурных подразделений.

Приказы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства компании.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы ООО «Автоэлемент» на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы компании. В ООО «Автоэлемент» составляется лист рассылки по филиалам и представительствам.

Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов в ООО «Автоэлемент» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству. Важно отметить, что в ООО «Автоэлемент» установлен определенный порядок визирования приказов.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы компании, адресатам, на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы ООО «Автоэлемент».

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ООО «Автоэлемент». Положение об ООО «Автоэлемент» состоит из 6 частей («Общие положения», «Задачи и функции ООО «Автоэлемент»», «Структура и штаты компании», «Руководство компании», «Права и ответственность», «Контроль, проверка и ревизия деятельности компании»).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и иных нормативных актов.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в секретариате ООО «Автоэлемент», должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.

Поскольку секретариат ООО «Автоэлемент» оснащен компьютерными средствами, то в управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Также секретариатом используются такие специальные программы, как «1 С бухгалтерия», «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем отдела компании, и утверждаются директором ООО «Автоэлемент» в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, секретариат хранит издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел ООО «Автоэлемент».

3. Организация документооборота компании

Движение документов в ООО «Автоэлемент» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООО «Автоэлемент» состоит из следующих этапов:

– приема и первичной обработки;

– предварительного рассмотрения и распределения;

– регистрации документов;

– направления на исполнение и исполнения документов;

– оформления и удостоверения документов;

– отправки.

На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами.

4. Прием и отправка

Прием и отправка документов в ООО «Автоэлемент» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно ООО «Автоэлемент» (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

5. Регистрация

На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю ректора или проректора.

Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в ООО «Автоэлемент», имеют директор и зам. директора.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям

В ООО «Автоэлемент» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директора ООО «Автоэлемент» и т.д.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно в Управлении делами в журналах регистрации и карточках учета.

В ООО «Автоэлемент» заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.

Документирование всей своей деятельности – важная часть работы руководства как коммерческой организации, так и государственного учреждения. В процессе своей деятельности предприятия производят и получают громадное количество документов на бумажных носителях. Все они должны быть надлежащим образом структурированы, оформлены и переданы на хранение. Организация документооборота – непростая, но необходимая задача.

Согласно статистике, около 90% всех передаваемых в архив документов никогда не будут затребованы. Однако это не означает, что они были зря подшиты, пронумерованы и хранились должным образом. Всё эти мероприятия осуществляются для того, чтобы в случае необходимости без труда отыскать те необходимые документы из оставшихся 10%.

Принципы делопроизводства

Согласно законодательству Украины, учреждения всех форм собственности при своей работе с документами должны придерживаться следующих базовых принципов:

  • Оперативность отражения информации в документах и установленных формулярах. При любом значимом действии в работе предприятия все данные о нём должны быть занесены в соответствующие документы той же датой, когда произошло событие. Недопустимо вести документацию задним числом.
  • Применение современных технических средств для создания и хранения информации. В настоящее время поток информации настолько широк, что невозможно даже представить себе ведение дел исключительно на бумажных носителях. Всё больше операций оформляется автоматически с помощью новейших достижений в этой области.
  • Целесообразность оформления документа. Документооборот и делопроизводство должны фиксировать лишь действительно значимые события в деятельности организации. Множить и без того огромный поток бумаг и утяжелять работу делопроизводителей и архивных работников недопустимо. Документ необходимо составлять только в тех случаях, когда это на самом деле необходимо, либо установлено законодательными и нормативными актами.

Законодательство в сфере документооборота

В Украине делопроизводство и документооборот контролируется целым рядом государственных органов и структур. Приняты инструкции по составлению многих документов. В случае нарушения виновным лицам грозит административная и материальная ответственность.

К контролирующим органам относятся Фонд социального страхования, Инспекция по охране труда, Департамент надзора за соблюдением законодательства, налоговые органы. Основным законом, регулирующим документооборот, является Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях».

Новости законодательства Украины также добавляют работы делопроизводителям и бухгалтерской службе. Например, новый Закон «О внесении изменений в Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» изменит многие документы и потребует детального изучения.

Электронное делопроизводство

Для снижения нагрузки на канцелярские и архивные службы на многих предприятиях Украины документооборот автоматизирован. С этой целью применяются различные программные продукты, такие как «1С:Документооборот КОРП для Украины».

С помощью компьютерных программ и электронных форм бухгалтерской и налоговой отчетности делопроизводство Украины соответствует всем международным требованиям и стандартам.

Существуют самые различные формы документов, и в зависимости от этого, различные уровни регулирования их составления и хранения. Например, порядок составления договоров устанавливается законодательно, а внутренняя корпоративная переписка — на усмотрение самого предприятия. Но в любом случае документирование деятельности организаций должно вестись грамотно и юридически обоснованно.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *