Меню

Заполненная трудовая книжка

0 комментариев

Содержание

Как правильно выдать вкладыш

По запросу кадровика, на основании приказа руководителя предприятия работнику выдается вкладыш для трудовой книжки, который имеет определенную стоимость, как и сама книжка. Оплачиваться он может тремя способами:

  1. Расчет наличными деньгами. Работник оплачивает вкладыш в кассе организации.
  2. Перечисление денег на банковский счет предприятия.
  3. Получение вкладыша бесплатно. Во многих организациях вкладыши и трудовые книжки бесплатно выдаются работнику, если это предусмотрено в нормативном акте, или когда по вине сотрудника, заполняющего вкладыш, бланк был испорчен нарушениями в записях.

Когда работник бухгалтерии (или доверенное лицо) выдает вкладыш, он обязан указать серию его, номер и поставить штамп, содержащий слова: «Выдан вкладыш», или написать авторучкой. В правилах нет указания на то, куда именно ставить штамп. Но кадровики ставят его в верхнем правом углу документа на любой стороне обложки: внутренней или титульном листе так, чтобы он не перекрывал записи. Необходимо обязательно произвести запись в самой книжке о выдаче к ней вкладыша.

Как правильно вшить вкладыш

Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа. Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия. Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.

Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.

Как правильно оформить вшитый вкладыш

Оформлять вкладыш необходимо таким же образом, как и трудовую книжку. Без трудовой книжки он недействителен. Все вкладыши имеют разделы сведений:

  • О работе – девять разворотов.
  • О награждениях – восемь разворотов.

После того как вшили вкладыш, если трудовая книжка закончилась, необходимо правильно его пронумеровать и внести записи:

  • Нумерация. В каждом разделе нумерация вкладыша будет иметь продолжение от начала нумерации трудовой книжки.
  • Данные о работнике. Записи об изменениях вносятся как в книжку, так и во вкладыш одновременно.

На титульном листе вкладыша все пункты оформляются так же, как и в титульном листе трудовой книжки:

  • ФИО работника.
  • Дата рождения работника.
  • Образование работника.
  • Профессия сотрудника (только по данным диплома). Если нет таких данных, то строка не заполняется.
  • Дата занесения записи во вкладыш.

На первом листе вкладыша (как и в трудовой книжке) ставятся две подписи – сотрудника, заполняющего документ, и работника. Необходима расшифровка подписей. Недопустимо внесение записи в не соответствующие ей разделы.

Что делать, если у нового работника трудовая книжка с неправильно заполненным вкладышем

Принимая на работу сотрудника, необходимо тщательно проверить правильность оформления его документов:

  • сравнить паспортные данные работника с записями в трудовой книжке и вкладыше к ней}
  • проверить имеющиеся печати предприятия}
  • проверить наличие подписей.

Если вы заметили несовпадение даже в буквах, то такой документ не следует принимать. Можно попросить будущего сотрудника написать заявление об оформлении новой трудовой книжки или обратиться в прежнюю организацию для исправления записи.

Что делать, если запись внесена в другой раздел

Если сотрудник отдела кадров допустил оплошность и случайно записал данные не в тот раздел вкладыша, в таком случае нужно:

  • пронумеровать запись}
  • написать, что запись является недействительной}
  • указать свою должность}
  • поставить подпись, фамилию, инициалы}
  • заверить печатью учреждения}
  • занести правильную запись в нужный раздел.

Не допускается перечеркивание и исправление неправильной записи.

Как оформить запись во вкладыше, если сотрудница сменила фамилию

Если сотрудница вышла замуж или оформила развод и сменила свою фамилию, то одновременно вносится запись и во вкладыш, и в трудовую книжку. Для этого нужны будут соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о регистрации брака (или его расторжении). Записывая новую фамилию на титульном листе, следует обязательно указать ссылку на документ, на основании которого была изменена фамилия. Прежнюю фамилию нужно аккуратно перечеркнуть. Новую запись обязательно заверить печатью организации.

Как правильно заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция

  1. Правила оформления трудовых книжек
  2. Пошаговая инструкция по заполнению трудовой
  3. Что делать, если трудовая закончилась?
  4. Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Законодатели уже не первый год грозятся избавить нас от трудовых книжек. Но когда ещё это будет, а пока ведение этих документов на каждого работника является «головной болью» кадрового делопроизводства. Дело в том, что ошибки делают записи в трудовой книжке недействительными и требуют исправления путём переписывания, а иногда и оформления дубликата. К тому же регламентирующие порядок оформления трудовых книжек Постановление кабмина № 225 «О трудовых книжках» и постановление №69 за подписью министра труда, утверждающее соответствующую инструкцию, содержат некоторые противоречия, разрешать которые кадровикам приходиться, обращаясь к тексту Трудового Кодекса.

Большинство же предпринимателей ведут кадры самостоятельно, далеко не всегда разбираются в нюансах трудового законодательства и понятия не имеют, как правильно заполнить трудовую книжку.

Правила оформления трудовых книжек

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

  • оформленные на постоянную работу;
  • принятые в штат по временному трудовому договору;
  • сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
  • внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
  • на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

  1. Данные владельца книжки, содержащие его ФИО и дату рождения, наименование специальности, сведения об образовании. Титульный лист должен быть заверен подписями работника и кадрового специалиста, а также печатью организации, в которой книжка заводилась.
  2. Сведения о работе включают данные о каждом работодателе, приёмах, всех переводах работника, увольнениях, зафиксированные отдельными записями с указанием реквизитов приказов-оснований кадрового движения. Каждая запись в разделе о трудовой деятельности должна начинаться с порядкового номера, даты в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. Нумерация по всему документу сквозная, сокращения не допускаются. Последняя запись каждого работодателя заверяется печатью.
  3. Награждения и поощрения вносятся в трудовую книжку с указанием даты и номера подтверждающего приказа.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой

Перейдём непосредственно к оформлению документа и изучим инструкцию по заполнению трудовых книжек поэтапно.

1. Титульный лист

Содержание первой страницы включает информацию о работнике, которая вносится в соответствии с паспортом, дипломом об образовании, документами, подтверждающими изменение личных данных (например, свидетельство о браке при изменении фамилии).

Итак, вот полный перечень необходимой информации:

  • фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки полностью;
  • число, месяц, год рождения цифрами;
  • уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
  • профессия / специальность по диплому (бухгалтер, инженер);
  • дата заполнения;
  • подпись работника;
  • подпись кадровика, оформлявшего трудовую книжку;
  • гербовая печать работодателя.

2. Записи о работе

Заполнение раздела о трудовой деятельности каждым новым работодателем начинается с полного и сокращённого юридического наименования организации, которое вносится от руки или проставляется штампом.

Затем оформляется первая запись, фиксирующая факт приёма на работу (не позднее пятого рабочего дня с момента поступления):

  • графа 1 «номер записи» — в новой трудовой книжке это будет запись №1, а каждый следующий работодатель будет продолжать нумерацию по порядку;
  • графа 2 «дата» – число, месяц и год проставляются каждый в своей графе и соответствуют дате приёма на работу, указанной в трудовом договоре;
  • в графу 3 вносится содержание записи, в данном случае – поступление на работу с указанием должности и подразделения;
  • графа 4 – документ, на основании которого производится запись (сначала наименование, затем дата и номер приказа – только в таком порядке).

Аналогичным образом отражаются факты перевода работника на другую должность, в другой отдел.

Последняя запись свидетельствует об увольнении работника. В сведениях об увольнении обязательно указывается его причина (по собственному желанию, по переводу, по инициативе работодателя со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ). Кадровый работник проставляет свою должность и подпись с расшифровкой, гербовую печать.

3. Раздел с поощрениями

Этот раздел в большинстве трудовых книжек так и остается незаполненным. К сведениям, которые в него вносятся, не относятся денежные премии, включённые в систему оплаты труда, и устные благодарности руководства. Поощрениями считаются звания, награды, дипломы и грамоты, нагрудные значки, которые предусмотрены коллективным договором и другими внутренними регламентами организации, а также законодательством РФ.

Порядок заполнения аналогичен:

  • номер записи по порядку;
  • дата поощрения;
  • тип поощрения (благодарность, грамота, почётное звание), кем и за что выдано;
  • реквизиты документа, фиксирующего выдачу данной награды (приказ, постановление).

Здесь следует отметить, что многие работодатели практикуют выдачу всевозможных грамот, дипломов, благодарностей без сопровождения их соответствующим приказом. В таком случае эта благодарность – всего лишь «бумажка», которая никак не отражается ни в личном деле работника, ни в его трудовой книжке. В интересах работника официальная фиксация всех таких поощрений, поэтому он вправе настаивать на внесении полученного поощрения в свои документы. Проблема решается созданием необходимого распорядительного документа, на основании которого кадровики оформят запись в трудовую.

4. Дополнительные сведения

По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.

Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.

К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.

Особая ситуация – переименование организации. Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание. В этом случае по записям в трудовой будет понятно, почему печать организации, проставленная при увольнении, не соответствует наименованию фирмы на момент трудоустройства.

Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.

Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

  • графа №1 – номер записи по порядку;
  • графа №2 – дата исправления;
  • графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
  • графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

  1. Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
  2. Новая вписывается над ней.
  3. На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
  4. Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

  • наличие сокращений;
  • ошибки в написании ФИО;
  • неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
  • не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
  • пропущена дата оформления книжки;
  • отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
  • не проставлена печать на титульном листе;
  • данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
  • запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
  • не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

Заполнение трудовой книжки обязательно

При приеме будущий работник предъявляет трудовую книжку. Работодатель обязан после издания приказа о приеме человека в штат внести в нее запись о приеме на работу.

Если это первое место трудовой деятельности, работодатель оформляет новую книжку и вносит в нее соответствующие записи. Также новую книжку заводят:

  1. Когда человек продолжает трудовую деятельность, но документ у него отсутствует, например, по причине утери или порчи. Для этого он представляет заявление в произвольной форме с указанием причины, по которой у него отсутствует книжка.
  2. При предъявлении трудовой книжки иностранного государства.

Цель заполнения трудовой книжки — подтверждение трудового стажа работника. Трудовой стаж – это время работы, подтвержденное книжкой. Работодателю он позволяет правильно определить опыт работы человека.

Заполнение трудовых книжек, как правило, включает в себя:

  • внесение сведений о работнике;
  • работе, которую он выполняет;
  • переводах на другую постоянную работу;
  • награждениях за отличия в работе;
  • увольнении с указанием оснований прекращения трудового договора.

Кроме того, по просьбе сотрудника можно внести сведения о работе по совместительству. Делают их на основании документа от второго работодателя. Законодательство не предусматривает форму такого документа. Его оформляют в свободной форме. Это может быть справка, копия трудового договора, приказа о приеме на работу и т. п.

В трудовую книжку не вносят сведения о взысканиях. Исключением являются случаи, когда дисциплинарное взыскание представляет собой увольнение (ч. 4 ст. 66 ТК РФ; п. 4, 5 Правил, утв. пост.Правительства от 16.04.2003 № 225).

Как заполнить в трудовой книжке титульный лист

При первичном заполнении трудовой книжки оформляют титульный лист. В нем указывают:

  1. ФИО работника полностью, без сокращений, в соответствии с паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность.
  2. Число, месяц и год рождения, в соответствии с паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность.
  3. Данные об образовании, профессии, специальности (в случае приема на должность, которая требует специальных знаний или спецподготовки). В соответствии с аттестатом, дипломом и иным документом об образовании. Как правило, указывают:
  • по окончании 9 классов и предоставлении соответствующих документов — “основное общее”;
  • 11 классов — “среднее общее”;
  • ПТУ — “начальное профессиональное”;
  • техникума, училища, колледжа — “среднее профессиональное”;
  • университета, института, академии — “высшее профессиональное”;
  • аспирантура, ординатура, докторантура — “послевузовское профессиональное образование”.

С 1 сентября 2013 года записи о неоконченном образовании в книжке не делают. Указывают только завершенный уровень образования (ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ; п. 9 Правил, утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225; п. 2.1 Инструкции, утв. пост. Минтруда от 10.10.2003 № 69).

После внесения необходимых данных, на титульном листе указывают дату заполнения книжки. Принимаемый в штат ставит свою подпись в соответствующей строке.

Затем специалист, ответственный за выдачу книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер), заверяет запись своей подписью. При наличии также ставят печать организации или отдела кадров.

Не ставить печать при ее наличии вправе акционерные общества и ООО (ст. 2, 6 Закона от 07.04.2015 № 82-ФЗ).

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки при первичном приеме:

Изменения в титульный лист вносят так:

Как заполнять трудовую книжку сведениями о работе

Сначала в графу 3 раздела «Сведения о работе» вписывают полное и сокращенное наименования работодателя. Вместо записи можно сделать штамп, который содержит наименования. Он приравнивается к записи (письмо Роструда от 19.08.2015 № 1922-6-1).

Ниже вписывают:

  • в графу 1 — порядковый номер;
  • в графу 2 — дату приема на работу.

Далее в графе 3 делают запись о приеме или назначении в конкретное структурное подразделение. Но условие о работе в структурном подразделении должно быть прописано в трудовом договоре. Запись о приеме должна содержать наименование должности (работы), специальность, профессию с указанием квалификации.

Наименование должности вписывают в соответствии со штатным расписанием работодателя. При составлении “штатки” следует учитывать ограничения на указание должностей, которым устанавливают льготы и компенсации. Так, должность может давать право на досрочную пенсию. Перечень таких должностей приведен в статьях 30 и 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Если должность не соответствует перечню, ПФР может отказать в праве на назначение досрочной пенсии.

При этом Минтруд может по согласованию с ПФР установить тождество должностей (п. 2 пост. Правительства от 11.07.2002 № 516; п. 3 пост. Правительства от 16.07.2014 № 665).

В графе 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого человека приняли в штат.

Если стороны заключили срочный трудовой договор, то в записи о приеме характер договора не указывают(п. 3.1 Инструкции, утв. пост. Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Информацию о службе вносят, если принимаемый на работу (п. 21 Правил, утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225):

  • служил в армии;
  • подразделениях МВД;
  • Государственной противопожарной службе;
  • подразделениях УФСИН;
  • органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;
  • подразделениях ФТС.

Не забудьте проверить книжку на подлинность

Бланки и вкладыши трудовых книжек являются защищенной полиграфической продукцией, печатаемой на Гознаке. Их делают из специальной бумаги с химической защитой и двухтоновым водяным знаком «ТК». Знак видно на просвет. При печати используют плавные переходы цвета. Скрытой защитой является светящаяся в ультрафиолете надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА». Документ имеет 44 страницы. Они сшиты специальным швом. Это препятствует замене листов.

Другие признаки подлинности:

  • сквозная нумерация страниц;
  • серия и номер соответствуют присвоенным на момент выпуска;
  • серия и номер внутри книжки одинаковые на каждой странице.

Приведем серии трудовых книжек, выпускаемых в РФ и ранее, начиная с 1974 года:

На практике иногда возникают небольшие расхождения между серией и годом печати, как правило, в 1 год. Такое расхождение может не являться признаком подделки. Но, если указана серия, которую не присваивали в течение 2 лет до года ее выпуска, книжка поддельная.

Для проверки подлинности можно направить письменный запрос в Гознак. Он предоставит информацию о сериях, выпущенных в интересующий период.

Если при приеме на работу выяснилось, что книжка поддельная, работодатель вправе известить об этом органы внутренних дел (ст. 327 УК).

Если вины принимаемого человека нет, а записи соответствуют действительности, препятствий для трудоустройства не имеется. Но работодателю нужно оформить новую трудовую книжку и помочь работнику собрать подтверждающие стаж документы.

Если подделку выявили уже после приема, то также следует оформить новую книжку. Но не дубликат. В заявлении на выдачу указывают, что старый бланк неустановленной формы.

Отметим: работодатель вправе расторгнуть трудовой договор на основании представления подложного документа при трудоустройстве (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Но предварительно следует выяснить, знал ли человек о факте подлога. Есть ли в этом его вина. Если вины нет, то уволить работника по данному основанию нельзя.

Это перечень, естественно, указывает все возможные примеры, но тот, кто имел дело с заполнением трудкнижки, знает, что на практике используется обычная шариковая ручка, и записи, нередко, не имеют много общего с той аккуратностью, о которой говорится в Инструкции. Цвет записей:

  1. черный;
  2. синий;
  3. фиолетовый.

Ни в коем случае нельзя вести записи, используя сокращения. То есть такие частые слова в трудкнижке, как «приказ», нельзя заменять сокращением «пр.»; нельзя писать «расп.», когда речь идет о «распоряжении» и т.д. Эта норма очень важная, поэтому ей необходимо следовать без каких-либо исключений. К тому же, образец трудовой книги рассчитан на то, чтобы все записи можно было делать без сокращений и максимально полно.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Вносить новые записи на титульный лист будет просто невозможным. Возвратимся к дальнейшему обзору записей. После заполнения титульного листа, необходимо указать образование работника.
Данная информация вписывается в следующем порядке:

  1. основное общее;
  2. среднее общее;
  3. начальное профессиональное;
  4. среднее профессиональное;
  5. высшее профессиональное;
  6. послевузовское профессиональное.

Данные записи нельзя делать, если у вас нет аттестатов, удостоверений, дипломов и т.п., то есть нужным образом заверенных документов, свидетельствующих о том или ином уровне образования. То есть, записи в трудкнижке всегда должны иметь документальное подтверждение. Если имеет место незаконченное образование (естественно, на соответствующем уровне), то сделать запись можно только в случае представления заверенных свидетельств.
Они регламентируют:

  1. Сроки внесения записей.
  2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
  3. Отсутствие сокращений в записях.
  4. Необходимость ознакомления работника под роспись с вносимыми записями.
  5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
  6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
  7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
  8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей. Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде.

Какой ручкой писать в трудовой книжке

Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.

  • Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
  • Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.
  • При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф. Как правильно заполнить трудовую книжку: нюансы в примерах Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно.
    Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Вопрос Добрый день! Работая в гос. учреждении наш делопроизводитель всегда говорила, что все документы, написанные от руки, пишутся синей пастой, подпись руководителя на документах также заполняется синей пастой. При заполнении карточки Т-2, карточки воинского учета и т.д. тоже необходимо заполнять синей пастой. Где это прописано (нормативный документ). Спасибо. Ответ Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не содержит определенных требований к подписанию кадровых документов. Исключение составляет оформление трудовой книжки. В соответствии с п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Какими чернилами писать в трудовой книжке

Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее. При увольнении – в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

t» src=»http://lawyer-consult.ru/ads2.js» Если приём на работу осуществляется в порядке перевода, запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если должностной переводпроизводится внутри организации – запись необходимо произвести в один день.

Им должен быть день перевода. По требованию работника может быть внесена запись о работе по совместительству. Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя. Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, генеральных директоров и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций. Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию.

В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив. Заполнение трудовой книжки — образец заполнения: Первые записи в ТК: особенности внесения Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования.

Порядок заполнения титульного листа

Титульный лист – это источник основной информации о работнике. Здесь указывается имя, фамилия и отчество, уточняется информация о смене фамилии, если имело место такое событие, и пишется информация о том, где учился или служил человек. Ошибок не возникнет, если делать записи по правилам, которые определены правовыми актами.

8 полезных советов, как оформлять книжки:

  1. В точности скопировать из паспорта имя, отчество и фамилию. Со слов человека вносить информацию нельзя.
  2. Использовать исключительно арабские цифры для указания даты рождения. Например, менеджер Кузнецова Мария родилась 20 февраля. Специалист кадровой службы указывает дату рождения в трудовой: 20.02.1984.
  3. Полностью указать наименование учебного заведения, где обучался сотрудник.
  4. Уточнить, какое получено образование: начальное, среднее, неполное высшее или высшее.
  5. Следить, чтобы бланки заполнялись вовремя. Дается пять дней для внесения информации со дня трудоустройства специалиста.
  6. Следить, какой именно ручкой заполнять трудовую книжку. Забыть об использовании карандаша, красной и зеленой пасты.
  7. Проверять, чтобы стояло две росписи. Заполненные графы заверяются руководителем или кадровиком, а затем работником.
  8. Если специалист работал менее пяти дней, то документ не заполняется. Обязательно нужно заполнять документ для специалистов, отработавших более пяти дней.

Важно! Бланк имеет юридическую силу после заверения печатью компании. Но разрешается оформление без печати, если уставом закреплено, что на фирме печати нет.

Нюансы заполнения

Основное правило: сокращения не допускаются. Когда издается приказ, так и нужно писать: приказ, а не пр. Делать добавления также не следует. Порядковый номер указывается одной цифрой. Пишется цифра 1, а написание 01 является ошибочным.

Дата вписывается последовательно: дата, затем месяц и год. Изменение порядка не допускается.

Раздел «Сведения о работе» содержит информацию о четырех основных событиях:

  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • присвоение квалификационного разряда;
  • увольнение.

Сотрудник вообще ничего не должен писать, чтобы ему выдали книжку. Написание заявления является необходимым только при утрате основного документа, подтверждающего трудоустройство.

Если работник стажа ранее не имел, то не обязательно об этом писать.

Для совместителей заполняется бланк по основному месту деятельности. Основанием являются справки, выданные на дополнительном месте трудоустройства.

О том, можно ли использовать черную или другую ручку или нет, подробно рассказывает Инструкция. Этим правовым актом и следует руководствоваться в работе.

Если допущена ошибка, это не повод паниковать. Некорректную запись перечеркивать нельзя. Вместо этого информация признается недействительной, а рядом делается корректная запись.

Реквизиты приказов нужно указывать полностью. Это значит, что ставится номер и дата. Пример: приказ от 15.05.2017 № 33-к.

Когда расторгается договор, нужно корректно внести формулировку. Указывается пункт, статья Трудового кодекса, а также основание для увольнения.

Информация о взысканиях не вписывается. Исключение составляют случаи, когда происходит увольнение по соответствующим основаниям. Если увольнение дает человеку льготы, то основание для расторжения контракта обязательно указывается. Так. Следует писать о том, что человек уходит на пенсию или поступает в ВУЗ.

Все бланки учитываются в специальной книге, которая отражает их движение на предприятии.

Правила, которые нельзя нарушать

Начнем с того, какие использовать чернила. Цветов, конечно, много, но допускается использовать всего три цвета. Применять можно пасту синюю, фиолетовую или черную.

Сокращать нельзя, даже, если очень хочется ускорить работу. Проблемы будут у работника, если записи внесены с ошибками. Организация также столкнется с проблемами, если нарушения обнаружат инспекторы по труду.

Согласно Кодексу об административных правонарушениях, придется платить штрафы. За повторные проступки санкции возрастают.

Оформление ведется на национальном языке РФ, т.е. русском. Допускается ведение записи на другом языке, если рядом делается дублирование на русском.

Информация пишется после того, как поставлен порядковый номер. Без нумерации вносить сведения нельзя.

Есть случаи, когда текст можно зачеркнуть, и зачеркивание не будет являться нарушением. Зачеркивания допускаются на титульном листе. Когда сотрудница меняет свою фамилию, то меняется и информация в бланке. На титульном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом пишется новая фамилия, и указывается основание. Например, свидетельство о заключении брака II-СТ № 456123. Основание пишется на внутренней стороне обложки. Изменения приобретают юридическую силу после заверки печатью. Если компания работает без печати, то достаточно просто правильно внести данные.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *