Меню

Журнал регистрации счетов фактур

0 комментариев

Юридические основания и коллизии

Вести и в соответствии с установленными сроками хранить Книги покупок и продаж, на основании которых производится расчет налога на добавленную стоимость, согласно нормам действующего законодательства, обязаны все налогоплательщики.

На практике, вопрос о том, сколько хранить книгу покупок и продаж после внесения в нее последней записи, вызывает множество споров и разногласий. Это вызвано тем, что нормативные акты, регулирующие вопросы продолжительности хранения этих документов, не приведены к «единому знаменателю». И хотя, по сути, расхождения в сроках не столь значительны, ситуация создает прецеденты, когда аудитор может наложить штрафные санкции на субъект хозяйствования, и оспорить их будет весьма проблематично.

Попробуем разобраться в регламентирующих актах и юридических коллизиях.

Правила ведения книг покупок и продаж (п. 24 раздела 2 приложения № 4, п. 22 раздела 2 приложения № 5 к Постановлению Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011), равно как и подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ устанавливают срок хранения книги продаж и книги покупок продолжительностью 4 года с даты последней записи в них. Эти сроки касаются как бумажных, так и электронных документов.

Четырехлетний срок указан и в п. 459 приказа Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016).

В то же время, пункт 1 статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» прямо указывает, что «первичка», как и документы бухгалтерской (финансовой) отчетности, хранятся не менее пяти лет с момента окончания отчетного года.

Явные расхождения в регламентирующих актах могут стать причиной долгих и малоприятных разбирательств с налоговой службой, особенно в тех случаях, когда были допущены ошибки в исчислении налоговых сумм. Именно поэтому целесообразно перестраховаться, и установить срок хранения равный пяти годам. Это не будет расцениваться как нарушение регламентных сроков, и позволит избежать нежелательных проблем.

Архивация книг покупок и продаж

Подготовка к использованию книг покупок и продаж должна соответствовать общим правилам архивации первичных учетных документов. Следовательно:

  1. Книги должны быть постранично пронумерованы. На последней странице должна быть сделана соответствующая запись о количестве листов.

  2. Все страницы Книг, начиная с первого листа и заканчивая последним, должны быть прошиты. Оба конца нити приклеиваются к последней странице книги при помощи бумажного фиксатора (наклейки).

  3. На фиксатор ставится печать плательщика налогов (при ее наличии). Обязательное требование – оттиск печати должен ложиться на фиксирующую наклейку, и частично – на страницу книги.

После полного заполнения книги покупок или продаж, на первом листе делается соответствующая запись, указывающая:

  • дату окончания книги;

  • срок последующего хранения, с указанием конечной даты;

  • фамилия и инициалы ответственного лица;

  • номер и дату акта о передаче книги в архив на архивное хранение.

После выполнения этих требований, книга покупок и книга продаж хранится в архиве компании.

Списание и уничтожение: когда можно «разводить костры» или запускать шредер?

Казалось бы, что уж проще – написано хранить до 1 января 2019 года, значит 2 января можно с чистой совестью уничтожить хранящиеся в архиве Книги покупок и продаж.

Однако не все так однозначно. Прежде чем начать «разводить костры» для уничтожения регистров, у которых вышел срок хранения, вспомните о трех важнейших аспектах:

  1. Как мы уже продемонстрировали выше – законодательство противоречиво в вопросах о сроках хранения документов. Именно поэтому будет нелишним перестраховаться, и срок хранения книги продаж и книги покупок установить в пределах минимум пяти лет.

  2. Не во всех случаях, предельной датой хранения является дата, указанная в записи при сдаче книги продаж или покупок в архив. Если после «закрытия» книги потребовалось внесение изменений в учетные данные, указанные в ней (например, оформлен дополнительный лист), конечной датой, от которой в этом случае будут исчисляться сроки хранения, будет являться не дата последней зафиксированной операции, а дата внесения последней корректировки в учетные записи.

  3. Истечение срока хранения также не повод сразу готовить спички или нажимать кнопку шредера. Не стоит уничтожать регистры с истекшим сроком хранения, но относящимся к отчетным периодам, еще не проверенным налоговиками.

Перед уничтожением отчетных документов, согласно общему правилу, следует составить акт на уничтожение. Акт подписывается комиссией в составе не менее трех человек. Перед подписанием акта, члены комиссии обязаны сверить записи в книгах на предмет установления даты внесения последней из них (она в обязательном порядке указывается в акте на списание).

В скольких экземплярах выписывается счет фактура

При этом налогоплательщики, получившие освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика, выставляют счета-фактуры без выделения соответствующих сумм налога. На счете-фактуре в этом случае делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)» (п. 5 ст. 168 НК РФ).
Счета-фактуры не составляются:
-по операциям реализации ценных бумаг (кроме брокерских и посреднических услуг) (п. 4 ст. 169 НК РФ);
-банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами по операциям, не облагаемым НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ (п. 4 ст. 169 НК РФ);
-по товарам (работам, услугам), реализуемым субъектами, не являющимися плательщиками НДС. Так, счета-фактуры не составляют: малые предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности; предприятия, переведенные на уплату единого налога на вмененный доход;
-при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания и другими организациями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению за наличный расчет с использованием ККМ, при условии выдачи покупателю кассового чека (п. 7 ст. 168 НК РФ);
-при реализации товаров (работ, услуг) непосредственно населению за наличный расчет без использования ККМ в случаях, предусмотренных законодательством РФ (п. 7 ст. 168 НК РФ). В этих случаях вместо счетов-фактур применяются действующие бланки строгой отчетности либо действующие первичные учетные документы (при осуществлении расчетов с населением через филиалы кредитных организаций, отделения связи т. п.), которые и регистрируются в книге продаж.

Счет фактура сколько экземпляров

  • в строке 1 — порядковый номер и дата выписки счета-фактуры.
    При составлении счета-фактуры комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту), реализующему товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени, а также при составлении в указанном случае счета-фактуры комиссионером (агентом) покупателю в этой строке таких счетов-фактур указывается единая дата — дата выписки счета-фактуры комиссионером (агентом) покупателю;
  • в строке 2 — полное и сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
  • в строке 2а — место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами;
  • в строке 2б — индентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца;
  • в строке 3 — полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами.
    Если продавец и грузоотправитель одно и то же лицо, то в этой строке пишется «он же». В противном случае указывается почтовый адрес грузоотправителя.
    При составлении счета-фактуры на выполненные работы (оказанные услуги), имущественные права в этой строке ставятся прочерки;
  • в строке 4 — полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
  • в строке 5 — реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека (при расчете с помощью платежно-расчетных документов или кассовых чеков, к которым прилагается счет-фактура).
    При составлении счета-фактуры при получении суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав с применением безденежной формы расчетов в этой строке ставятся прочерки.
    При составлении счета-фактуры налоговым агентом, указанным в пункте 4 статьи 174 Налогового кодекса Российской Федерации, в этой строке указываются номер и дата платежно-расчетного документа, свидетельствующего о перечислении суммы налога в бюджет.;
  • в строке 6 — полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами;
  • в строке 6а — место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами;
  • в строке 6б — идентификационный номер и код причины поставки на учет налогоплательщика-покупателя.

Допускается ведение книги продаж в электронном виде. В этом случае по истечении налогового периода, но не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга продаж распечатываются, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Когда по закону выписывается счет-фактура в 2019 году

Счет-фактура создается организацией-поставщиком (подрядчиком) по факту отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), при этом составляется в двух экземплярах. Всякий счет-фактура оформляется на имя контрагента в сделке, то есть покупателя, потребителя, заказчика.

Сейчас все организации пользуются бухгалтерскими программами и любой документ может быть неоднократно распечатан. В связи с этим вопрос, на который конкретно нигде не нашла ответ:
Какое количество счетов-фактур выданных надо выводить на печать при их формировании? — один или два?
Понятно, что один экземпляр отдается покупателю для возмещения НДС. А вообще, нужны ли ещё экземпляры счетов-фактур выданных? Конечно, кто-то скажет, что это личное дело каждого бухгалтера, что мол это прописывается в учетной политики. Но если взять законодательную составляющую формирования счетов-фактур выданных, нужны ли вторые экземпляры этого документа в бухгалтерии организации-продавца?
При этом везде пишется, что Продавец обязан сформировать счет-фактуру и зарегистрировать у себя в Журнале счетов-фактур выданных.
А ДОЛЖЕН ли продавец у себя хранить второй экземпляр с подписями счета-фактуры выданного?
===
Т.е. нужно ли хранить счет-фактуру выданную у организации-продавца в бумажном виде или достаточно только регистрировать в журнале?
===
Хорошо бы получить ответ со ссылкой на какие-нибудь нормативные документы.
Всем спасибо за участие.

К числу документов третьей группы можно отнести в т.ч. и счета-фактуры. Их изготовление, оформление, реализация, приобретение, использование, хранение и учет не регулируются специальными нормами законодательства. Вместе с тем при оформлении таких документов следует соблюдать общие требования, предъявляемые к первичным учетным документам в соответствии с Указом Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее – Указ № 114).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *