Меню

Документы при возврате товара

0 комментариев

Содержание

Закон о возврате товара поставщику: права и обязанности

У Галины из Красноярска магазин по продаже мебели. Дела идут отлично, есть постоянные клиенты, покупателей радуют ассортимент и качество. Галина всегда работает только с проверенными поставщиками, но однажды решила по рекомендации обратиться к ещё одному подрядчику. Сделала первый заказ: доставили вовремя, к товару претензий не было. Решилась на продолжение сотрудничества.

На первый взгляд, и со второй поставкой все было в порядке. Пока не начали поступать жалобы от покупателей. Один из клиентов купил складной диван, а через неделю сломался механизм. Галина сразу же подняла вопрос: как правильно оформить возврат товара поставщику, ведь диваны действительно бракованные.

Но поставщик отказался ремонтировать их или менять на новые. Такая реакция была на все 5 диванов, которые вернули клиенты из-за поломки механизма. Общая сумма убытка для Галины — 92 000 рублей.

Знаете, чем аргументирует свой отказ поставщик? Он не несет ответственность за поломку дивана в процессе эксплуатации.

Как поступить в такой ситуации? Как бы не хотелось использовать силу закона о защите потребителей, в случае возврата товара поставщику он не подходит, так как определяет покупателя, как физлицо, приобретающее товар для личного пользования. Согласно статье 506 ГК РФ предприниматель-поставщик передает товар предпринимателю-покупателю для использования исключительно в сфере предпринимательской деятельности. В любом случае, цель приобретения не может быть личной.

Поэтому ключевой правовой акт для регулировки отношений между предпринимателем и поставщиком — Гражданский Кодекс РФ. Первоочередный документ, на который можно ссылаться, — договор купли-продажи, если он был заключен.

Согласно статье 475 Гражданского Кодекса РФ клиент, обнаруживший не обозначенные в договоре дефекты, может:

  • потребовать уменьшить итоговую сумму поставки на цену бракованного товара или бесплатно устранить дефекты в разумные сроки;
  • претендовать на возмещение затрат, связанных с попыткой устранить дефекты самостоятельно;
  • если брак существенный и на его устранение нужно слишком много времени и денег, получатель может отказаться от выполнения условий договора и требовать полного возмещения уплаченных средств;
  • также он имеет право на замену некачественного изделия на то, которое отвечает требованиям, прописанным в контракте;
  • согласно ч. 2 ст. 475 ГК РФ, есть право на возврат, если брак проявляется даже после попытки его устранить.

Все эти права могут быть применены к определенным составляющим изделий, которые входят в комплект поставки.

Возврат товара поставщику возможен в нескольких случаях:

  1. Есть дефекты, видимые повреждения, товар низкого качества (распространяется также на упаковку или тару).
  2. Характеристики товара не соответствуют описанию в договоре.
  3. Стороны по обоюдному согласию решили не оформлять комиссионный договор. Согласно закону возможность возврата товара поставщику допущена заранее.

Давайте рассмотрим подробнее основные ситуации, ведь в них может оказаться любой предприниматель.

3 сценария возврата товара поставщику: правила и документы

Есть общий принцип. Когда в роли покупателя товара выступает плательщик НДС — выставляется счет-фактура, который нужно зарегистрировать как в книге продаж покупателя с кодом КВО 01, так и в книге покупок поставщика-плательщика НДС (код КВО 01).

Если предприниматель не является плательщиком НДС или освобожден от уплаты этого налога, поставщик регистрирует в книге покупок счет-фактуру, по которому был отгружен товар, и указывает код КВО 16. В этом случае продавец регистрирует один и тот же счет-фактуру дважды: в книге продаж с кодом КВО 01/КВО 26 и в книге покупок с кодом КВО 16.

В остальном ситуации отличаются и об этом поговорим дальше.

№1. При приеме товара вы обнаружили брак или несоответствие

В таком случае вы не принимаете у поставщика некачественный товар.

Речь о знакомой многим ситуации, когда, например, владельцу продуктового магазина привезли просроченное молоко. Он имеет право не принимать позиции, которые не соответствуют нормам качества.

Согласно статье 476 ГК РФ поставщик полностью отвечает за все дефекты товара, если предприниматель докажет, что они появились до получения поставки.

Поставщик несет ответственность за недостатки товара если не сможет доказать, что они появились после реализации заказчику по 4 причинам:

  1. Нарушены правила эксплуатации.
  2. Неправильное хранение.
  3. Действия третьих лиц.
  4. Воздействие непреодолимой силы.

Порядок проверки качества предусмотрен договором на поставку. Если такой документ не заключен, следует обращаться к статье 474 ГК РФ.

Если поставщик готов забрать обратно просроченные продукты и предприниматель работает без НДС, из товарной накладной ТОРГ-12 вычеркиваются позиции с браком.

Такие исправления обязательно вносятся в присутствии поставщика или его представителя (это может быть экспедитор или водитель, которого наделили правами материально-ответственного лица). Поставщик или его представитель ставит подпись рядом с вычеркнутой позицией и забирает некачественный товар.

Если предприниматель является плательщиком НДС, возврат товара поставщику в 2019 году производится по обновленным правилам. Поставщик должен составить корректировочный счет-фактуру с меньшей суммой, потому что количество приобретенных товаров изменилось. В корректировочных строках указываются товары, которые он принимает от предпринимателя.

Если продукция приобретена в 2018 году, также составляется корректировочный счет-фактура, но в нем указывается ставка НДС 18%.

Скорректированный документ должен быть отправлен предпринимателю в течение 5 рабочих дней.

№2. Есть причины, по которым придется принять продукцию ненадлежащего качества, и основания для более позднего возврата

Или недостатки были обнаружены во время пользования продукцией. Тогда работает статья 477 ГК РФ, и получатель товара может вернуть изделие.

В таком случае важно соблюдать определенные сроки:

  • до истечения срока гарантии;
  • до истечения срока хранения;
  • если у продукта нет срока гарантии или хранения — предъявлять претензию можно в течение 2 лет со дня приобретения. В случае доставки почтовой службой этот срок отсчитывается с момента получения товара заказчиком;
  • если в контракте указан гарантийный срок меньше 2 лет и недостатки были обнаружены после его истечения, но не позднее 2 лет с момента покупки, поставщик несёт ответственность. Но только если получатель докажет, что дефекты появились не по его вине.

Это же касается случая, когда поставка товара осуществлена из другого региона, и транспортная компания, которая является подрядчиком продавца, отказывается принимать продукцию обратно.

В таком случае придется пройти через более долгий путь, который официально называется «обратная реализация»:

  • принимаете товар по накладной ТОРГ-12. Обязательно при представителе поставщика или транспортной компании заполняете Акт об установленном расхождении по количеству и качеству (форма ТОРГ-2 при получении отечественных товаров или ТОРГ-3 для иностранных). Этот документ является подтверждением неликвидности товара и основанием, по которому вы имеете право написать претензию поставщику;
  • оформляете акт о том, что есть расхождение между количеством и качеством продукции;
  • забираете продукцию к себе на склад;
  • пишете претензию поставщику;
  • ждете ее рассмотрения;
  • после удовлетворения претензии нужно составить накладную ТОРГ-12 на возвращаемую продукцию. Она будет приходная для поставщика (он покупает у вас возвращаемый товар, потому что на данный момент именно у вас на него право собственности) и возвратная для вас.

ТОРГ-12 оформляется в 2 экземплярах. В графе «Основание» указываете причину — возврат некачественного товара.

Обратите внимание: нужно указать все реквизиты из договора и приходной накладной, по которой вы изначально получили бракованную продукцию.

№3. По договоренности с поставщиком

Речь о ситуации, когда на постоянной основе обратно отправляются товары, которые не проданы до истечения срока годности.

Этот вариант возможен, когда в договоре поставки зафиксировано право возврата нереализованного товара поставщику.

Обычно это делается так:

  1. Заполняете накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, в которых в графе «Продавец» указываете название своей компании. Почему? Фактически вы продаете товар поставщику.
  2. ТОРГ-2 не заполняется — вы делаете возврат пока еще качественного товара.

С точки зрения документооборота, у обратной реализации нет отличий от прямой реализации.

Но учитывайте такой нюанс: в федеральном законе от 28.12.09 № 381-ФЗ, который регулирует отношения в сфере торговли, появились поправки, обусловленные Федеральным законом от 28.11.18 № 446-ФЗ:

  • с 9 декабря 2018 торговые сети не имеют права прописывать в договоре на поставку условие возврата товаров продовольственной группы со сроком годности до 30 дней включительно;
  • нельзя претендовать на замену таких товаров на подобные и возмещение их стоимости;
  • торговые сети не могут «навязывать условие», по которому поставщик должен принять нереализованные продуктовые товары со сроком годности более 30 дней.

Еще одно условие попало под запрет — возмещение расходов, которые связаны с утилизацией или уничтожением непроданных продуктов.

Подведем итог. Какие же документы нужны для оформления возврата:

  1. Внешнеторговый контракт/договор о поставке.
  2. Любой документ, который подтвердит юридический статус покупателя.
  3. Счет-фактура.
  4. Акт о расхождении по форме ТОРГ-3 или ТОРГ-2.
  5. Расходная накладная по форме ТОРГ-12. Она должна содержать ссылку на акт о расхождении.
  6. При возврате товара в день покупки нужно приложить чек, который подтверждает факт покупки. Дополнительно оформляется акт по форме КМ-3.
  7. Если чек утерян или товар возвращается не в день покупки прикладывается расходный кассовый ордер (форма КО-2).

Вы определили, что товар некачественный, и провели все необходимые проводки. Остается еще один важный вопрос — как зафиксировать факт поставки бракованного товара и обратиться к продавцу? Поговорим об этом дальше.

Как оформить возврат товара поставщику: 2 вида документов, которые нужно составить

Речь о претензии и акте возврата некачественного товара.

Претензия составляется на фирменном бланке компании с подписью уполномоченного лица, выступающего от имени компании и обладающего нужными полномочиями. Чаще всего это бухгалтер.

Претензия обязательно должна содержать:

  1. Полное и правильное название компании.
  2. Юридический адрес.
  3. Фактический адрес.
  4. Сведения о покупателе.
  5. Реквизиты покупателя.
  6. Номер и дату договора, на который оформляется претензия.
  7. Полный подробный список претензий к товару: его качество, количество, неправильная комплектация и так далее. Желательно ссылаться на действующее законодательство о возврате вещей. Тогда претензия выглядит более корректно.
  8. Список требований к поставщику: осуществление возврата, проведение обмена, денежная компенсация, другое.
  9. Срок, в который поставщик должен рассмотреть эту претензию. В течение этого же срока он обязан письменно уведомить клиента о принятом решении.
  10. Необходимые сопроводительные документы.

Также нужно подготовить акт возврата некачественного товара. Речь о документе, который составляют несколько лиц для подтверждения факта возврата некачественного товара. Он подкрепляется данными экспертизы и является официальным доказательством претензий покупателя к поставщику.

В документе содержится такая информация:

  1. Дата составления.
  2. Место составления.
  3. Реквизиты поставщика.
  4. Реквизиты клиента.
  5. Наименование некачественного товара.
  6. Если есть, номер документа, условия которого нужно исполнить после составления этого акта.
  7. Подробное описание процедуры возврата купленной партии или единицы на склад поставщика.
  8. Прописанный порядок перевода денежных средств, которые заплатил клиент, на счет поставщика.
  9. Указанный размер и сроки компенсаций, которые возможны в данной ситуации.
  10. Подписи и печати обеих сторон.

Составить и заверить акт может руководитель предприятия или уполномоченное лицо. Если подписывает представитель фирмы, его право заверять подобные документы должно быть подтверждено доверенностью.

Возврат товара поставщику

Не знаете, как оформить возврат товара поставщику? Наша статья посвящена описанию этого процесса и содержит конкретные рекомендации с учетом всех нюансов.

При закупке лучше не пренебрегать заключением договора, в котором вы пропишете все условия, в том числе и по возможному возврату товара поставщику. В этом случае вам не придется тратить время на обоснование претензий и получение денег обратно.

Закупки и возвраты удобно оформлять в МоемСкладе. У нас можно вести учет товара, заполнять все нужные документы и печатать их, работать с базой контрагентов, планировать состояние склада. Наш сервис легко освоить, есть простые видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

В Гражданском законодательстве РФ закреплено несколько оснований, по которым можно вернуть товар. Это случаи несоответствия по:

  • качеству;
  • ассортименту;
  • комплекту;
  • таре и упаковке.

В некоторых из этих случаев надо понимать, что возвращать товар, возможно, и не потребуется, если поставщик что-то может заменить, доукомплектовать, переупаковать. Тут не нужна никакая бумажная волокита. Но при других обстоятельствах надо знать, какими документами оформляется возврат товара поставщику.

Знайте, что отказ покупателя принять товар по перечисленным в списке основаниям означает, что договор купли-продажи расторгнут. Даже если в контракте не были прописаны причины расторжения или вообще он не был составлен в бумажной форме, покупатель все равно может воспользоваться данным правом, потому что это предусмотрено Гражданским законодательством. Без договора вы просто потратите больше времени на споры и защиту своих прав, если поставщик не считает себя виноватым и не хочет принимать товар.

Возврат товара поставщику. Документальное оформление

Какими документами оформляется возврат товара поставщику? Все решает конкретная ситуация. Документальное оформление возврата товара поставщику главным образом зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет. Если не перешло, то это самый простой сценарий.

Вообще, все ситуации с возвратами можно свести к трем случаям:

  1. брак или несоответствие обнаружилось непосредственно при приемке, вы просто не принимаете у поставщика некачественный товар,
  2. основания для возврата выявлены сразу, но вы все равно вынуждены принять продукцию ненадлежащего качества, чтобы позднее вернуть ее поставщику,
  3. плановые обратные поставки, например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать у вас обратно товары, которые вы не успели реализовать до истечения срока их годности.

Ниже рассмотрим подробно эти случаи и документы на возврат товара поставщику, которые необходимо оформить в каждом из них.

Возврат некачественного товара поставщику

Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Если вы платите НДС, то поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для вас счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам в течение 5 рабочих дней. Ведь вы купили меньше товара.

В 2019 году действуют новые правила возврата. Теперь, если покупатель возвращает товар поставщику, то именно поставщик составляет корректировочный счет-фактуру на возврат. В счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.

Это же правило работает, если покупатель собирается вернуть товар, купленный в 2018 году. Но в этом случае в корректировочном счете-фактуре нужно указать ставку НДС не 20%, а 18%.

До 2019 года счета-фактуры при возврате товаров составлял покупатель. А продавец принимал обратно собственный товар по документам от покупателя.

Есть и другой вариант: допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. Вы принимаете всю поставку, подписывая накладную без корректировок. А поставщик обещает привезти недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай тогда, когда у вас уже отлаженные и доверительные взаимоотношения с поставщиком.

Возврат бракованного товара поставщику после приемки

Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке — ничего не принимает обратно. Здесь все сложнее, в том числе и документальное оформление возврата бракованного товара поставщику. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе. И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком. Рассмотрим процесс подробнее.

Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Он подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.

Форма ТОРГ-2 очень сложная. Если вы не хотите тратить время на заполнение ее многочисленных полей, то можете составить акт в произвольной форме, указав реквизиты тех документов, по которым пришел товар (договор поставки и накладная ТОРГ-12).

Далее, после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию вам нужно составить накладную ТОРГ-12. Она уже будет возвратная для вас и приходная для поставщика, ведь уже он будет покупать у вас товар, который вы возвращаете. Именно покупать, так как вы ранее получили на него право собственности. Это называется «обратная реализация».

Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.

Возврат нереализованного товара поставщику. Обратная реализация

У вас как у покупателя нет претензий к товару, но вы договорились с поставщиком вернуть ему непроданное через какой-то момент времени. Здесь так же, как и в предыдущем случае, имеет место обратная реализация. Обычно в договоре поставки фиксируется возможность возврата нереализованного товара поставщику. Например, обратную реализацию можно провести, если продукция не была продана до определенной даты.

По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу. Значит, делаете ему накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы. Акт ТОРГ-2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику. Таким образом, в этом случае, с точки зрения документального оформления, обратная реализация ничем не отличается от прямой.

Чтобы оформить возврат, вам понадобятся перечисленные в статье бланки. Скачать любые формы документов и образцы их заполнения, в том числе ТОРГ-12 и ТОРГ-2, вы можете на нашем сайте.

Работа с претензиями и возврат товара поставщикам

Сегодня в интернет можно найти много статей и обсуждений про то, как оформить возврат в бухгалтерии, законов о защите прав потребителей, договорных отношений с поставщиком и т.п.

Но, ничтожно мало информации про реальные проблемы, с которыми сталкиваются предприятия и их руководство, в части управленческого учета и постановки бизнес-процесса возврата.

Вот я и хотел бы немного затронуть эту тему и рассказать о личном опыте. Опять, как всегда, оговорюсь, что проблемы эти возникают только в больших компаниях, где есть отдельное снабжение, логистика и контрольно-ревизионные отделы.

С какими проблемами столкнулся лично я к периоду открытия нашей компанией розничной сети, гипермаркета и нескольких оптовых баз:

  1. Количество поставщиков увеличилось до 800
  2. Управляемый ассортимент вырос до 75000 единиц
  3. Количество претензий к поставщикам по браку и некачественным поставкам выросло до 15-20 в день
  4. Количество претензий покупателей выросло до 50 в день
  5. Количество ротируемого менеджерами товара, возврата неликвидов, выставочных образцов и т.п. продукции выросло до 1000единиц в месяц
  6. Множество поставщиков хоть и принимают претензии, но требуют возврата на их склады, расположенные в других городах. Из за этого:
    • Часто приходится копить товар
    • При отгрузке склад не всегда полностью находит полное количество товара, не всегда выполняет требования поставщиков по вложению, упаковке, качеству возвращаемого товара.
    • В результате после возврата поставщик сам предъявляет претензии и требует или переделки документов или не принимает часть товара, иногда целыми поддонами. Приходится возвращать на склад такой товар или выкидывать неся потери
    • Пока копятся товары и идет процедура возврата, бухгалтерия закрывает налоговые периоды и менять задним числом документы возврата поставщику часто бывает очень сложно

Для решения всех этих проблем я запустил три регламента:

  1. Регламент по работе с актами поставщикам – не буду его здесь описывать, так как он достаточно стандартен и в основном касается правильного оформления документов складом и процесса предъявления претензий поставщикам.
  2. Регламент по работе с претензиями покупателей.
  3. Регламент возврата поставщику.

Конечно же, для начала мы уже запусти регламент и электронный оборот учета претензий от покупателей – где есть принимающий претензию, эксперт, дающий первоначальную поверхностную оценку о вине, и дальше КРО «ведет» претензии, собирая объяснительные и выбирая конечное решение.

Затем был запущен регламент по возвратам, где все накопления и работа с поставщиками была выведена за рамки бухучета, а уже перед непосредственной отправкой проводилось оформление документации, окончательная проверка качества и количества товара и его отправка.

В результате значительная часть проблем с возвратами была снята.

Регламент «Возврат товара поставщику»

Причины возврата:

  1. Неликвид
  2. Брак
  3. Невостребованный новый товар
  4. Другие договоренности

Участники БП:

  1. Сотрудник КРО или КМ, далее «ответственное лицо». Инициируют и контролируют возвраты
  2. Диспетчер-логист. Обеспечивают поиск авто, расчет стоимости и доставку товара
  3. Операторы прихода. Формируют отгрузочные документы, информируют водителей в случае само-вывоза поставщиками.
  4. Склад. Собирает товар, обеспечивая качественную сборку, что бы у поставщиков не было претензий и не возникало дополнительных расходов на транспорт. Сохраняет и отгружает комплектации.

Инструкция

Ответственное лицо:

  1. Принимает решение о возврате, согласовывает с поставщиком количество и цены:
    1. КМ количество определяет из потребности; Специалист КРО определяет количество на основании созданных документов (акт, претензия покупателя) и официального ответа поставщика о возврате товара.
    2. Цены должны быть установлены в соответствии с поступлениями, по которым поступал товар. Это определяется в момент добавления товара в документ «заявка на возврат» автоматически по следующим правилам:

i. Если возврат идет на основании акта по поступлению, то цены берутся из этого поступления.

ii. Если по претензии покупателя или идет возврат неликвида, то цены берутся из ближайшего от акта или возврата поступления. Если количества в поступлении не хватает то берутся следующие поступления. В случае расхождения цены в поступлениях – оформляется разными строчками в соответствии с количеством в поступлениях. В комментариях указываются номера поступлений (поставщика) по которым будет происходить возврат.

iii. Если были перемещения, то все равно смотрится ближайший документ поступление.

  1. КМ на основании имеющихся данных или специалист отдела КРО на основании закрытого акта со статусом «возврат поставщику» либо претензии от покупателя с тем же статусом формирует «Заявку на возврат поставщику».
  2. В случае накопления количества товара в возврате для оптимизации транспортных расходов –
    1. по актам устанавливает признак «Копим на складе для отправки» в акте. Автоматический добавляется в существующий документ со статусом «накопление», в случае отсутствия документа с таким статусом – создается новый..
    2. в случае ручного накопления – создаем или добавляем в документ со статусом «накопление».
    3. в каждом случае происходит резервирование товара на складе.
  3. При принятии решения об отправке товара, инициирует «комплектацию» на складе, установи в заказе покупателя признак «комплектация», и указав время.
  4. После комплектации товара складом удостоверяется, что товар собран полностью и соответствует требованиям поставщика по качеству и количеству. В случае несоответствия по качеству иди количеству склад вносит корректировку в комплектацию. Разница по количеству между заявкой на возврат и скомплектованным товаром подлежит дополнительной перепроверке старшим кладовщиком склада.
  5. Согласовывает с поставщиком вывоз.
  6. В «заявке на возврат поставщику» заполняет страницу «доставка», проставляя способ доставки — «доставка» или «самовывоз поставщика». В случае проставление галки «доставка» заполняет в соответствии с требованиями:
  • в случае компенсации наших транспортных затрат в дальнейшем поставщиком обязательно заполняется поле «за счет поставщика», где проставляется сумма доставки которую озвучивает логист. Эта сумма включается в план компенсации поставщиком.
  • в случае если доставка осуществляется за счет нашей компании, заполняется поле «за наш счет», где проставляется сумма доставки полученная от логиста.
  • в случае если доставка осуществляется через транспортные компании (ПЭК, Деловые линии) за счет поставщика и оплата за доставку происходит при получении товара — заполняется поле «на месте наличными поставщиком», где проставляется сумма доставки 1руб. так как система не даст записать реализацию, пока не проставлена сумма.
    1. Печатает заявку на возврат, ручкой пишет примерный срок вывоза, кто забирает
    2. В случае возврата нашими силами
      1. Создает запрос логистам о возможности, способах и стоимости отправки.
      2. Письменно согласовывает у руководителя способ, стоимость и целесообразность доставки.
      3. Отдает оператору приходов для формирования отгрузочных документов
      4. Оператор прихода создает реализацию на основании скомплектованной заявки и отдает логистам заявку и реализацию на вывоз.
      5. Логисты ставят машину, создают документ «автомобиль доставки клиенту»
    3. В случае самовывоза поставщиком
      1. Печатает заявку на возврат
      2. Отдает оператору-прихода
      3. Устанавливает «долг поставщику по возврату товара»
      4. Оператор прихода ждет водителя поставщика, по приезду согласовывает с ним загрузку, проверяет доверенность, создает и печатает реализацию.
      5. Уведомляет КМ об отгрузке, тот в свою очередь напоминает поставщику.
  • Водитель загружается на складе
  • Поставщик принимает товар. В случае выявления ошибок при приемке в цене или количестве ответственное лицо пишет служебную записку на главного бухгалтера с изложением причины исправлений и с построчной подробной корректировкой цены/количества. Если ошибка в ценах произошла по вине ответственного лица (возвращали по цене прайса/закупочной из 1С, а возврат должен быть по конкретным ценам из документа поступления, либо несоответствие количества и качества), то на ответственное лицо налагается штраф 500 руб.
  • Ответственные за сбор долговых документов отдел приходов.

РЕГЛАМЕНТ ПО РАБОТЕ С ПРЕТЕНЗИЯМИ ПОКУПАТЕЛЕЙ

Сокращения, принятые в тексте регламента:

зав.РТТ ИДД – заведующая розничной торговой точки

КМ – категорийный менеджер

Рук. ОП – руководитель отдела продаж

Рук. РЦ – руководитель распределительного центра (основной склад Вологда)

Рук. ДС- руководитель диспетчерской службы

Рук. ОС – руководитель отдела снабжения

КРО – контрольно-ревизионный отдел

1.Претензию от покупателя принимает

  • в оптовом подразделении — сотрудник отдела продаж: менеджер/помощник менеджера/рук.ОП;
  • в розничном подразделении – старший продавец/администратор торгового зала/зав.РТТ ИДД.

Претензия должна быть оформлена согласно Приложения 1. Оригиналы документов передаются руководителю отдела продаж/зав.РТТ ИДД/администратору торгового зала.

2.Принимающий претензию проверяет правомерность предъявленной претензии согласно Приложения 2. Производит предварительный осмотр товара/образцов товара/фото с целью подтверждения неисправности либо дефектов товара. В случае неправомерности предъявленной претензии, отказывает покупателю в удовлетворении претензии.

3.В случае если для вынесения решения по претензии необходимо экспертное заключение специалиста (т.е. если у принимающего претензию имеются основания для заключения о возможном производственном характере повреждений товара), претензия передается КМ для вынесения экспертного заключения, товар/образцы товара/фото товара также передаются КМ. В течение 2 рабочих дней КМ должен составить экспертное заключение о характере повреждений товара: производственный брак, нарушение правил транспортировки, хранения, монтажа и эксплуатации продукции Покупателем, повреждение товара на складе компании и т.п. При вынесении заключения КМ руководствуется инструкциями проведения экспертизы, изложенными в Приложении 3. Если для вынесения экспертного заключения, необходима дополнительная информация от покупателя, КМ ставит соответствующую задачу рук. ОП/зав.РТТ ИДД. либо уточняет устно. В ходе вынесения экспертного заключения КМ имеет право обратиться в сервисный отдел ИДД с целью получения содействия в решении претензии.

4.Если повреждения товара носят непроизводственный характер:

·в случае вины Покупателя КМ готовит письменный мотивированный отказ в удовлетворении претензии, товар/образцы товара передаются руководителю отдела продаж/зав.РТТ ИДД/администратору торгового зала.

·в случае вины сотрудников склада компании доводит до сведения рук. РЦ о факте нарушения.

·в случае вины транспортной компании (если доставка Покупателю осуществлялась Поставщиком!) доводит до сведения рук. ДС о факте нарушения.

5.Рук. РЦ в течение 2 рабочих дней проводит служебное расследование по факту нарушения, выявляет виновных сотрудников и предоставляет рук. ОП/зав.РТТ ИДД объяснительную записку с указанием причин нарушения. Рук.ОП/зав.РТ ИДД совместно с рук. РЦ принимают решение о полном либо частичном удовлетворении требований покупателя за счет виновного сотрудника РЦ.

6.Рук. ДС в течение 2 рабочих дней проводит служебное расследование по факту нарушения, определяет степень вины транспортной компании, осуществлявшей доставку товара, и предоставляет рук. ОП/зав.РТТ ИДД объяснительную записку с указанием причин нарушения.Рук.ОП/зав.РТ ИДД совместно с рук. ДС принимают решение о полном либо частичном удовлетворении требований покупателя за счет грузоперевозчика.

7.Если повреждения товара носят производственный характер, КМ формулирует своё экспертное заключение и передает претензию, фото товара в отдел КРО для предъявления Поставщику. В спорных вопросах с Поставщиком сотрудник КРО обращается за консультацией к КМ/рук.ОС. В случае, если Поставщик запрашивает дополнительную информацию, сотрудник КРО делает соответствующий запрос рук. ОП/зав. РТТ ИДД. После вынесения Поставщиком письменного решения по претензии сотрудник КРО согласует его с КМ и передаёт рук.ОП/зав.РТТ ИДД. В случае если сроки ответа на претензию не соблюдаются Поставщиком по уважительной причине, сотрудник КРО уведомляет рук.ОП/зав.РТТ, который, в свою очередь, доводит до сведения (по телефону либо письменно) Покупателя об увеличении сроков рассмотрения претензии. В случае если сроки ответа на претензию не соблюдаются Поставщиком без уважительной причины, претензия подлежит удовлетворению по всем требованиям Покупателя за счет Поставщика, сотрудник КРО уведомляет об этом рук.ОП/зав.РТТ и рук. ОС.

8.После вынесения всех заключений окончательное решение по претензии принимает Руководитель отдела продаж/зав.РТТ ИДД/администратор торгового зала.

Типовые ответы на претензию клиента (в опте):

  • Отказ – обязательно указываются причины отказа;
  • Скидка – формируется проект ответственному в документе «Претензия покупателя» с указанием размера скидки и способе её проведения – в текущей либо последующих реализациях;
  • Обмен без замены документов – только в случае непроизводственного брака и при невозможности установления вины обеих сторон (ограничение по сумме: совокупная стоимость товара по претензиям клиентовне более 3000 руб. в месяц)! – формируется проект адм.директору о необходимости создания документа «Списание товаров». Ответ требует обязательного предварительного согласования с адм.директором!
  • Обмен за счет склада – обязательно подтверждение рук. РЦ – формируется документ «Запрос складу» о необходимости создания документа»Возврат товара» и проект адм. директору об удержании с виновного, дублируется сообщение рук. РЦ;
  • Скидка за счет склада — обязательно подтверждение рук. РЦ – формируется проект адм.директору об удержании с виновного, дублируется сообщение рук. РЦ;
  • Обмен за счет поставщика – обязательно подтверждение КРО! — формируется документ «Запрос складу» о необходимости создания документа «Возврат товара» и проект рук. РЦ о необходимости создания документа «Брак при поставке» на соответствующее поступление;
  • Компенсация поставщика — обязательно подтверждение КРО! – формируется проект рук. ОС о необходимости внесения записи в журнал «Документы по компенсации поставщиков».
  • Компенсация грузоперевозчика – обязательно подтверждение рук. ДС! – формируется проект рук. ДС о необходимости соразмерного уменьшения стоимости доставки (другие способы компенсации);

Типовые ответы на претензию клиента (в рознице):

  • Отказ;
  • Скидка – скидка оформляется зав.РТТ ИДД/администратором торгового зала в текущей либо последующих реализациях;
  • Обмен за счет поставщика – обязательно подтверждение КРО! — формируется документ «Запрос складу» о необходимости создания документа «Возврат товара» и проект рук. РЦ о необходимости создания документа «Брак при поставке» на соответствующее поступление;
  • Компенсация поставщика — обязательно подтверждение КРО! – формируется проект рук. ОС о необходимости внесения записи в журнал «Документы по компенсации поставщиков».
  • Компенсация грузоперевозчика – обязательно подтверждение рук. ДС! – формируется проект рук. ДС о необходимости соразмерного уменьшения стоимости доставки (другие способы компенсации);

Максимальный срок рассмотрения претензии составляет 10 рабочих дней с момента предъявления её Покупателем! Все сотрудники компании на каждом этапе обязаны контролировать срок рассмотрения претензии и не допускать превышения регламентных сроков, а также не провоцировать нарушение сроков рассмотрения претензии сотрудниками других отделов.

Приложение 1

Требования к оформлению претензий

от оптового покупателя:

Аккуратное оформление (желательно в печатной форме, но допускается письменный вариант)

Обязательна шапка письма, содержащая обращение к адресату, пишется в верхнем правом угле письма, шапка может быть выделена жирным шрифтом, и содержит следующие сведения:

1) Наименование компании, в адрес которой будет направлен документ. 2) Должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.3) Фамилия, имя, отчество составителя претензии, свой полный адрес с индексом и контактный телефон. 4) *Если есть необходимость направления документа нескольким ответственным лицам, нужно указать их всех.ОБРАЗЕЦ:Директору «ЧП Смирнов»

Смирнову И.В.

от Иванова Петра Ивановича

160034, г. Вологда, ул.Псковская, д.58, кв. 25

контактный телефон: 8-921-…-…-…

Непосредственно обращение оформляется по центру письма, с заголовком «претензия», структура письма должна содержать следующие сведения:

1) Ссылка на документы, подтверждающие приобретение товара (приложение копии документа)2) Наименование товара, его кол-во, местонахождение.

3) Основание для предъявления претензии (ссылка на договор, гарантийные письма, товарный чек или иные обязательства).

4) Предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере).

5) Доказательства (ссылки на документы, подтверждающие факт нарушения обязательств виновной стороной).

6) Конкретные требования стороны, предъявляющей претензию

— требование замены некачественного товара,

— требование уценки товара,

— допоставки недостающего кол-ва товара,

— возврата уплаченной за недостающий товар суммы,

— требование скидки с общей стоимости товара

— требование расторжения договора или возмещения убытков

7) *Если составитель претензии требует от виновной стороны возмещения убытков или возврата определенной суммы, претензия должна содержать расчет претензионных требований.

8) Дата, подпись, печать

9) Перечень приложений.

Претензия не рассматривается:1)Не указан отправитель.

2)Нечитаемый документ.

4)Непонятно описаны события, в результате которых нарушены права.

5)Не сформулированы (полностью или частично) требования.

6)Не приложены документы, подтверждающие требования.

Акт приема-передачи

Дата составления «_____» __________________ 20____ года.

Акт составлен о том, что приняты на хранение товарно-материальные ценности (далее товар) перечисленные в заявлении на возврат товара.

№ п/п Код товара Наименование товара Особые отметки (описание качества принимаемого товара, вешний вид)
1

Продавец оставляет за собой право на проведение экспертизы.

Если в результате экспертизы товара будет установлено, что его недостатки возникли вследствие обстоятельств, за которые не отвечает продавец (изготовитель), то потребитель обязан возместить продавцу расходы на проведение экспертизы, а также связанные с ее проведением расходы на хранение и транспортировку товара в день возврата товара от продавца потребителю после экспертизы (п.5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.1992 №2300-1″О защите прав потребителей»).

Сдал товар ____________________ /___________________________/

(подпись) (расшифровка Ф.И.О.)

Принял товар ____________________ _______________________ /_____________________________/

Приложение 2

Правомерные основания предъявления

претензии Покупателем.

1. Для физических лиц — товар надлежащего качества подлежит обмену в течение 14 дней с момента покупки на аналогичный либо возврату с выплатой денежных средств в течение 3 дней, при условии возврата всего товара по чеку.

Для юридических лиц — товар надлежащего качества обмену и возврату не подлежит.

2. Обмен товара надлежащего качества по истечение 14 дней может производиться на усмотрение администрации компании. При этом сотрудник, принимающий заявление от Покупателя, обязан согласовать обмен товара надлежащего качества с КМ в случае, если:

· товар заказной либо отсутствует на складе компании в момент возврата товара;

· товар отрезной/мерный (линолеум);

· номер партии (калибр) возвращаемого товара не соответствует номеру партии (калибру) товара на складе компании;

· количество возвращаемого товара превышает количество товара на складе компании;

· срок годности товара истекает в течение 6 месяцев после даты возврата товара.

При согласованном возврате товара надлежащего качества на склад ответственность за проверку качества товара, внешнего вида товара и внешнего вида упаковки несут работники склада.

3. При выборке товара Покупателем на складе Поставщика:

  • для юридических лиц — приемка товара по ассортименту, количеству и внешнему виду упаковки (внешнему виду товара, если товар поставляется без упаковки), осуществляется Покупателем в момент погрузки на транспортное средство и фиксируется подписанием товарной накладной и/или товарно-транспортной накладной уполномоченными представителями сторон; приемка товара в исправной упаковке осуществляется при вскрытии упаковки, но не позднее 5 (пяти) календарных дней с момента поставки товара;
  • для физических лиц — приемка товара по ассортименту, количеству и внешнему виду товара осуществляется Покупателем в момент погрузки на транспортное средство и фиксируется подписанием товарно-сопроводительных документов.

4. При доставке товара транспортом, нанятым Поставщиком:

  • для юридических лиц — приемка товара по ассортименту, количеству и внешнему виду упаковки (внешнему виду товара, если товар поставляется без упаковки), осуществляется Покупателем в момент разгрузки прибывшего транспортного средства в месте доставки и фиксируется подписанием товарной накладной и/или товарно-транспортной накладной уполномоченными представителями сторон; приемка товара в исправной упаковке осуществляется при вскрытии упаковки, но не позднее 5 (пяти) календарных дней с момента поставки товара;
  • для физических лиц — приемка товара по ассортименту, количеству и внешнему виду товара осуществляется Покупателем в момент разгрузки прибывшего транспортного средства в месте доставки и фиксируется подписанием товарной накладной и/или товарно-транспортной накладной (товарно-сопроводительных документов) уполномоченными представителями сторон(водителем прибывшего транспортного средства).

5. Претензии по качеству товара принимаются в течение 10 календарных дней с момента поставки товара.

6. Поставщик и перевозчик не несут ответственность за бой шифера, керамической плитки, стекла, гипсокартона в количестве 2% от общего объема поставляемого товара.

7. Претензии на механические повреждения смонтированного товара (товара бывшего в употреблении), а также на различия по тону, калибру, оттенку не принимаются. (Например, царапины на установленной двери, отличия по тону наклеенных обоев, погрешность в геометрии уложенной плитки, заводской «непрокрас» наклеенного линолеума и т.д.).

8. Если дефекты товара носят скрытый характер, то претензия подлежит рассмотрению в течение гарантийного срока на товара или срока эксплуатации. (Например, неисправность электроинструмента, нерастворимый осадок ЛКМ (краска-серебрянка), несоответствие заявленного температурного режима использования товара (незамерзающая жидкость), изломы рулонной стали внутри неповрежденного рулона, провисание элементов подвесного потолка, коррозия на элементах конструкции и т.д.). В этом случае Покупатель обязан указать в Претензии условия транспортировки, хранения и эксплуатации товара до момента выявления дефектов.

9. Претензии по ассортименту заказного товара и товара, отпускаемого на метраж (линолеум), не принимаются. При отгрузке товара, относящегося к категории заказного, обязательно заключения Договора на заказную позицию. В случае отсутствия Договора ответственность за удовлетворение претензии лежит на сотруднике, принявшему заказ.

10. Претензии на механические повреждения товара в упаковке при условии, что внутри упаковки отсутствуют фрагменты поврежденного товара (осколки разбитого стекла и т.п.) подлежат рассмотрению и предъявлению Производителю сотрудником КРО.

11. Претензии по качеству погрузки товара на транспортное средство предъявляются в момент погрузки товара на складе Поставщика. При отсутствии предъявленных претензий вся ответственность за качество погрузки возлагается на Покупателя или Перевозчика.

Каков порядок документального оформления возврата бракованного товара поставщику, в частности, оформления первичных документов, а также отражение в бухгалтерском учете данных операций?

4 сентября 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок документального оформления операций по возврату бракованного (некачественного) товара поставщику и отражение данных операций в бухгалтерском учете организации зависит от момента выявления брака, в частности до принятия такого товара к учету (до перехода права собственности на него) или после.
Если бракованный (некачественный) товар выявлен до принятия товаров к учету, то организация-покупатель составляет и направляет в адрес поставщика: акт о выявленных расхождениях, претензионное письмо и расходную накладную на возврат товаров поставщику с пометкой «возврат товара». При этом до момента возврата бракованных (некачественных) товаров поставщику эти товары учитываются на забалансовом счете 002.
Если бракованный (некачественный) товар выявлен организацией-покупателем после принятия этих товаров к учету, то возврат такого товара оформляется как обратная реализация. При этом в адрес поставщика покупатель выставляет: акт о выявленных недостатках, претензионное письмо, товарную накладную или иной документ, применяемый им для реализации товаров, а также счет-фактуру. При этом в бухгалтерском учете возврат бракованного товара покупатель отражает проводками, соответствующими обычной реализации.

Обоснование вывода:
В первую очередь необходимо отметить, что определение брака продукции не содержится в бухгалтерском законодательстве, но по своей сути брак представляет не что иное, как продукцию, которая в силу своего низкого качества не может быть использована по прямому назначению или ее использование связано с дополнительными расходами по исправлению дефектов.
Продажа изготовленной продукции осуществляется, как правило, по договорам купли-продажи. Разновидностью такого договора является также договор поставки.
В соответствии с нормами ст. 513 ГК РФ установлена обязанность покупателя по принятию товаров. Покупатель (получатель) товаров в соответствии с п. 2 ст. 513 ГК РФ обязан в срок, определенный законом, договором поставки или обычаями делового оборота, проверить количество и качество принятых товаров. Порядок приемки товаров может быть установлен, в частности, договором поставки. О выявленных несоответствиях и недостатках товаров покупатель (получатель) обязан незамедлительно уведомить поставщика.
В соответствии со ст.ст. 469 и 475 ГК РФ в ГК РФ содержится перечень ситуаций, в которых покупатель вправе отказаться от исполнения своих обязательств по договору, вернуть товар поставщику и потребовать возврата денежных средств, если товар был оплачен. К таким ситуациям относится, в частности, поставка товара ненадлежащего качества.
Как следует из п. 2 ст. 475 ГК РФ, в случае существенного нарушения требований к качеству товара (обнаружения неустранимых недостатков, недостатков, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, либо проявляются вновь после их устранения, и других подобных недостатков) покупатель вправе по своему выбору:
— отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы;
— потребовать замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору.
Если товар возвращается продавцу по перечисленным обстоятельствам, то можно говорить о том, что продавец не исполнил договор поставки надлежащим образом, поэтому, по сути, в указанных ситуациях происходит частичное или полное расторжение договора поставки (купли-продажи).
При этом отменяется изначальный переход права собственности на данный товар от поставщика к покупателю.
Смотрите также постановления Девятнадцатого ААС от 08.12.2011 N 19АП-4037/11, ФАС Московского округа от 05.04.2010 N КА-А40/2672-10, от 28.01.2010 N КА-А40/14851-09, от 06.07.2009 N КА-А40/2935-09, ФАС Поволжского округа от 03.06.2009 N А65-10290/2008, от 14.05.2008 N А55-15140/2007, ФАС Северо-Западного округа от 01.06.2009 N А66-7216/2008, от 07.11.2008 N А56-6327/2008, письма Минфина России от 02.06.2010 N 03-03-06/1/370, от 03.06.2010 N 03-03-06/1/378, от 05.02.2010 N 03-03-06/1/51, ФНС России от 26.10.2012 N ОА-4-13/18182.
Отметим, что в случае если возвращается товар, уже принятый к учету (т.е. когда факт перехода права собственности на товар подтвержден соответствующими первичными документами), то возврат такого товара рассматривается как заключение сторонами нового договора купли-продажи (поставки), в соответствии с которым право собственности на товар передается первоначальному владельцу товара (поставщику) (смотрите, например, п. 4 письма ФНС России от 26.10.2012 N ОА-4-13/18182, постановление ФАС Дальневосточного округа от 27.03.2008 N Ф03-А24/08-2/710). При этом сторонами оформляются первичные документы, сопровождающие приемку-передачу товара и подтверждающие новый переход права собственности на товар.
Соответственно, если бракованный (некачественный) товар на учет не принят, имеется в виду частичное принятие на учет товаров, поступивших от поставщика, то речь идет о частичном расторжении договора поставки (купли-продажи). И при возврате такого товара считается, что право собственности на товар, не соответствующий условиям договора, не перешло к покупателю.
Таким образом, в целом, существуют два случая, когда выявляется бракованный (некачественный) товар:
— некачественный товар выявляется до принятия на учет товаров, поступивших от поставщика и до перехода права собственности на него;
— некачественный товар выявляется после принятия товаров на учет покупателем и право собственности на такой товар перешло к покупателю.
Как следует из вопроса, организация выявила бракованный (некачественный) товар до принятия товаров на учет и планирует вернуть его поставщику.
Поставщик же настаивает на принятии всей партии товара на учет, в том числе и бракованного (некачественного), с последующим его возвратом поставщику.
По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации вопрос о правильности того или иного подхода не стоит. Поскольку вне зависимости от того, в какой момент был выявлен бракованный (некачественный) товар — до принятия к учету всей партии или после, покупатель вправе вернуть бракованный (некачественный) товар поставщику и требовать либо возврата денежных средств, либо замены на качественный товар.
Вместе с тем, учитывая последовательность и логику развития событий в рассматриваемой ситуации, поскольку бракованный (некачественный) товар был выявлен все-таки до принятия всей партии товара к учету, полагаем, что организация-покупатель вправе не принимать к учету бракованный (некачественный) товар и настаивать на его возврате, а также замене на качественный товар или возврате денежных средств.
Если же организация-покупатель примет решение пойти навстречу поставщику и принять к учету всю партию товара, то она также не лишается своего права настаивать на возврате бракованного (некачественного) товара, а также замене на качественный товар или возврате денежных средств.
При этом документальное оформление рассматриваемых действий в обоих случаях отличается и будет таким, как описано ниже.

Документальное оформление

В первую очередь отметим, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
В силу п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Соответственно, формы первичных документов могут быть разработаны хозяйствующим субъектом самостоятельно.
При этом на основании п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов должны содержать обязательные установленные реквизиты.
При этом с 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).
Соответственно, каждая организация может самостоятельно разработать и утвердить в своей учетной политике формы первичных учетных документов, которые она будет использовать, либо применять используемые ранее формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвердив их своим приказом.
Возврат бракованного товара осуществляется в соответствии с порядком, установленным договором поставки (смотрите, например, постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.12.2016 N 17АП-17424/16 и Арбитражного суда Уральского округа от 12.10.2015 N Ф09-7183/15 по делу N А60-267/2014).
При отсутствии в договоре условий возврата бракованной продукции следует исходить из положений ГК РФ о купле-продаже (гл. 30 ГК РФ).
В соответствии с п. 2.1.7 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации), в случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.
Таким образом, в случае выявления некачественного товара организация-покупатель должна оформить соответствующие документы, порядок оформления которых зависит от того, в какой момент был выявлен бракованный товар:
— до принятия на учет товаров покупателем (до перехода права собственности к покупателю);
— после принятия товаров на учет покупателем (после перехода к покупателю права собственности на товар).
Рассмотрим данные варианты более подробно.
Если товар несоответствующего качества выявлен в момент приемки товара на склад, то покупатель должен оформить претензию поставщику, а также акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ (форма ТОРГ-2).
Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
На основании соответствующего акта покупателем составляется претензия поставщику. Унифицированной формы претензионного письма не установлено, и организации следует разработать форму такого письма самостоятельно.
Порядок и форма выставления такой претензии должны быть установлены договором.
Соответственно, претензия может быть составлена в произвольной форме, но при этом она должна содержать следующие данные:
— ссылку на договор;
— вид некачественного товара, номер партии и упаковки;
— ссылку на акт о браке;
— требования покупателя относительно бракованного товара;
— вывод независимой экспертизы (если она проводилась);
— в чем состоит брак и его причины;
— количество некачественного товара;
— требования покупателя относительно бракованного товара (возврат, замена и т.п.).
В п. 2.1.9 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5, указано, что покупатель при возврате продавцу некачественных товаров оформляет в его адрес расходную накладную.
Соответственно, возврат некачественного товара поставщику организация может оформлять в том числе расходной накладной.
Форма расходной накладной на сегодняшний день законодательно не установлена, поэтому для оформления возврата товаров покупатель может использовать самостоятельно утвержденную форму (при соблюдении требований ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Кроме того, при закреплении в учетной политике использования унифицированных форм первичных учетных документов при возврате товара может оформляться накладная на отпуск материалов на сторону (по форме М-15) или товарная накладная (по форме N ТОРГ-12).
На накладной целесообразно сделать пометку «Возврат товаров».
Таким образом, в случае обнаружения покупателем при приемке товаров несоответствия поставляемых товаров условиям договора по качеству (при обнаружении бракованных товаров) покупатель оформляет:
— акт об установленном расхождении по количеству и качеству (покупатель вправе применить формы N ТОРГ-2 (для российских товаров), N ТОРГ-3 (для импортных товаров), подписанный специально созданной комиссией;
— претензионное письмо с приложением акта об установленном расхождении по количеству и качеству;
— письмо-согласие с претензией поставщика или согласие, подтвержденное иным образом (согласно условиям конкретного договора);
— товарную накладную с пометкой «на возврат» (может быть применена форма N ТОРГ-12, если данная форма утверждена в организации в качестве первичного документа (письмо УФНС России по г. Москве от 21.09.2012 N 16-15/089421@). Или, например, накладная по форме М-15, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 21.09.2012 N 16-15/089421@).
В ситуации, если бракованный (некачественный) товар выявляется после принятия всей партии товаров, поступивших от поставщика (вариант, на котором настаивает поставщик), документальное оформление возврата такого товара имеет определенные особенности.
Так, в письме УФНС России по г. Москве от 18.04.2008 N 20-12/037667 было сказано, что после завершения процедуры передачи товара право собственности на него переходит к покупателю. Последующее изменение собственника влечет налоговые последствия в виде признания операции по передаче товара реализацией. Процесс перехода прав собственности на товар определяется по мере подписания первичных документов, подтверждающих соблюдение условий приемки-передачи товара.
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах УФНС России по г. Москве от 19.04.2007 N 19-11/036207, от 19.04.2007 N 19-11/36207.
Соответственно, если возврат товара осуществляется по соглашению сторон договора, после его приемки покупателем и подписания соответствующих первичных документов, то будет иметь место обратная реализация этого бракованного (некачественного) товара.
В случае оформления возврата товаров в качестве обратной реализации покупатель отражает в своем налоговом учете доход от реализации (ст. 249 НК РФ) и расход в виде стоимости реализованных товаров (пп. 3 п. 1 ст. 268, ст. 320 НК РФ).
Фактически финансовый результат будет равен нулю с учетом позиции ФНС, отраженной в письме от 17.07.2009 N 3-2-06/77.
Аналогичная позиция применительно к НДС и порядку выставления счетов-фактур прослеживается и в письмах Минфина России от 07.04.2015 N 03-07-09/19392, от 01.04.2015 N 03-07-09/18038.
Смотрите также постановление Пятнадцатого ААС от 04.09.2015 N 15АП-4261/15.
Таким образом, в случае обнаружения покупателем несоответствия поставляемых товаров условиям договора по качеству (при обнаружении бракованных товаров) после принятия их к учету покупатель оформляет:
— акт о выявленных недостатках (браке) (покупатель вправе применить формы N ТОРГ-2 (для российских товаров), N ТОРГ-3 (для импортных товаров), подписанный специально созданной комиссией;
— претензионное письмо с приложением акта о выявленных недостатках (брака);
— письмо-согласие с претензией поставщика или согласие, подтвержденное иным образом (согласно условиям конкретного договора);
— товарную накладную (форма N ТОРГ-12) или иной документ, в соответствии с учетной политикой покупателя применяемый им для реализации товаров;
— счет-фактуру от покупателя на «обратную» реализацию поставщику бракованного (некачественного) товара.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете организации-покупателя порядок отражения возврата некачественного товара зависит от того, обнаружен брак непосредственно при приемке товара или после его принятия на балансовый учет организации.
В соответствии с п. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н, Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, приобретенные товары принимаются на учет с отражением на счете 41 «Товары» по фактической себестоимости, равной договорной цене товара (без учета НДС).
Если брак обнаружен при приемке товара, то бракованный товар принимается к учету на забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» в оценке согласно товаросопроводительным документам (простой записью по дебету счета 002). При возврате товара поставщику стоимость товара списывается с забалансового учета простой записью по кредиту счета 002.
При выявлении брака не всей партии приобретенных ценностей, а только их части, по дебету счета 002 отражается только часть бракованных материалов (товаров), а ценности надлежащего качества принимается к учету с отражением на счетах 10 «Материалы» и 41 «Товары» соответственно.
Если возврат бракованного (некачественного) товара происходит после принятия его к учету, в качестве обратной реализации покупатель отражает в бухгалтерском учете проводки, соответствующие обычной реализации.
При этом на стоимость бракованного товара покупатель предъявляет поставщику претензионное письмо.
Расчеты по претензиям учитываются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 02 «Расчеты по претензиям».
На основании Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 N 32н, доходы от реализации товаров признаются в качестве доходов организации от обычных видов деятельности.
В регистрах бухгалтерского учета покупателя — плательщика НДС будут отражены следующие операции:
Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 02 «Расчеты по претензиям» Кредит 90, субсчет «Выручка» — отражена стоимость отгруженных товаров, подлежащих возврату поставщику;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «НДС» — начислен НДС со стоимости отгруженных материалов;
Дебет 90, субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 41 — списана стоимость возвращенного товара.
В целях избежания претензий со стороны налоговых органов во время налоговой проверки, а также конфликтов с поставщиком по вопросу документального оформления обнаруженного брака рекомендуется при заключении договора поставки (купли-продажи) четко прописать порядок возврата и порядок перехода права собственности в случае выявления бракованного товара.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
— Энциклопедия решений. Возврат товара продавцу (поставщику).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Организация-покупатель (общая система налогообложения) возвращает товар (качественный и некачественный), принятый на учет, поставщику, который находится на спецрежиме.
Каковы документальное оформление, учет и налогообложение операций по возврату товара?

7 сентября 2016

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
При возврате некачественного товара у организации налогооблагаемого дохода не возникает. В данном случае также нет необходимости выставлять счет-фактуру с выделенной суммой НДС. Доходов и расходов при выбытии некачественных товаров в бухгалтерском учете не возникает.
При возврате качественного товара организации необходимо в целях исчисления налога на прибыль определить доход от реализации, а также исчислить НДС со стоимости возвращаемых товаров. В бухгалтерском учете выбытие качественных товаров оформляется как обычная реализация.

Обоснование позиции:
Гражданский кодекс РФ содержит ограниченный перечень случаев, когда покупатель вправе отказаться от исполнения своих обязательств по договору, вернуть товар продавцу и потребовать возврата денежных средств, если товар был оплачен. К таким случаям относится поставка товара:
— в количестве меньшем, чем установлено договором купли-продажи (ст.ст. 465 и 466 ГК РФ);
— в ассортименте, не соответствующем договору купли-продажи (ст.ст. 467 и 468 ГК РФ);
— ненадлежащего качества (ст.ст. 469 и 475 ГК РФ);
— в нарушенной таре или упаковке (ст.ст. 481 и 482 ГК РФ);
— несоответствующей комплектации (ст.ст. 479 и 480 ГК РФ).
Так, в соответствии с п. 1 ст. 518 ГК РФ покупатель (получатель), которому поставлены товары ненадлежащего качества, вправе предъявить поставщику требования, предусмотренные ст. 475 ГК РФ, за исключением случая, когда поставщик, получивший уведомление покупателя о недостатках поставленных товаров, без промедления заменит поставленные товары товарами надлежащего качества.
В свою очередь, ст. 475 ГК РФ определено: если недостатки товара не были оговорены продавцом, покупатель, которому передан товар ненадлежащего качества, вправе по своему выбору потребовать от продавца:
— соразмерного уменьшения покупной цены;
— безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок;
— возмещения своих расходов на устранение недостатков товара.
В случае существенного нарушения требований к качеству товара (обнаружения неустранимых недостатков, недостатков, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, либо проявляются вновь после их устранения, и других подобных недостатков) покупатель вправе по своему выбору:
— отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы;
— потребовать замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору.
В письме ФНС России от 26.10.2012 N ОА-4-13/18182 (Вопрос 4) налоговое ведомство высказало свою позицию по операциям возврата качественного и некачественного товара. Правда, в нем рассматривались налоговые последствия такого возврата для продавца.
Так, в частности, налоговики пояснили, что при возврате товара ненадлежащего качества договор купли-продажи считается расторгнутым и реализация не состоявшейся.
Если же возврат товара обусловлен иной причиной, то это означает, что продавец исполнил свои обязательства по договору купли-продажи надлежащим образом и право собственности на товар перешло к покупателю. Если право собственности перешло к покупателю, то вернуть товар первоначальному владельцу товара (поставщику) покупатель может только на основании отдельного договора купли-продажи (поставки), в котором он уже сам выступает продавцом. То есть при возврате качественного товара происходит обратная реализация, которая влечет за собой соответствующие налоговые последствия (смотрите также письма Минфина России от 02.06.2010 N 03-03-06/1/370, от 03.06.2010 N 03-03-06/1/378, от 05.02.2010 N 03-03-06/1/51, УФНС России по г. Москве от 11.03.2012 N 16-15/020516@, МНС по Московской области от 26.03.2004 N 06-22/2264).
К выводу о том, что возврат некачественного товара не является его «обратной реализацией», приходят и судьи (смотрите, например, постановления АС Северо-Кавказского округа от 28.09.2015 N Ф08-6261/15 по делу N А63-2533/2014, Первого арбитражного апелляционного суда от 24.02.2015 N 01АП-3589/14, ФАС Московского округа от 05.04.2010 N КА-А40/2672-10, от 28.01.2010 N КА-А40/14851-09).
Отметим, что для возврата качественного товара необязательно заключать отдельный договор. Условия возврата такого товара в силу свободы договора (ст. 421 ГК РФ) могут быть предусмотрены самим договором поставки.

Возврат некачественного товара

Налог на прибыль

Согласно п. 1 ст. 248 НК РФ к доходам в целях налогообложения прибыли относятся:
— доходы от реализации товаров (работ, услуг) и имущественных прав, определяемые в порядке, установленном ст. 249 НК РФ;
— внереализационные доходы, которые определяются в порядке, установленном ст. 250 НК РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 249 НК РФ доходом от реализации признается, в частности, выручка от реализации товаров, как собственного производства, так и ранее приобретенных. В свою очередь, в силу п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров признается передача на возмездной или безвозмездной основе права собственности на товары.
В рассматриваемой ситуации покупатель возвращает некачественный товар и требует вернуть за него ранее уплаченную сумму, что свидетельствует об отказе покупателя от исполнения договора. В таком случае, как мы отмечали выше, договор (в части возвращенного некачественного товара) считается недействительным, а переход права собственности на товар — неосуществившимся.
Иными словами, стороны возвращаются в исходное положение. При отсутствии факта реализации товара продавцом не может быть произведена и «обратная» реализация некачественного товара покупателем при его возврате.
При этом расторжение договора поставки следует рассматривать как самостоятельную хозяйственную операцию.
Таким образом, при передаче товара поставщику (п. 3 ст. 271, п. 1 ст. 39 НК РФ) у налогоплательщика-покупателя в данном случае дохода от реализации не образуется. Внереализационного дохода также не возникает, так как при возврате поставщиком ранее уплаченных покупателем сумм у последнего отсутствует какая-либо экономическая выгода (ст. 41 НК РФ).
В такой ситуации при выбытии возвращаемых товаров расходы в виде их стоимости не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252, пп. 2, пп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).
В случае, если были приобретены некачественные материальные ценности (не товары для перепродажи) и их стоимость была учтена в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, при вовлечении их в производство (п. 2 ст. 272 НК РФ), то при возврате таких материалов поставщику организации следует откорректировать налоговую базу по налогу на прибыль на их стоимость.

НДС

В общем случае покупатель, являющийся плательщиком НДС, при отгрузке возвращаемых некачественных товаров, принятых им на учет, обязан выставить продавцу этих товаров соответствующий счет-фактуру (письма Минфина от 07.04.2015 N 03-07-09/19392, от 01.04.2015 N 03-07-09/18038, от 21.05.2012 N 03-07-09/58, от 16.05.2012 N 03-07-09/56, от 13.04.2012 N 03-07-09/34, от 27.03.2012 N 03-07-09/29, от 02.03.2012 N 03-07-09/17, от 27.02.2012 N 03-07-09/11, от 20.02.2012 N 03-07-09/08, ФНС России от 11.04.2012 N ЕД-4-3/6103@). Причем факт выставления счета-фактуры не свидетельствует об отражении «обратной» реализации в учете покупателя, а просто реализует механизм применения п. 5 ст. 171 и п. 4 ст. 172 НК РФ продавцом (смотрите также решение ВАС РФ от 30.09.2008 N 11461/08).
В письме Минфина России от 29.11.2013 N 03-07-11/51923 разъясняется, что при возврате товаров, принятых покупателем — плательщиком НДС на учет, НДС не восстанавливается на основании пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, а начисляется как при реализации товаров (смотрите также письмо Минфина России от 03.06.2015 N 03-07-11/31971, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.04.2016 N 09АП-10005/16).
Из разъяснений, представленных финансовым ведомством в письме Минфина России от 09.02.2015 N 03-07-11/5176, следует, что налоговая база при возврате товаров определяется исходя из стоимости товаров, по которой они были реализованы поставщиком.
В рассматриваемой ситуации поставщиком является налогоплательщик, применяющий специальный режим налогообложения. Такие налогоплательщики не признаются плательщиками НДС (п. 3 ст. 346.1, п.п. 2, 3 ст. 346.11, п. 4 ст. 346.26, п. 11 ст. 346.43 НК РФ). Поэтому при реализации товаров не исчисляют НДС и не выставляют счетов-фактур. То есть при приобретении некачественных товаров организация «входной» НДС к вычету не принимала.
Учитывая данные обстоятельства, в письме Минфина России от 10.11.2015 N 03-07-09/64631 специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что при возврате некачественных товаров продавцу, применяющему, в частности, упрощенную систему налогообложения, налогоплательщик выставлять счета-фактуры с выделением суммы НДС не должен.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации при возврате некачественного товара, ранее принятого на учет, организация исчислять и уплачивать НДС не должна. Не требуется также выставлять счет-фактуру.

Бухгалтерский учет

При возврате некачественного товара доходов от обычных видов деятельности и прочих доходов не возникает (п.п. 2, 4, 5, 12 ПБУ 9/99 «Доходы организации», далее — ПБУ 9/99). Не возникает также и расходов в виде стоимости выбывающих товаров (п.п. 2, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», далее — ПБУ 10/99).
Возврат покупателем поставщику некачественных товаров (материалов) отражается в учете следующими записями:
Дебет 76, субсчет «Расчёты по претензиям» Кредит 41 (10)
— произведен возврат поставщику некачественных товаров (материалов);
Дебет 51 Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям»
— от поставщика получены денежные средства за возвращенный некачественный товар (материал). Платежное поручение и банковская выписка являются подтверждением погашения обязательства по претензии поставщиком.
Частью 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) установлено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. С 01.01.2013 упразднена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании иных федеральных законов (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).
Тем не менее организация вправе применять используемые ранее формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвердив их своим приказом, либо самостоятельно разработать и утвердить в своей учетной политике формы первичных учетных документов, которые она будет использовать при оформлении фактов хозяйственной жизни. Все первичные документы должны содержать реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Основанием для удовлетворения требований покупателя будет претензия, необходимость составления которой следует из норм ст.ст. 475, 477, п. 1 ст. 518 ГК РФ.
Юридическим основанием для предъявления претензий поставщику является акт, подписанный специально созданной комиссией (смотрите также п. 2.1.7 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5).
Таким образом, основанием для списания с учета стоимости некачественных товаров (материалов) могут быть следующие документы (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 21.09.2012 N 16-15/089421@):
— акт об установленном расхождении по количеству и качеству, подписанный специально созданной комиссией (за основу может быть принят акт по форме N ТОРГ-2, утвержденный постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);
— претензионное письмо (в котором следует указать сведения о реквизитах договора, об акте расхождений по количеству и качеству, а также требования, которые покупатель предъявляет поставщику) с приложением акта об установленном расхождении по количеству и качеству;
— письмо-согласие с претензией поставщика или согласие, подтвержденное иным образом (согласно условиям конкретного договора);
— товарная накладная с пометкой «на возврат» (например, по форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132).

Возврат качественного товара

Как мы уже ранее отметили, возврат качественного товара поставщику следует рассматривать как реализацию. В данной ситуации бывший покупатель выступает в роли продавца возвращаемого товара, а бывший поставщик — в роли покупателя данного товара.

Налог на прибыль

На дату перехода права собственности на возвращаемые товары к бывшему поставщику организация — бывший покупатель определяет доход от реализации исходя из стоимости возвращаемых товаров, указанной в договоре без НДС (п. 1 ст. 248, п.п. 1, 2 ст. 249, п. 3 ст. 271, п. 1 ст. 39 НК РФ).
В этот момент доходы от реализации уменьшаются на стоимость возвращенных товаров (пп. 3 п. 1 ст. 268, абзац 2 ст. 320 НК РФ).

НДС

На основании п. 1 ст. 146 НК РФ бывший покупатель при передаче качественного товара бывшему поставщику обязан исчислить НДС (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ) со стоимости данного товара (п. 1 ст. 154 НК РФ), предъявить его бывшему поставщику (п. 1 ст. 168 НК РФ) и выставить соответствующий счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, письма Минфина России от 07.04.2015 N 03-07-09/19392, от 01.04.2015 N 03-07-09/18038, от 30.03.2015 N 03-07-09/17466).
Отметим, что цена договора определяется по соглашению сторон (ст. 424 ГК РФ). Это значит, что бывший покупатель может продать бывшему поставщику товар по той цене, которая будет ими согласована. При этом требование о соответствии этой цены закупочной законом не установлено.
Применять расчетную ставку налога (извлекать сумму НДС из первоначально установленной цены) покупатель не вправе, поскольку законом установлен исчерпывающий перечень случаев применения расчетной ставки (п. 4 ст. 164 НК РФ).
Учитывая правовую позицию Президиума ВАС РФ (постановление от 29.09.2010 N 7090/10), покупатель, возвращающий товар, может в принудительном порядке взыскать с поставщика сумму НДС.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете операция при возврате качественного товара должна быть отражена как обычная поставка товара:
Дебет 62 Кредит 90, субсчет «Выручка»,
— отгружен товар бывшему поставщику;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС;
Дебет 90, субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 41
— списана стоимость товара.
Если приобретенные товары учитывались в организации как материалы, то доход от их реализации учитывается в составе прочих доходов (абзац 6 п. 7 ПБУ 9/99), а их стоимость списывается в прочие расходы (абзац 5 п. 11 ПБУ 10/99):
Дебет 62 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы»
— отгружены материалы бывшему поставщику;
Дебет 91, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 10
— списана стоимость материалов.
Возврат качественного товара оформляется накладной (может быть использована накладная по форме N ТОРГ-12, письмо УФНС России по г. Москве от 21.09.2012 N 16-15/089421@).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества

Новый закон о возврате товара поставщику 2019 – последние новости

Новый закон предусматривает изменение правил возврата. Как и прежде, взаимодействие осуществляется по договору поставки. Стороны в свободной форме заключают соглашение о сотрудничестве на определенных (не противоречащих ГК РФ) условиях.

Обратите внимание! Изменения внесены относительно товаров с небольшим сроком годности. Для магазина возврат продуктов, со сроком реализации до 30 дней, стал невозможен.

Запрет на возврат товара поставщику обусловлен необходимостью уравнять условия работы на российском рынке для иностранных и отечественных поставщиков. До его принятия риски и расходы по непроданным скоропортящимся продуктам (например, молочной продукции) несли только отечественные производители.

Розничная торговля иногда злоупотребляла своим правом возврата. Для расширения спроса представители торговых сетей шли по пути наименьшего сопротивления. Они заказывали много и бесплатно, заранее зная, что данный объем не будет продан. Продукцию брали на реализацию и возвращали, не неся за просрочку ответственности.

Постановлением правительства затраты на утилизацию просрочки возложены на торговые точки. Это заставляет товароведов реально оценивать спрос, заказывать не больше необходимого объема.

Новые правила касаются оформления документации. Ситуация зависит от того, чей товар по факту на момент возврата. Имеет значение и причина.

Возврат качественного нереализованного товара

Возврат качественного товара поставщику фискальные органы рассматривают как полноценный процесс купли-продажи. В данном случае продавец выступает в роли поставщика, а поставщик покупает обратно «свой» продукт.

Процесс обратной реализации сопровождают следующими документами:

  • товарная накладная по форме ТОРГ-12;
  • счет-фактура с указанием в качестве поставщика реквизитов организации, которая возвращает.

Акт ТОРГ-2 заполнения не требует, поскольку процесс осуществляется без претензий. Основанием для возврата продукции надлежащего качества служит предварительная договоренность сторон, зафиксированная в договоре. Бухгалтерская проводка по 1С оформляется как обратная продажа.

Возврат некачественного бракованного товара

Основания для признания товара некачественным:

  • нарушенная или несоответствующая требованиям упаковка;
  • видимые повреждения или недостаток;
  • поставка не соответствует условиям договора.

Обратите внимание! По новым правилам, если продавец платит НДС, то документы на возврат товара поставщику корректирует поставщик.

Корректировочный счет-фактура должен быть предоставлен в течение 5 дней в следующих случаях:

Если у Вас остались вопросы или есть жалобы — сообщите нам

  • Покупатель на УСН не платит налог на прибыль согласно закону.
  • Возврат оформляется на некачественный, но оприходованный покупателем товар.

В случае, когда возвращаемый товар был приобретен до введения новой ставки НДС, корректировка составляется на 18% вычета.

Товар не оприходован

Возврат некачественного или бракованного продукта возможен по двум сценариям. Первый – когда право собственности не перешло к продавцу, товар не оприходован проводкой.

Несоответствующие требованиям договора позиции вычеркивают из накладной ТОРГ-12 в присутствии уполномоченного лица поставляющей стороны. Отмена поставщикам части заявки подтверждается подписями представителей и печатью торговой организации.

Товар принят

Сложнее, когда принимающая сторона не может вернуть товар сразу, и вынуждена возвращать его после принятия к учету.

Это может быть:

  • Если поставщик территориально удален, а перевозчик не уполномочен на возврат. Здесь покупатель оформляет акт о несоответствии поставки заявленному качеству по форме ТОРГ-2. Акт составляют в присутствии представителя компании, которая доставила товар. Оформленные позиции принимают на склад, где хранят до момента отправки. Поставщику высылают претензионное письмо и акт несоответствия.
  • Если товар невозможно проверить в момент поставки. Например, брак выявился во время работы техники. Здесь оформляется покупка и обратная продажа.

В случае возврата импортного товара в режиме реэкспорта акт о несоответствии заполняют по форме ТОРГ-3. При этом ввозные госпошлины импортеру платить не требуется. Если они были уплачены, то при вывозе средства будут возвращены.

Образец акта возврата товара поставщику

Бывает, что принимающая сторона не может (например, продавец неопытный, не умеет) заполнить форму ТОРГ-2. Тогда Акт несоответствия товара допустимо составить в произвольной форме.

Потребуется отразить:

  • выявленное несоответствие численности или характеристик товара;
  • написать поставщика;
  • реквизиты ТОРГ-2, по которой принята поставка;
  • реквизиты договора о поставке.

Дальнейшие действия оформляются как сделка купли-продажи между сторонами. Предметом будет спорный товар. Оформляете ТОРГ-12, где в графе «основание» пишите «возврат».

Какими документами оформить возврат товара поставщику с 1 апреля 2019 г

В оформлении документов радикальных изменений нет.

Потребуются:

  • договор поставки;
  • счет-фактура;
  • по договоренности – товарная накладной по форме ТОРГ-12 (плюс акт при некачественной продукции);
  • по претензии – форма ТОРГ-2.

Товарную накладную и акт на брак заменяют УПД (универсальным документом), если это утверждено в учетной политике компании.

Обратите внимание! Акт возврата некачественного товара заверяют обе стороны. Если это не руководители, то уполномоченные представители должны иметь соответствующую доверенность.

Кроме вышеперечисленных документов, каждый случай возврата сопровождается рекламацией, где указывают причины. Оформляют документ на фирменном бланке в виде письма юридического лица.

Правильно оформить возврат товара поставщику в 2019 году помогут прилагаемые образцы документов.

Образец письма на возврат товара поставщику

Накладная на возврат товара поставщику – скачать бланк

Как вернуть деньги

Не всегда процесс получения денежных средств проходит гладко. Поставщик может отказаться, мотивируя это тем, что претензия необоснованна.

В таком случае придется решать дело в суде. Для суда важно иметь убедительные аргументы в пользу вашей позиции.

Доказать правоту и вернуть деньги помогут:

  • фото и видео материалы, которые сделаны в момент фиксации обнаруженного брака;
  • нотариально заверенные акты несоответствия;
  • обращение в товарно-промышленную палату;
  • результаты независимой экспертизы.

С любых документов снимайте копии и храните до разрешения ситуации. Превентивные меры позволят избежать убытков в случае недобросовестной поставки.

>Оформляем возврат товара поставщику

Когда можно вернуть товар

Взаимоотношения между покупателем и продавцом не всегда развиваются без проблем. Например, может возникнуть ситуация, когда нужно вернуть продукцию, для чего понадобится образец акта возврата товара поставщику. Такое может случиться в следующих ситуациях:

  1. Низкое качество покупки. Покупатель вправе законно вернуть товар, который не отвечает требованиям качества, установленным условиями контракта (договора), согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ, закону № 2300-1 «О защите прав потребителей».
  2. Поставка не соответствует условиям договора. Если продавец по ошибке доставил больше единиц товара, то покупатель возвращает излишки груза (ст. 466 ГК РФ). И наоборот, если организация-покупатель выявляет недостаток, то имеет право вернуть всю партию.
  3. Отгрузка некомплектной продукции. На основании ст. 480 ГК РФ покупатель вправе требовать снижения цены или поставки недостающих деталей товара, в ином случае — вернуть всю партию некомплектных изделий.
  4. Несоответствие ассортимента товара условиям договора продажи. Если продавец поставил продукцию, отличную от спецификации, то принимающая компания может вернуть изделия или всю партию (ст. 468 ГК РФ).
  5. Время поставки товара просрочено. Это также может стать причиной для отказа от груза. Исключение — если принимающая сторона своевременно не известила поставщика об отказе в приемке продукции с просроченным сроком поставки. В таком случае вернуть изделия не получится (ст. 511 ГК РФ).

Какие документы оформлять на возврат товара поставщику

Прежде чем начать процедуру обратной отгрузки продавцу, направьте ему письменное уведомление или попросту письмо (ст. 483 ГК РФ), чтобы согласовать отгрузку. Процедуру необходимо оформить, чтобы исключить спорные ситуации.

ВАЖНО! Если в контракте прописаны условия возвращения продукции или процедура выполняется на законных условиях, то составлять дополнительное соглашение к контракту не нужно. В других случаях необходимо изменить условия договора или провести отдельную сделку, в которой подробно указываются условия обратной передачи купленной продукции поставщику.

Основным документом, подтверждающим факт обратной отгрузки приобретенной продукции, является акт на возврат продукции. Для оформления можно утвердить собственный бланк с учетом специфики учреждения или использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

  • ТОРГ-2 (ОКУД 0330202);
  • ТОРГ-12 (ОКУД 0330212).

Составить акт можно как в письменной, так и в печатной форме. При составлении документа укажите обязательные реквизиты:

  1. Дата и место составления документа.
  2. Полное наименование контрагентов — участников процедуры возврата.
  3. Подробный перечень материалов, изделий, продукции.
  4. Причины проведения процедуры возврата.
  5. Ссылка на документ, подтверждающий законное право покупателя на возвращение продукции. Здесь могут быть указаны результаты независимой экспертизы качества изделий, ссылка на нарушенные пункты договора, спецификации.
  6. Срок и условия обратной передачи материалов (требования покупателя).
  7. Реквизиты и подписи сторон, печати (при их наличии).

Учитывайте правило: подписать акт могут только руководители или уполномоченные представители сторон. Подтвердить полномочия можно доверенностью установленного образца (форма М-2). Документ составляется в необходимом количестве экземпляров, но не менее двух (для поставщика и покупателя). К акту обязательно приложите возвратную накладную, претензионное письмо (письмо-сопровождение), результаты независимой экспертизы качества продукции (при поставке бракованного материала).

Как составить письмо на возврат

Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.

Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:

  1. Данные о заявителе. Укажите наименование организации, которая получила некачественный товар. Также пропишите ИНН и КПП, юридический и фактический адреса компании, если они отличаются. Укажите обязательно контактные данные, например телефон, адрес электронной почты. Также пропишите ответственного работника, с которым можно связаться для решения вопроса. Это намного ускорит решение проблемы.
  2. Информация о получателе. Сначала укажите должность руководителя, наименование организации, которая нарушила условия поставки товара, Ф.И.О. начальника. ИНН, КПП, адрес и телефон укажите в аналогичном порядке.
  3. Наименование документа, например «Письмо на возврат товара» или «Претензия».
  4. Теперь распишите суть вашего обращения. Начните с указания реквизитов договора (контракта, соглашения), условия которого были нарушены. Затем распишите обязательства получателя. То есть пропишите, что должна была исполнить компания по договору. Далее следует написать факты, выявленные в результате поставки (из-за чего пришлось обращаться). Например, укажите, что товар некачественный, поставлена не та продукция, либо иное. Затем обозначьте свои требования. Например, поставить качественный товар, провести замену несоответствующих деталей, компонентов товара или другое. Можно указать конкретный отрезок времени, в течение которого следует устранить недочет.
  5. Приложите копии документов, подтверждающих сложившиеся обстоятельства. Обозначьте подтверждающую документацию в виде перечня приложений к письму на возврат товара. Обязательно приложите акт и накладную на возврат товара.

Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.

Как правильно оформить возврат товара поставщику — документы и основания

Последовательность действий, которые необходимо совершить, чтобы вернуть товар поставщику, зависит от того, по каким основаниям возвращается товар.

Так, товар может быть возвращен, если он:

  • является некачественным (п. 2 ст. 475 ГК РФ);
  • обладает надлежащим качеством, но по каким-либо причинам (например, на его использование могут претендовать сторонние лица, комплект поставки является неполным или ассортимент продукции не соответствует заявленному) покупатель не может его использовать.

В случае когда качество товара является ненадлежащим, составляются необходимые для оформления возврата товара поставщику документы:

  • письмо/претензия о возврате товара;
  • акт о возврате товара поставщику;
  • возвратная товарная накладная по форме ТОРГ-12;
  • акт о выявленных недостатках по форме ТОРГ-2.

Если качество товара является надлежащим, акт о выявленных недостатках не составляется, но остальные документы также необходимы.

Далее расскажем о том, как оформить возврат товара поставщику — образцы документов, необходимых для этого, также приведем.

Документальное оформление возврата товара поставщику при обнаружении недостатков до подписания акта приема-передачи

Если покупатель понял, что товар не отвечает его требованиям, до подписания акта приема-передачи, ему достаточно отказаться от получения товара.

Если некачественной является не весь объем поставки, а только ее часть, можно скорректировать товарную накладную ТОРГ-12, убрав из перечня те позиции, которые не соответствуют требованиям покупателя. Если поставщик может осуществить допоставку товаров и заменить некачественную продукцию, правки в документы можно не вносить вообще, т. к. в этом случае фактическое количество переданных товаров будет соответствовать числу, указанному в накладной. Возвратные документы также оформлять не нужно — на это указывает ст. 518 ГК РФ.

Частным случаем возврата товара, недостатки которого были обнаружены на стадии приемки, является ситуация, когда продукцию доставляет независимая транспортная компания, не имеющая отношения к поставщику. Несмотря на то что товар был признан некачественным до оформления документов, его придется принять по приложенной накладной ТОРГ-12. При этом в присутствии представителя транспортной компании, доставившего груз, необходимо составить также акт по форме ТОРГ-2, указав в нем имеющиеся расхождения по качеству и количеству предполагаемой поставки и фактически привезенного товара.

Оформление возврата товара поставщику при обнаружении недостатков после подписания акта приема-передачи

Если недостатки в полученной продукции были обнаружены после того, как стороны подписали акт приема-передачи, покупателю придется выполнить следующие действия (процедура называется обратной реализацией):

  1. Составить претензию к поставщику, изложив в ней свои требования и указав основания для возврата товара (п. 1 ст. 483 ГК РФ). В случае несоблюдения этого правила поставщик вправе отказаться от приема товаров и удовлетворения требований покупателя (п. 2 ст. 483 ГК РФ). После того как документ будет рассмотрен и получено согласие на удовлетворение просьбы, покупатель может заняться дальнейшим оформлением возвратных документов.
  2. Составить возвратную накладную по форме ТОРГ-12 и отправить ее поставщику. В графе «Основание» при этом необходимо сделать пометку «Возврат товара ненадлежащего качества».
  3. Составить акт по форме ТОРГ-2 и также передать его поставщику.

Если между поставщиком и покупателем заключена договоренность о возврате нереализованного товара, последний может провести обратную реализацию, механизм которой описан выше. Однако претензия в этом случае не составляется и акт по форме ТОРГ-2 не заполняется, т. к. качество передаваемого на возврат товара является надлежащим.

Претензия о возврате товара (форма, образец)

Претензия о возврате товара может быть составлена в произвольной форме, без использования специальных бланков. В качестве основы для составления документа можно использовать приведенный ниже образец.

Генеральному директору

ООО «МеталлПром»

Васютину С. П.

Юр. адрес: Екатеринбург, ул. Трынова, д. 12

ИНН 2010489630, ОГРН 3265981047814

от ПАО «Рейл-СМ»

Юр. адрес: Екатеринбург, ул. 1-я Промышленная, стр. 5

ИНН 2598741031, ОГРН 8741204897410

Претензия

ПАО «Рейл-СМ» сообщает, что в соответствии с положениями договора поставки № 541 от 12.02.2018 ваша компания должна была поставить 40 заготовок из нержавеющего листа (сталь 12Х18Н10Т, диаметр — 280 мм, толщина — 20 мм). Вес каждой заготовки, согласно спецификации № 11а, составляет 10 кг. В ходе проведения входного контроля была определена толщина поставленных заготовок, которая составляет 18 мм, что не соответствует условиям заключенного договора № 541 и приложений к нему.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Просим произвести замену несоответствующего товара согласно ст. 468 ГК РФ до 30.03.2018.

Начальник отдела снабжения ПАО «Рейл-СМ» Клинков А. Е.: (подпись)

Заполнение возвратной накладной (процедура, образец)

Процедура заполнения возвратной накладной ничем не отличается от порядка составления обычной товарной накладной, оформляемой при передаче продукции поставщиком покупателю. Документ может быть составлен по унифицированной форме ТОРГ-12, установленной постановлением Госкомстата «Об утверждении…» от 25.12.1998 № 132, или с использованием бланка, разработанного для нужд конкретного предприятия. С 01.01.2013 у организаций и предпринимателей появилось право выбора: они могут как продолжать использование существующих унифицированных форм документации, так и использовать свои внутренние бланки при условии включения в них всех обязательных реквизитов.

В накладной должны быть указаны:

  • реквизиты предприятия, возвращающего товар;
  • реквизиты предприятия-грузополучателя;
  • основание оформления накладной;
  • номер документа и дата его составления;
  • сведения о товаре, возвращаемом поставщику (наименование, единица измерения, количество, цена с учетом и без учета НДС);
  • общая стоимость груза, отпущенного по накладной;
  • подписи представителей предприятия-отправителя и грузополучателя;
  • дата передачи товара.

Скачать образец заполнения товарной накладной, оформляемой при возврате товаров, можно на нашем сайте:

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству (содержание, образец)

Унифицированная форма ТОРГ-2 «Об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» также установлена постановлением Госкомстата № 132.

В акте об установленном расхождении должны быть зафиксированы:

  • наименование организации-составителя, ее адрес и телефон;
  • основание для составления документа (приказ или распоряжение руководства);
  • номер документа и дата его составления;
  • должность лица, утвердившего акт, и его подпись (с расшифровкой);
  • место приемки товара;
  • наименование, номер и дата составления сопроводительных документов, приложенных к товару;
  • наименование документа, которым представитель поставщика был вызван к месту приема товара;
  • наименования, адреса и номера телефонов грузоотправителя, поставщика, покупателя и компании-страховщика;
  • реквизиты документов, на основании которых была произведена поставка товара (договора между поставщиком и покупателем, счета-фактуры и пр.);
  • способ доставки и дата отправления товара;
  • сведения о состоянии транспорта, которым перевозился товар;
  • условия хранения товара на складе получателя до того, как он был вскрыт;
  • дата вскрытия тары;
  • фактическое количество товара, в том числе отнесенного к категории боя/брака;
  • сведения о недостаче/излишках;
  • способ определения количества товара;
  • подписи членов комиссии, составивших акт;
  • подпись главбуха организации и решение ее руководителя.

Скачать образец заполнения формы ТОРГ-2 также можно на нашем сайте по ссылке:

Образец заполнения акта на возврат товара

Факт передачи товара покупателем обратно поставщику должен быть зафиксирован документально. Для этого составляется акт о возврате товара, образец которого приведен ниже:

АКТ возврата товара поставщику

Екатеринбург, 25.03.2018

Мы, начальник отдела снабжения АО «Рейл-СМ» А. Е. Клинков (далее — Покупатель) и генеральный директор ООО «МеталлПром» С. П. Васютин (далее — Поставщик), составили настоящий акт о возврате товара, поставленного по договору поставки № 541 от 12.02.2018:

  1. Покупатель передает, а Поставщик принимает возврат 40 заготовок из нержавеющего листа (сталь 12Х18Н10Т, диаметр — 280 мм, толщина — 18 мм).
  2. Отметки о качестве и состоянии товара, наличии дефектов: товар не соответствует спецификации, приложенной к договору.
  3. Требования покупателя: произвести замену заготовок толщиной 18 мм на заготовки толщиной 20 мм.

Реквизиты сторон

Покупатель: АО «Рейл-СМ»

Юр. адрес: Екатеринбург, ул. 1-я Промышленная, стр. 5

ИНН 2598741031, ОГРН 8741204897410

Клинков А. Е.: (подпись)

Поставщик: ООО «МеталлПром»

Юр. адрес: Екатеринбург, ул. Трынова, д. 12

ИНН 2010489630, ОГРН 3265981047814

Генеральный директор Васютин С. П.: (подпись)

***

Итак, соблюдение порядка оформления возврата товара позволяет покупателю отказаться от использования неподходящего товара и передать его обратно продавцу с соблюдением всех требований законодательства. Перечень документов, которые необходимо подготовить в ходе возврата продукции, включает письменное уведомление поставщика о своем намерении, возвратную накладную (форма ТОРГ-12), акт о возврате товара и акт об установленном расхождении по количеству и качеству (форма ТОРГ-2). Несмотря на то что существуют унифицированные формы таких документов, покупатель может составить их самостоятельно, учитывая особенности своего предприятия.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *