Меню

Образец архивной справки

0 комментариев

Особенности составления

Архивы России делятся на типы:

  • государственные;
  • муниципальные;
  • ведомственные;
  • архивы организаций;
  • частные.

Все граждане РФ могут обратиться в любую организацию за помощью, главное знать, как правильно подать заявление.

Виды запросов:

  • социально-правовой – для разъяснения фактов, необходимых при соблюдении прав и интересов физических лиц или компаний. Относятся запросы физических и юридических лиц, консульские (от иностранных граждан, служебные);
  • генеалогический – для разъяснения и уточнения фактов биографии предков, с целью описания генеалогии рода, семьи;
  • тематический – делается с целью получения документов по отдельному факту истории или жизни человека. Такие запросы характерны для исследовательской деятельности.

Для начала нужно определить, к какой из категорий подходит вопрос, в каком архиве может находиться интересующая информация.

Подать заявление можно:

  • у регистратора или в МФЦ (обязательно наличие паспорта);
  • письмом по Почте России;
  • электронным или через портал Государственных услуг.

Современные технологии и наличие Единого Государственного портала позволяют отправлять заявления, не выходя из дома, упрощая работу с архивами городов России.

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, заявление должно быть зарегистрировано в день его поступления. Со дня регистрации до получения ответа заявителем может пройти 30 дней. В отдельных случаях, если сотрудникам не хватило времени для формирования ответного письма, допускается продление срока после письменного оповещения заявителя.

Возможны ситуации ошибочного направления, когда граждане выбрали неверный архив. Сотрудники получившее письмо имеют право перенаправить запрос по нужному адресу, уведомив об этом заявителя, указав название организации в которую перенаправили запрос и дату.

В письменном ответе на запрос могут содержаться копии документов, переписанный текст (в тех случаях, когда копию сделать невозможно), выписки, заключения и архивные справки.

Как правильно написать запрос (образец)

Форма написания заявления – свободная. Состоит в соблюдении нескольких правил:

  • в шапке — полное название архива и ФИО директора, ниже — ФИО, адрес с индексом и телефон заявителя. Для составления запроса от организации — полное название организации и телефон заявителя. Ниже по центру — «Заявление»;
  • в тексте подробно изложить суть вопроса с указанием всех известных дат, событий и фактов. Уточнить территориальные рамки. Писать по сути, без лирических отступлений, не пропуская то, что поможет в поиске необходимой информации;
  • указать с какой целью делается запрос;
  • адрес для направления ответа;
  • дата и подпись, в случаях заявления от организации требуется печать.

Генеалогический

При составлении генеалогического запроса, необходимо указать полностью ФИО человека, про которого хотите узнать, год, место рождения и всю известную вам информацию.

В Государственный архив Российской Федерации

Роговой Л. А.

от Иванова И.И.

682922, г. Хабаровск,

ул. Ленина, дом 107, кв. 1.

+7ХХХХХХХХХХ.

Заявление

Прошу предоставить информацию о составе семьи переселенцев Петрова Ильи Трофимовича 1900 г.р. Прибывших Приамурский край село Семеновка в 1928 году из Саратовкой губернии села Новопокровка. Также прошу выдать всю имеющуюся о них информацию.

Запрос осуществляется с целью составления родословной Иванова И.И.

Ответ прошу направить по адресу: 682922, г. Хабаровск, ул. Ленина, дом 107, кв. 1. aaa@mail.ru

Сотрудники предоставят всю имеющуюся информацию, возможно без подробного описания. Но во многих архивах можно заказать родословную. Такая услуга будет платной. Цена устанавливается внутренними актами и зависит от объема проделанной работы.

Социально-правовой

Подавая заявление на социально-правовой запрос, необходимо прикрепить отсканированную копию трудовой книжки, паспорта и указать информацию о смене фамилии, если менялась.

В Архивный отдел администрации МО Приморского края

от Иванова В. А.

690000 г. Владивосток,

ул. Победы, дом 100, кв. 200.

+7ХХХХХХХХХХ

Заявление

Прошу подтвердить стаж работы в Администрации Хасанского района с 10.02.1993 г. по 30.01.2001 г. Иванова Владимира Алексеевича 1960 года рождения в должности юриста.

Для предоставления в Межрайонную Налоговую инспекцию.

Ответ прошу направить по адресу: 690000 г. Владивосток, ул. Победы, дом 100, кв. 200. bbb@mail.ru

Тематический

Тематический запрос составляется в свободной форме с указанием всех фактов, которые вы считаете важными.

В ГКУ Центральный архив Новгородской области

Петрову И.В.

от Соколова Я.С.

173020 г. Новгород,

ул. Ленина, дом 69, кв. 20.

+7ХХХХХХХХХХ

Заявление

Прошу предоставить список князей управляющих Новгородской губернией с 1770 по 1800 гг.

Для написания научно-исследовательской работы.

Ответ прошу направить по адресу: 173020 г. Новгород, ул. Ленина, дом 69, кв. 20. ggg@mai.ru

Документы для скачивания (бесплатно)

Как подать

Благодаря интернету система подачи заявлений в государственные архивы упростилась. Раньше обращение регистрировали при личном визите и наличии паспорта. Или отправив письмо почтой, что затягивало рабочий процесс.

С развитием сети МФЦ подать заявление можно в любом отделении центра. При посещении не забудьте взять с собой паспорт. В терминале выберете соответствующую услугу для постановки в очередь. Сотрудники подскажут вам как правильно действовать. Услуга предоставляется бесплатно. Но сроки регистрации и получения ответа увеличатся.

Сейчас же, наиболее распространенный способ — отправление электронных писем. Он является самым быстрым и надежным на данный момент. Обязательно укажите тему письма, для того чтобы сотрудники быстро направили запрос в работу в соответствующий отдел. К письму прикрепите заявление.

Второй способ, с использованием портала Госуслуг, менее популярен. Но является самым надежным. Действителен только для граждан, прошедших подтверждение учетной записи. Во вкладке «Каталог услуг» необходимо выбрать соответствующий орган и услугу, далее заполнить все предложенные формы и отправить запрос.

Если возникает сложность в посещении архива расположенного в другом городе, то можно воспользоваться интернетом. На официальном сайте узнайте физический и электронный адрес. И отправьте запрос одним из удобных для вас способом.

Предлагаем вашему вниманию видео, на котором рассказывается о том, как и куда подавать запрос в архив.

Нормативная регламентация

Все архивы Российской Федерации действуют на основе Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Устанавливает систему хранения и предоставления документов, выписок и информации.

Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ запрещает разглашение данных без личного согласия. Поэтому вы можете быть спокойны за сохранение тайны. За это же отвечает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

Информация предоставляется бесплатно, это регулирует Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 N 210-ФЗ. Единственное за что администрация архива может выставить цену – обработка информации и составление нового исследовательского труда сотрудниками на основе запрашиваемых документов.

Помимо законодательных актов существуют внутренние приказы, уставы и постановления, регулирующие работу сотрудников. Правила работы архивов организаций составленные Коллегией Росархива регламентируют работу мелких архивов.

Общий принцип работы архивов это доступность и открытость. Созданы они были для сохранения важных документов с целью предоставления их гражданам по запросу. Однако, существуют ограничения к доступу некоторых материалов с установленным сроком секретности. Это могут быть документы Архива МВД, Вооруженных сил или именные коллекции знаменитых людей переданные родственниками.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *