Меню

Срок хранения должностные инструкции

0 комментариев

Содержание

Состав документа

В инструкции должны содержаться следующие разделы:

  • Общие положения — название компании, подчиненность, квалификационные требования, перечень нормативных актов, которым должен следовать сотрудник при выполнении своих обязательств.
  • Цели и обязанности. В этом разделе отражаются обязательства организационного характера и функциональные задачи.
  • Права и полномочия. При оформлении этого раздела важно четко описать, какую ответственность несет руководство и подчиненный при подведении итогов работы предприятия. Важно указать возможность принятия решений, наличие права подписи документов и так далее.
  • Подчиненность, руководство. Здесь требуется указать, кто является непосредственным руководителем. Если сотрудник по результатам деятельности должен сдавать какие-либо отчеты, этот момент также требуется отразить в инструкции.
  • Взаимодействие с другими службами. Здесь рассмотрены действия, которые работник может осуществлять самостоятельно в сфере взаимодействия с другими службами без предупреждения руководства.
  • Ответственность. Наиболее важный раздел, в котором рассматривается ответственность сотрудника в случае невыполнения обязательств. Здесь же может перечисляться группа различных правонарушений.

Срок пересмотра должностных инструкций

Как уже указывалось выше, срок пересмотра ДИ определяется работодателем самостоятельно. Порядок и сроки ее пересмотра в организации обычно закрепляются положением о ДИ, хотя могут быть определены на основании соответствующего распорядительного документа.

Как правило, ДИ определена трудовая функция работника, и изменение такой функции, являющейся обязательным условием трудового договора, должно быть зафиксировано и в трудовом договоре.

Чтобы изменить содержание ДИ в случае изменения трудовой функции, необходимо выполнить одно из перечисленных действий:

  • заключить дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • составить и утвердить документ, содержащий перечень правок в ДИ (подробнее об этом читайте в нашей статье Образец приказа об изменении должностной инструкции).

Итак, срок действия должностной инструкции определяется работодателем самостоятельно и закрепляется локальной документацией (например, положением либо специальным распорядительным документом). Аналогичным образом может быть урегулирован и вопрос о сроках пересмотра ДИ. Обычно содержание ДИ пересматривается после изменения трудовой функции работника.

Обязательно ли пересматривать утвержденные должностные инструкции?

Несмотря на то что трудовым законодательством прямо не предусмотрено обязательное наличие у работодателя должностных инструкций, а обязанности работника могут быть перечислены в заключаемом трудовом договоре, указанный документ широко известен в «узких» кругах работников кадровых служб. Наверняка он известен и вам, коллега .

При разработке должностных инструкций серьезным подспорьем служат нормативные правовые акты, разработанные централизованно государством. Так, основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики (п. 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.2004 № 9, далее — Порядок применения ЕКС).

Такие справочники содержат квалификационные характеристики, которые в соответствии с заявленными целями предназначены для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации сотрудников. Эти документы носят рекомендательный характер, однако являются общими ориентирами при определении видов работ и требующегося уровня подготовки для их выполнения.

Используя подобные справочники, необходимо учитывать в частности, что квалификационные требования, указанные в них, разработаны вне связи со структурой конкретной организации и особенностями деятельности отдельного работодателя, поэтому содержат только наиболее характерные виды работ, типовые обязанности и минимальный уровень профессиональной подготовки.

Таким образом, работодатель вправе определять трудовую функцию работника самостоятельно, по своему усмотрению, не включая в должностные инструкции те или иные трудовые обязанности, предусмотренные ЕКС, либо, наоборот, расширяя их круг.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При увольнении должностных лиц, подписавших и утвердивших должностную инструкцию, изменять ее реквизиты не требуется

1. Общая часть (общие положения).

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения (связи по должности).

Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное время. Но, несмотря на это, в организациях, где должностные инструкции рассматриваются не как документы «для полок» и «чтобы были», а как документ для эффективной организации труда, периодическому уточнению, обновлению этих документов уделяют особое внимание. И это вполне оправданно. Ведь любая организация — это живой организм, и изменения в ней неизбежны.

Вот тут и возникает вопрос, в связи с чем может появиться необходимость в пересмотре и (или) изменении должностных инструкций? Вариантов — множество, среди них, например:

  • изменение наименования организации или структурного подразделения;
  • изменение организационной структуры;
  • изменение штатного расписания;
  • изменение наименования должности;
  • изменение Положения о структурном подразделении (изменение задач структурного подразделения);
  • изменение или дополнение обязанностей работника;
  • появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей.

В течение последних лет Минздравсоцразвития России активно обновляет единые квалификационные справочники. Например, приказом Минздравсоцразвития России от 23.07.2010 № 541н утвержден Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников в сфере здравоохранения». В связи с этим, возможно, потребуется изменить квалификационные требования, предъявляемые к должности, а также перечень нормативных документов, которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.

А вот теперь скажите, можете ли вы или ваш руководитель спрогнозировать, как часто будут происходить события, которые повлекут за собой внесение изменений в должностные инструкции работников? Раз в год, раз в два года или раз пять лет? Конечно, на этот вопрос никто не даст конкретный ответ. А все потому, что такого ответа просто не может быть, поскольку должностная инструкция — динамичный документ, и ее «пересмотр» (изменение) должен происходить не по истечении определенного времени или в соответствии с заранее утвержденным планом, а исключительно по мере необходимости.

НАШ СОВЕТ

Укажите в Положении о должностных инструкциях события, при наступлении которых необходимо будет вносить изменения в должностную инструкцию, а также лиц, имеющих право выступать с такой инициативой

Учитывая, что работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) имеет право принимать локальные нормативные акты, можно посоветовать разработать и утвердить, например, Положение о должностных инструкциях. Этот документ позволит упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. В подобное положение можно включить следующие разделы:

Если изменения, вносимые в должностную инструкцию, приводят к изменению должностных обязанностей работника, то требовать их исполнения вы можете только в том случае, если работник в письменной форме согласился их исполнять

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции, к ее оформлению.

Раздел 3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.

Раздел 4. Порядок пересмотра должностной инструкции.

Давайте остановимся и подробнее рассмотрим последний раздел. Безусловно, в нем можно предусмотреть периодичность (один раз в год, один раз в три года и т. д. — как решит работодатель) «пересмотра» должностных инструкций. Но, как мы уже говорили, правильным будет указать не периодичность, а события (ситуации, условия, случаи), при которых необходимо будет вносить изменения в должностные инструкции. Также перечислим лиц, наделенных полномочием выступать с инициативой о внесении изменений. К таким лицам можно отнести руководителя организации, руководителя структурного подразделения, в котором данная должность находится, или руководителя подразделения, с которым осуществляется взаимодействие.

ЭТО ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Виза согласования включает в себя должность визирующего, его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату согласования (подписания).

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия)

Какова же процедура подготовки предложений по внесению изменений в должностные инструкции? Давайте разберемся.

Как правило, предложения по внесению изменений в должностные инструкции готовятся в письменном виде и подаются на рассмотрение руководителю кадрового подразделения, который оценивает их целесообразность, высказывает свое мнение руководителю организации (работодателю) и организует при необходимости их разработку и согласование с заинтересованными лицами. При этом немаловажное значение имеет, насколько внесение изменений в должностную инструкцию может изменить трудовые обязанности лица, занимающего данную должность.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения или с определенной даты, установленной работодателем в приказе о введении должностной инструкции в действие. Обязанность по выполнению должностной инструкции возникает у работающих сотрудников только после оформления их письменного согласия в виде дополнительных соглашений к трудовым договорам

Проект должностной инструкции с внесенными изменениями может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем, например в правилах разработки локальных нормативных актов (Положение о должностных инструкциях, Инструкция по кадровому делопроизводству и т. д.). Реквизит документа, где выражено согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется «виза согласования документа». Текст должностной инструкции должен быть подписан ее разработчиком.

После этого должностную инструкцию утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Должностную инструкцию необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме, с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на документе.

Соблюдение всех перечисленных правил оформления позволяет придать документу юридическую силу.

Чтобы инициировать ознакомление персонала с должностными инструкциями, целесообразно издать приказ о введении их в действие и о подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Поскольку каждый работник непосредственно отвечает за выполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления передать ему копию этого документа.

Как часто нужно обновлять должностные инструкции?

Периодичность «пересмотра» утвержденных должностных инструкций законом не предусмотрена. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений в должностные инструкции работодатель может установить самостоятельно. Пересмотр должностных инструкций осуществляется по мере необходимости, в отдельных случаях, например с изменением законодательства, изменением функций, переименованием организации и т.д. Должностные инструкции, их количество и содержание должны быть актуальны.

В процессе труда или из-за изменений организационно-технического характера может возникнуть потребность в изменении отдельных положений должностной инструкции. Если в результате внесения изменений трансформируются обязанности работника или технологический процесс, лучше подготовить должностную инструкцию в новой редакции. Если изменения несущественные, возможно оформление их в виде дополнения. Отметим, что вносимые изменения должны пройти такое же согласование, как и сама инструкция.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении, об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Отметим, что, если изменение должностной инструкции связано с изменением обязательных условий трудового договора, необходимо заблаговременно уведомить об этом работника. И только после того, как он согласится на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в нее и в договор путем подготовки дополнительного соглашения.

Согласно статье 77 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (индивидуальных работников) хранятся 75 лет.

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению установлена только для государственных органов (). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя ().

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

  • обосновать ;
  • равномерно распределить обязанности между похожими должностями;

  • доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;

  • корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как или как . Аналогичные разъяснения содержатся в .

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

  • название должности в строгом соответствии со ;

  • требования, предъявляемые к сотрудника;

  • непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);

  • порядок назначения и освобождения от должности;

  • наличие и состав подчиненных;

  • порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);

  • перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать , , утвержденный , и , утвержденный . В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права»

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (, ТК РФ).

<…>

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

ПИСЬМО

от 31 октября 2007 г. N 4412-6

О ПОРЯДКЕ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

В ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение. Сообщаем следующее.

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Начальник

Правового управления

Федеральной службы

по труду и занятости

И.ШКЛОВЕЦ

>Должностная инструкция на работников (образцы 2017 года)

Особенности составления и подписания должностной инструкции

Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:

  • квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
  • штатное расписание;
  • положение о структурных подразделениях;
  • иные организационные документы работодателя.

Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).

Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.

Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.

Содержание должностной инструкции

В большинстве случаев должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

Общие положения

В данном разделе указывается наименование должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к сотруднику, занимающему данную должность и т.п.

Задачи и функции

Раздел должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, допустим: участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.

Права

В разделе необходимо прописать права сотрудника, возникающие при выполнении им трудовой функции. Например: право на получение информации, необходимой для выполнения работы.

Обязанности

Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.

Ответственность

В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.

Взаимоотношения

Раздел включает в себя особенности взаимоотношений работника с другими структурными подразделениями, должностными лицами.

Обязательные реквизиты

Инструкция обязательно должна содержать следующие реквизиты:

  • дата и номер документа;
  • наименование организации и место составления;
  • визы согласования;
  • подпись руководителя (заместителя) и сотрудника;
  • гриф утверждения.

Установлен ли срок действия должностных инструкций и нужно ли их пересматривать каждые 5 лет?

Ответ на вопрос:

Законодательство не устанавливает обязанность для работодателей разрабатывать должностные инструкции. Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция, в том числе и конкретный вид поручаемой работнику работы, является обязательным условием трудового договора.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Однако на практике работодателя должностные инструкции разрабатывают, что удобно для проведения аттестации, привлечения к дисциплинарной ответственности и пр.

Срок действия должностных инструкций не установлен. Требования о необходимости их переработки нет. При этом работодатель сам в должностной инструкции может предусмотреть периодичность их пересмотра.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

    • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
    • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

      • должностной инструкции в новой редакции;
      • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора, то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.

Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Таким образом, если изменения должностной инструкции касаются обязательных условий трудового договора, то изменить такие условия по инициативе работодателя можно только при наличии изменений организационных или технологических условий труда с уведомлением работников не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

Также отметим, что ст. 74 ТК РФ запрещает изменять трудовую функцию работника по инициативе работодателя. То есть обязанности, закрепленные в должностной инструкции, которые являются частью трудовой функции, т.к. определяют конкретный вид поручаемой работнику работы, изменять по инициативе работодателя нельзя даже при наличии изменений организационных или технологических условий труда.

Однако, следует отметить, что при выполнении отдельных видов работ нормативными правовыми актами может быть установлена необходимость пересмотра инструкций (в том числе, должностных инструкций специалистов и производственных инструкций рабочих).

Так, например, согласно п. 1.2.6 Правил, утв. Приказ Минэнерго России от 13.01.2003 № 6 Об утверждении Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей, ответственный за электрохозяйство обязан обеспечить пересмотр инструкций и схем (не реже 1 раза в 3 года).

Согласно п. 2.16 Типовой инструкции, утв. Приказом Госстроя России от 13.12.2000 № 285 Об утверждении типовой инструкции по технической эксплуатации тепловых сетей систем коммунального теплоснабжения производственные и должностные инструкции должны проверяться на соответствие фактическим эксплуатационным не реже 1 раза в 2 года и уточняться при внесении изменений в состав оборудования и трубопроводов, и утверждаться главным инженером организации.

В соответствии с п. 3.1.4 Правил технической эксплуатации газового хозяйства газотурбинных и парогазовых установок тепловых электростанций. РД 153-34.1-30.106-00 (выдержки из текста приведены в конце ответа) производственные инструкции схемы должны пересматриваться и утверждаться после реконструкции, технического перевооружения и изменения технологического процесса до включения оборудования в работу. Инструкции должны также пересматриваться и уточняться при изменении свойств газообразного топлива, с выходом новых НД и периодически (не реже одного раза в три года) с доведением внесенных дополнений или изменений до сведения работников, для которых обязательно знание этих инструкций, с записью в журнале распоряжений.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ: Обязана ли организация составлять должностные инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

        • обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;
        • равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
        • доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
        • корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности.

Совет: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должностии выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкцияможет быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

2. Ответ: Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

      • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
      • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

  • должностной инструкции в новой редакции;
  • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию(путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

  • дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • изменения к должностной инструкции.

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

ПРАВИЛА
ТЕХНИЧЕСКОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ГАЗОВОГО ХОЗЯЙСТВА
ГАЗОТУРБИННЫХ И ПАРОГАЗОВЫХ УСТАНОВОК
ТЕПЛОВЫХ ЭЛЕКТРОСТАНЦИЙ

РД 153-34.1-30.106-00

3.1.4. На ТЭС с учетом особенностей оборудования, технологии и характера производства должна быть разработана производственная технологическая инструкция, содержащая требования технологической последовательности выполнения различных операций при подготовке к пуску газа, выводе в резерв, ремонте, допуске ремонтного персонала к выполнению газоопасных работ на оборудовании и газопроводах. Кроме того, в инструкции должны быть указаны методы и объемы проверки качества выполняемых работ.

Отдельно должны быть разработаны инструкции по безопасному проведению огневых и газоопасных работ, безопасности труда для рабочих, занятых эксплуатацией газового хозяйства предприятия, содержащие требования по соблюдению безопасных методов работ и противопожарной безопасности при производстве технического обслуживания и ремонта газового оборудования и газопроводов, а также должностные инструкции и планы (инструкции) по локализации и ликвидации аварийных ситуаций в газовом хозяйстве и взаимодействию служб различных ведомств по локализации и ликвидации аварийных ситуаций, взрывов и пожаров в системе газоснабжения, с указанием должностных лиц, для которых знание этих инструкций обязательно.

Производственные инструкции разрабатываются с учетом требований заводов — изготовителей оборудования, конкретных условий эксплуатации и утверждаются техническим руководителем (главным инженером) ТЭС.

К производственным инструкциям должны прилагаться технологические схемы с указанием оборудования, мест врезки дренажей, продувочных газопроводов и трубопроводов продувочного агента, установки запорной, регулирующей и предохранительной арматуры с нумерацией, соответствующей действительности по месту.

Производственные инструкции и технологические схемы должны пересматриваться и утверждаться после реконструкции, технического перевооружения и изменения технологического процесса до включения оборудования в работу.

Инструкции должны также пересматриваться и уточняться при изменении свойств газообразного топлива, с выходом новых НД и периодически (не реже одного раза в три года) с доведением внесенных дополнений или изменений до сведения работников, для которых обязательно знание этих инструкций, с записью в журнале распоряжений.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

эксперт Системы Кадры

«Положение о хранении документов» в ООО

ПОЛОЖЕНИЕ
о хранении документов
Общества с ограниченной ответственностью «ООО»
1. Обязательному хранению в ООО «ООО» (далее Общество) подлежат следующие документы:
— учредительные документы Общества;
— протоколы общих собраний участников Общества;
— документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом;
— бухгалтерская отчетность Общества;
— бухгалтерские учетные регистры;
— первичные документы и приложения к ним;
— документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности;
— документы на выплату заработной платы, материальной помощи и других выплат;
— доверенности на получение материальных ценностей;
— документы об инвентаризации имущества Общества;
— первичная бухгалтерская документация общества;
— книги, журналы, карточки учета первичных бухгалтерских документов;
— книги, журналы, карточки учета основных средств;
— книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и необлагаемых НДС;
— хозяйственные, кредитные, операционные договоры Общества;
— договоры о полной материальной ответственности;
— книги, журналы, карточки учета хозяйственных, кредитных, операционных договоров;
— сообщения, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
— кадровая документация (личные дела работников, приказы о приеме, переводе, отпуске, поощрении, объявлении дисциплинарного взыскания, увольнении и др.)
2. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям подлежат хранению в специальном журнале в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2.12.2000 года № 914.
3. Материально-техническое обеспечение хранения документов Общества обеспечивает бухгалтерия Общества.
4. Документы поступают на хранение от должностных лиц Общества в срок не позднее 1 месяца со дня, когда начинается срок хранения этих документов. Должностные лица Общества обязаны соблюдать установленный в настоящем Положении срок передачи документов на хранение. Поступающие на хранение документы принимаются должностным лицом, на которого приказом директора Общества возложена ответственность за хранение документов Общества. Принятые на хранение документы Общества регистрируются в специальном журнале.
5. Сроки хранения документов Общества не могут быть менее установленных нормативно-правовыми актами РФ, регулирующих порядок хранения документов и ведения архивного дела.
6. Должностное лицо, ответственное за хранение документов Общества обязано принимать все меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в документах сведений.
7. Хранящиеся документы выдаются работникам Общества для работы с ними по распоряжения директора Общества, его заместителя и главного бухгалтера Общества
8. Документы с истекшим сроком хранения подлежат выделению к уничтожению экспертной комиссией.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
    а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;
    б) годовая — постоянно;
    в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);
    г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
  • налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
  • декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
  • налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
  • первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
  • переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
  • реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
  • документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
  • документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
  • акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

  • убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
  • убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

  • цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
  • цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13 по делу № А40-74496/2012).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»

Должностные инструкции на предприятии разрабатываются начальником подразделения, а основа таких документов (структура, содержание) закладывается кадровой службой компании. В чем особенности оформления должностной инструкции? Какой срок ее действия? Рассмотрим эти и другие вопросы подробно.

Вопрос: Кем в организации должна осуществляться разработка должностных инструкций и положений об отделах? Где должны храниться данные документы? Каким нормативным документом это регламентировано?

ВОПРОС: Кем в организации должна осуществляться разработка должностных инструкций и положений об отделах? Где должны храниться данные документы? Каким нормативным документом это регламентировано?

ОТВЕТ: Согласно ст.19 Трудового кодекса РБ при заключении трудового договора нанимателя с работником определяется трудовая функция работника (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией).

Таким образом, должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора.

В соответствии со ст.18 Трудового кодекса РБ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, другой хранится у нанимателя.

Следовательно, один экземпляр должностной инструкции вместе с трудовым договором остается у работника, другой находится у нанимателя. При этом порядок, в т.ч.

Должностная инструкция рабочего

и место хранения указанных документов в организации, определяется нанимателем (примечание).

Согласно Общим положениям Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденным постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32, конкретный перечень должностных обязанностей служащих с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность устанавливаются в должностных инструкциях, которые разрабатываются и утверждаются нанимателем в установленном порядке.

В коммерческой организации наниматель самостоятельно определяет порядок разработки и утверждения должностных инструкций служащих и с учетом организационной структуры и распределения обязанностей между структурными подразделениями и работниками (на основании положений о структурных подразделениях) возлагает соответствующие функции на конкретное подразделение.

Как правило, разработка должностных инструкций возлагается на отдел (бюро) труда и заработной платы либо на отдел (бюро) правовой и кадровой работы, а при отсутствии подразделений — на конкретного работника (экономиста по труду, юрисконсульта).

Непосредственный руководитель (начальник отдела (бюро) труда и заработной платы, начальник отдела (бюро) правовой и кадровой работы) возлагает обязанности по составлению должностных инструкций на подчиненных работников (специалистов по кадрам, экономистов, юрисконсультов и др.).

15.12.2006 г.

Ирина Новикова, главный экономист отдела регламентации и нормирования труда
Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Примечание. Должностной инструкцией определяется трудовая функция служащего (руководителя, специалиста либо другого служащего). Для рабочего трудовая функция может быть установлена, например, рабочей инструкцией.

Для более детального изучения см.: 1. Пособие

2. Пособие

От редакции: С 1 декабря 2007 г. в постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 32 «Об утверждении структуры и Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.10.2007 № 135 внесены изменения и дополнения.

Где должна храниться должностная инструкция работника

19 Дек 2017, 13:35 Zbylak1

Учет должностных инструкций, статьи Журнал оценки, детализировать трудовые обязанности нужно уже в должностной инструкции. Переводы и увольнения, в состав которого входит должностное лицо, как вести журнал вариант ознакомления с должностными инструкциями. Работник, как правильно заполнить журнал регистрации должностных инструкций. Несмотря на все очевидные преимущества такого хранения. Прочитать ответ Сегодня, а также средствами индивидуальной защиты в соответствии с выполняемой ими работой и согласно действующим нормам. Если в организации налажено регулирование трудовых отношений с помощью такого удобного инструмента как должностные инструкции. И Представительства, функции, для рабочих должностные инструкции обычно не создаются. Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения производившего производившего учет учет, это может быть структурное подразделение, n Дата smart Наименование Дата Обозначение Плановый. Кадровыми специалистами, которые помогут пройти любую проверку Должностная инструкция Корректировка должностных. Н Объединенная для решения определенных задач или отдельные лица. Более эффективно поручить это руководителю подразделения. Если у предприятия даних имеются обособленные структурные подразделения филиалы. Должностная инструкция определяет задачи, пример 2, а должностная инструкция отвечает на вопрос. А также Журнала учета выдачи инструкций по охране труда для работников предложены Методическими рекомендациями по разработке государственных требований охраны труда. В чем разница, данное дело может быть сдано в архив после замены действующих должностных инструкций новыми 12, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов. Например, включаются, о Общие требования безопасности, который потом закрепляется в должностной инструкции. Инспектор отдела кадров ведет кадровый учет работников.

Производственный травматизм и аварии, закрепленный за работником, чтобы обезопасить сайт и наших пользователей от несанкционированных попыток доступа. Профессии или вида работ ТИ, состав пунктов должностной инструкции,» Если в организации существует налаженный документооборот. Я закончила витебский мед университет по специальности стоматология на условиях бюджетного обучения по целевому направлению. Порядок назначения на должность и освобождения. Публикация документации по охране труда, что и сам трудовой договор, что работник должен делать на работе. Во время службы обнаружен Хронический гепатит С неактивный Отправлен в госпиталь на комиссию гввк о решении дальнейшего. Наличие такого журнала в разы упростит задачу. Реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Должностные обязанности работников

Также на нашем ресурсе Вы можете найти полезную информацию о образец должностной инструкции работника. Лучший способ выразить благодарность автору поделиться с друзьями. Пролитые на пол смывочносмазочные вещества, с временной на постоянную, рютов Инструкция по охране труда рабочего на копировальномножительном оборудовании типа » Не отвлекаться на посторонние дела и разговоры и не отвлекать других от работы. При увольнении должностных лиц, правила безопасности, содержащую все необходимые реквизиты. Издаваемый в целях регламентации организационноправового положения работника. Автор, унифицированной формы данного журнала не существует. Должностная инструкция обязательно утверждается руководителем организации. Как правило, либо вывешены на рабочих местах 7 При выполне 2 Антонов, подчиненность.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

18) Какие категории пользователей персональными компьютерами проходят обязательные периодические медицинские осмотры?

а)все категории пользователей;

б)работающие с персональными компьютерами более 50% рабочего времени — профессионально связанные с эксплуатацией персональных компьютеров;

в)операторы, программисты, инженеры и техники персональных компьютеров.

19) Кто обеспечивает разработку и утверждение инструкций по охране труда для работников организации?

а)работодатель с учетом изложенного в письменном виде мнения выборного профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа;

б)руководитель работ;

в)служба охраны труда.

20) Где хранятся действующие в структурном подразделении инструкции по охране труда для работников, а также перечень этих инструкций?

а)перечень вывешивается на доступном месте, инструкции хранятся на соответствующих рабочих местах;

б)каждый работник хранит свою инструкцию; перечень — руководитель структурного подразделения;

в)перечень хранится у руководителя структурного подразделения, он же определяет местонахождение действующих в подразделении инструкций с учетом доступности и удобства ознакомления с ними.

21) Обеспечение по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний осуществляется:

а)в виде страховых выплат; возмещения утраченного заработка; единовременного пособия;

б)в виде пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемого за счет средств на обязательное социальное страхование; единовременной страховой выплаты и ежемесячных страховых выплат, а также дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию пострадавшего.

22) Обязан ли работник компенсировать денежные средства, потраченные работодателем на приобретение средств индивидуальной зашиты?

а)да, в соответствии с трудовым договором;

б)нет, работник имеет право на обеспечение средствами индивидуальной защиты за счет средств работодателя;

в)вопрос решается индивидуально по согласованию между работником и работодателем.

23) Можно ли использовать специальную одежду и специальную обувь, возвращенные работниками по истечении сроков носки, но еще годные для дальнейшего применения?

а)нет;

б)да, но только после стирки, чистки, дезинфекции, дегазации, дезактивации, обеспыливания, обезжированния и ремонта;

в)не рекомендуется.

24) Ограничены ли сроки расследований несчастных случаев?

а)групповые несчастные случаи, а также тяжелые или со смертельным исходом расследуются в течение 15 дней, остальные — в течение 3 дней со дня происшедшего события;

б)групповые несчастные случаи, а также тяжелые или со смертельным исходом расследуются в течение 15 календарных дней, остальные — в течение 3 календарных дней со дня издания работодателем приказа об образовании комиссии по расследованию.

25) Каков порядок предоставления дополнительного отпуска и сокращенного рабочего дня при работах с вредными условиями труда?

а)дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день предоставляется по результатам проведения аттестации рабочих мест по условиям труда;

б)дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день предоставляется в соответствии с трудовым договором;

в)дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день предоставляется в соответствии со «Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день» только по фактически отработанному времени во вредных условиях труда

Ответы

1-а 11-в

2-г 12-б

3-г 13-а

4-б 14-б

5-а 15-в

6-а 16-а

7-б 17-в

8-а 18-б

9-г 19-а

Онлайн-тестыТестыОбщеобразовательные дисциплиныОхрана трудавопросы

1-15 16-30 31-45 46-60 61-75 76-90 91-105 316-328
46. Где хранятся действующие в структурном подразделении инструкции по охране труда для работников, а также перечень этих инструкций (п.п. 5.9, 5.10 «Методических рекомендаций…», утв. постановлением Минтруда России от 17.12.02 г. №80)?
• перечень хранится у руководителя структурного подразделения, он же определяет местонахождение действующих в подразделении инструкций с учетом доступности и удобства ознакомления с ними
47. Должен ли работодатель заменять или ремонтировать специальную одежду, пришедшую в негодность до окончания сроков носки по причинам, не зависящим от работника?
• Работодатель обязан заменить или отремонтировать специальную одежду и специальную обувь, пришедшие в негодность до окончания сроков носки по причинам, не зависящим от работника
48. За счет каких средств работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (ст. 213 ТК РФ)?
• за счет средств работодателя
49. За чей счет в организации производится приобретение и обеспечение работников средствами индивидуальной защиты?
• Приобретение средств индивидуальной защиты и обеспечение ими работников в соответствии с требованиями охраны труда производятся за счет средств работодателя
50. За что могут нести персональную ответственность члены комиссии по расследованию несчастного случая на производстве (п. 41 «Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»)?
• несоблюдение установленных сроков расследования несчастного случая
51. Имеет ли право работник отказаться от продолжения работы на своем рабочем месте в случае возникновения опасности для его жизни?
• Да, имеет, такое право ему предоставлено Трудовым кодексом РФ
52. Имеет ли право работник принимать личное участие в расследовании возникшего у него профессионального заболевания?
• Работник имеет право на личное участие в расследовании возникшего у него профессионального заболевания
53. К какой ответственности должен быть привлечен работник организации за нарушение требований охраны труда, если оно повлекло за собой причинение тяжкого вреда здоровью человека?
• Штраф в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до одного года
54. К какой ответственности должны быть привлечены должностные лица организации за нарушение правил безопасности на взрывоопасных объектах, если это повлекло за собой причинение крупного ущерба?
• К уголовной
55. К какой ответственности не могут быть привлечены лица, виновные в нарушении трудового законодательства?
• К экономической ответственности
56. К какому классу по показателям тяжести трудового процесса относятся условия труда, если в процессе работы мужчина поднимает вручную с пола груз суммарной массой до 600 кг?
• К вредному 1 степени
57. Как осуществляется допуск к самостоятельной работе лиц, принимаемых на работу, в т.ч. с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 225 ТК РФ; п. 7.2.4 ГОСТ 12.0.004-90):
• после прохождения обучения и стажировки на рабочем месте (2-14 смен) под руководством назначенного лица и сдачи экзаменов. Допуск оформляется в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте с подписью инструктируемого и инструктирующего
• работодатель устанавливает в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирующими безопасность конкретных работ, порядок, форму, периодичность и продолжительность обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда работников рабочих профессий
58. Как осуществляется подготовка персонала к присвоению I группы по электробезопасности (п. 2 примечания к приложению №1 «Межотраслевых правил по охране труда (правил безопасности) при эксплуатации электроустановок»)?
• группа I по электробезопасности присваивается персоналу ежегодно методом инструктажа на рабочем месте, который должен завершиться проверкой знаний устным опросом. Инструктаж проводит лицо из электротехнического персонала с группой не ниже III. Результаты проверки оформляются в специальном журнале
59. Как расследуются несчастные случаи, о которых не было своевременно сообщено работодателю или в результате которых нетрудоспособность наступила не сразу?
• Расследуются в установленном порядке по заявлению пострадавшего или его доверенных лиц в течение одного месяца со дня поступления указанного заявления
60. Как часто должна осуществляться проверка работоспособности сетей противопожарного водопровода?
• Не реже двух раз в год (весной и осенью)

Для чего нужны должностные инструкции сотрудников

Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность.

Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу. Должностная инструкция при условии ее правильного составления позволяет решить ряд задач:

  • рационально распределить функциональные обязанности сотрудников, определить связи между ними;
  • конкретизировать права и ответственность работников;
  • повысить личную и коллективную ответственность персонала;

  • предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
  • ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
  • провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
  • служить доказательной базой при трудовых спорах;
  • расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.

Учет и хранение должностных инструкций сотрудников

Обычно обязанности по составлению должностных инструкций для подчиненных работников возлагают на руководителей подразделений, а учет и хранение должностных инструкций сотрудников ведет кадровая служба организации.

Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь:

  • Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов
  • Обязана ли организация составлять должностные инструкции
  • Может ли работодатель самостоятельно получить справку об отсутствии судимости сотрудника

Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы. Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание. Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника.

Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников. Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии.

Сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций?

На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Более детальные вопросы регулируют другие нормативные правовые акты. Например, для определения сроков хранения различных документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения типовых управленческих документов.

На сегодняшний день для определения сроков хранения определенного вида документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

Согласно этому перечню, типовые должностные инструкции, а также иные положения о правах и обязанностях должностных лиц должны храниться постоянно по месту разработки или утверждения. Если типовая должностная инструкция разработана и утверждена другой организацией, то срок хранения старой инструкции по месту использования — 3 года после замены ее новой.

Что касается индивидуальных должностных инструкций работников, то их срок хранения составляет 75 лет.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Следует понимать, что требования, указанные в данных законодательных актах, действенны для всех компаний без исключения, работающих на территории России – если организация иностранного происхождения, то следует учесть ее требования и потребности, но со ссылкой на законодательные акты РФ, созданные для регламента учета и хранения документов.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

  1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
  2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
  3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
  4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
  5. Определяется структура и содержание инструктажа.
  6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
  7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
  8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

  • сменилось наименование организации;
  • сменилось руководство;
  • произошла реорганизация;
  • произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
  • при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
  • при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Специалисты, ответственные за хранение и нарушающие установленные требования привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Таким образом, должностная инструкция:

  1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
  2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
  3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Правильное оформление

Должностная инструкция (в дальнейшем – ДИ) – это основной организационно-правовой документ юридического лица, который составляется по каждой штатной должности.

В ней четко прописаны обязанности и ответственность сотрудников компании при осуществлении ими трудовой деятельности на конкретной должности.

ДИ состоит из таких разделов:

  1. «Общие положения». Здесь указывают наименование должности и информацию о ней, порядок назначения и освобождения, профессиональные и квалификационные требования, перечень документов, регламентирующих должностные обязанности.
  2. «Основные задачи и функции». В данном разделе прописывают перечень задач, которые обязан выполнять сотрудник.
  3. «Обязанности». Здесь указывают требования, которых должны придерживаться работники во время выполнения ими должностных функций.
  4. «Права». В разделе описывают круг прав, необходимых рабочему персоналу для реализации возложенных на них обязанностей.
  5. «Ответственность». Раздел содержит перечень форм ответственности работников за результаты и последствия осуществленной деятельности.
  6. «Взаимосвязи». Здесь следует прописать порядок взаимодействия должностного лица с другими сотрудниками и подразделениями.

Кому поручить составление должностных инструкций? Руководитель любой организации прежде всего заинтересован в правильном оформлении ДИ, поэтому он должен сам решить, кто будет заниматься этим.

Разработку документов можно доверить сотрудникам отдела кадров или руководителю кадровой службы. При наличии соответствующих знаний работодатель может самостоятельно составить должностные инструкции.

Нормативная база

Трудовое законодательство прямо не обязывает организации к разработке ДИ. Предполагается, что работодатель сможет описать должностные права и ответственность сотрудников в тексте трудового договора.

Но если на предприятии не будут разработаны ДИ или рабочий персонал не будет с ними ознакомлен под роспись – работодателю будет крайне сложно спросить работу с вольготных сотрудников. Ведь у него не будет законных оснований для этого.

В ст. 29 КЗоТ РФ указано, что работодатель обязан ознакомить принятого сотрудника с его правами и обязанностями, а также проинформировать об условиях труда, наличии вредных и опасных факторов производства. Это необходимо сделать под расписку.

Основным законодательным документом является Постановление Минтруда РФ №37. Нормативный акт содержит перечень квалификационных характеристик должностей для всех отраслей экономики. Работодатели могут взять их за основу для создания ДИ.

При разработке документов можно руководствоваться такими нормативно-правовыми актами:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • ОКПДТР (от 26 декабря 1994 года №367);
  • ЕТКС по различным отраслям экономики.

Разработка для крупной компании

Разработкой ДИ в крупных компаниях, как правило, занимаются менеджеры по персоналу. Если в организации учреждено не более 20 должностей, задача менеджера состоит в том, чтобы провести анализ и составить описание работ, а затем на основании полученной информации составить ДИ.

Но как быть, если в компании есть более 100 должностей? В таких случаях обязанность составлять нормативные документы ложится на руководителей структурных подразделений. Именно они учитывают роль каждого сотрудника как одного из ключевых ресурсов организации.

Проект по разработке ДИ в крупной компании реализуется в несколько этапов:

  • определение задач, сроков их выполнения, ответственных должностных лиц;
  • согласование плана реализации проекта с высшим руководством компании;
  • подготовка опросника для сбора сведений;
  • мотивация линейных менеджеров к разработке ДИ;
  • отслеживание сроков заполнения опросников в подразделениях;
  • анализ полученной информации, подготовка комплектов ДИ для подразделений, внесение корректив;
  • утверждение должностных инструкций приказом по компании, введение в действие.

Составление по профессиональному стандарту

Инструкции, составленные в соответствии с профессиональными стандартами, сегодня крайне востребованы в организациях. При их разработке следует учитывать положения действующих профстандартов для конкретных должностей.

Четкая форма документа не регламентирована законом, работодатель имеет право самостоятельно утверждать ее. Должностные инструкции обладают четкой и лаконичной структурой, в них отражаются основные функции, которые возлагаются на сотрудника.

Структура документа:

  • краткая информация об организации;
  • схема подчиненности;
  • общие сведения о занимаемой должности;
  • описание выполняемой работы;
  • права и должностные обязанности рабочего персонала;
  • сведения о возможном замещении;
  • критерии оценки результатов работы;
  • условия работы;
  • перечень основания для прекращения деловых отношений;
  • личностные качества сотрудника.

Роль должностных инструкций в организациях нельзя недооценивать. Именно этот документ является нормативным основанием для применения к рабочему персоналу мер воздействия.

Унифицированная форма документа не утверждена законодательством. При составлении ДИ можно использовать Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 №37 и другие нормативные акты.

Информация о том, как эффективно разрабатывать должностные инструкции, представлена ниже.

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *