Меню

Унифицированная форма документов

0 комментариев

Основы порядка утверждения документов в организации

Порядок утверждения документов в организации нужен для упорядочивания документооборота с целью улучшения внутренней коммуникации и грамотного ввода документа в действие. Прежде всего, сам документ должен быть правильно оформлен, согласно нормативам к оформлению деловой документации, которые подробно изложены в вышеназванном ГОСТе. Как правило, большинство сотрудников организации не владеют навыками грамотного составления документов разного вида.

Эта проблема легко решается путем создания каталога бланков — образцов наиболее часто использующихся в организации документов. Такой банк данных требует время на свое создание, но в дальнейшем значительно упрощает жизнедеятельность предприятия и экономит время. Каталог образцов документов можно представить как в распечатанном виде, так и хранить в электронном виде во внутренней сети интранет. Дополнительно следует составить список типов документов, которые по умолчанию требуют обязательного утверждения. Такой перечень для каждой организации может быть индивидуальным.

Можно ли одним приказом утвердить несколько документов по одному вопросу?

Следующим шагом к запуску документа в действие является его согласование, которое приводит к утверждению документа и запускает его в работу. Существуют два равносильных способа оформления процедуры утверждения документов. Первый — это утверждение документа непосредственно руководителем, имеющим право на совершение данной процедуры. Второй способ — это создание дополнительного специального документа, который является распоряжением по утверждению основного документа.

Этапы порядка утверждения документов

Краеугольным камнем в порядке утверждения документов в 2016 году, как и прежде, является сам документ, а именно его качество. Инициатор подачи документа должен тщательно продумать и обоснованно изложить информацию. Дополнение и исправление документа после его отправки на согласование, за исключением правок небольших ошибок, является недопустимым, внося в рабочий процесс изрядную долю неразберихи. Сырая версия документа значительно удлинит срок его согласования и понизит КПД всех участвующих в процессе сотрудников.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов

После составления документа в соответствии с нормативами организации документ регистрируется и уходит на внутреннее согласование его с подразделениями предприятия, деятельность которых затрагивает документ. Данная процедура может происходить как с напечатанной на бумаге версией, так и в электронном виде. В процессе согласования, документ должен быть рассмотрен через призму знаний экономического, юридического и финансового характера.

Инициатор подачи документа прилагает к нему дополнительно лист согласования, в котором указывает наименование подразделения и дату отправки документа. Требования для согласующих лиц так же строги. В определенный срок, как правило, не более трех дней, они должны составить замечания по принятому документу, с учетом специфики своего подразделения, внеся их в лист согласования. Не допускается корректировка документа в аспекте, который не является основным направлением у отдела.

Также не рекомендуется вносить дополнительные правки после отправки основного объема. Лист согласования рекомендуется хранить вместе с документом, до окончания срока его действия и, в дальнейшем с ним же отправлять в архив в соответствии с принятой в данной организации процедурой хранения документов.

Завершающий этап утверждения документа происходят двумя способами. Первый – это посредством визирования у лица, имеющего право на совершение данной процедуры, такой вариант подходит для не слишком больших организаций.

Какие приказы относят к приказам по основной деятельности, а какие – к приказам по административно-хозяйственным вопросам?

Если же структура предприятия разветвлена и предполагает наличие большого количества подразделений, то уместнее будет использовать метод создания специального утверждающего документа, в котором будет указан перечень контролирующих исполнение документа лиц, сроки, а также методы их оповещения.

Утверждение документов

Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ).

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

  • грифа утверждения;
  • издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3.2.4).

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» находим подтверждение этому: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). Как видим, ГОСТ Р 6.30-2003 дает более широкую трактовку второго способа утверждения: документ может утверждаться «специально издаваемым документом», в то время как ГСДОУ говорит об издании «соответствующего распорядительного документа».

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но какой из них выбрать?

Утверждение документа путем издания распорядительного документа

Такой вид утверждения используется в том случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Например, приказом утверждается какой-либо Регламент. В любой компании потребуется время на доведение данного приказа и, соответственно, Регламента до сведения работников, а также на ознакомление с данным Регламентом. Поэтому даты подписания приказа и утверждения и введения в действие Регламента могут отличаться, что и отражается в приказе.

Также в приказе указывается перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и Регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано. Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.И.О. работников, которые контролируют исполнение приказа. Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует тот работник, который подписал приказ.

Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.

На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, реже – протоколом.

Процедура утверждения документа другим документом

Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Приказ об утверждении Регламента

Открытое акционерное общество «ЭВЕРЕСТ»

ПРИКАЗ

Москва

Об утверждении

Регламента по работе

с дебиторской задолженностью

в ОАО «ЭВЕРЕСТ»

В целях совершенствования работы с клиентами ОАО «ЭВЕРЕСТ» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 17 октября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М.

Генеральный директор Волков Г.В. Волков

После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В нашем примере гриф утверждения Регламента по работе с дебиторской задолженностью будет выглядеть так:

Обратите внимание: утверждаемый документ будет являться приложением к документу, которым он утверждается. В ГОСТ Р 6.30-2003 дается лишь один вариант оформления приложения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

3.21. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

В нашем примере это будет выглядеть следующим образом:

Этот вариант оформления грифа утверждения и приложения вызывал среди специалистов много вопросов.

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Рриказом Росархива от 23.12.2009 № 76, были предложены два варианта оформления грифа утверждения и приложения:

• на приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

• если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

В нашем примере, учитывая, что приложение одно, оформление будет выглядеть следующим образом:

Рекомендуем использовать именно этот вариант как более рациональный, но сразу заметим: чтобы для коммерческих организаций этот вариант сделать нормативным, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Утверждение документа должностным лицом (должностными лицами)

Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, актов приема законченных строительством объектов, оборудования, актов экспертизы, актов передачи дел, актов ликвидации организаций, учреждений, предприятий, расценок на производство работ, сметы расходов, отчетов и др., т.е. при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений. Оформление грифа утверждения на таком документе, как правило, не вызывает вопросов, и при его оформлении можно использовать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30–2003

3.16. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Утверждаемый документ должен быть подписан. В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

Какие документы подлежат утверждению?

В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации.

При составлении перечня можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.)

Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно0-исследовательских работах и т.д.)

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

Положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.)

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)

Расценки на производство работ

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.)

Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые)

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Уставы организаций

Формы унифицированных документов

Штатные расписания и изменения к ним

Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Причем законодательные акты могут касаться не только организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности, но и других видов документов.

Так, большое внимание при составлении перечня документов, которые требуют утверждения, следует уделить первичным учетным документам. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 01.07.2011) и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Примерный перечень первичных учетных документов, которые требуют утверждения, приведен в таблице.

Примерный перечень первичных учетных документов, требующих утверждения

Нормативно-правовой акт Наименование документа, требующего утверждения

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

• № Т-7 «График отпусков»;

• № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»

• № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

• № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»;

• № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

• № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

• № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»;

• № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

• № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования»

Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной первичной учетной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”»

№ АО-1 «Авансовый отчет»

Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»

• № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»,

• № ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;

• № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;

• № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика»;

• № ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»;

• № ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»;

• № ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»;

• № ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»;

• № ТОРГ-20 «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров»;

• № ТОРГ-21 «Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции»;

• № ТОРГ-22 «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц»

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

Кроме того, при составлении перечня следует учитывать и вид деятельности организации, т.к. унифицированные формы первичной учетной документации могут разрабатываться отдельно для различных направлений деятельности. Примером могут служить постановления Госкомстата России: от 29.09.1997 № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья» и от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Кроме того, следует учитывать, что при составлении перечня документов, требующих утверждения, большое значение имеет организационно-правовая форма юридического лица, т.к. законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу утверждения тех или иных документов (как правило, в них приводится перечень таких документов), например:.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

«Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 48. Компетенция общего собрания акционеров

1. К компетенции общего собрания акционеров относятся:

1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции;

10) утверждение аудитора общества;

11) утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года;

19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества…

Статья 65. Компетенция совета директоров (наблюдательного совета) общества

1. К компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся следующие вопросы:

3) утверждение повестки дня общего собрания акционеров;

13) утверждение внутренних документов общества, за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено Федеральным законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества…

Извлечение

из Федерального закона от 06.02.1998 № 14-ФЗ

«Об обществах с ограниченной ответственностью»

(в ред. от 11.07.2011)

Статья 32. Органы общества

2.1. Уставом общества может быть предусмотрено, что к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся:

6) утверждение или принятие документов, регулирующих организацию деятельности общества (внутренних документов общества)…

Статья 33. Компетенция общего собрания участников общества

1. К компетенции общего собрания участников общества относятся:

6) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

12) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов…

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 19.07.2011)

Статья 20. Права собственника имущества унитарного предприятия

1. Собственник имущества унитарного предприятия:

4) утверждает устав унитарного предприятия, вносит в него изменения, в том числе утверждает устав унитарного предприятия в новой редакции;

5) принимает решение о реорганизации или ликвидации унитарного предприятия в порядке, установленном законодательством, назначает ликвидационную комиссию и утверждает ликвидационные балансы унитарного предприятия;

12) утверждает показатели экономической эффективности деятельности унитарного предприятия и контролирует их выполнение.

Обратите внимание

Чтобы документ был утвержден должностным лицом, такое лицо должно обладать правом утверждения (подписи) документа.

Как правило, в соответствии с учредительными документами право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент). В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы наряду с единоличным исполнительным органом. На практике такие варианты встречаются редко. В основном право подписи и утверждения каких-либо документов (за исключением документов, связанных с трудовым правом) делегируется на основании отдельного приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать и утверждать в пределах своих полномочий.

Иначе обстоит дело с первичными учетными документами. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.2006 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированные формы № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», № ОС-16 «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2003. 90 с.

>Приложения

Приложение 1

Образцы документов Положение о документообороте

Приказ N____

О введении в действие Положения о документообороте

(наименование организации)

г. ____________ «___» ____________ 200___г.

С целью упорядочения документооборота и организации делопроизводства

и строгого учета всей документации в группе компаний

Приказываю:

1. Ввести в действие настоящее Положение о документообороте.

2. Руководителям структурных подразделений:

— принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

Положения;

— провести работу по ознакомлению работников своих подразделений с

правилами Положения по работе с документами;

— выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

структурных подразделениях;

— возложить ответственность за организацию и состояние

делопроизводства в структурном подразделении на его руководителей.

3. Возложить на секретариат организационно-методическое руководство

и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его

дальнейшим совершенствованием.

4. Секретариату сделать _________ (количество) копий Положения для

руководителей структурных подразделений.

5. Отделу хозяйственно-технического обслуживания заказать в возможно

короткие сроки необходимое количество экземпляров Положения для

использования в работе.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на

_____________________________(Ф.И.О).

Генеральный директор _____________________(Ф.И.О)

Приложение

к приказу N___

от «___» _______ 200__г.

Положение

о документообороте

__________________ (наименование организации)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает единый и обязательный для всех работников порядок ведения и организации документооборота.

1.2. Положение разработано в соответствии с задачами, стоящими перед Компанией, с учетом Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), законодательством Российской Федерации по архивному делу — ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определение».

1.3. Правила, предусмотренные настоящим Положением, обязательны для всех работников группы Компаний.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.5. Непосредственное ведение и контроль исполнения делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, которым специально поручена эта работа (секретари) руководителем подразделения.

1.6. Организационно-методическое руководство, непосредственное ведение и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его дальнейшее совершенствование осуществляет секретариат компании.

В этих целях секретариат инструктирует работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях компании, периодически проводит проверки состояния делопроизводства в подразделениях.

1.7. Требования работников секретариата по вопросам организации и ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также по обработке документов обязательны для исполнения всеми подразделениями и должностными лицами компании. Спорные вопросы и конфликты по вопросам организации и ведения решаются юридической службой совместно с секретариатом.

1.8. Содержание поступающих и подготовленных в структурных подразделениях документов и материалов не подлежит оглашению лицам, не имеющим к ним отношения.

1.9. Настоящим Положением устанавливается смешанная система организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы централизации и децентрализации при работе с документами.

1.10. Централизованно (через секретариат) осуществляются:

— организационное и методическое руководство постановкой делопроизводства в компании;

— регистрация входящих и исходящих документов;

— передача структурным подразделениям компании поступающих и внутренних документов;

— контроль за прохождением и исполнением документов, анализ корреспонденции;

— хранение документов в текущих делах и архиве компании.

1.11. Децентрализованно в структурных подразделениях компании выполняются следующие операции с документами:

— подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;

— согласование подготовленных документов;

— представление информации по документам и снятие их с контроля;

— хранение и исполнение документов, находящихся в текущей работе.

1.12. Руководители структурных подразделений должны ознакомить принятых работников со структурой компании, задачами и характером работы подразделений, а также с установленным порядком работы с документами и другими требованиями настоящего Положения.

>Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Порядок подготовки, согласования и издания

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

  • не ухудшает положение работников;
  • носит обязательный характер;
  • согласован с заинтересованными лицами.

Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

  1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
  2. Написание текста распоряжения.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
  4. Утверждение.
  5. Введение в действие.

Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа.

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно . Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

  • Должностным лицом.
  • Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Свобода»
подпись C.А. Красавин
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «Радость»
от 01.04.2014 № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Булочка»
от 06.05.2014 № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
  2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
  3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).
  4. Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
  5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
  6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).
  7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
  8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т. д.).
  9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т. д.).
  10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т. д.).
  11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.).
  12. Расценки на производство работ.
  13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т. д.).
  14. Стандарты.
  15. Структура и штатная численность.
  16. Тарифные ставки.
  17. Формы унифицированных документов.
  18. Штатные расписания и изменения к ним.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *