Меню

Срок хранения документов Украина

0 комментариев

Содержание

Хранение первичных документов

Из этой статьи вы узнаете:

  • об организационных аспектах процесса хранения первичных документов предприятия;
  • сроках хранения первичной документации;
  • как правильно организовать архивирование документов.

Общие положения

Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения и уничтожения первичной документации субъектов хозяйствования, являются:

  • Налоговый кодекс (далее – НК);
  • Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88);
  • Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000);
  • Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578).

Также ведение документооборота на каждом отдельном предприятии должно регламентироваться инструкцией по делопроизводству, регламентами работы с документами, положениями о структурных подразделениях предприятия и должностными инструкциями.

Кто отвечает за организацию хранения документов на предприятии?

Ответственным за сохранность документов является собственник предприятия или уполномоченное им лицо, то есть руководитель предприятия (ч. 3 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV). А контроль над соблюдением графика документооборота выполняет главный бухгалтер предприятия (п. 5.5 Положения № 88).

Поэтому в первую очередь руководство должно создать условия для хранения документов и уполномочить других работников (в частности, главного бухгалтера) на выполнение соответствующих действий. В случае необходимости также следует назначить заведующего архивом.

Сроки хранения

На предприятии сроки хранения документов (в т. ч. первичных) следует утвердить в номенклатуре дел – обязательном для каждого учреждения систематизированном перечне названий дел, которые формируются в его делопроизводстве (п. 2 разд. I Правил № 1000). При этом следует учитывать требования действующего законодательства.

Для первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, действуют сроки хранения, предусмотренные п. 44.3, 44.4 НК, а именно:

  • первичные документы, по которым представлялась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1 095 дней со дня представления такой отчетности;
  • первичные документы, связанные с предметом налоговой проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по результатам такой проверки налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, должны храниться до окончания проверки и установленного срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или до вынесения окончательного судебного решения, но не менее 1 095 дней.

Также сроки хранения документов, касающихся хозяйственной деятельности, регулируются Перечнем № 578. Для наглядности мы систематизировали в таблице сроки хранения наиболее распространенных документов (см. ниже).

Таблица 1. Сроки хранения первичных документов

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/26285-0


п / п

Вид документа

Норма Перечня № 578

3 года

Документы по командировкам в пределах Украины

Ст. 63

Договоры кредитные, поручительства, залога, гарантии, перевода долга (по окончании срока действия договора)

Ст. 241

Ведомости на выплату денег (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей – 75 лет)

Ст. 318

Доверенности (в т. ч. аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ); на получение зарплаты и других выплат

Ст. 319

Документы (копии отчетов, выдержки из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате помощи, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования

Ст. 320

Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, о получении льгот по налогам и т. п.

Ст. 321

Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между организациями

Ст. 324

Протоколы взаимозачетов

Ст. 325

Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приемке выполненных работ

Ст. 334

Первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)

Ст. 336

Налоговые накладные

Ст. 338

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в т. ч. проверок кассы, правильности взыскания налогов и т. п.

Ст. 341

Документы (справки, акты, обязательства, письма) по растратам, недостачам, хищениям

Ст. 342

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п.

Ст. 345

10 лет

Документы по командировкам за границу

Ст. 63

75 лет

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников предприятия

Ст. 317

До ликвидации предприятия

Документы (свидетельства, акты, договоры) на право собственности на землю, сооружения, имущество; на право владения, пользования, распоряжения имуществом; на право регистрации и перерегистрации фирменных названий, товарных знаков, знаков обслуживания и т. п.

Ст. 87

Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства

Ст. 343

С какого момента следует исчислять срок хранения документов на предприятии?

Срок хранения документов всегда исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, отсчет срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2016 году, начинается с 01.01.17 г. Если срок хранения такого документа – 3 года, то он заканчивается 01.01.20 г.

Следует отметить, что уничтожение документации, срок хранения которой истек, при отсутствии налоговой проверки за этот период не допускается (письмо ГНС от 18.05.12 г. № 13920/Ж/17-1216). То есть если органы ГФС не проводили проверки свыше 1 095 дней, налогоплательщики обязаны обеспечить дальнейшее хранение непроверенных документов.

Как быть с первичными документами в случае ликвидации предприятия?

Все первичные документы ликвидированного предприятия за период деятельности не менее 1 095 дней до момента ликвидации передаются в установленном законодательством порядке в архивы (п. 44.3 НК).

Хранение в бухгалтерии и других структурных подразделениях

Все документы от момента их создания или поступления в структурное подразделение и до момента передачи в архив предприятия должны храниться непосредственно по месту их формирования (например, приказы по личному составу – в отделе кадров, карточки складского учета – на складе). При этом все документы хранятся согласно номенклатуре дел, а сохранность дел в структурном подразделении обеспечивается его руководителем или сотрудниками, ответственными за организацию делопроизводства.

В бухгалтерии предприятия первичные документы должны храниться в специальных помещениях или шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения № 88).

В соответствии с разъяснениями, предоставленными в письме Минфина от 22.07.02 г. № 053-3996, под специальным помещением подразумевается помещение с температурно-влажностным режимом, который обеспечивает сохранность документов и записей в них, и помещение, исключающее возможность пользования или выноса документов, которые в нем хранятся, без разрешения главного бухгалтера предприятия.

Первичные документы текущего периода, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются и переплетаются (п. 6.5 Положения № 88). То есть формируются дела-папки, на которых указывается наименование предприятия, порядковый номер (код) синтетического счета, номера документов (с № _ по № _ включительно), количество документов и к какому отчетному периоду они относятся (год, месяц), минимальный срок их хранения и т. п.

Согласно общему правилу документы должны быть переданы из структурных подразделений предприятия в архив через 2 года после окончания их использования в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описи установленной формы (п. 4 разд. ІV Правил № 1000).

Хранение в архиве

Наличие установленных сроков хранения документации предусматривает создание предприятием необходимых для этого условий – организации архива. При этом архив может или создаваться как самостоятельная структурная часть предприятия, или входить в состав службы делопроизводства (управления делами, общего отдела, канцелярии и т. п.).

Обратите внимание: документы Национального архивного фонда (далее – НАФ) передают на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Перечень таких видов документов утвержден приказом Минюста от 22.07.14 г. № 1188/5. Все предприятия независимо от форм собственности обязаны не позднее одного года с начала деятельности обратиться в госархив по месту своего нахождения для проведения экспертизы ценности документов в целях их возможного отнесения к НАФ.

Определять судьбу документов (хранить и впредь или уничтожить) должна специальная экспертная комиссия, созданная приказом руководителя предприятия. В ее состав включают должностных лиц предприятия, а также представителей экспертно-проверочной комиссии госархива. Такая комиссия определяет порядок отбора на хранение и для уничтожения документов в организации, проводит экспертизу ценности документов и осуществляет контроль ее проведения. А для правильной работы специальной экспертной комиссии на предприятии должно быть разработано соответствующее положение (за основу целесообразно взять Типовое положение об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденное приказом Минюста от 19.06.13 г. № 1227/5).

Выводы

1. Для организации документооборота на предприятии должна быть разработана и утверждена номенклатура дел, в которой следует предусмотреть сроки хранения документов с учетом требований законодательства и специфики деятельности предприятия.

2. Все документы от момента их создания или поступления в структурное подразделение и до передачи в архив должны храниться непосредственно по месту их формирования. По окончании их использования в делопроизводстве упорядоченные надлежащим образом в виде дел первичные документы передаются на длительное или постоянное хранение в архив предприятия.

3. Чтобы определиться, как быть с тем или иным документом – хранить в архиве или уничтожить – проводят экспертизу ценности документа с соблюдением норм Правил № 1000 и Перечня № 578. Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещено.

4. Для правильной работы экспертной комиссии целесообразно разработать соответствующее положение по предприятию.

О порядке документирования и учета в случае уничтожения документов после завершения срока их использования читайте «Уничтожение документов: как правильно осуществить».

Перечень сроков хранения документов

Основным государственным перечнем является Перечень типовых документов, которые создаются в ходе деятельности государственных и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Временный

Среди временных сроков хранения документов на предприятии самыми распространенными являются:

  • 3 года;
  • 5 лет.

Пример

Срок хранения «3 года» имеют, в частности, документы (заявления, справки, обходные листы), которые не вошли в состав личных дел, большинство писем.

Срок хранения «5 лет» установлен для документов (планов, отчетов, писем) о стажировке, а также некоторых видов переписок.

Длительный

К документам, имеющим длительный (более 10 лет) срок хранения, принадлежат, в частности, некоторые виды документов по вопросам охраны труда — акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений, акты, выводы, протоколы расследований несчастных случаев и др.

Отдельную группу в категории документов с длительным сроком хранения составляют документы по кадровым вопросам (личного состава) — приказы о приеме на работу, об увольнении с работы, совмещении и совместительстве, картотеки к приказам из личного состава, книги регистрации выдачи дипломов в учебных заведениях и т.д. Срок хранения таких кадровых документов — 75 лет.

К категории документов, имеющих длительный (более 10 лет) срок хранения, относятся также документы, для которых, согласно Перечню № 578/5, установлено хранение «До ликвидации предприятия». Это документы, характеризующие основные направления деятельности организаций, в ходе работы которых не создаются документы Национального архивного фонда. Такие организации не передают свои документы в государственные архивы для постоянного хранения. В государственных архивных учреждениях их включают в так называемый Список № 3. В большинстве своем это предприятия, основанные на частной или другой негосударственной форме собственности (публичные и приватные акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью), а также организации, деятельность которых носит вспомогательный характер и основной функцией которых является хозяйственное обслуживание.

Постоянный

Такой срок хранения предусматривает, что документы не подлежат уничтожению. В случае ликвидации организации такие документы должны быть переданы на государственное хранение в государственные архивные учреждения.

Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

Відповідно до статті 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», пункту 16 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, що додається.
2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О. В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (із змінами).
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 «Про затвердження Переліку типових документів», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 року за № 576/3016 (із змінами).
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О. В.
5. Цей наказ набирає чинності з 01 січня 2013 року.
НАКАЗ 1
12.04.2012 1
м. Київ 1
№ 578/5 1
Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів 1
ПЕРЕЛІК
типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів 3
I. Загальні положення 3
II. Структура Переліку і порядок його застосування 4
СПИСОК СКОРОЧЕНЬ 6
Розділ I
ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ 7
2. ПРОГНОЗУВАННЯ, ПЛАНУВАННЯ, ЦІНОУТВОРЕННЯ 32
3. ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ОПОДАТКУВАННЯ
ТА СПРАВЛЯННЯ ОБОВ\’ЯЗКОВИХ ПЛАТЕЖІВ 36
4. ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ 55
5. ТРУДОВІ ВІДНОСИНИ 64
6. РОБОТА З КАДРАМИ 82
7. СОЦІАЛЬНО-ПОБУТОВІ ПИТАННЯ 109
8. НАУКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА ТА ВИДАВНИЧА ДІЯЛЬНІСТЬ,
МАРКЕТИНГ І РЕКЛАМА ПРОДУКТІВ ТА ПОСЛУГ 126
9. ЕКОНОМІЧНЕ, НАУКОВО-ТЕХНІЧНЕ, ВІЙСЬКОВО-ТЕХНІЧНЕ, КУЛЬТУРНЕ і ПРАВОВЕ СПІВРОБІТНИЦТВО ІЗ ЗАРУБІЖНИМИ КРАЇНАМИ 134
10. МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ПОСТАЧАННЯ 139
11. АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ 148
12. ДІЯЛЬНІСТЬ ГРОМАДСЬКИХ ОРГАНІЗАЦІЙ 168
Розділ II
ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В НАУКОВО-ТЕХНІЧНІЙ ТА ВИРОБНИЧІЙ ДІЯЛЬНОСТІ 173
2. ДОКУМЕНТИ З РОЗРОБЛЕННЯ, ОБЛІКУ ТА ОХОРОНИ ОБ\’ЄКТІВ
ПРАВА ІНТЕЛЕКТУАЛЬНОЇ ВЛАСНОСТІ 187
5. СІЛЬСЬКОГОСПОДАРСЬКЕ ВИРОБНИЦТВО 247

8. ЗЕМЕЛЬНІ РЕСУРСИ 264
9. ОРГАНІЗАЦІЯ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ 268
ПОКАЖЧИК 270

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
12.04.2012 № 578/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
17 квітня 2012 р. за № 571/20884

^

I. Загальні положення

1.1. Цей Перелік розроблено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, з урахуванням положень інших нормативних актів та методичних посібників з експертизи цінності документів.
1.2. Цей Перелік включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади та місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями (далі — організація) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.
Для полегшення роботи з визначення строків зберігання документів до Переліку включено також окремі види документів нетипового характеру.
1.3. Склад і строки зберігання документів, що створюються в організаціях певної галузі або сфері діяльності, визначаються відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання, які затверджуються відповідними органами державної влади, центральними органами та установами за погодженням з Державною архівною службою України (далі — Укрдержархів).
1.4. Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі — архівне зберігання) або для знищення.
Цей Перелік може використовуватися також фізичними особами — підприємцями.
1.5. Склад документів і строки їх зберігання визначено в цьому Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей національної економіки і соціально-культурної сфери, примірних і типових номенклатур справ, рішень Центральної експертно-перевірної комісії (далі — ЦЕПК) Укрдержархіву про встановлення або зміну строків зберігання окремих видів документів.
1.6. Цей Перелік має на меті забезпечення збереженості, організацію і якісне поповнення Національного архівного фонду (далі — НАФ).
Цей Перелік використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробленні схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання, а також під час роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.
1.7. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
1.8. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Структура номенклатуры дел компании

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Сроки хранения бухгалтерской документации

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

Итоги

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

01. Канцелярия

Устав ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 50

Коллективный договор ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 576

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

1 год

ст. 773

После замены новыми

Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

Постоянно

ст. 19

Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

5 лет

ст. 19

Протоколы совещаний у руководителя

Постоянно

ст. 18″е»

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж»

Постоянно

Постоянно

Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж»

1 год

ст. 785

После замены новыми

Номенклатура дел

Постоянно

ст. 200″а»

Резерв

Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

02. Кадры

Штатное расписание

Постоянно

ст. 71

Личные дела работников

75 лет

ст. 656 «б»

Графики предоставления отпусков

1 год

ст. 693

Списки работников организации

75 лет

ст. 685 «г»

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

3 года

ст. 685

Списки работников, ушедших на пенсию

5 лет

ст. 685

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

3 года

ст. 694

Журнал регистрации трудовых договоров

75 лет

ст. 695 «б»

Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами

Постоянно

ст. 648

Резерв

Резерв

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

  • о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
  • о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

03. Труд и заработная плата

Положение об оплате труда и премировании

Постоянно

ст. 411 «а»

Лицевые счета по заработной плате работников

75 лет

ст. 413

Заявления о выплате материальной помощи

5 лет

ст. 415

Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

5 лет

ст. 412

Листки нетрудоспособности сотрудников

5 лет

ст. 896

Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

Пока есть надобность

ст. 416

Не менее 5 лет

Резерв

Резерв

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

  • образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
  • узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала .

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4–5 лет:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

04. Налоговый учет и декларирование

Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

5 лет

ст. 360

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования

постоянно

ст. 381

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет

ст. 398

Счета-фактуры

4 года

ст. 368

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц

5 лет

ст. 394

При условии проведения проверки (ревизии)

Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу

5 лет

ст. 392

Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

5 лет

ст. 389

Акты сверок об уплате налогов с ИФНС

5 лет

ст. 385

Сведения о доходах физических лиц

5 лет

ст. 396

Книги покупок и продаж ООО «Вираж»

4 года

ст. 459 «у»

Резерв

Резерв

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017)».

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материале «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

05. Бухгалтерский учет и отчетность

Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»

5 лет

ст. 360

Годовой бухгалтерский отчет организации

Постоянно

ст. 351 «б»

Квартальные бухгалтерские отчеты организации

5 лет

ст. 351 «в»

Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств

Постоянно

ст. 429

Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей

Постоянно

ст. 427

О товарно-материальных ценностях — 5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 лет

ст. 415

Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты)

5 лет

ст. 362

Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц

5 лет

ст. 457

После увольнения материально-ответственного лица

Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования

5 лет

ст. 361

При условии проведения проверки (ревизии)

Кассовая книга ООО «Вираж»

5 лет

ст. 362

Главная книга ООО «Вираж»

5 лет

ст. 361

Карточки учета основных средств

5 лет

ст. 459 «д»

После ликвидации основных средств

Резерв

Резерв

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец».

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

06. Охрана труда

Инструкции по технике безопасности и охране труда

3 года

ст. 27 «б», 28 «б»

После замены новыми

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 лет

ст. 625

Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 лет

ст. 603

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 лет

ст. 624

Журнал регистрации вводного инструктажа

10 лет

ст. 626 «б»

Журнал инструктажа по пожарной безопасности

3 года

ст. 870

Журнал регистрации выдачи инструкций по охране труда работникам

2 года

ст. 259 «б»

Журнал учета медицинского осмотра водителей

3 года

ст. 914

Резерв

Резерв

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

07. Планирование, статистика и финансы

Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 270

Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

Постоянно

ст. 271

Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности

Постоянно

ст. 285

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности

Пока не исчезнет надобность

ст. 288

Индивидуальные планы работников

1 год

ст. 291

Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов

5 лет

ст. 473

Индивидуальные отчеты сотрудников

1 год

ст. 476

Резерв

Резерв

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

08. ПТО

Технологические карты

Постоянно

ст. 141

Технологические правила и предписания

До замены новыми

ст. 143

Технические условия технологического процесса

До ликвидации организации

ст. 145

Технологический паспорт

Пока существует надобность

ст. 197

Карта наладки инструмента

До замены новыми

ст. 213

Резерв

Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

ВАЖНО!

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Период хранения

Наименование

1 год

данные лиц, не принятых на работу

графики отпусков

3 года

учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника

записи о трудовой дисциплине

5 лет

акты, предписания, отчеты по технике безопасности

выписки по улучшению условий и охраны труда

документы, по технике безопасности и ее соблюдению

документы о командировках

50 лет (до востребования владельцем)

личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)

75 лет

характеристики и личные карточки сотрудников

трудовые договоры

Постоянно

коллективные договоры

личные дела руководителей

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Постоянный срок хранения

Положение о защите персональных данных

п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ

Правила внутреннего трудового распорядка

ч.4 ст. 189 ТК РФ

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

Положение об аттестации

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Длительное хранение

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст. 81 ТК РФ

75 лет

Личные карточки работников (Т-2)

Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1

75 лет

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

75 лет

Табели учета рабочего времени

ч.3 ст. 91 ТК РФ

75 лет

Трудовые договора, соглашения к ним

ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ

75 лет

Ограниченный срок хранения

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

15 лет

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Ст 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ

5 лет

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

ст. 135, 144, 147 ТК РФ

5 лет

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 лет

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5 лет

Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников

ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

5 лет

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3 года

Журналы учета рабочего времени

1 год

Графики предоставления отпусков

ст. 123 ТК РФ

1 год

Перечень профессий с вредными условиями труда

ст. 221 ТК РФ

до замены новыми

Перечни профессий

до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *