Меню

Как уничтожить документы

0 комментариев

Содержание

Срок хранения актов об уничтожении документов

Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

  • документы точно больше не понадобятся;
  • в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

Внимание! Важно: не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать! >Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Приказ – от создания до архива

Морозов

  1. Заключение договора с государственным (муниципальным) архивом (при необходимости).
  2. Заключение договора с фирмами на аутсорсинг архивных услуг (при необходимости).
  3. Закрепление основных положений по организации и ведению архива в Инструкции по делопроизводству или создание самостоятельных регламентирующих документов по данному вопросу, например, Положения о порядке архивного хранения документов.
  4. Разработка Положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Вывоз и уничтожение документов из офисов промышленным шредером в Москве

Задать свои вопросы можно по номеру 8-916-787-22-78 строго в будние дни с 8 до 19 часов.

Гарантируем сохранение конфиденциальности информации.

Уничтожение архивов и секретных документов производится БЕСПЛАТНО промышленным шредером*.

Обсуждение сильно упростит наличие фотографий, присылать по ММС или WhatApp.

Наша компания осуществляет уничтожение документов у:

населения (физических лиц)
организаций, офисов, магазинов, юридических лиц
типографий, издательств, книжных складов, библиотек
складских комплексов и производств

Преимущества работы с нами

возможна наличная и безналичная оплата
вывоз малыми партиями от 200 кг
оплата сразу
возможен вывоз в течение дня (Москва), по договоренности (г. Химки, г. Зеленоград, г. Мытищи, г. Королев, г. Пушкино, г. Ивантеевка, г. Долгопрудный, п. Шереметьево)
возможно постоянное сотрудничество с организациями по договору
возможен вывоз в выходные дни по предварительной договоренности

При звонке необходимо сообщить

объем

упаковка (в каков виде)

наличие папок, файлов, журналов

условия транспортировки до автомобиля, возможности парковки, пропускной режим, необходимость грузчиков в зависимости от объема.

Заказать звонок

Цены на прием, вывоз и утилизацию документов

Цена за кг
Прием и вывоз документов, офисной бумаги А4 от 1 до 5 руб/кг в зависимости от партии документов
Конфиденциальное уничтожение архивов бесплатно

Вывоз производится в СВАО, САО, СЗАО, ЦАО, ЗАО и ВАО, а так же г. Химки, г. Зеленоград, г. Мытищи, г. Королев, г. Пушкино, г. Ивантеевка.

Пункт приема в СВАО: Москва, Алтуфьево, Алтуфьевское шоссе, 29А

*Шредирование – документы измельчают в специальном промышленном шредере, потом полученную бумажную массу пускают как вторсырье на переработку.

Уничтожение документов из офисов в Москве – вывоз и утилизация

Утилизация документов с истекшим сроком хранения должна производиться регулярно. Эта процедура одинакова и для крупных, и для небольших компаний. Сдача в архив папок с финансовой отчетностью и другими бумагами обычно осуществляется в конце истекшего или в начале нового года. Тогда же производится проверка имеющихся документов на актуальность. В случае выявления документооборота с истекшим сроком хранения, оформляется его выемка.

Уничтожить важную информацию на бумажном носителе своими силами может не каждая фирма. В этом случае наша компания в Москве возьмет на себя все этапы ликвидации неактуальных бумаг.

Что входит в услуги по уничтожению документов с выездом к заказчику

Утилизация архивов – многоступенчатый процесс, который не должен давать сбоя ни на одном этапе проведения. Аккуратность и конфиденциальность – основополагающие принципы работы, которые ни в коем случае не нарушаются сотрудниками нашей компании.

После получения заявки:

  • Наши специалисты предварительно обговаривают объем и сроки выполнения заказа.
  • Сотрудники выезжают на место для консультирования и оказания помощи в сортировке.
  • Составляется договор с указанием всех действий и ответственности сторон.
  • Специалисты скрупулезно идентифицируют документы, подлежащие уничтожению, составляют подробную опись и тщательно упаковывают бумаги.
  • Погрузка при необходимости осуществляется силами наших сотрудников. Компания располагает большим автопарком, чтобы вывезти с территории фирмы документацию в любом объеме.
  • По прибытию техники к месту утилизации, осуществляется выгрузка архива и его поэтапное уничтожение в промышленном шредере.

По результатам работы составляется отчет с указанием уничтоженных документов. При необходимости заказчику предоставляются видео- или фотосвидетельства ликвидации бумаг.

Важно: извлечь какую-либо информацию из мелких обрезков не получится даже у профессионалов высшего класса. Особо ценные составляющие документооборота по желанию могут уничтожаться со специальными настройками аппарата. В этом случае из-под ножей шредера выходят тончайшие полосы или произвольные куски бумаги.

Особенности утилизации с применением промышленного шредера

Шредирование – это автоматический процесс уничтожения бумаги любого формата, плотности и степени сохранности. Утилизация документов на аппарате выгодно отличается от других способов ликвидации:

  • промышленный шредер рассчитан на непрерывную интенсивную работу и способен за считанные минуты превратить в макулатуру содержание солидного архива;
  • шредирование – экологически чистый способ утилизации, при котором возможна дальнейшая переработка бумаги;
  • измельчение на специальном оборудовании предполагает несколько видов разрезания, чтобы получились либо узкие поперечные полосы разной ширины, либо хаотично порезанные кусочки с рваной геометрией. В любом случае исключается возможность найти фрагменты одного документа и составить их.
  • Завершающим этапом является спрессовка порезанных бумаг и отправка их на дальнейшую переработку.

Важно: для шредера не имеет значение, в каком виде в него загружаются документы. Одновременно возможно измельчать пачки бумаги формата А 4 и толстые журналы или книги учета с плотными картонными корками.

Оперативный вывоз архива и гарантия сохранности

Любые бумаги, попадающие в руки наших специалистов для утилизации, не задерживаются долго ни на одной стадии уничтожения. Гарантом сохранности бумаг в пути и подтверждением того, что к ликвидации отобрана нужная часть архива, служит подробный акт, составляемый при приеме документов. Согласно этому же документу происходит уничтожение.

Наша компания понимает, что освободить архивные площади требуется как можно скорее, поэтому процесс вывоза производится оперативно. Важно: свободные полки не просто станут местом хранения свежей отчетности и другой конфиденциальной информации. Заваленные бумагами помещения часто становятся предметом интереса со стороны пожарной инспекции и других контролирующих органов. Быстрый вывоз и утилизация – синоним минимизации штрафов.

В отдельных случаях компания не берет дополнительную плату за разгрузку и доставку архива к месту уничтожения. Цена за ликвидацию может включать все транспортные и иные расходы на шредирование.

Конфиденциальность и другие особые условия ликвидации бухгалтерской отчетности

Бухгалтерия ведет учет всех финансовых активов компании, товарно-материальных ценностей, в курсе условий сделок, расчетов с сотрудниками и партнерами. Любой документ из этого списка представляет интерес для конкурентов и контролирующих организаций.

Конечно, тщательному учету и утилизации подлежат самые разные составляющие документооборота:

  • кадровые (личные дела и карточки, приказы по личному составу);
  • черновые;
  • первичная документация;
  • деловая переписка.

Но именно к бухгалтерской отчетности всегда проявляется повышенное внимание. Учитывая это, уничтожение таких документов производится в состоянии повышенной секретности и конфиденциальности.

Секретная документация и нюансы ее уничтожения

Условия ликвидации секретных документов предусматривают особые настройки шредера, после которых засекреченная информация не подлежит прочтению.

Важно: тщательно отобранные и обученные сотрудники работают под наблюдением и контролем. В помещениях, где краткосрочно складируются и уничтожаются архивы, работает пропускной режим. Мы полностью исключаем утечку информации на всех этапах нашей работы, а в особых случаях можем обеспечить присутствие заказчика при шредировании.

Деятельность компании осуществляется в соответствии с высокими европейскими стандартами и требованиями. Наши возможности подходят для организаций с любым направлением деятельности и доходами.

Важно: своевременное уничтожение неактуальной архивной информации – это современное и доступное условие для ведения бизнеса в жестоких условиях конкуренции. Принимайте взвешенные решения, которые помогут на пути к успеху и процветанию, и позаботьтесь, чтобы они не получили огласки.

Вывоз документов на утилизацию производится из следующих районов Москвы:

ЗАПАДНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ (ЗАО)

Районы:
Внуково,
Дорогомилово,
Крылатское,
Кунцево,
Можайский,
Ново-Переделкино,
Очаково-Матвеевское,
Проспект Вернадского,
Раменки,
Солнцево,
Тропарёво-Никулино,
Филёвский парк,
Фили-Давыдково.

Станции метро:
Багратионовская
Киевская
Кропоткинская
Крылатское
Кунцевская
Кутузовская
Молодёжная
Парк Победы
Пионерская
Проспект Вернадского
Славянский бульвар
Студенческая
Тропарёво
Филевский парк
Фили
Юго-Западная

ВОСТОЧНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ (ВАО)

Районы:
Богородское,
Вешняки,
Восточный,
Гольяново,
Ивановское,
Измайлово Восточное,
Измайлово,
Измайлово Северное,
Косино-Ухтомский,
Метрогородок,
Новогиреево,
Новокосино,
Перово,
Преображенское,
Соколиная гора,
Сокольники.

Станции метро:
Бульвар Рокоссовского
Измайловская
Новогиреево
Новокосино
Партизанская
Первомайская
Перово
Преображенская площадь
Семёновская
Сокольники
Черкизовская
Шоссе Энтузиастов
Щёлковская
Электрозаводская

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ(ЦАО)

Районы:
Арбат,
Басманный,
Замоскворечье,
Красносельский,
Мещанский,
Пресненский,
Таганский,
Тверской,
Хамовники,
Якиманка.

Станции метро:
Александровский сад
Арбатская
Баррикадная
Бауманская
Белорусская
Библиотека имени Ленина
Боровицкая
Воробьёвы горы
Выставочная
Деловой центр
Добрынинская
Достоевская
Китай-город
Комсомольская
Краснопресненская
Красносельская
Красные ворота
Крестьянская застава
Кузнецкий мост
Курская
Лубянка
Марксистская
Маяковская
Международная
Менделеевская
Новокузнецкая
Новослободская
Октябрьская
Охотный ряд
Павелецкая
Парк культуры
Площадь Ильича
Площадь Революции
Полянка
Пролетарская
Проспект Мира
Пушкинская
Рижская
Римская
Серпуховская
Смоленская
Спортивная
Сретенский бульвар
Сухаревская
Таганская
Тверская
Театральная
Третьяковская
Трубная
Тургеневская
Улица 1905 года
Фрунзенская
Цветной бульвар
Чеховская
Чистые пруды
Чкаловская

СЕВЕРНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ (САО)

Районы:
Аэропорт,
Беговой,
Бескудниковский,
Войковский,
Головинский,
Дегунино Восточное,
Дегунино Западное,
Дмитровский,
Коптево,
Левобережный,
Молжаниновский,
Савёловский,
Сокол,
Тимирязевский,
Ховрино,
Хорошёвский.

Станции метро:
Аэропорт
Беговая
Водный стадион
Войковская
Динамо
Дмитровская
Петровско-Разумовская
Полежаевская
Речной вокзал
Сокол
Тимирязевская

СЕВЕРО-ВОСТОЧНЫЙ АДМИНИСТРАТИВЫЙ ОКРУГ (СВАО)

Районы:
Алексеевский,
Алтуфьевский,
Бабушкинский,
Бибирево,
Бутырский,
Лианозово,
Лосиноостровский,
Марфино,
Марьина роща,
Медведково Северное,
Медведково Южное,
Останкинский,
Отрадное,
Ростокино,
Свиблово,
Северный,
Ярославский.

Станции метро:
Алексеевская
Алтуфьево
Бабушкинская
Бибирево
Ботанический сад
ВДНХ
Владыкино
Выставочный центр
Марьина Роща
Медведково
Отрадное
Савёловская
Свиблово
Телецентр
Ул. Милашенкова
Улица Академика Королева
Улица Сергея Эйзенштейна

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ (СЗАО)

Районы:
Куркино,
Митино,
Покровское-Стрешнево,
Строгино,
Тушино Северное,
Тушино Южное,
Хорошёво-Мневники,
Щукино.

Станции метро:
Волоколамская
Митино
Октябрьское поле
Планерная
Пятницкое шоссе
Спартак
Строгино
Сходненская
Тушинская
Щукинская

ЮЖНЫЙ-АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ (ЮАО)

Районы:
Бирюлёво Восточное,
Бирюлёво Западное,
Братеево,
Даниловский,
Донской,
Зябликово,
Москворечье-Сабурово,
Нагатино-Садовники,
Нагатинский затон,
Нагорный,
Орехово-Борисово Северное,
Орехово-Борисово Южное,
Царицыно,
Чертаново Северное,
Чертаново Центральное,
Чертаново Южное.

Станции метро:
Автозаводская
Алма-Атинская
Аннино
Борисово
Варшавская
Домодедовская
Зябликово
Кантемировская
Каширская
Коломенская
Красногвардейская
Ленинский проспект
Лесопарковая
Нагатинская
Нагорная
Орехово
Пражская
Технопарк
Тульская
Улица Академика Янгеля
Царицыно
Чертановская
Шаболовская
Шипиловская
Южная

ЮГО-ЗАПАДНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ (ЮЗАО)

Районы:
Академический,
Бутово Северное,
Бутово Южное,
Гагаринский,
Зюзино,
Коньково,
Котловка,
Ломоносовский,
Обручевский,
Тёплый Стан,
Черёмушки,
Ясенево.

Станции метро:
Академическая
Беляево
Битцевский парк
Бульвар адмирала Ушакова
Бульвар Дмитрия Донского
Бунинская аллея
Калужская
Каховская
Коньково
Нахимовский проспект
Новоясеневская
Новые Черёмушки
Профсоюзная
Севастопольская
Тёплый Стан
Улица Горчакова
Улица Скобелевская
Улица Старокачаловская
Университет
Ясенево

ЮГО-ВОСТОЧНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ (ЮВАО)

Районы:
Выхино-Жулебино,
Капотня,
Кузьминки,
Лефортово,
Люблино,
Марьино,
Некрасовка,
Нижегородский,
Печатники,
Рязанский,
Текстильщики,
Южнопортовый.

Станции метро:
Авиамоторная
Братиславская
Волгоградский проспект
Волжская
Выхино
Дубровка
Жулебино
Кожуховская
Котельники
Кузьминки
Лермонтовский проспект
Люблино
Марьино
Печатники
Рязанский проспект
Текстильщики

>Заметки

Уничтожение документов методом сжигания.

Уничтожение документов – немаловажный этап работы с бумагами, требующий ответственного и грамотного подхода. Для его проведения требуется ряд подготовительных работ, нуждающихся в соблюдении четких правил: это отбор бумаг с истекшим сроком хранения, составление акта о выделении дел, подлежащих утилизации, акта об уничтожении и непосредственно само уничтожение документов путем сжигания. Весь этот трудоемкий комплекс работ, нуждающийся в специально обученных кадрах, мы готовы взять на себя и выполнить его профессионально.
Услуга по сжиганию документов специализированной компанией – это наша квалифицированная помощь фирмам для того, чтобы процедура была произведена качественно. Утилизация документов методом сжигания небезопасна ни для здоровья работников, ни для окружающей среды, а, будучи произведенной неопытным сотрудником, может стать причиной утечки информации из стен компании. Чтобы этого не произошло, сжигание старых документов лучше доверить специалистам.
В чем основные преимущества обращения к услугам компании?
• Документальное сопровождение. Сжигание документов без соответствующей документации недопустимо. Оформление бумаг (протокол экспертизы, акт сжигания документов и прочие) должно проводиться по бухгалтерским стандартам и правилам, которые соблюдаются нами неукоснительно.
• Безопасность.
• Отсутствие правовых угроз. Уничтожение секретных документов путем сжигания на открытом воздухе влечет за собой ответственность за урон, наносимый окружающей среде. Наша компания осуществляет сжигание документов на одном из самых современных в мире заводов термической переработки отходов, система газоочистки обеспечивает соблюдение Европейских нормативов по термическому обезвреживанию и очистке дымовых газов, а также требований российского экологического законодательства.
• Конфиденциальность и анонимность. Важно знать, что плотно спрессованные пачки с документами могут сгореть не полностью – при стандартной процедуре около 20% информации в бумагах сохраняется, что недопустимо с точки зрения анонимности. Сжигание секретных документов в компании производится под воздействием высоких температур в печи, не допускающей неполного уничтожения данных. Конфиденциальность – еще одна гарантия нашей компании, в связи с которой клиенты могут быть уверены в том, что бумаги не будут переданы в чужие руки.
Вопреки общепринятому мнению, сжигание, уничтожение документов – это процедура, порядок проведения которой строго закреплен законом. Утилизация даже может считаться уголовным преступлением, если факт умышленной порчи бумаг с целью сокрытия информации будет подтвержден. Поэтому процесс уничтожения бумаг важно снабдить документами, оформленными в строгом согласии с требованиями к архивному делу. Сжигать документы, пусть даже потерявшие свою актуальность без сопроводительного акта считается нарушением, что следует знать любому директору фирмы.
Анонимность, надежность, высокая квалификация и грамотность – одни из немногих преимуществ, которые мы рады предложить своим клиентам. Сжигание документов в Москве и области это услуга, качество и безопасность которую мы можем гарантировать.

Сжигание документов
(с учётом вывоза и погрузочно-разгрузочных работ).

1000 кг

25 000 руб

Большая часть документации, после истечения срока хранения нуждается в уничтожении. Наша компания предлагает Вам помощь в проведении экспертизы, архивном делопроизводстве, а также уничтожении документации, срок хранения которой истек. Для этого Вам просто нужно заключить договор на обработку документов.

Работы по обработке документов

Имея за плечами внушительный практический опыт, мы можем гарантировать Вам высокое качество выполняемых работ. Вам достаточно заключить с нами договор на обработку документов и наши специалисты наведут порядок в делопроизводстве Вашей компании, разложив все «по полочкам».

Этапы уничтожения

  • экспертиза ценности;
  • составление акта;
  • утилизация документов.

Выполнение всех этапов работ может быть проведено нашими архивистами на территории Вашей компании или у нас. Если документация вывозится, все документы изначально подлежат систематизации, на дела составляется опись. Возврат обработанной документации осуществляется в уже переплетенном виде и сопровождается соответствующими актами.

Основные способы уничтожения документов

  • сжигание документов;
  • химическая обработка;
  • шредирование документов.

Архивная обработка и уничтожение документации

Архивная обработка и уничтожение документации — процесс, позволяющий получить полное представление об архивном фонде предприятия или компании. При этом все дела будут систематизированы, освободиться полезная площадь, которая ранее отводилась под хранение документов, срок хранения которых истек.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *