Меню

Отметка о поступлении документа в организацию

0 комментариев

Служебные отметки на документах

На первый взгляд, служебные отметки на документе проставлять не обяза-тельно. Но это только на первый взгляд. Если вы забудете их проставить, документ просто перестанет существовать. Ведь к служебным отметкам относятся: отметка о поступлении документа в организацию, резолюция ру-ководителя, отметки о контроле, об исполнителе, об исполнении документа и направлении его в дело и многие другие.

Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. Каждая процедура фиксируется на документах в виде специальных, так называемых служебных, отметок. Какие служебные отметки должны быть известны вам как профессиональным секретарям? Каков порядок их оформления? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Служебными считаются отметки:

  • о поступлении документа в организацию;
  • резолюция;
  • о контроле;
  • об исполнителе;
  • об исполнении документа и направлении его в дело;
  • о наличии приложения;
  • о заверении копии;
  • идентификатор электронной копии документа.

Отметка о поступлении документа в организацию

Данная отметка проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты). Допускается использование с этой целью резинового штампа или ручного нумератора.

ООО “Вымпел”

Вх. № 145

Дата 02.04.2005

Функции руководителя на стадии обработки входящих или внутренних документов заключаются в ознакомлении с каждым из них, оценке возникшей ситуации, принятии какого-либо решения и оформлении его в виде резолюции.

Резолюция

Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Резолюция ДОКУМЕНТА – реквизит, состоящий из надписина документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции возможны в том случае, если детализируется

порядок исполнения документа. Указание об исполнении документа дается одному или нескольким лицам, поэтому одним из обязательных требований к резолюции является ее адресность. Для повышения

исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за иcполнение решения, который может привлечь к ответственности других сотрудников, либо четко определить степень ответс­т­венности каждого. Ответственный исполнитель имеет право созыва соисполнителей.

Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение решения является тот сотрудник, который назван первым.

Текст резолюции должен быть предельно ясен, составлен кратко, четко и корректно, чтобы у исполнителя не возникала необходимость обращения за разъяснениями к руководителю.

Иногда требуется дать более развернутые указания исполнителям. Здесь многое зависит прежде всего от анализируемой ситуации для данной организации. Если ситуация типична, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой привычной схеме.

указания, безусловно, будет зависеть и от квалификации исполнителя, чем она выше, тем большую свободу действий ему можно предоставить. Желательно в конце текста резолюции указать cрок исполнения решения. Это будет своего рода стимул к действию и форма контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

Резолюция пишется от руки в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, она может быть поставлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Многие руководители, по различным причинам, предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его к документу скрепкой. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае вероятна потеря резолюции (лист может открепиться), а при сдаче дел в архив скрепка изымается и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ.

Таким образом, резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя, задание, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции, например:

Караваеву В.Ю.

Прошу подготовить

к 14.04.2005 проект приказа об увольнении Смирнова В.К.

в связи с окончанием срока трудового договора.

Отметка об исполнителе

В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 отметка об исполнителе содержит: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

А.В. Петров

123 45 67

Часто встречается следующий порядок написания отметки об исполнителе:

Петров Александр Владимирович

123 45 67

Если документ подлежит последующему размножению средствами множительной техники, то данный реквизит следует указывать только на лицевой стороне.

Отметка о контроле

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Отметка о контролепроставляется справа на верхнем поле первого листа с помощью штемпеля “Контроль” или буквы “К”. Документы могут иметь типовые и индивидуальные сроки исполнения.

Значительное количество типовых сроков установлено в законах и в ведомственных подзаконных актах.

Например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, предъявлении претензий по качеству продукции, подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в качестве приложения в Табель форм документов или Инструкцию по делопроизводству в виде перечня они также становятся типовыми для всех сотрудников данной организации.

Индивидуальный срок исполнения указывается в резолюции или в тексте документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа либо отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять в календарных днях с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь долж­ностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

Срок исполнения может продлить только организация или долж­ностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство.

На практике в случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливают условный срок исполнения, который корректируют по ходу исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Данная отметка проставляется после исполнения документа по существу вопроса. Таким образом, наличие отметки об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над ним полностью завершена.

Отметка включает следующие данные:

  • ссылку на дату и номер документа о его исполнении или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении;
  • запись “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ. Она подписывается и датируется исполнителем документа либо руководителем соответствующего структурного подразделения.

В дело № 03-05

Направлен ответ

от __________ № _________

Иногда секретари расписываются в данной отметке вместо исполнителя, что может быть расценено как превышение полномочий, поскольку решить, исполнен документ или нет, вправе только исполнитель или руководитель.

Отметка о наличии приложения

Если к документу имеются приложения, то должна быть сделана соответствующая запись. Отметка о наличии приложения вносится после текста документа перед подписью. Порядок оформления приложения описан в ГОСТ 6.30-2003.

Существует несколько вариантов оформления приложений.

1. Документы-приложения направляются адресату с сопроводительным письмом. Если они перечислены в тексте письма, то их названия второй раз не указывают.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

2. Письмо имеет приложение, не названное в тексте. В этом случае указывают его наименование, число листов и количество экземпляров.

Приложение: прайс-лист на 1 л. в 1 экз.

3. Письмо имеет несколько приложений. Их нумеруют в валовом порядке с указанием числа листов и количества направляемых экземпляров.

Приложение: 1. Перечень документов на 1 л. в 1 экз.

2. Справка о доходах на 1 л.в 1 экз.

4. В сброшюрованном приложении не указывается число листов.

Приложение: в 5 экз.

5. К сопроводительному документу прилагается документ, имею­щий приложение. В этом случае количество листов приложения суммируют.

Приложение: письмо Минюста РФ от 02.02.05 № 123/05-02

и приложение к нему, всего на 5 л.

6. Документы-приложения направляются не по всем указанным в документе адресам. При этом в отметке о наличии приложения делают ссылку “только в первый (второй, третий) адрес”.

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

Отметка оформляется от нулевого положения табулятора (без абзаца) и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами.

Отметка о заверении копии

Данная отметкапроставляется на копиях документов и выписках из документов. Копия документа изготавливается и выдается с разрешения руководителя учреждения или соответствующего структурного подразделения.

Организация с помощью такой отметки может заверить копии только своих документов. Однако существуют специальные учреждения, которые могут заверять любые копии, – это архивные учреждения и нотариат.

В обычных же учреждениях разрешается изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями, если это необходимо для оперативного решения дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и т. п. прав, при формировании личных дел сотрудников

и т. д. (копии дипломов, свидетельства и удостоверения о получении образования).

Копия документа воспроизводится на бланке данного учреждения, заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке, то при ее снятии необходимо полностью воспроизвести текст бланка подлинника. В настоящее время при наличии множительной техники, различных копировальных аппаратов следует учитывать, что “копия” документа и “заверенная копия документа” – это две разные вещи. Копия документа без “отметки о заверении копии” не имеет юридической силы.

Заверительная подпись выглядит следующим образом:

Верно

Начальник отдела кадров И.И. Сомов

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать. При составлении выписки из документа (например, протокола), если она остается в организации, печать ставить не надо.

При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан (архивная копия, выписка), на документе, с которого снята копия, проставляется отметка – кому, когда она выдана, а на ней самой – отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

Заказ на изготовление копий организационных или распорядительных документов оформляется специальным документом, который включает: номер заказа, дату его передачи, тираж (количество экземпляров), а также указание на способ изготовления копии. Заказ подписывается руководителем подразделения и принимается к исполнению множительной службой (если она есть). Тираж копий должен соответствовать действительным потребностям.

Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Е:\О\Служебные письма 12.04.2005

Служебные отметки позволяют проследить все стадии обработки документа. Правила их оформления необходимо знать и применять в своей работе секретарям всех уровней.

Правильных ответов не менее 95%

Для быстрого поиска по странице нажмите Ctrl+F и в появившемся окошке напечатайте слово запроса (или первые буквы)

Аутентификация – это

предоставление доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает

+способность подтвердить личность пользователя

механизм разграничения доступа к данным и функциям системы

поиск и исследование математических методов преобразования информации

Бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов – это ….

единый бланк

бланк письма
+общий бланк

бланк конкретного документа

Бланк документа – это

+лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа

лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими переменную информацию об организации – авторе документа

государственная бумага, обязательная для применения в организации

лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную и переменную информацию об организации – авторе документа

В объеме документооборота следует учитывать

все входящие и исходящие документы за определенный период времени все внутренние документы и все копии за определенный период времени:
все входящие и исходящие документы за определенный период времени
+все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии за определенный период времени

Главное правило организации документооборота – это …

стереотипные маршруты движения свойственные входящим документам с наименьшими затратами времени
+оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени

стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работ с документами

Группы доступа необходимы …

+для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом

для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы
в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие

Делегирование прав доступа необходимо …

для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы

для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом
+в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие

Документооборот – это …

процесс подписания и передачи документа в организации

движение документов в организации от руководителя к исполнителям

+сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов

технологический процесс архивного хранения документов

… документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы

Внутренний

Входящий

Организационный
+Исходящий
Документопоток – это …

движение данных в определенном направлении

движение документов в разных направлениях, которое постоянно меняется

организованное движение документов из организации в разных направлениях

+сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник

сложившееся или организованное в пределах информационной системы

Документ имеет две сущности …

+информационную и материальную
информационную и коммуникационную
информационную и правовую
общую и специальную

Документопотоки по направлению делятся на … потоки

входящие и уходящие
диагональные

+горизонтальные и вертикальные
параллельные и пересекающиеся

На базе продукта LotusNotes фирмы LotusDevelopmentCorporation разработана система

«OfficeMedia»

«Effect Office»
+»Босс-Референт»
«Optima Workflows

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество …

копий, а в знаменателе – количество всех документов организации

подлинников, а в знаменателе – количество всех документов организации

+подлинников, а в знаменателе – количество копий

копий, а в знаменателе – количество подлинников

Объем документооборота выражается …

общим количеством документов, созданных в организации за определенный период времени

+общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени
общим количеством документов, поступивших в организацию за определенный период времени

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается …

+поле документа

реквизит документа

слово

предложение

Основными видами срокового контроля являются …

контроль по существу решения вопроса

ручной и автоматизированный контроль
+текущий, предупредительный и итоговый
еженедельный, ежемесячный и ежеквартальный
Официальный документ – это …

любой бумажный документ

любая информация, внесенная в базу данных

+информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам

информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения

Подготовка документа к сканированию включает в себя операции …

предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации
сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
+описание настройки системы и непосредственную подготовку документа

Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

+текущим
финансовым

предупредительным
итоговым

Под … контролем понимают аналитическое обобщение документооборота,
исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях.

предупредительным
+итоговым
текущим
финансовым

Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

+предупредительным

финансовым

текущим

итоговым

Под электронной цифровой подписью понимается …

+реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах
реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного
хранения и поиска документа

традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения

Получение изображения документа включает в себя операции …

описание настройки системы и непосредственную подготовку документа

+сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование

предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации

Процесс приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию – это …

стандартизация

+унификация

классификация

систематизация
Разработчиком системы «Евфрат Документооборот» является компания …

+фирма «CognitiveTechnologies»

ЗАО «Электронные офисные системы»
АО «Ланит»

НТЦ «Институт развития Москвы»
Разработчиком системы «Дело» является фирма …

фирма «Cognitive Technologies»
АО «Ланит»

+ЗАО «Электронньге офисные системы»

НТЦ «Институт развития Москвы»
Распознавание предполагает выполнение следующих операций …

описание настройки системы и непосредственную подготовку документа
+предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации

сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
Регистрация – это …

учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам

+запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

прием и первичная обработка документов

снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную
регистрационную форму

Регистрации подлежат

только входящие и исходящие документы

документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения
+все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения

только письма и обращения граждан

Реквизит документа – это …

значок: проставленный на документе для его распознавания
+обязательный элемент официального документа
обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу

логотип на официальном документе

Реквизит, отражающий основное содержание документ – это …

+текст

подпись

регистрационный номер

приложение

Реквизиты характерные только для бланка письма – это …

наименование организации (структурного подразделения)
+трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа»

справочные данные об организации
эмблема организации

Символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом – это … реквизиты документа.

+постоянные
официальные

переменные

дополнительные

Системы класса «docflow» — это системы …
автоматизации деловых процессов

интегрированные системы управления документооборотом
+автоматизации управления документооборотом

коллективной работы

Системы класса groupware– это системы …

автоматизации управления документооборотом
+коллективной работы

автоматизации деловых процессов

интегрированные системы управления документооборотом

Системы класса «workflow» – это системы …

системы коллективной работы

интегрированные системы управления документооборотом

+системы автоматизации деловых процессов

автоматизации управления документооборотом

Система DocsVision состоит из следующих модулей …

+Делопроизводство и Управление процессами

Служебная корреспонденция. Решения н распоряжения. Письма граждан

Делопроизводство. Решения и распоряжения. Письма граждан

Управление процессами и Служебная корреспонденция

Систематизированный перечень наименований документов, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке – это …

+номенклатура дел
архив

опись
дело

Символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом — это … реквизиты документа.

дополнительные
+постоянные
переменные
официальные

Символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления – это … реквизиты документа.

+переменные

официальные
дополнительные
постоянные

Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку – это …

совокупность юридических документов, помещенных в отдельную обложку
архив

+дело

номенклатура дел
опись

Способность документа передавать информацию – это … свойство документа

эксплуатационное
+информативное

правовое
организационное

Существуют следующие формы регистрации документов …

+журнальная, карточная и электронная

табличная и электронная

ручная картотека и автоматизированная система

Технология массового ввода документов в информационную систему предполагает …

Ксерокопирование

Ввод документов с клавиатуры

+Поточное сканирование

Унифицированная система документации (УСД) – это …

общероссийский классификатор управленческой документации

система документов, направленная на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности

правила по документационному обеспечению управления

+система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Формированием дела называется …

+группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

объединение документов, сопутствующих одинаковым бизнес – процессам в дело и систематизация документов внутри дела

группирование исполненных документов в дело в соответствии с указаниями руководителя и систематизация документов внутри дела

Цель контроля состоит в …

+обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений

создании базы данных о документах учреждения

учете всех поступивших в организацию документов

обеспечении надежного хранения и эффективного поиска документов

Шаблон – это …

+документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах н многое другое

заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации

формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом

Электронный документ – это …

документ, отличающийся нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов

документ, записанный на гибком магнитном диске

документ, в котором часть информации представлена в зашифрованном виде
+документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

… – это технология оптического распознавания печатных символов

+OCR (Optical Character Recognition)

ICR (Intelligent Character Recognition)

OMR (Optical Mark Recognition)

… – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *