Меню

На приказах печать ставится

0 комментариев

Кто имеет право ставить печать на приказах?

Те должностные лица, которые эти документы издают. То есть, если приказ общий по организации, он издается и заверяется подписью руководителя и круглой печатью организации.

Если документ издается начальником отдела, и в отделе используется своя, внутренняя печать – именно ее и ставят на документе. Пользоваться основной печатью организации в данном случае нельзя. А вот, например, приказ об отпуске, о приеме на работу, назначении на должность или об увольнении, подписывает руководитель компании. И соответственно, ставится основная печать. Как и на других кадровых приказах.

А приказ о замене рекламных наклеек на фирменных машинах компании исходит от руководителя транспортного отдела, им же и заверяется. Если в транспортном отделе имеется собственная печать – она ставится.

Разница – в сфере действия документа. Те, которые заверяются подписью руководителя компании и ее основной печатью, касаются всех, без исключения. Те, которые заверяются подписью руководителя отдела, касаются только его подчиненных или назначенного исполнителя. Должна заверять документ печать или нет – решает руководитель отдела.

Таким образом, нужна ли печать на распоряжении, в каждой компании решается индивидуально. Но по законодательству она вовсе не обязательна.

Если печать в организации имеется, то нужно ее ставить на приказы или нет?

Государственные и муниципальные учреждения и организации в кадровом документообороте используют унифицированные формы приказов. Унифицированные формы приказов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и не содержат такого реквизита, как печать. Приказ удостоверяется только личной подписью руководителя организации с расшифровкой. Поэтому организациям, использующим унифицированные формы приказов, ставить в них печати не требуется.

В качестве примера приказ о приеме на работу:

Статья 8 Трудового кодекса РФ предоставляет работодателю право принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права. Следовательно, если организация не пользуется унифицированными формами приказов по личному составу, то она вправе утвердить собственные. В этом случае одним из обязательных реквизитов приказа по кадрам может стать печать организации.

Подводя итог
Печать организации на приказах по кадрам не является обязательным реквизитом. Однако, если в организации самостоятельно разработана форма приказа и она предусматривает проставление печати, то проставлять ее необходимо.

Положение Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П, раздел IX Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 10 октября 2008 г.

Нужно ли ставить печать на приказах

Общее правило применения печатей на распоряжениях – они ставятся, только если для приказа используется собственная форма документа, созданная в организации.

Унифицированные приказы по личному составу не нуждаются в проставлении такого реквизита.

Если же на предприятии разработаны собственные бланки документов и локальными нормативными актами предусмотрено наличие печати – тогда она ставится. Это следует из статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. No 402-ФЗ.

Пять главных новостей июля, которые изменят работу отдела кадров

Также печать на приказе нужна, если документ направлен во внешние организации, так как она будет удостоверять его подлинность. Требование о запечатывании может быть выставлено организацией-адресатом, в этом случае оттиск также ставится.

Закон дает следующий перечень ситуаций, когда печать необходима. Это:

  • Трудовые книжки (при ее заведении, увольнении сотрудника либо, например, смене фамилии работника).
  • Локальные нормативные акты организации.
  • Трудовые договоры (вкупе с дополнительными соглашениями к ним и договоров о полной материальной ответственности).
  • Акты и гарантийные письма.
  • Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий, связанных с расходованием денежных средств и материальной базы.
  • Архивные справки и копии документов.
  • Служебные и командировочные удостоверения.
  • Наградные грамоты, ходатайства, характеристики, рекомендации и т.д.
  • Новые возможности для карьерного роста

    Попробуйте бесплатно! Курс повышения квалификации «Документационное обеспечение работы с персоналом». Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение — удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

    Печать на приказы ставят

    Вот что нашла:
    Нужна ли печать на документе?

    Печать — это одно из средств индивидуализации организации. Причем на предприятии может быть несколько печатей. Но всегда ли при составлении документов их надо скреплять печатью? Этот вопрос возникает как у стороны, составляющей и выдающей документ, так и у получателя. Давайте же разберемся, на каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати.

    Алексей Гришин, эксперт-аналитик ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»»

    Весь документооборот предприятия можно условно разделить на три больших сектора — деловые бумаги, первичные документы и налоговые документы. В первую категорию войдут различные кадровые приказы, договоры, доверенности. Во вторую — первичные документы, признаваемые таковыми по законодательству о бухучете. А в третью — документация, необходимая для налоговых целей (подтверждение расходов, льгот и т. п.). Для каждой из этих категорий установлены свои правила использования печатей.

    Начнем с деловых бумаг. Буквальное прочтение Трудового кодекса позволяет сделать вывод, что на кадровых документах (приказах, распоряжениях и т. п.) печать ставить не обязательно. В том числе не обязательна печать и на трудовом договоре (ст. 67 ТК РФ). Подтверждает этот вывод и постановление Госкомстата России от 05.01.04 № 1, утвердившее унифицированные формы кадровых документов. Ни на одной форме нет специально отведенного места для печати организации, составившей документ.

    Так что, пожалуй, единственный кадровый документ, на котором нужна печать организации-работодателя, — это трудовая книжка. В ней печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений — п. 2.2 инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69) и запись об увольнении (п. 35 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225).

    Теперь что касается других наиболее распространенных документов — доверенностей и гражданско-правовых договоров. В силу прямого указания статьи 185 Гражданского кодекса доверенность от имени юридического лица должна быть заверена печатью этой организации. А вот на «гражданских» договорах печать не обязательна — в ГК РФ такого требования нет. Подтверждает это и судебная практика (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 26.02.04 по делу № КА-А40/799-04 и от 15.02.02 по делу № КГ-А40/384-02).

    Обязательные для первичного учетного документа реквизиты перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Оттиск печати в данном перечне не назван. В то же время в законе говорится, что первичные документы составляются по официально утвержденным унифицированным формам. Из этого следует, что первичный документ, на котором нет печати, будет недействительным только в одном случае — если в унифицированной форме предусмотрено заверение печатью.

    Например, в унифицированной форме товарной накладной (№ ТОРГ-12) предусмотрено место для печати грузополучателя. То есть без печати покупателя такой документ будет считаться составленным с нарушениями.

    Ситуация с печатью на налоговых документах во многом схожа с первичными. Печать нужна только в том случае, если это прямо предусмотрено НК РФ или формой документа. Причем если речь идет о налоге на прибыль, то надо помнить о правилах статьи 252 Налогового кодекса РФ. В ней, в частности, говорится, что расходы, принимаемые в уменьшение базы, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В большинстве случаев в качестве подтверждающих документов выступает «первичка». Это значит, что в тех случаях, когда реквизит «М. П.» предусмотрен унифицированной формой первичного документа, при отсутствии оттиска печати документ считается оформленным с нарушением законодательства. И не может подтверждать произведенные расходы.

    Гражданское законодательство не обязывает все организации иметь печать. Так, в ГК РФ вообще нет норм, регулирующих вопросы изготовления, учета и использования печатей. В то же время в законах, посвященных конкретным организационно-правовым формам юридических лиц, все же есть упоминания о необходимости иметь печать. Например, как акционерное, так и общество с ограниченной ответственностью обязаны иметь круглую печать. Она должна содержать полное фирменное наименование общества на русском языке и указание на место его нахождения (ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Подобные требования содержатся и в федеральных законах от 14.11.02 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», от 12.01.96 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Поэтому унитарные предприятия и некоммерческие организации также должны обзавестись печатью.

    При этом отметим, что количество печатей, принадлежащих одному лицу, законом не ограничено. Также не запрещается наносить на печать и более полную информацию об организации.

    Нужно ли ставить на приказах по личному составу печать организации?

    Требование о проставлении печати организации-работодателя на приказах по личному составу нормативно не установлено.

    Установленная гражданским законодательством обязанность юридического лица той или иной организационно-правовой формы иметь печать (см., например, ч. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» и т.п.) не означает, что организация обязана ее применять во всех своих документах (в том числе внутренних, к которым относятся приказы по личному составу). Скрепление документа печатью обязательно только в прямо предусмотренных законом случаях (например, при выдаче доверенности от имени организации – п. 5 ст. 185 ГК РФ).

    Как видно из подп. «б» п. 19 подраздела 1.1 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы по личному составу включают в себя приказы о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе на другую работу, увольнении; аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов); изменении фамилии; поощрениях, награждениях; оплате труда, премированию, различных выплатах; а также о предоставлении всех видов отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения содержания (заработной платы); дежурств по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировок, командировок для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

    Для приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, увольнении, поощрении, направлении в командировку, предоставлении отпуска до 2013 г. нужно было использовать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В них не содержится такого реквизита, как «Место печати». Утвержденные этим же постановлением Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации не предусматривают обязательного проставления печати при заполнении данных форм (так, в отношении приказа о приеме на работу по форме № Т-1 или Т-1а Указания требуют объявлять работнику под личную подпись приказ, «подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом», – без какого-либо упоминания о проставлении печати). Формы иных приказов нормативно не установлены, каждый работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить соответствующую форму.

    Следовательно, при отсутствии в локальных нормативных актах работодателя требования о проставлении печати организации на приказах по личному составу такого проставления не требуется.

    Пример приказа

    Ниже – две картинки. Это самый обычный приказ, который представлен с двух сторон. Цифры указывают на основные части, а также на реквизиты документа.

    1 – наименование организации. В отличие от фирменного бланка, на приказе по основной деятельности мы не помещаем реквизиты компании, ведь приказ является внутренним документом

    2 – наименование документа. Оно должно выделяться визуально. В деловой практике принято писать названия документов по центру строки прописными буквами.

    3 – этот пункт объединяет несколько: дата, номер, место издания приказа. Это основные регистрационные данные. Обратите внимание на код «ОД», который находится рядом с номером. Он является не обязательным и означает, что приказ относится к основной деятельности. Кроме основной, выделяют приказы по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Те, что по личному составу, всегда регистрируются отдельно. Регистрировать ли отдельно АХО и основную деятельность, решает организация, но делать это желательно потому, что приказы поОД имеют срок хранения постоянно, а АХО – всего 5 лет.

    4 –тема приказа или заголовок к тексту. Принято, чтобы он начинался с предлога «О», например, «О проведении бухгалтерской отчетности» или «О подтверждении инструкции делопроизводства» и стоял в предложном падеже. Заголовок – это краткое содержание приказа, которое воспроизводится в учетной записи в журнале. Поэтому, формулируя заголовок, имейте в виду, что впоследствии именно но нему вы будете искать этот приказ.

    Примеры заголовков:

    Об утверждении положения об отделе кадров

    О принятии на баланс основных средств

    О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству

    Если заголовок длинный и занимает несколько строк, можно выровнять его по центру.

    Основной текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную.

    5 – это констатирующая часть текста.

    В этой части пишется обоснование управленческого решения. Почему издается этот приказ, что послужило причиной?

    Примеры обоснований:

    Во исполнение приказа Министерства энергетики Российской Федерации от 01.07.2015 №5466 «О предоставлении информации»

    Обратите внимание: когда дается ссылка на нормативный документ, правильно указывать сначала его наименование, затем, дату, потом – номер и наименование.

    В целях приведения системы делопроизводства ЗАО «Металлист» в соответствие с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

    В целях повышения эффективности

    В связи с производственной необходимостью

    6 – отдельное слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Оно разделяет констатирующую и распорядительную части. Слово «приказываю» может быть набрано прописными буквами, как в примере, а может – строчными и вразрядку: «п р и к а з ы в а ю». Выровнять его можно по левому краю, а можно по центру. Распорядительная часть текста начнется с новой строки.

    7 – часть текста, которая называется распорядительной. Здесь перечисляются задания, которые руководитель ставит перед подчиненными.

    Зеленым шрифтом выделены значимые моменты для распорядительной части документа.

    • Каждое задание имеет ответственного за выполнение. Исключение – утверждение приказом какого-либо документа.
    • Также очень важно указать срок исполнения задачи. И вновь исключение – утверждение документа и задание, которое носит постоянный характер.
    • Управленческие решения нумеруются. Одно действие – один пункт приказа. Если задача разбивается на более мелкие задания, это оформляется подпунктами:
    • Обязательный пункт – указание должностного лица, на которое возлагается контроль исполнения приказа. Это может быть и сам генеральный директор, и любой из подчиненных ему руководителей.
    • На практике встречаются и такие приказы, которые не дают заданий никому конкретно, а управленческие решения в них носят общий организационный характер.

      В целях оптимизации системы делопроизводства ООО «Роскомстрах»

    1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 номенклатуру дел ООО «Роскомстрах» на 2015 год (прилагается).
    2. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
    3. Приложение к приказу. В отличие от делового письма, где приложение выносится в отдельную структурную единицу текста, информация о приложении к приказу вводится прямо в текст. Если прилагается один документ, то после его названия в скобках пишется «(прилагается)» — см. пример чуть выше. Если же приложений несколько, то они нумеруются:

    4. Рабочей группе собрать информацию по форме П-3 (Приложение №1).
    5. Нумеровать приложения можно по-разному:

      И т.д. Главное – придерживаться единообразия и в самом документе, и во всех приказах в целом. Унифицировать эти правила поможет инструкция по делопроизводству.

      На прилагаемый документ выносится информация о том, что это приложение:

      После регистрации приказа необходимо от руки вписать регистрационную информацию в соответствующие поля.

      Приложение является неотъемлемой частью приказа и хранится вместе с ним!

      8– подпись. Реквизит оформляется стандартно:

      Наименование должности Личная подпись Инициалы Фамилия

      Печать на приказ не ставится! Это внутренний документ. Нет никакого смысла подтверждать подпись директора в его же компании.

      Переходим к оборотной стороне приказа.


      1 – визы согласования, сбор которых является обязательной процедурой.

      Приказ согласуют те должностные лица, деятельности которых он касается. Состав согласующих лиц зависит от того, о чем приказ.

      2 – визы ознакомления. В обязательном порядке все те, кто фигурирует в приказе в качестве исполнителей поставленных руководством задач, должны в нем расписаться.

      3 – исполнитель. Это сотрудник, который составил приказ. По всем вопросам исполнители будут обращаться к нему, а не к директору, который часто имеет очень смутное представление о деле, к которому относится подписанный им документ… Указывается фамилия, имя исполнителя, если принято в компании – то отчество и контактная информация.

      Что такое приказы по личному составу, как внести изменения в приказ — в статьях по ссылке.

      14 Responses

      1. ЛенаДекабрь 7 2012 @ 14:17

      Какой перечень приказов должен быть в ЗАО, оформлением приказов преждние сотрудники не занимались, приходиться востанавливать все, но не знаю как именно. Налоговая проверка намечается …((((

      Евгения КожановаДекабрь 8 2012 @ 15:09

      Добрый день, Лена!
      В этой статье http://thebestsecretary.ru/?p=2622 приведен перечень документов, обязательных для кадровой службы. Налоговиков они могут заинтересовать, когда будут проверять выплаты работникам. Что касается обязательных документов для бухгалтерии — боюсь наврать, лучше спросите на специализированных сайтах. Удачи!

      ЕкатеринаФевраль 21 2014 @ 05:47

      Здравствуйте.Подскажите пожалуйста сколько хранятся приказы «Об учетной политике», «О снятии остатков в кассе», «Об установлении перечня лиц, имеющих право подписи в выставленных счетах- фактурах» (Постоянно?). А также у нас в организации Инженер по охране труда составляет приказы такие как (о бесплатной выдаче молока, о назначении ответственных за противопожарное состояние производственных помещений, о постоянно действующей комиссии (ПДК) и т.д. сколько должны храниться они? Они считаются как по основной деятельности или по административно хозяйственной? И последний о режиме работы предприятия в праздничные и выходные дни. Помогите пожалуйста то уже совсем запуталась.Спасибо.

      Евгения КожановаФевраль 21 2014 @ 06:11

      Добрый день, Екатерина!
      Перечень предлагает нам всего три вида приказов (ст. 19): по основной деятельности (хранятся постоянно), по личному составу (75 лет за небольшим исключением), по административно-хозяйственным вопросам (5 лет).
      В первую очередь нужно отсеять личный состав. Перечень приводит виды этих приказов в той же 19-й статье.
      Осталось выяснить, что такое административно-хозяйственные вопросы. Опять смотрим Перечень, потому что ни один из нормативных документов по делопроизводству в России не объясняет, чем АХО отличается от ОД. Раздел 10 Перечня целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. К ним относятся:
      • соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности,
      • эксплуатация зданий, помещений,
      • транспортное обслуживание, внутренняя связь,
      • обеспечение безопасности организации.
      Получается, что все остальные приказы — по основной деятельности и хранятся постоянно.

      АринаДекабрь 12 2014 @ 07:03

      Добрый день!
      У меня возник спор с зам.директором при составлении инструкции по делопроизводству «Почему согласование приказов на оборотной стороне?». Помогите доказать, что согласование должно быть на оборотной стороне приказа.

      Евгения КожановаДекабрь 12 2014 @ 12:40

      Добрый день, Арина! Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.24), при согласовании документов, подлинники которых остаются в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
      Несмотря на то, что ГОСТ является добровольным к применению, большинство государственных и коммерческих организаций следуют его требованиям при оформлении своих документов.

      ИннаЯнварь 26 2015 @ 08:01

      Подскажите пожалуйста где можно прочитать подробнее о РАСПОРЯЖЕНИИ. Как составляется, на какие виды подразделяется и сроки хранения.

      Евгения КожановаЯнварь 27 2015 @ 05:35

      Добрый день, Инна! Можно почитать Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 №76).

      ЭльмираДекабрь 8 2015 @ 06:05

      Добрый день! А можно ли передавать по описи оригиналы приказов (о принятии на работу) в случае необходимости?

      Евгения КожановаДекабрь 8 2015 @ 08:27

      Здравствуйте, Эльмира!
      Не совсем понятно, кому именно передавать.
      Но, по моему мнению, в любом случае лучше (по возможности) этого не делать.

      МарияФевраль 1 2017 @ 15:10

      У нас образовательная организация и очень много приказов по массовым мероприятиям и выездам обучающихся на конкурсы. Они относятся к приказам ОД, но хотелось бы их выделить в подгруппу с отдельной регистрацией. Можно ли так делать? Могут ли быть сроки хранения отличные от сроков хранения приказов по ОД?

      Евгения КожановаФевраль 2 2017 @ 20:32

      Здравствуйте, Мария! Да, можно выделить часть приказов в отдельную категорию.

      АнжелаАпрель 26 2017 @ 08:07

      Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, кто должен заниматься изданием приказов: секретарь руководителя или специалист по кадрам? У секретаря в ДИ прописано «организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя», в то время как у специалиста по кадрам кроме приказов по л/с ничего нет, ни слова про общее делопроизводство, кроме кадрового. Но несмотря на очевидные вещи, доказать сложно. Потому что, с самого начала образования учреждения так повелось и предыдущий кадровик молча делал все приказы. Как убедить руководителя и секретаря, что приказы должен готовить и вести учет секретарь и хранить их там же, по месту подписания. Заранее спасибо за внимание!

      Евгения КожановаАпрель 27 2017 @ 12:59

      Здравствуйте, Анжела! Нужна инструкция по делопроизводству, в которой было бы написано конкретно: приказы по основной деятельности создаются секретарем руководителя и хранятся в приемной.

      Еще раз о печати

      Казалось бы, о печати уже все сказано, и вряд ли можно что-то добавить. Что может быть проще, чем «штамповать» принесенные документы? Однако, столкнувшись с обучением практикантов, я поняла, что даже такая простая манипуляция порою вызывает сложности и вопросы, а потому требует определенных разъяснений.

      На каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати?

      Прежде всего необходимо помнить о том, что основной печатью организации заверяются подписи только первых лиц: руководителя, его заместителя, главного бухгалтера.

      Для заверения подписей руководителей управлений/департаментов/отделов в структуре организации служат вспомогательные печати – печати структурных подразделений, например, «Отдел кадров», «Управление кредитования» и др. При этом наименование подразделения на печати и в организационно-штатной структуре организации должны быть идентичны.

      Перечень основных документов, подлежащих заверению печатью, был разработан ВНИИДАД в 80-х годах прошлого века. На него можно опираться при разработке внутренних правил использования печатей вашей организации. Однако не стоит забывать, что за три десятка лет многое изменилось. Кроме того, в перечне приведены документы, подлежащие заверению головной печатью, и оставлены без внимания их вспомогательные коллеги – печати структурных подразделений.

      Так, согласно ГСДОУ головной печатью заверяются следующие документы:

      • копии учредительных документов;

      • договоры, заключаемые с предприятиями, учреждениями, организациями, изменения и дополнения к ним;

      • штатное расписание и изменения к нему;

      • акты (выполненных работ, приема законченных строительством объектов, списания, экспертизы и т.д.);

      • гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);

      • платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);

      • банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;

      • архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;

      • отчеты установленной формы и пр.

      Внутриведомственными инструкциями может быть оговорено обязательное наличие печати на запросах, направляемых в сторонние организации (например, запросы силовых структур в банки о движении денежных средств на счетах подозреваемых организаций).

      А вот приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

      Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации.

      При этом следует помнить, что на большинстве кадровых документов (приказах, распоряжениях и т.п.) печать не ставится. Исключение составляет трудовая книжка, в которой печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений) и запись об увольнении.

      Печатью службы ДОУ заверяются копии растиражированных внутренних документов.

      Много споров возникает по поводу печати на счетах-фактурах. Точку в этом вопросе поставило постановление Правительства РФ от 16.02.2004 № 84, пунктом 12 которого реквизит «М.П.» был исключен из типовой формы счета-фактуры.

      Где проставить оттиск?

      Вне зависимости от вида печати, существуют универсальные правила их проставления на документах: печать проставляется либо на специально обозначенном месте (М.П.), либо так, чтобы она захватывала окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Данное требование закреплено в п. 2.6.22 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

      Если требуется удостоверить заверительную надпись на прошитом документе, оттиск печати должен захватывать как часть листочка-заверителя, так и поверхность, к которому приклеен лист.

      Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации.

      Недопустимо ставить печать поверх личной подписи.

      И наконец, категорически запрещено проставлять оттиск печати на чистых листах и незаполненных бланках, т.к. это реальная провокация для злоупотребления и угроза безопасности.

      Как ставить печать?

    6. При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
    7. После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике. Иногда печать необходимо промокнуть от излишней краски, чтобы избежать размытости или смазанности оттиска.
    8. Готовясь «проштамповать» документ, убедитесь, что под ним ничего нет. Скрепка, неровно сложенные листы многостраничного документа или иной инородный предмет, лежащий под стопкой документов, могут послужить помехой для оттиска. В результате вы получите его половинку или смазанный отпечаток.
    9. Уход за печатью

      В результате эксплуатации резиновое клише забивается грязью, буквы становятся похожими на кляксы. Неряшливый вид печати на документах не только не красит организацию, но и является основанием для отказа в приеме тех или иных документов, например платежных поручений. Поддержать печать в надлежащем виде можно при помощи обыкновенной зубной щетки, которой можно мягко очистить клише, не повредив нанесенного рисунка. После чистки печать надо промыть под струей проточной воды и промокнуть.

      Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

      Иногда организации, имеющие филиалы, делегируя полномочия своему представителю, оформляют доверенность неправильно: вместо печати головной компании они ставят штамп подразделения. Такая доверенность недействительна.

      Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

      Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

      Ю.С. Задорина,
      зав. канцелярией ОАО «Акционерный банк «Пушкино»»

    Печати и основные понятия

    Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их подлинность не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.

    Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.

    Всего выделяют три основные разновидности печатей:

    • простые
    • имеющие такое же значение, что и гербовые
    • сами разновидности с гербами

    Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.

    Круглые печати с полным наименованием и адресом могут использовать в акционерных сообществах.

    Что касается коммерческих организаций, то для них характерно применение печатей, приравненных к гербовым. Обычно такие инструменты изображают фирменную эмблему или логотипы. Либо на них наносятся наименования. Указания номера свидетельства о государственной регистрации вместе с ИНН обязательны для любых организаций.

    Частные предприниматели также не осуществляют работу без своих собственных штампов. Они приравниваются к гербовым согласно своему статусу. Но на штампах изображают не гербы с эмблемами, а имя с фамилией и отчеством предпринимателя, местонахождение, ИНН с регистрационным номером.

    Для чего именно нужны печати?

    Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот реквизит требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.

    Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.

    Есть следующий перечень бумаг, для которых наличие печатей стало обязательным требованием:

    На чем ставят печати

    • Трудовые книжки
    • Правила с инструкциями, описанием положений и расписания штата. И любые другие нормативные локальные акты
    • Письма на гарантию после доставленных товаров, выполненных работ
    • Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий
    • Справки и копии, взятые из архива
    • Удостоверения служебного типа
    • Грамоты и свидетельства, которые создаются специально для работников
    • Представления и ходатайства, которые привязаны к награждениям
    • Обязательны для характеристик и рекомендаций с мест работы
    • Для командировочных удостоверений
    • Для актов
    • При составлении трудовых договоров вместе с дополнительными соглашениями, гражданско-правовых документов, договоров на полную материальную ответственность

    Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.

    Потому рекомендуется заранее прописать порядок, в котором печать используется в пределах той или иной организации.

    Печати для различных документов

    Сначала определяются с перечнем документов, которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.

    Оптимальное решение – сделать подобную инструкцию приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.

    Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.

    Немного об использовании и хранении

    У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.

    Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.

    Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.

    Специальный журнал ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.

    Больше о печатях в делопроизводстве

    Руководитель должен издать отдельный приказ, чтобы на практике утвердить список с документами, требующими печати. Отдельного приказа или распоряжения требует список должностных лиц, у которых есть право расписываться на документах.

    Для юридических лиц печать тоже становится обязательной. Акты о несчастных случаях на производстве, журналы и книги, доверенности – вот лишь небольшой список бумаг, которые требуют применения данного материала. Использование печатей в делопроизводстве упрощает ведение бизнеса. Более того, отсутствие печати усложняет решение множества задач.

    Некоторым юридическим лицам необходимо по закону иметь этот инструмент, вне зависимости от того, планируется ли использовать его на практике. Для общественных организаций и кооперативов, например, это не обязательное требование. В трудовых книжках печати ставятся лишь в трех ситуациях:

    1. Когда документ оформляется в первый раз.
    2. Если меняются анкетные данные сотрудника.
    3. Если происходит увольнение.

    Единственная серьезная проблема в настоящее время – отсутствие правил аннулирования ошибочно поставленных печатей.

    На печатях разрешается использовать товарные знаки и фирменные наименования, если это не нарушает прав других лиц. Благодаря этому у руководства появляется дополнительный инструмент для индивидуализации. Это помогает выделиться на фоне конкурентов. Право на использование товарного знака возникает сразу после того, как завершена его регистрация. Изготовить печать для организации можно в любой фирме, которая представляет соответствующие услуги. Допустимо использование дополнительной защиты от создания подделок. Для этого наносят рисунки, которые остаются видимыми, либо невидимыми.

    Каждый руководитель сам решает, использовать печать, или отказаться от нее. Некоторые нормативные акты обязательного использования печати вообще не предусматривают.

    Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

    Я стараюсь ставить печать на всех приказах, даже не значительных, чтобы потом не было претензий. Особенно, когда нужно показать сотрудникам, ведь бумажка без печати не внушает доверия.

    Рекомендуем к прочтению: Какие документы нужны для снилс

    Насчет хранения печатей, то все красиво только на бумаге. Сколько не приходилось работать, так печать лежала где попало и никто ее не закрывал, можно было наштамповать чистых листов с печатями сколько угодно.

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Вопрос: Необходимо ли ставить на приказах круглую печать организации?

    ВОПРОС: Необходимо ли ставить на приказах круглую печать организации?

    ОТВЕТ: Нормативными правовыми актами проставление печати на приказах не предусмотрено независимо от того, кем они подписаны. Юридическая сила приказа определяется наличием указания автора документа (реквизиты бланка), подписи уполномоченного должностного лица, даты подписания, регистрационного индекса. Печать является дополнительным удостоверяющим реквизитом, применяемым для придания юридической силы отдельным видам документов, к числу которых приказ не относится.

    В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий видовой состав документов, на которых проставляется печать. Среди нормативных актов, регламентирующих решение данного вопроса, основным является постановление Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее — постановление № 100). Согласно утвержденному этим постановлением примерному перечню печать проставляется на следующих документах:

    — свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния;

    — паспортах и других документах, удостоверяющих личность;

    — документах об образовании;

    — уставах (положениях) предприятий, учреждений и организаций;

    — доверенностях и иных документах, удостоверяющих права физических и юридических лиц;

    — образцах оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

    — актах (приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

    Кроме того, постановлением № 100 предусмотрено проставление гербовой печати на иных документах в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь.

    К числу таких нормативных актов относится Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь», утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13. Согласно требованиям данного нормативного акта проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.

    Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлено, что подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей. Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41, установлено, что печать проставляется на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, доверенностях, удостоверениях и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц.

    К числу указанных документов относятся так называемые личные справки (справки о месте работы, о трудовом стаже, о размере заработной платы и т.п.). Печатью заверяются также архивные справки, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации, что закреплено в еще одном нормативном правовом акте — Основных правилах работы архивов центральных органов местной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5.

    Также СТБ 6.38-2004 установлено, что печать должна проставляться на заверительных подписях на копиях документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки.

    Следует помнить и о том, что согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (в редакции постановления от 11.05.2000 № 72), печатью в трудовой книжке заверяются только раздел «Сведения о работнике» (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе «Сведения о работе».

    Перечисленные выше нормативные акты, определяющие перечень документов, на которых проставляется печать, не исчерпывающий.

    Кроме того, в соответствии с постановлением № 100 министерствам и иным государственным органам, в т.ч. местным, разрешено определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться печать, с учетом важности содержания этих документов.

    Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор

    Белорусского научно-исследовательского института документоведения

    и архивного дела

    Для более детального изучения см.: 1. Вопрос-ответ

    Печать на приказе о приеме на работу и копиях кадровых документов

    Приказ о приеме на работу оформляется работодателем после подписания сторонами трудового договора. Он относится к внутренним распорядительным документам, поэтому печать на нем также не проставляется.

    Рекомендуем к прочтению: Имеет ли право учитель ставить 2 за поведение в журнал

    Исключением из всего вышеперечисленного является оформление копии трудового договора и приказа о приеме на должность. Так, ст. 68 ТК РФ предусматривает, что копии всех кадровых документов должны заверяться в надлежащем порядке, т.е. с использованием печати. В этих целях может использоваться печать организации или кадрового отдела.

    Так, трудовой договор является действительным даже в случае отсутствия печати, удостоверяющей подпись представителя работодателя. Если же она используется при заключении соглашения с работником, то необходимо проставлять оттиск круглой печати.

    Является автором работ по трудовому законодательству, опубликованных в специализированных журналах. Наталья отвечает на все ваши вопросы на нашей площадке и дает консультации по юридическим проблемам, связанными с работой.

    Информация на сайте предоставлена исключительно в ознакомительных целях. Перед принятием какого-либо решения проконсультируйтесь с юристом.

    Руководство сайта не несет ответственности за использование размещенной на сайте информации.

    Копирование материалов допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт или источник информации.

    По вопросам сотрудничества и рекламы, а также жалоб и претензий просим писать на наш электронный адрес.

    Где это написано?

    ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ

    от 3 марта 2003 г. N 65-ст

    ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

    Вот и думайте ;), с учетом того, что всё это носит рекомендательный характер.

    И не только в приказах не нужна. По правилам делопроизводства печать не ставится и в том случае когда документ располагается на бланке организации. Вот. 🙂

    Та ж самая (почти) история с актами (тема Василя — но это я был).

    ну хочет главбух печать на приказ поставить, мож спать он от этого крепче будет, так почему бы и непоставить? Что от этого изменится то?

    > «есть вопросы абсолютно не прнципиальные и вообщем и неважные и спорить из за этого это на мой взгляд не что иное как обычное упрямство»

    но если прав можно попытаться доказать

    Нашу главбушку убедило тока письмо из «самого» МНС подписанное, но не пропечатанное 🙂 Страшно удивилась, но с тех пор не пристает 🙂

    А нас не слушала. Ибо нет пророка в своем Отечестве.

    Нам глабухам, чем больше красивых бумажек, тем чище задница.

    Налоговая — то кровушку у нас пьет, а не у юристов. И административку на нас «кладет», а то и чего еще по-хуже.

    А если «ляпы» юристов собрать, то не известно, кто лидировать будет — юристы или бухи.

    > «А если «ляпы» юристов собрать, то не известно, кто лидировать будет — юристы или бухи.»

    редко юрист будет требовать бумажку, если ее и в природе существовать не должно, а вот главбухи такие бумажки оченннн лубят 🙂

    печать на приказе

    Добрый день! коллеги, вопрос: обязательно ставить печать на приказе? думаю, нет, т.к. в ТК нет на этот счет ничего. хотя вопрос спорный.

    на приказах печати не ставятся (почитайте ГОСТ)

    я просмотрел этот ГОСТ. в нем нет ничего насчет необходимости или наоборот ненужности печати на приказе.

    и в ТК ничего нет.

    получается, печать не нужна. мда. мы ставим печать на всех документах, исходящих от организации, и на всех приказах и распоряжениях директора.

    перепутала чуть, сорри,

    здесь много инфы по делопроизводству

    посмотрите внимательно унифицированню форму, по которой составляется приказ, МП не предусмотрено.

    Вот когда-то скачала (по-моему, Шур, Труханович,2003, точно не помню)

    Рекомендуем к прочтению: Правила поведения в театре

    Примерный перечень документов, на которых ставится печать

    Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организации), не имеющих права изображать государственную символику, ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными актами.

    Организации необходимо разработать свой перечень документов, на которых ставится печать. И хотя не все из документов, подлежащих заверению печатью, относятся к документам по кадрам, мы посчитали целесообразным включить в настоящий справочник примерный перечень документов, на которых ставится печать.

    документов, на которых ставится печать

    1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

    2. Архивные справки.

    3. Архивные копии.

    4. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

    5. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

    6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).

    7. Заключения и отзывы

    8. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

    9. Исполнительные листы.

    10. Командировочные удостоверения.

    11. Нормы расхода.

    12. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

    13. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

    14. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

    15. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение ин валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.).

    16. Положения об организациях.

    17. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

    18. Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

    20. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

    21. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

    22. Титульные списки.

    24. Уставы организаций.

    25. Штатные расписания.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *