Меню

Представительские расходы

0 комментариев

Учет представительских расходов: все официально

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.

2. Как документально подтвердить представительские расходы.

3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.

Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.

Какие расходы относятся к представительским

Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

  • представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
  • участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Согласно разъяснениям Минфина РФ, затраты на переговоры с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами, также можно включить в состав представительских, при условии, что такие переговоры носят официальный характер и направлены на развитие сотрудничества (Письма Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351). А вот отнести к представительским расходы на проведение переговоров с представителями своих же филиалов и подразделений рискованно: суды, как и налоговые инспекции, такую позицию не поддерживают (Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1). Кроме того, не следует забывать, что расходы на проведение корпоративных мероприятий для своих сотрудников не являются представительскими. Исключением могут быть лишь случаи, когда на корпоративное мероприятие, не носящее развлекательного характера, приглашены представители других организаций (клиентов, деловых партнеров и т.д.), подробнее об этом Вы можете прочитать в статье «Корпоратив для сотрудников – учет для бухгалтера».

В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:

1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.

! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.

Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.

Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам:

  • оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
  • подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
  • организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.

В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).

4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);

— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии. Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:

  • время и место проведения представительского мероприятия;
  • состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика );
  • сумма расходов на организацию мероприятия;
  • итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).

Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

  • приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
  • смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

Образец приказа о проведении представительского мероприятия

Образец сметы представительских расходов

Образец отчета о проведении представительского мероприятия

Налоговый учет представительских расходов

Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.

Общая система налогообложения

Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.

«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.

***

Пример.

Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:

в I квартале:

  • норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
  • норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
  • НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).

в I полугодии:

  • норматив для учета представительских расходов – 27 600,00 руб. ((320 000,00 + 370 000,00) х 4%);
  • норматив больше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету может быть принята оставшаяся часть 7 200,00 руб. (23 600,00 – 3 600,00 – 12 800,00);
  • НДС, подлежащий вычету во II квартале – 1 296,00 руб. (7 200,00 х 18%).

***

Упрощенная система налогообложения

При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.

Дебет счета

Кредит счета

Что входит в понятие «представительские расходы» согласно нормам НК РФ?

Нормы, зафиксированные в п. 2 ст. 264 НК РФ, предполагают выделение среди расходов предприятия особой категории затрат — представительских расходов (ПР). Они могут быть представлены:

  • затратами, связанными с организацией официальных мероприятий (например, деловых завтраков, встреч, переговоров), обслуживанием приглашенных лиц в рамках данных мероприятий;
  • транспортными, буфетными расходами, направленными на обеспечение официальных мероприятий;
  • оплатой услуг, оказанных внештатным переводчиком, если фирма, организующая мероприятие, обращалась к нему за помощью.

Представительские расходы — это указанные выше расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль и понесены налогоплательщиком на организацию приема представителей других организаций, которые участвуют в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, а также для приема участников, которые прибывают на заседание руководящего органа фирмы.

В понятие представительских расходов для целей уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль НК РФ не относит проведение переговоров с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Однако есть 3 письма Минфина РФ, в которых ведомство допускает возможность отнесения затрат на проведение переговоров с клиентами — физическими лицами к представительским расходам (см. письма от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64). Полагаем, что, несмотря на разъяснение Минфина РФ, расходы на проведение переговоров с клиентами (потенциальными клиентами) — физическими лицами безопаснее рассматривать не как представительские, а как другие обоснованные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Представительские расходы и налог на прибыль

Представительские расходы — как эти расходы участвуют в расчете налога на прибыль? Главная особенность ПР в том, что они могут быть использованы фирмой, работающей на ОСН, для уменьшения налогооблагаемой базы. Но не полностью: в п. 2 ст. 264 НК РФ установлен лимит их применения в отмеченных целях, составляющий 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.

Как добиться максимально эффективного использования представительских расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, читайте в статье «В каком размере нормируются представительские расходы в 2017-2018 годах».

Перечень затрат на оплату труда определен в ст. 255 НК РФ. Он является закрытым, равно как и перечень собственно представительских расходов, который приведен в НК РФ.

Для целей налогообложения прибыли представительские расходы должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК РФ:

  • быть экономически обоснованными;
  • быть документально подтвержденными.

Нюансы включения представительских расходов в налоговую базу по прибыли и принятия к вычету НДС, относящегося к этим расходам, рассмотрены в статье «Представительские расходы и налог на прибыль».

Главный признак экономической обоснованности ПР — их осуществление в целях, определенных п. 2 ст. 264 НК РФ, то есть в целях установления или поддержания деловых связей между фирмой-налогоплательщиком и ее деловыми партнерами. Как документально подтвердить представительские расходы, рассмотрим чуть позже, а сейчас разберем примеры расходов, которые организации иногда ошибочно включают в состав представительских.

Что не входит в состав представительских расходов организации?

Некоторые организации включают в состав рассматриваемых расходов те затраты, которые связаны с официальными мероприятиями, но с точки зрения НК РФ не классифицируются как представительские. В частности, не могут быть отнесены к представительским, исходя из положений п. 2 ст. 264 НК РФ:

  • расходы на организацию развлечения гостей;
  • предоставление гостям медицинских сервисов.

Представительские расходы — как эти расходы не превысить, отнеся к ним неправомерные затраты? В целом при определении перечня ПР можно ориентироваться на простое правило, по которому расходы не следует относить к представительским, если:

1. Они прямо не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ.

2. Они не разрешены к включению в представительские расходы правовыми актами ФНС или Минфина.

Так, в письме Минфина РФ от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136 указано, что покупка сувениров для гостей официального мероприятия не должна рассматриваться как ПР. Однако для сувениров с нанесенной символикой организации ИФНС и суды Москвы и области делают исключение (см. письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2, постановления ФАС Московского округа от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10 по делу № А40-55061/10-99-250, ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).

Не могут быть классифицированы как ПР затраты, понесенные в рамках мероприятий, которые не имеют официального характера, например неформальный ужин с партнерами в ресторане (письмо ФНС по Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338).

Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухгалтерского учета?

Стоит отметить, что ПР — категория, характеризующая только налоговый учет. В бухучете данные затраты никак не квалифицируются. На практике бухгалтерский учет подобных сумм осуществляется с применением норм ПБУ 10/99. В соответствии с ними, расходы фирмы по обычным видам деятельности должны разделяться:

  • на материальные;
  • те, что связаны с оплатой труда и с социальными отчислениями;
  • расходы по амортизации,
  • прочие затраты.

Итак, представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухучета? По своему экономическому смыслу ПР более всего подходят под категорию прочих затрат. При этом их перечень в бухучете фирма может определять самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

А теперь рассмотрим следующий вопрос: «Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения отражения проводок по ним в бухучете?» Чаще всего соответствующие проводки регистрируются с применением счетов 26 или 44. Первый счет в основном задействуется промышленными фирмами, второй — торговыми. В НКО чаще всего применяется счет 86. Безусловно, при осуществлении бухгалтерского учета ПР важно также правильно соблюсти последовательность проводок с точки зрения отражения этапов оборота денежных средств. На практике они могут быть представлены:

  • выдачей средств из кассы предприятия подотчетным лицам в целях расходования в рамках официальных мероприятий — Дт 71 Кт 50;
  • оказанием услуг поставщиком — Дт 26 Кт 60;
  • получением авансового отчета от лица, по которому оно потратило полученные денежные средства по назначению (в целях оплаты услуг, перечисленных в п. 2 ст. 264 НК РФ), — Дт 26 Кт 71.

Следующий критерий применения ПР в целях оптимизации налогообложения — их документальное подтверждение.

Подтверждение представительских расходов в 2018 году: документы

Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения их документального подтверждения?

Любые расходы в целях уменьшения налоговой базы, в силу положений п. 1 ст. 252 НК РФ, должны быть документально подтверждены. В НК РФ не отражены перечни документов, посредством которых фирма может удостоверять факты совершения соответствующих расходов.

На практике данными документами чаще всего являются:

  • приказ директора о проведении официального мероприятия;
  • смета расходов в рамках соответствующего мероприятия;
  • отчет о расходах в рамках мероприятия;
  • акт о списании расходов;
  • программа официального мероприятия;
  • договоры с поставщиками услуг, заказанных в целях проведения мероприятия;
  • первичные документы, отражающие расчеты по соответствующим услугам.

В случае если фирма регулярно проводит официальные мероприятия, основным документом, подтверждающим ПР, в ней может быть локальное положение о ПР. Данный документ регламентирует порядок учета соответствующих расходов с конкретной целью — уменьшения налогооблагаемой базы. Если положение о ПР принято в фирме, то указанные выше в списке документы будут дополнять его. При этом они должны составляться на основе форм, утвержденных в качестве приложений к положению о ПР.

Стоит отметить, что перечисленный выше перечень документов, с помощью которых можно подтвердить ПР, сформировался не на основе деловой практики (хотя ее роль в данном случае также важна), а на основе прежде всего нормотворческой. Дело в том, что фактически каждый из рассмотренных выше типов источников был, так или иначе, рекомендован Минфином в письмах, которые ведомство с некоторой периодичностью издает в целях разъяснения порядка учета ПР.

См. «Как правильно оформить представительские расходы — пример?».

Представительские расходы — какие это расходы, по мнению судей?

Известны прецеденты, когда представительскими были признаны расходы, совершенные на основании договора на оказание консультационных услуг, заключенного между фирмой и ее партнером (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.01.2006 № А42-8823/04-28).

Есть у фирм шансы и на признание представительскими тех расходов, что понесены в рамках организации презентаций для представителей СМИ. Так, ФАС Центрального округа в постановлении от 12.01.2006 № А62-817/2005 установил, что компания, организующая деловой семинар, правомерно отнесла к ПР расходы на транспортные услуги для журналистов различных СМИ, которые были приглашены на данный семинар, в то время как ФНС отказалась квалифицировать данные затраты как представительские. Однако в данном случае имело значение то, с какой целью приглашались представители СМИ — для установления делового сотрудничества с печатными изданиями и телекомпаниями, в рамках которого предполагалось размещать на соответствующих медийных площадках рекламу и статьи.

Позиция ФНС и судов несхожа также в отношении признания ПР оплаты проживания приглашенных на официальное мероприятие лиц в гостинице. Налоговики не считают эти расходы представительскими по причине того, что они не включены в перечень затрат, определенный п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235). Но судебный прецедент, по которому ФАС Западно-Сибирского округа вынес постановление от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), свидетельствует о том, что арбитраж может иметь иное мнение по данному вопросу. Тогда суд посчитал, что оплата проживания в гостинице приглашенных лиц все же является ПР, поскольку понятие «обслуживание», зафиксированное в п. 2 ст. 264 НК РФ, можно толковать шире, чем в контексте разновидностей ПР, перечисленных в НК РФ, включая в него и оплату мест в гостинице для гостей официального мероприятия.

Итоги

Ответ на вопрос «Представительские расходы — какие это расходы?» нам дает п. 2 ст. 264 НК РФ. Перечень затрат, определенный в НК, является исчерпывающим: те расходы, что не соответствуют ему, не могут рассматриваться как представительские. Соответствующие затраты фирма может использовать в уменьшение налогооблагаемой базы — в пределах установленных НК РФ норм, а именно 4% от расходов на оплату труда. В рамках бухгалтерского учета ПР включаются в прочие затраты в рамках расходов по обычным видам деятельности.

При упрощенной системе налоговую базу уменьшают лишь те виды расходов, которые содержатся в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Казалось, нет в перечне и точка — учет невозможен. Тем не менее вопросов не убавляется. И вызвано это, видимо, вовсе не повальным непониманием очевидных вещей, а скорее несоответствием закона сегодняшней практике Мы неоднократно обсуждали, как отражать те виды затрат, которые внесены в пункт 1 статьи 346.16 НК РФ. Теперь поговорим о неуказанных. Часть из них действительно учесть нельзя. Однако нередко бухгалтеры, в основном раньше работавшие в организациях на общем режиме, об этом забывают. Коснемся наиболее распространенных случаев.

Стоимость подписки на периодические издания

Мало найдется организаций или индивидуальных предпринимателей, которые не выписывали бы журналов и газет. При общем режиме затраты на профессиональные издания включаются в прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Одно условие: тематика должна отвечать производственной деятельности. Суммы, потраченные, допустим, на литературу о домашнем хозяйстве, налоговая инспекция справедливо сочтет экономически не обоснованными и не удовлетворяющими критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

В пункте 1 статьи 346.16 НК РФ стоимость подписки не указана. Значит, в расчет налоговой базы по единому налогу она не берется. Это подтверждают и Минфин России (см. письма от 17.01.2007 № 03-11-04/2/12 и от 29.10.2004 № 03-06-05-04/40), и налоговые органы (см. письма УФНС России по г. Москве от 01.12.2004 № 21-09/77274 и УМНС России по Московской области от 21.08.2003 № 04-20/14499/14/9035).

Некоторые специалисты полагают, что затраты на периодическую печать можно включить в расходы на основные средства (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) или в материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Мы с этим не согласны. Во-первых, к основным средствам при упрощенной системе относят только амортизируемое имущество, которое определяется по правилам главы 25 НК РФ (п. 4 ст. 346.16 НК РФ). А согласно пункту 1 статьи 256 НК РФ им считаются лишь объекты со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 20 000 руб. Газеты и журналы значительно дешевле. Во-вторых, состав материальных расходов приведен в статье 254 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), в которой затрат на подписку нет

Таким образом, налогоплательщики на УСН не вправе учесть затраты на подписку на специализированные издания.

Представительские затраты

Следующая статья расходов — официальные встречи и приемы, устраиваемые с целью развития взаимовыгодного сотрудничества и поддержания деловых связей. При общей системе налогообложения выделенные суммы включаются в течение отчетного (налогового) периода в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов на оплату труда, произведенных за то же время (подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ). При упрощенной системе представительские затраты учесть нельзя, так как они отсутствуют в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Пример 1

Руководство ООО «Радуга», применяющего УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, в ноябре 2008 года провело переговоры с представителями ЗАО «Сказка» о поставке крупной партии детских игрушек. Когда заседания закончились, был устроен официальный ужин в ресторане. Его стоимость составила 15 250 руб., 2500 руб. было потрачено на транспортное обслуживание. Культурная программа, предложенная во время переговоров, потребовала следующих затрат: на театральные билеты — 5000 руб., на такси, доставившее гостей на спектакль и обратно, — 1500 руб.,

на буфетное обслуживание — 2400 руб. Документальное подтверждение обеспечено. Какие расходы ООО «Радуга» вправе отразить в налоговом учете?

Всего на прием было израсходовано 26 650 руб. (15 250 руб. + 2500 руб. + 5000 руб. + 1500 руб. + 2400 руб.). Деньги немалые. Однако в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ не указан ни один из видов затрат, осуществленных приглашавшей стороной, и для налогообложения они пропадут.

Кстати, даже при общем режиме учесть бы их полностью не удалось. Во-первых, представительские расходы нормируются. Во-вторых, из них нужно было бы исключить сумму, в которую обошлось посещение театра. Она составила 8900 руб. (5000 руб. + 1500 руб. + 2400 руб.). Траты на развлечение и отдых не относятся к представительским расходам (п. 2 ст. 264 НК РФ).

О том, что стоимость подписки не включается в состав расходов на покупку основных средств, сказано и в письме Минфина России от 14.02.2005 № 03-03-02-04/1/40

Стоимость услуг технического характера

В процессе деятельности фирмам неизбежно приходится обращаться к нотариусу. Как показывает практика, бухгалтеры редко задумываются о том, за что именно платят. А зря.

Согласно подпункту 14 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ «упрощенцы» могут признать в расходах сумму, выданную государственному и (или) частному нотариусу за оформление документов, но в пределах тарифов, установленных в статье 22.1 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.93 № 4462-1 (далее — Основы о нотариате). Все, что заплачено свыше, в налоговой базе не отражается.

Помимо оформления документов нотариальные конторы предлагают технические и некоторые другие услуги. Правда, если воспользоваться ими, учесть затраты вообще не удастся, так как в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ они не указаны.

Пример 2

Бухгалтер ООО «Ариадна», применяющего УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, 21 ноября 2008 года обратился к нотариусу, чтобы заверить подпись на банковской карточке и копии документов. Стоимость заверения подписи (одной) составила 200 руб., копий (50 страниц) — 500 руб. Кроме того, нотариусу было заплачено 400 руб. за оформление банковской карточки и 150 руб. за ксерокопирование документов. Какие из сумм можно учесть в расходах?

Согласно подпункту 14 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ оплату нотариальных услуг списывают на расходы в пределах тарифов. Заверение одной подписи на банковской карточке стоит 200 руб., копии документа — 10 руб. за страницу (подп. 9 и 10 п. 1 ст. 22.1 Основ о нотариате). Значит, 21 ноября 2008 года можно учесть 700 руб. (200 руб. + 10 руб. х 50 стр.). 400 и 150 руб., заплаченные за оформление банковской карточки и копирование документов, на налоговую базу не повлияют. Такие затраты не приведены в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.

Выплаты по договорным санкциям

Заключая договоры, каждая из сторон стремится застраховать себя от неблагоприятных последствий, связанных с отказом контрагента от своих обязательств. За нарушение предусмотренных условий часто назначают неустойку. Она представляет собой штраф, то есть фиксированную сумму, или пени, начисляемые в процентах от базовой величины за каждый просроченный день оплаты товаров (работ, услуг). Неустойка бывает договорной и законной. Первую определяют стороны, вторая установлена юридическими нормами. Разница в том, что пострадавший вправе требовать уплаты законной неустойки, даже если в договоре не указано никаких штрафных мер.

При упрощенной системе нельзя учесть неустойку, уплаченную по гражданско-правовому договору. Причина все та же — данный вид расходов не предусмотрен в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Причем не имеет значения, договорная она или законная, а также в каком виде установлена — как штраф или пени.

Выданные авансы

Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему, используют кассовый метод учета доходов. Согласно ему денежные суммы, находящиеся в кассе или на расчетном счете, признаются доходами на дату поступления (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Расходы учитываются после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), но это правило действует не всегда. Нельзя списать предоплату за неполученный товар или за предстоящие работы (услуги). Ее относят на расходы только после того, как оприходован товар, подписан акт и выполнены другие требования статей 346.16 и 346.17 НК РФ.

Пример 3

ООО «Комета» (УСН, объект налогообложения — доходы минус расходы) в качестве заказчика заключило договор на ремонт офисного помещения. Стоимость работ равна 83 000 руб. (без НДС). 60% стоимости нужно было оплатить до 1 октября 2008 года, 40% — после завершения работ.

Исполнителю 29 сентября перечислили 49 800 руб. (83 000 руб. x 60%), а 9 декабря подписали акт и в этот же день полностью рассчитались, уплатив оставшиеся 33 200 руб. (83 000 руб. x 40%).

Отразим указанные операции в налоговом учете ООО «Комета».

Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ при упрощенной системе стоимость ремонта основного средства включается в расходы. Специальных требований для ее учета пункт 2 статьи 346.17 НК РФ не содержит, значит, он возможен сразу после осуществления затрат и оплаты.

Часть ремонтных работ оплачено 29 сентября 2008 года в размере 49 800 руб. Хотя это III квартал, уменьшить налоговую базу на указанную сумму можно только в IV квартале, после подписания акта о выполненных работах. Дело в том, что данная сумма — аванс, который не считается расходом. Всю стоимость работ, равную 83 000 руб., удастся списать сразу, но только 9 декабря.

Оплата консультационных семинаров

Работодатели, заинтересованные в грамотных специалистах, направляют сотрудников на семинары. Это оптимальный способ повышения квалификации. Во-первых, можно быстро — за один или несколько дней «подтянуться» в теории или узнать о последних профессиональных достижениях, не тратя на это месяцы, как того требуют курсы. Во-вторых, стоимость семинаров обычно невысокая.

Какими бы ни были суммы, использованные на обучение, хотелось бы их учесть при налогообложении. Возможно ли это? Прежде всего напомним: семинары бывают двух видов — учебные и консультационные.

Учебные семинары посвящаются актуальным отраслевым проблемам или новой информации, которая может повлиять на процесс работы. Их вправе проводить учреждения, имеющие лицензию на образовательную деятельность. По окончании занятий слушателю вручается документ образца, принятого учебным заведением. Стоимость такого семинара можно включить в расходы на подготовку и переподготовку кадров согласно подпункту 33 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ при наличии документального подтверждения.

На консультационных семинарах, как правило, разбираются конкретные вопросы. Чтобы в них участвовать, нужно заключить договор об оказании услуг, а после окончания составить акт. Так как консультационная деятельность не указана в Федеральном законе от 08.08.2001 № 128-ФЗ, она не лицензируется. Значит, ее может осуществлять любая фирма или индивидуальный предприниматель. Это не расценивается как подготовка или переподготовка кадров, поэтому на основании подпункта 33 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ учесть оплату уже нельзя. При общем режиме ее отражают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для упрощенной системы в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ такого вида расходов не предусмотрено, и применяющие ее не могут снизить налоговую базу на стоимость консультационного семинара.

Пример 4

Бухгалтер ООО «Звезда» Л.Н. Перепелкина с 10 по 13 ноября 2008 года участвовала в семинаре на тему «УСН. Изменения законодательства в 2009 году». Семинар проходил в учебном центре, с которым работодатель заключил договор на оказание образовательных услуг. Организация, которой принадлежит центр, имеет государственную аккредитацию и лицензию. Стоимость семинара составила 11 200 руб. (без НДС) и была оплачена 7 ноября. Когда он закончился, бухгалтеру были выданы сертификат и акт об оказанных услугах.

Л.Н. Перепелкина посетила еще один семинар — «Упрощенная система налогообложения. Годовая отчетность — 2008: сложные вопросы». Его провела 17 ноября консультационная фирма. Согласно договору об оказании услуг 14 ноября за семинар заплатили 3400 руб. (без НДС), а после завершения получили акт.

Приказы о направлении бухгалтера на учебу, предусмотренную трудовым договором, были оформлены 7 ноября.

Какие расходы может учесть ООО «Звезда», если применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы?

Задачей первого семинара являлось повышение квалификации, что подтвердил выданный сертификат. Поэтому занятия можно отнести к учебным. Они проводились образовательным учреждением, имеющем лицензию. Есть приказ о направлении бухгалтера на семинар, условие в трудовом договоре об учебе и акт об оказании услуг. Расходы оплачены. Значит, согласно подпункту 33 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ 13 ноября 2008 года можно отразить в расходах 11 200 руб. Второй семинар был консультационным, так как его организовала фирма без лицензии на образовательную деятельность. Стоимость консультационных услуг в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ не указана, поэтому 3400 руб. налоговую базу по налогу при УСН не уменьшат.

Затраты на размещение объявлений о поиске работников на вакантные места

Услуги кадровых агентств по подбору персонала дороги. Часто работодатели предпочитают самостоятельно искать подходящих сотрудников, давая объявления в СМИ. Можно ли в этом случае включить в расходы стоимость публикаций?

Некоторые принимают объявления о вакансиях за рекламные и согласно подпункту 20 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ отражают свои затраты в налоговой базе. Однако обратимся к пункту 1 статьи 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ. В нем сказано, что реклама — это информация, распространяемая любым способом и в любой форме. Она адресована неопределенному кругу лиц и должна привлечь внимание к рекламируемому объекту и способствовать его продвижению на рынке. Объявления о наборе персонала даются не для того, чтобы вызвать интерес к фирме, а носят чисто информационный характер. Поэтому затраты на них не относятся к рекламным и не могут быть учтены согласно подпункту 20 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Другого же основания, которое позволило бы плату за публикацию объявлений о вакансии отнести к расходам, в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ нет, и ее нельзя включить в налоговую базу. Кстати, стоимость услуг кадровых агентств при упрощенной системе тоже не учитывается.

Ссылка на статью 250 приведена в статье 346.15 НК РФ

Ущерб от кражи

Независимо от того, что произошло: воровство, мошенничество, присвоение, растрата, результат один — собственник терпит убытки. Несмотря на это, такого расхода, как ущерб из-за хищения, в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ не предусмотрено. Поэтому ни суммы исчезнувших денег, ни стоимость имущества, которое постигла такая же участь, не снизят налоговую базу.

Заметим, что если виновный найден и возместил причиненный урон, то компенсацию придется включить в состав внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Стоимость оформления и обслуживания зарплатных карт

Согласно статье 136 ТК РФ зарплату выдают либо в том месте, где была выполнена работа, либо перечисляют на банковский счет на условиях, обозначенных в коллективном или трудовом договоре. Сегодня все чаще выбирается безналичный способ расчета через пластиковые карты. Естественно, услуги банка небезвозмездны. Отразится ли это на налоговом учете работодателя, который к ним прибегает?

Сначала уточним, за что организации приходится платить. Во-первых, за открытие и обслуживание лицевых счетов, во-вторых, за перевод зарплаты со счета фирмы на счета работников. «Упрощенцы» вправе включать в расходы стоимость услуг кредитных организаций (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в соответствии с подпунктом 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Несмотря на это, налоговые органы (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 27.09.2005 № 18-11/3/68653) полагают, что суммы за оформление и обслуживание пластиковых карт нельзя отражать в базе по единому налогу. Они ссылаются на перечень банковских операций и услуг, оплата которых считается расходом при упрощенной системе (ст. 5 Федерального закона от 02.12.90 № 395-1). Оформления и обслуживания пластиковых карт в нем действительно не указано.

Кстати, Минфин России согласен, что плату за перевод денег на лицевые счета можно признавать в расходах. Об этом говорится в письме от 02.03.2006 № 03-03-04/1/167, правда, предназначенном плательщикам налога на прибыль. Но на него свободно могут сослаться и «упрощенцы»: порядок учета оплаты банковских услуг при общей и упрощенной налоговой системе один и тот же.

Пример 5

ООО «Белоснежка», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, 27 октября 2008 года заключило договор о переводе зарплаты на счета работников, обслуживаемые по пластиковым картам. В тот же день банк списал 1000 руб. за открытие указанных счетов и 15 000 руб. за их годовое обслуживание. Начисления работникам за октябрь составили 453 000 руб. (в том числе НДФЛ 56 810 руб.). 1 ноября деньги были перечислены, а уплаченную банку комиссию в размере 1% суммы, размещенной на лицевых счетах, общество списало в расходы. Отразим операции в налоговом учете ООО «Белоснежка».

Прежде всего в расходы войдут зарплата и НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в общей сумме 453 000 руб. Общество вправе списать и затраты на перевод денежных средств на счета работников (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Стоимость этой услуги составит 3961,9 руб. . Учесть же плату за открытие счетов (1000 руб.) и их обслуживание (15 000 руб.) не удастся. Указанные операции не приведены в статье 5 Федерального закона от 02.12.90 № 395-1.

Финансовая помощь, предоставленная персоналу

Встречаются работодатели, которые периодически материально поддерживают своих сотрудников. Поводы самые разные: рождение ребенка, свадьба, юбилей, потеря близких. Выделяемые суммы не входят в систему оплаты труда и не носят стимулирующего характера.

При упрощенной системе налоговую базу можно уменьшить на расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Их состав указан в статье 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), но материальная помощь в него не входит. То есть щедрых работодателей налоговое законодательство не поощряет. Причем это принципиальная позиция: учитывать дотации, выданные сотрудникам, при общем режиме тоже не разрешено (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Экспортные таможенные сборы и пошлины

Давно никого не удивляет, что даже предприниматели-одиночки и совсем небольшие фирмы заводят деловые контакты с зарубежными торговыми партнерами. Достаточно посмотреть на магазины одежды и обуви вокруг. Но сейчас речь идет о поставках за границу. Таможенный режим, при котором товары вывозятся с территории РФ без обязательства об обратном ввозе, называется экспортом (ст. 165 Таможенного кодекса РФ).

Одним из условий экспорта является уплата вывозных пошлин и сборов за таможенное оформление. Но хотя они и обязательны, отнести их на расходы почему-то нельзя. В подпункте 11 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ указаны только суммы, перечисленные за ввоз товаров в Россию. Подпункт 22 тоже не подходит: согласно ему разрешается учитывать налоги и сборы, предусмотренные налоговым законодательством, а платежи по экспортируемым товарам установлены Таможенным кодексом.

Единый налог

Со времени ввода упрощенной системы до 2008 года не утихали споры, считать ли расходом единый налог. Нельзя отрицать: у налогоплательщиков был серьезный аргумент, чтобы настойчиво отстаивать свои интересы. Согласно прежней редакции подпункта 22 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ налоговую базу позволялось снижать на все налоги и сборы, уплаченные по закону. Но Минфин России категорически заявлял — и здесь мы с ним абсолютно согласны, что единый налог нельзя включать в расходы (см. письма Минфина России от 19.12.2006 № 03-11-04/2/281 и от 29.04.2005 № 03-03-02-04/1/104). Судьи же разделились во мнении: одни принимали сторону налоговых органов (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.01.2007 № А19-14377/06-40-Ф02-7162/06-С1, ФАС Северо-Западного округа от 19.09.2006 № А21-6217/2005, от 29.06.2006 № А21-7688/2005 и ФАС Дальневосточного округа от 26.07.2006 № Ф03-А51/06-2/2167), другие полагали, что правы налогоплательщики (см. постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 07.09.2006 № Ф04-5795/2006(26193-А03-32), ФАС Поволжского округа от 17.05.2006 № А65-28896/2005-СА2-8 и ФАС Московского округа от 18.08.2005 № КА-А40/7678-05).

Затянувшееся противостояние наконец прекратил Федеральный закон от 17.052007 № 85-ФЗ. Теперь в подпункте 22 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ прямо указано, что к расходам причисляются все виды налогов и сборов, уплаченных в соответствии с законодательством, кроме единого налога. «

На заметку. Не всякая отрицательная разница — расход

Подпункт 34 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ позволяет при упрощенной системе учесть в расходах отрицательную курсовую разницу. Однако не всю, а только ту, которая образуется при переоценке в связи с изменением курса ЦБ РФ имущества и требований со стоимостью, выраженной в иностранной валюте. Убытки же от продажи (покупки) валюты по курсу выше (ниже) ЦБ РФ налоговую базу не уменьшат. Они не указаны в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Кстати, когда иностранные деньги фигурируют только в документах как условные единицы, а расчеты производятся в рублях, возникают суммовые разницы, которые тоже не относят на расходы. Правда, и в доходах не учитывают. Об этом говорится в пункте 3 статьи 346.17 НК РФ

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *