Меню

Во исполнения поручения

0 комментариев

Исполнительская дисциплина: самый нужный KPI

В этой статье: Кому и зачем требуется показатель исполнительской дисциплины. Что оценивать с его помощью. Как внедрить оценку исполнительской дисциплины: два альтернативных подхода.

Практически в каждом нашем проекте по внедрению системы оплаты труда на основе показателей эффективности одним из самых ключевых оказывается показатель «исполнительская дисциплина».

Действительно, существует множество должностей, целью которых является лишь строгое выполнение регламентированных операций в срок. Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что контроль исполнительской дисциплины не менее важен и для руководителей структурных подразделений, и для таких творческих позиций как, например, менеджеры по продажам и маркетологи. Практически любой специалист кроме непосредственных целей своей должности обязан выполнять различные регламентные операции. Для торгового персонала – это, например, своевременное предоставление первичных документов в бухгалтерию, точное заполнение данных о контрагентах в программе учета и так далее. Для руководителей – предоставление планов и отчетов. Для маркетинга – исполнение проектных задач в установленные сроки. И так далее.

Руководство нуждается в контроле сроков и качества выполнения операций. Это очевидно. Но и здравомыслящие сотрудники, которые ориентированы на результат, которые ценят понятные единые правила игры, также поддерживают внедрение такого показателя. Во-первых, они понимают, что их результативность в определенной степени зависит от эффективности работы других звеньев в цепочке бизнес-процессов. Так бухгалтер не сможет подготовить отчетность, если вовремя не получит первичные документы. А менеджер по продажам не сможет оформить реализацию, если снабжение своевременно не внесет данные о новых номенклатурных позициях, или если склад не проведет поступление. Во-вторых, такие сотрудники понимают, что и они являются таким же звеном в бизнес-процессах компании и от них зависит работа других подразделений и результат компании в целом. В-третьих, они предпочитают, чтобы все требования к ним были четко зафиксированы, а не появлялись внезапно в периоды авралов, вызывая споры и претензии со стороны руководства.

Исполнительская дисциплина: Что оценивать?

В показатель исполнительской дисциплины включают оценку качества и сроков исполнения задач и поручений. При этом речь может идти об оценке по трем уровням:

  1. Исполнение проектных задач и поручений руководства. Это достаточно крупные задачи, по которым устанавливается срок и требования к результатам.

Примеры из практики:

  • Одному из менеджеров отдела продаж поручено в течение месяца провести «чистку» справочника контрагентов в 1С, перенеся в архив недействующих покупателей.
  • Системному администратору поручено разработать проект внедрения внутренней связи на основе IP-телефонии.
  1. Исполнение регламентных операций, сроки которых определены в виде конкретной даты.

Примеры из практики:

  • Руководители структурных подразделений должны предоставить план затрат на следующий месяц до 25 числа каждого месяца.
  • Отдел снабжения проводит мониторинг цен поставщиков дважды в год в срок до определенной даты.
  1. Исполнение «процессных» задач, срок по которым определен в виде периода с момента определенного вызывающего события. Это задачи, которые являются частью бизнес-процесса и «запускаются» после исполнения какой-то предыдущей операции.

Пример из практики:

  • Бухгалтерия исполняет платеж не позднее следующего дня с момента получения счета на оплату.
  • Склад оформляет поступление в программе учета не позднее 3 часов с момента постановки машины на разгрузку.

С каждым уровнем требования к администрированию системы оценки исполнительской дисциплины повышаются. Если ограничиться первым уровнем, вести учет можно вручную, оценку производить непосредственно решением руководства. На третьем уровне объем учитываемых операций сделает ручное ведение полноценного учета невозможным. Придется выбирать между субъективной оценкой и внедрением системы автоматизации.

Субъективная оценка или тотальный контроль

Если сконцентрироваться исключительно на контроле «по-крупному», достаточно вести учет, скажем, в Excel силами, например, офис-менеджера. Именно так поступили в организации одного из наших клиентов. В ходе ежегодного планирования формировались проектные задачи и поручения руководителям отделов и отдельным специалистам. Они фиксировались в таблице Excel с заголовком «Годовой план» с указанием плановых сроков исполнения. Специально выделенный сотрудник контролировал соблюдение этих сроков. По результатам определенных отчетных периодов руководство давало оценку работе ответственных.

Однако, во-первых, задачи фактически имели разный вес и значение, что мешало ввести простую систему поощрений. Во-вторых, руководство чувствовало все большую потребность учета более мелких, но не менее значимых задач.

Тотальный контроль предполагает фиксацию плановых и фактических сроков исполнения задач по всем трем уровням, названным выше. Только так можно получить полное представление об исполнительской дисциплине сотрудника. Вести такой учет вручную не реально. Требуется внедрение системы автоматизации. Такая система должна автоматически создавать сотруднику регламентные и «процессные» задачи, фиксировать фактические сроки исполнения, включать некий механизм оценки качества исполнения и, конечно, формировать соответствующие отчеты.

Стоимость внедрения такого программного решения для малого и среднего бизнеса весьма велика. На примере программы 1С-Документооборот, с которой нам пришлось иметь дело, речь идет о нескольких сотнях тысяч (с учетом адаптации и доработки программы под нужды заказчика). Дополнительно руководству, принявшему решение о внедрении подобной программы, придется смириться с необходимостью введения новой штатной единицы – администратора системы.

Альтернативой внедрению программы учета задач и поручений является отказ от сплошного контроля в пользу фиксации лишь сбоев. В этом случае в основу оценки ляжет количество нарушений сроков и случаев некачественного исполнения задач. Информацией о мелких процессных операциях придется пожертвовать. Оценка в некоторых случаях будет иметь субъективный характер. Объем работы по администрированию системы будет достаточно большим: придется вручную фиксировать задачи и факты нарушения сроков, сводить данные в единые отчеты по сотруднику и так далее.

О нашем опыте разработки системы оценки исполнительской дисциплины, о том в каких значениях мерить этот КПЭ, как привязать показатель к денежной премии мы расскажем в следующих статьях.

Контроль сроков исполнения поручений по служебным документам осуществляется

  1. II. 1. Методические указания к выполнению контрольных заданий
  2. III. 2. Оценка контрольной среды
  3. III. Контроль в системе налогового администрирования
  4. V. Контроль и отчетность.
  5. V. ПЕРЕЧЕНЬ Тем контрольных работ
  6. VII. Управление реализацией целевой программы и контроль за ходом ее выполнения
  7. VІІІ. МЕТОДИКА ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОГО ЗАДАНИЯ
  8. X. Торговля гражданским и служебным оружием и патронами к нему.
  9. А)Тестовый контроль исходного уровня знаний студентов
  10. Автоматизация работы с документами

Ответ: Службой делопроизводства государственного органа.

Исполнение поручений по служебным документам данным нескольким исполнителям координирует

Ответ: Должностное лицо, указанное в поручении первым.

Дополнительный срок исполнения поручения устанавливается

Ответ: Руководителем, давшим поручение.

Процедуры реализации прав граждан должны предусматривать

Ответ: 1)Порядок реализации правы, при котором граждане обязаны предоставлять государственным органам и должностным лицам минимальное число документов, подтверждающих юридически значимые факты;

Минимальный срок реализации прав и обеспечения законных интересов граждан;

Минимальное число инстанций, с которыми согласовывается проект решения по реализации прав граждан;

Заблаговременное извещение граждан о месте и времени рассмотрения дела соответствующим лицом или органом;

Возможность ознакомления с материалами дела, связанными с рассмотрением его обращения, возможность личного участия гражданина в разбирательстве его по обращению.

Ведение дела по обращению гражданина одним и тем же должностным лицом, не допуская необоснованной передачи материалов дела, связанных с обращением гражданина, другому должностному лицу;

Недопущение случаев, когда рассмотрение обращения гражданина возлагается на лицо, в отношении которого есть основания полагать, что оно не заинтересовано в объективном решении вопроса;

Процедуры реализации прав граждан не должны допускать

Ответ: 1)Обращения жалобы во вред лицу, подавшему жалобу, или в интересах которого она была подана;

Направления обращений должностным лицам, действия которых обжалуются в обращении;

Возможности разглашения без согласия граждан сведений об их частной, личной и семейной тайне;

Установления данных о личности гражданина, не относящихся к обращению.

Порядок подачи гражданами обращений, их регистрация, сроки их рассмотрения государственным органом определяются

Ответ: Законодательством РК.

Контроль за ходом рассмотрения обращений граждан, направленных в подразделения государственного органа осуществляется

Ответ: Руководителем этих подразделений.

Обращения граждан считаются разрешенными когда

Ответ: Рассмотрены поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы заявителям в установленном законодательством порядке.

Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 15; Нарушение авторских прав

| следующая лекция ==>
Государственные органы осуществляют свою деятельность | Принятие решений при осуществлении государственными органами своих функций.

Контроль сроков исполнения документов и поручений

Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно.

Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений).

Контроль исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.

Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности:

  • контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;
  • контроль сроков исполнения документов.

Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).

В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.

В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.

В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).

Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.

Контроль исполнения документов включает:

  • сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
  • постановку документа на контроль;
  • оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
  • предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
  • внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
  • снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
  • учет и обобщение результата контроля;
  • информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:

  • поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
  • поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
  • поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
  • поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
  • поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
  • письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;
  • запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
  • предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
  • письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
  • обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
  • протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
  • телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
  • письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
  • поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара;
  • жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.

Индивидуальные сроки исполнения

  1. Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
  2. Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.

В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.

ВАЖНО! Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.

Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.

Ведение контроля исполнения документов и поручений

На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.

    Примерная форма контрольного журнала

пп

Дата и

регистрационный № документа

Срок исполнения

ФИО

исполнителя

Отметка об исполнении Примечание
1 2 3 4 5 6

    Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31*
Наименование вида документа Автор (корреспондент) документа
Дата поступления и регистрационный номер документа Дата и регистрационный номер документа
Заголовок (краткое содержание) документа
Резолюция (кому направлен документ)
Срок исполнения документа Исполнитель

Оборотная сторона

Ход исполнения документа **

Отметка об исполнении документа

Индекс дела

* Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.

** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.

Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
с расширенным составом реквизитов

**>

Лицевая сторона

**>

Корреспондент
Дата поступления № документа Дата документа Входящий №
Число листов
Генеральный директор Срок исполнения Резолюция
Начальник Срок исполнения Резолюция
Исполнитель Дата

**>

Оборотная сторона

**>

Исполнитель Дата Исходящий № (промежуточный отв.)
Исполнитель Дата Исходящий № (промежуточный отв.)
Куда (кому) Число листов
Кем подписан
Ход исследования
Отметка об исполнении № дела

В контрольной картотеке РКК систематизируются по:

  • срокам исполнения документов;
  • исполнителям;
  • группам (видам) документов (приказы и распоряжения, протоколы, договоры и др.).

Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.

Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.

Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.

Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:

  • задание последующих лет – один раз в квартал или не реже одного раза в год;
  • задание последующих месяцев текущего года – один раз в месяц;
  • задание текущего месяца – каждые 10 дней.

В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.

ВАЖНО! Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.

Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам — руководитель или орган управления, принимавший решение.

Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.

При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:

  • краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
  • отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год.

**>

Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.

Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
для руководителя организации

СПРАВКА

об исполнении документов по состоянию на ___________

п/п

Наименование подразделения Документы на контроле Из них:
всего поступило в предыдущем месяце исполнены в срок исполняемые в срок с продленным сроком исполнения не исполненные в срок
1 2 3 4 5 6 7 8

Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
руководителям структурных подразделений

СПРАВКА
об исполнении документов в ____________________ по состоянию на ___________

(наименование подразделения)

Вид, регистрационный номер и дата документа

Заголовок (краткое содержание) документа Срок исполнения Исполнитель Причины неисполнения в срок Сведения о ходе исполнения Когда будет исполнен документ
1 2 3 4 5 6 7

Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ это анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных.

В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.

По завершению исполнения документа в электронную регистрационную карточку вносятся данные о дате и характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *