Меню

Контроль исполнения документов

0 комментариев

Поиск ответа

Всего найдено: 31

Вопрос № 298357

По мотивам вопроса 285020. Слово, которое словарь РАН знает как «трекинг», пришло в русский язык «с двух сторон». Английское tracking означает отслеживание (например, почтового отправления), африкаанс «trekking» — пешеходный туризм. Кажется более-менее логичным в русском языке первое из этих понятий обозначать словом «трекинг», а второе — «треккинг». Вопрос — почему же современные русские словари игнорируют второе слово с его совершенно отдельным смыслом и происхождением ?

Ответ справочной службы русского языка

Благодарим за комментарий, передадим Ваш вопрос на рассмотрение Орфографической комиссии РАН.

Вопрос № 297184

Уважаемые господа, В юридической лексике уже довольно давно появилось слово «арбитрабельность споров» (возможность передать спор на рассмотрение арбитража). Но единого словоупотребления до сих пор нет, в т.ч. в научных публикациях: часть авторов употребляет слово «арбитрабЕльность», в то время как другие – «арбитрабИльность». Поясните, пожалуйста, какой из вариантов допустим – и почему. Спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Оба варианта не являются нормативными.

Вопрос № 294959

Добрый день! подскажите, нужна ли запятая перед словом «направляем»? В соответствии с «Регламентом формирования, согласования и утверждения Комплексных планов-графиков диагностических и ремонтных работ на объектах ООО «Мурзилка» и получения разрешения на производство работ на объектах транспортировки и подземного хранения газа» ——— направляем Вам на рассмотрение и согласование проект Комплексного плана-графика диагностических и ремонтных работ на 2018 год, сформированный в Информационной системе оценки технического состояния технологических объектов ООО «Мурзилка» (ИСТС «Инфо»).

Ответ справочной службы русского языка

Запятую можно поставить, но это необязательно. Оба варианта пунктуации будут верны.

Вопрос № 294613

Здравствуйте, нужна ли запятая перед «в связи» в предложении : «Решение …. городского суда об ограничении Вас в родительских правах находится на рассмотрении в …. областном суде в связи с поданной Вами апелляцией»?

Ответ справочной службы русского языка

Запятая не нужна.

Вопрос № 291896

Добрый день! Уже направляла вам указанный вопрос, но ответ не был опубликован… Подскажите, пожалуйста, ставятся ли указанные в скобках запятые в данном случае: На рассмотрение предоставлен договор № … от ….., заключенный … (далее – Залогодержатель) (,) в лице директора ….(,) и ООО «…..» (далее – Залогодатель) (,) в лице генерального директора …. Интересует только указанная формулировка. Знаю, что «в лице ….» запятыми не выделяется, но влияет ли наличие сокращения, введенного перед оборотом, на постановку запятых?

Ответ справочной службы русского языка

Указанные запятые не нужны.

Вопрос № 287483

как правильно — на рассмотрении или в рассмотрении? заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Оба сочетания возможны. Выбор предлога зависит от контекста. Ср.: вопрос находится на рассмотрении – вопрос нуждается в рассмотрении.

Вопрос № 284679

Нужна ли запятая: Большинство вопросов(,) прежде чем поступить на рассмотрение, сначала…

Ответ справочной службы русского языка

Запятая нужна.

Вопрос № 280864

Здравствуйте!
Как правильно написать: Решения передаются на рассмотрение Правления или Правлению?
Заранее большое спасибо за ответ!

Ответ справочной службы русского языка

Возможны оба варианта.

Вопрос № 280493

Добрый вечер, уважаемые специалисты!
Подскажите правильное написание:
Работа с документами поступающИЕ на рассмотрение руководителю
или
Работа с документами поступающИМИ на рассмотрение руководителю
Благодарю!

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: Работа с документами, поступающими на рассмотрение руководителю.

Вопрос № 279813

Добрый день…
Подскажите, пожалуйста, как будет правильно (что-то в голове «переклинило»): «вынести вопрос на рассмотрение генеральноМУ директору» или «вынести вопрос на рассмотрение генеральноГО директора»?
Заранее благодарна.

Ответ справочной службы русского языка

Верно: вынести вопрос на рассмотрение генерального директора.

Вопрос № 276171

Добрый день! Как правильно писать: вношу вопрос на обсуждение или выношу, вношу на Ваше решение или выношу?

Ответ справочной службы русского языка

Верны оба варианта: внести на обсуждение, на рассмотрение и вынести на обсуждение, на рассмотрение. Сочетание вношу на решение неверно.

Вопрос № 273982

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ставить ли запятую после слова «законодательством» в предложении: В соответствии с законодательством направляем Вам на рассмотрение обращение для ответа гражданину.

Ответ справочной службы русского языка

Запятая не требуется. Фраза построена неудачно: непонятно, «направляем на рассмотрение» или «направляем для ответа»?

Вопрос № 270268

Здравствуйте, имеется предложение:
«Спасибо, ваш отзыв отправлен на рассмотрение администратору сайта и в случае положительного результата будет опубликован в ближайшее время»
Должно ли словосочетание «в случае положительного результата» быть выделено с двух сторон запятой и почему?

Ответ справочной службы русского языка

Обороты, присоединяемые предлогом «в случае», могут обособляться. О факторах, влияющих на расстановку знаков препинания, см. в «Справочнике по пунктуации».

Вопрос № 264693

Подскажите форму управления:
«Доработать проекты и внести на рассмотрение Совет(а) директоров или Совет(у) директоров?»
Спасибо.
Ольга.

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: внести на рассмотрение совета директоров.

Вопрос № 260106

вынести вопрос на рассмотрение комиссии или комиссией. Как правильно. Спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: на рассмотрение комиссии.

Страницы: 2 3 последняя

12. Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

— контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

— контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов». При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

— отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

— обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

— выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько -последовательных этапов:

— постановку документов на контроль;

— проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

— предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

— снятие документов с контроля;

— учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.5

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

лицевая сторона;

оборотная сторона

>Исполнение документов

Исполнение документов

Информационно-справочная система, созданная при регистрации документов, позволяет находить зарегистрированные документы по любому показателю. Так как в регистрационную форму вносится срок, к которому документ должен быть исполнен, можно подобрать документы и по этому показателю, т.е. сроку исполнения. Именно на этом показателе регистрационной формы строится контроль за сроками исполнения документов.

Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

  • контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
  • контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

  • фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
  • проверка доведения документа до исполнителя в срок;
  • напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
  • внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
  • информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
  • внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
  • составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

Сроки исполнения документов

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Сроки исполнения документов могут быть:

  • типовые;
  • индивидуальные.

Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Исполнение документов, с длительным сроком исполнения

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.

Отчет по контролю исполнения документов

По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. Например, форма отчета по контролю:

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченнымсроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число» на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Но наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

Или справку о документах за исполнителями, как общую:

так и по конкретному исполнителю.

Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.

Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию» контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.


>Об организации контроля исполнения документов, правовых актов в администрации Брянского района

АДМИНИСТРАЦИЯ БРЯНСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 апреля 2016 года N 314

Об организации контроля исполнения документов, правовых актов в администрации Брянского района

Об организации контроля исполнения документов, правовых актов в администрации Брянского района

В целях повышения эффективности организации контроля исполнения документов, правовых актов, поручений главы администрации Брянского района, а также укрепления исполнительской дисциплины,
постановляю:
1. Утвердить Положение об организации контроля исполнения документов, нормативных правовых актов в администрации Брянского района (прилагается).
2. Руководителю информационно-технического центра (Крюков С.А.), обеспечить размещение настоящего постановления на официальном сайте Брянского муниципального района.
3. Признать утратившим силу постановление администрации Брянского района от 28.12.2002 года N 1716 «Об Инструкции по организации контроля исполнения нормативных документов в администрации Брянского района».
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации, управляющего делами Дивакову Е.А.

Глава администрации
Брянского района
Н.Н. Якушенко

Утверждено
постановлением администрации
Брянского района
от 11.04.2016 N 314

ПОЛОЖЕНИЕ об организации контроля исполнения документов, нормативных, правовых актов в администрации Брянского района

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации контроля исполнения документов, нормативных правовых актов в администрации Брянского района (далее — Положение) устанавливает единый порядок организации контроля исполнения документов, нормативных правовых актов, поручений (далее — документы) государственных органов исполнительной и законодательной власти Российской Федерации, Брянской области и главы администрации Брянского района.
1.2. Положение вводится с целью обеспечения полного и непрерывного контроля исполнения документов, регламентирует обязанности, ответственность и взаимодействие всех участников контроля, устанавливает процедуру контроля.
1.3. Реализация Положения направлена на повышение исполнительской дисциплины.
1.4. Контролю исполнения в администрации Брянского района подлежат:
— законы Российской Федерации;
— указы и поручения Президента Российской Федерации;
— постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;
— законы, указы исполнительного и законодательного органов власти Брянской области;
— поручения главы администрации Брянского района, решения Брянского районного Совета;
— запросы надзорных органов;
— запросы юридических лиц;
— иные документы по поручению главы администрации.
1.5. На контроль может быть поставлен как весь документ, так и его отдельный пункт.
1.6. Нормативно-правовой базой исполнения документов, должностными лицами являются:
— Конституция Российской Федерации;
— Федеральные законы Российской Федерации и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законодательные акты Брянской области;
— Устав Брянского муниципального района;
— настоящее Положение.
1.7. Целью контроля исполнения документов, является обеспечение эффективной управленческой деятельности главы администрации Брянского района в решении вопросов местного значения.

2. Организация контроля, его участники, их полномочия и обязанности

2.1. Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, принятых в органах местного самоуправления, поступивших из вышестоящих организаций, от иных организаций.
Контроль включает в себя следующие основные этапы работы:
2.1.1. Регистрация и учет контролируемых документов.
2.1.2. Обеспечение своевременного доведения документов актов до конкретных исполнителей.
2.1.3. Сбор и анализ информации о выполнении контролируемых документов.
2.1.4. Проведение проверок хода исполнения документов, нормативных правовых актов.
2.1.5. Представление информации по выполнению документов поставленных на контроль, для рассмотрения главе администрации.
2.1.6. Проведение анализа исполнительской дисциплины по выполнению документов в аппарате и отраслевых органах администрации Брянского района.
2.1.7. Заслушивание на оперативных совещаниях либо на комиссиях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению документов.
2.1.8. Проведение служебных расследований по фактам ненадлежащего исполнения документов и внесение предложений о привлечении к ответственности виновных должностных лиц;
2.1.9. Подготовка аналитической информации о состоянии работы по организации контроля исполнения документов.
2.2. Контроль за исполнением документов, осуществляют:
— глава администрации;
— заместители главы администрации;
— руководители структурных подразделений аппарата, отраслевых органов администрации Брянского района.
2.3. Непосредственную организацию контроля исполнения документов, осуществляет служба учета и регистрации документов (далее — служба).
К полномочия службы относятся:
— отбор документов для постановки на контрольный учет;
— тиражирование и доведение документов, поставленных на контроль в соответствии с количеством исполнителей;
— планирование работы администрации по исполнению документов, нормативных правовых актов.
— осуществление промежуточного контроля выполнения мероприятий, поручений и заданий по документам, поставленных на контроль;
— своевременное напоминание исполнителям о приближающихся сроках исполнения контрольных документов, а также о невыполненных мероприятиях и неисполненных документах. Напоминание готовится в письменной форме. Письменные напоминания могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и оформляются согласно приложениям N3,5;
— проверка полноты выполнения контролируемых документов, сроков их исполнения;
— внесение предложений главе администрации, его заместителям, руководителям структурных подразделений аппарата и отраслевых органов администрации Брянского района по улучшению качества исполнения документов;
— оказание методической помощи по вопросам исполнения документов, подлежащих особому контролю;
— формирование электронной базы по организации контроля исполнения документов, подлежащих контролю;
— подготовка квартальных и годовых отчетов и аналитических материалов по вопросам исполнения документов;
— формирование накопительного дела по исполнению документа, которое включает в себя:
— копию (оригинал) документа, поставленного на контроль;
— отчетные документы, отражающие ход исполнения документа, переписку;
— справку о результатах проверок;
— аналитические материалы;
— промежуточную и итоговую отчетную информацию;
— сведения о снятии с контроля или о продлении срока контроля документа.
— подготовка и хранение накопленных материалов до минования надобности или передачи в соответствии с номенклатурой дел к сдаче в архивную службу администрации Брянского района.
2.4. При наличии поручения в резолюции нескольким исполнителям, лицо указанное первым, является ответственным за исполнение документа, координирует, направляет работу, определяет согласования и подготовки документа. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа и своевременное предоставление информации в части касающейся в адрес ответственного исполнителя.
Итоговую информацию вправе завизировать ответственный исполнитель и соисполнители по его поручению. В случаях, когда контроль исполнения документа глава администрации оставляет за собой, ответственными исполнителями считаются должностные лица, указанные в документе.
2.5. Ответственные исполнители:
— обеспечивают выполнение документов стоящих на особом контроле в соответствии с резолюцией главы администрации в установленные сроки;
— несут дисциплинарную ответственность за неисполнение и ненадлежащее исполнение документов;
— анализируют качество выполнения поручений, указанных в документах;
— вносят предложения главе администрации о снятии с контроля документов, или продлении сроков их выполнения.
2.6. В случае нарушения хода выполнения документа, проводятся оперативные совещания с заслушиванием ответственных лиц, вырабатывается комплекс мер, направленных на исполнение документов, подлежащих особому контролю.
2.7. Заместитель главы, управляющий делами, вносит предложения главе администрации о применении мер дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, подлежащих особому контролю.

3. Порядок постановки на контроль документов и организация контроля их исполнения

3.1. Критериями отбора документов, для постановки на контроль являются:
— наличие пунктов с запланированными мероприятиями, поручениями;
— указания должностей и фамилий исполнителей в тексте документа;
— контрольные сроки исполнения документа;
— резолюции главы администрации, в которых содержатся поручения и задания, адресованные конкретным исполнителям. Исполнение документа, нормативного правового акта контролируется с момента постановки документа на контроль.
3.1.2. Документы, поступившие в адрес главы администрации, принимаются работниками службы, которые осуществляют их предварительное рассмотрение, регистрационный учет, определяют документы, требующие постановки на особый контроль. При постановке документа на контроль делается отметка «К» или ставится штамп со словом «Особый контроль», заводятся регистрационно-контрольные карточки в которых отражается весь ход исполнения документа (приложение N2).
3.1.3. Предварительно рассмотренные документы, поступают главе администрации (в его отсутствие — лицу, исполняющему его обязанности) для принятия решения и наложения резолюции.
Результат рассмотрения документа главой администрации содержится в резолюции, содержащей конкретное поручение (срок исполнения) должностному лицу.
3.2. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными:
— типовые сроки исполнения содержатся непосредственно в тексте документа;
— индивидуальные сроки устанавливаются должностным лицом в резолюции к документу.
В случае отсутствия конкретной даты документы с пометкой:
— «срочно» исполняются в 3- дневный срок;
— «оперативно» исполняются в 10-дневный срок;
— «постоянно» — информация о ходе исполнения документов предоставляется в промежуточные контрольные сроки (ежемесячно, ежеквартально и т.д.);
— иные в срок до 1 месяца.
3.3. Контроль исполнения осуществляется через регистрацию отобранных документов в журналах регистрации и контрольных карточках.
3.3.1. В журналах фиксируются:
— индекс документа (порядковый номер);
— реквизиты документа (вид, дата принятия, номер и название);
— инициалы и занимаемая должность исполнителя;
— период исполнения, сроки представления информации о выполнении документа, в том числе промежуточной;
— поручения главы;
— отметки о снятии с контроля документа.
3.3.2. Регистрационно-контрольные карточки распечатываются в двух экземплярах: 1 карточка направляется исполнителю или лицу, на которое возложен контроль исполнения документа, -я карточка, остается в службе для контроля срока исполнения и формирования контрольной картотеки. На этих экземплярах делаются отметки о напоминаниях и сроках исполнения.
3.4. Контроль за сроками исполнения документов, правовых актов подразделяется на текущий, предупредительный и итоговый.
3.4.1. В процессе текущего контроля решаются следующие задачи:
— постановка документов на контроль;
— формирование картотеки контролируемых документов;
— направление карточки контролируемого документа исполнителю;
— проверка своевременного поступления документа, нормативного правового акта исполнителю;
— корректировка данных о ходе исполнения документов, нормативных правовых актов. Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
3.4.2. Предупредительный контроль предполагает предупреждение исполнителей о том, что срок исполнения того или иного документа истекает через несколько дней.
3.4.3. Итоговый контроль — это анализ и обобщение данных об исполнительской дисциплине в организации. Результаты итогового контроля находят отражение в справках об исполнении документов (приложение N ).
3.5. Информация о ходе исполнения документа, предоставляется заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений аппарата и отраслевых органов администрации Брянского района в службу в следующие сроки:
— на снятие с контроля — за 3 дня до срока исполнения документа;
— на продление сроков контроля — за 10 дней до срока исполнения документа.
Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Сведения об изменении срока заносятся в регистрационно — контрольную карточку.
3.6. Если в процессе выполнения документа, выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения его в целом, то ответственным исполнителем готовится информация, в которой излагаются причины невыполнения документа, с предложениями о переносе срока его контроля. Решение о продлении срока исполнения документа, принимается главой администрации.
3.7. Сроки исполнения документов, установленных вышестоящими органами власти, могут изменяться только с разрешения этих органов.
3.8 .В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию его руководителя передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии в службу. При увольнении ответственный обязан сдать по акту документы и дела руководителю или вновь назначенному сотруднику. Передача документов на исполнение другому сотруднику не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
3.9. Исполнитель обязан проинформировать службу об изменении срока исполнения документа.
3.10. О выполнении документов, имеющих длительные сроки контроля, служба может запрашивать промежуточную информацию.
3.11. Информация об исполнении оформляется отдельным письмом за подписью должностного лица, на которого возложено исполнение документа.
3.12. Сроки исполнения контрольного документа, исчисляются в календарных днях:
— поступивших (входящих) из других организаций — с момента поступления;
— для отправленных (исходящих) и внутренних — с даты их подписания или утверждения.
Невыполненным документом считается тот, срок исполнения которого истек и информация об его исполнении не представлена.
Несвоевременно выполненным документом считается тот, который выполнен, но позже установленного срока.

4. Снятие документа с контроля исполнения

4.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех мероприятий, заданий и поручений и представлении информационной справки, в которой должны быть отражены конкретные результаты исполнения документа.
В случае если в информации содержаться ссылки на конкретные документы (протоколы совещаний, планы проверок, акты приемки — передачи, приказы, справки и так далее), то копии этих документов прилагаются к информации.
4.2. Снятие документа, нормативного правового акта с контроля исполнения или продление его исполнения производится в соответствии с резолюцией главы администрации (или по его поручению — должностным лицом) на основании служебной записки и представленной информации ответственного исполнителя.
Также основанием для снятия с контроля документа с контроля является принятие нового документа, нормативного правового акта, отменяющего его действие или признание его утратившего силу.
4.3. При снятии с контроля на документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата. Снятие документа с контроля не прекращает его действие.
4.4. Организация рассмотрения обращений граждан, постановка их на контроль осуществляется в соответствии с положением о работе с обращениями граждан и организации личного приема в администрации Брянского района, утвержденного постановлением администрации Брянского района от 28.01.2016 N 65.

5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей по организации контроля, нарушения установленных сроков и качества исполнения документов работники администрации Брянского района привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
5.2. Перенос сроков контроля исполнения документов по вине исполнителя считается нарушением данного Положения.

Заведующий службой учета и
регистрации документов
Е.Н. Ладыгина

Приложение N 1
к постановлению администрации
Брянского района
от 11.04.2016 г. N 314

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *