Меню

Личное дело муниципального служащего

0 комментариев

Личное дело государственного служащего (стр. 1 из 3)

Курсовая работа

на тему: «Личное дело госслужащего»

Введение

Тема моей курсовой работы – личное дело государственного служащего. Данная тема носит актуальный характер в современных условиях. Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Личное дело государственного служащего» в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Объектом данного исследования является анализ условий «Личное дело государственного служащего»

При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов.

Целью исследования является изучение темы «Личное дело государственного служащего».

Также в моей курсовой работе будет практическая часть. Здесь я ставлю перед собой задачи:

· Научиться составлять документы;

· Оформление личного дела на отдельного сотрудника;

· Составление приказов;

· Внесение записей в регистрационный журнал о составленных приказах.

1. Личное дело госслужащего

1.1 Основные понятия

Личное дело госслужащего начинается с даты поступления на государственную гражданскую службу и заканчивается в последний рабочий день на государственной гражданской службе. В течение своей трудовой деятельности человек может неоднократно возвращаться на госслужбу и каждый раз его личное дело будет вместе с ним возвращаться в отдел кадров того государственного органа, где он будет работать.

На одного государственного служащего не может быть заведено несколько личных дел.

Основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются личные дела, являются:

· Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

· Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;

· Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 №609;

· ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службы Российской Федерации 06.10.2000.

1.2 Персональные данные госслужащего

В соответствии со статьей 13 Закона №79-ФЗ гражданский служащий – гражданин Российской Федерации, осуществляющий профессиональную служебную деятельность на должности гражданской службы.

В свою очередь, согласно пункту 1 статьи 3 Закона №152-ФЗ персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному лицу: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия и др.

Персональные данные гражданского служащего – это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в его личном деле. В государственном органе должно быть разработано и утверждено положение о защите персональных данных сотрудников. Все сотрудники государственного органа знакомятся с положением под роспись (пункт 2 Положения).

Следует обратить внимание, что в настоящее время перечень персональных данных гражданского служащего не установлен. В ряде статей Закона №79-ФЗ (статьи 24, 26, 49) определен перечень документов, необходимых для заключения служебного контракта, назначения на должность и ее прохождения, а Положение содержит перечень документов, приобщаемых к личному делу (пункт 16 Положения).

Актом государственного органа (приказом или распоряжением) определяется круг лиц, уполномоченных на работу с персональными данными сотрудников государственного органа: получение, обработка, хранение, передача и любое другое использование данных. Обычно это сотрудники отдела кадров. Они обязаны обеспечить защиту персональных данных от несанкционированного доступа посторонними лицами или их утраты.

Порядок работы с личными делами целесообразно отразить либо в локальном положении о защите персональных данных, либо в соответствующей инструкции.

Личные дела необходимо включить в номенклатуру дел кадровой службы государственного органа с указанием сроков хранения. Согласно Перечню типовых управленческих документов, утвержденному Росархивом 06.10.2000, срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником.

Личные дела государственных гражданских служащих хранятся в кадровой службе, а личные дела уволенных сотрудников – в архиве государственного органа. Для обеспечения сохранности и конфиденциальности документов личные дела должны храниться в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. Личные дела располагаются на усмотрение работников кадровой службы в алфавитном порядке, или по структурным подразделениям государственного органа, или по порядковым номерам. Доступ к личным делам имеют только уполномоченные должностные лица.

Практика свидетельствует, что ведение журнала личных дел, несмотря на то, что никакими документами это не регламентировано, представляется целесообразным.

2. Порядок формирования личных дел

Обязанность по ведению личных дел гражданских служащих в государственном органе в соответствии с пунктом 10 Положения возлагается на кадровую службу.

В личных делах систематизирована информация о персональных данных госслужащего с целью:

· Обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации;

· Обеспечения соблюдения действующего законодательства Российской Федерации;

· Документирования прохождения гражданской службы, содействия ему в обучении и должностном росте;

· Обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи;

· Обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа;

· Учета результатов исполнения гражданским служащим должностных обязанностей.

Каждый гражданский служащий лично представляет свои персональные данные в кадровую службу государственного органа. Если необходимо получить персональные данные гражданского служащего у третьей стороны, то следует:

· Уведомить об этом гражданского служащего;

· Сообщить ему о целях, источниках и способах получения персональных данных;

· Получить письменное согласие гражданского служащего.

Передать персональные данные гражданского служащего третьей стороне можно только с его письменного согласия, за исключением случаев, установленных законодательством. При этом гражданскому служащему должно быть сообщено о целях, предполагаемых источниках и способах получения его персональных данных.

Запрещается включать в личное дело гражданского служащего персональные данные, не установленные федеральными законами:

· О его политических, религиозных и иных убеждениях;

· О частной жизни гражданского служащего, включая сведения о семейных, личных, бытовых отношениях;

· О членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Наниматель при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, не вправе основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.

В личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков, командировок, справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы.

2.1 Документы, которые вносятся в личное дело

В личное дело гражданского служащего вносятся:

· Персональные данные госслужащего (паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, индивидуальный номер налогоплательщика, адрес регистрации и фактического проживания, семейное положение, трудовой стаж и др.);

· Сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (пункт 3 статьи 42 Закона №79-ФЗ).

Документы, входящие в личное дело, удобно комплектовать по разделам:

· В первом разделе хранятся копии документов, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника: паспорт, ИНН, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и др.;

· Во втором разделе – копии документов о деятельности работника в данном государственном органе: личные заявления, приказы о приеме, перемещении, увольнении, документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;

· В третьем разделе – документы о прохождении конкурса на включение в кадровый резерв;

· В четвертом разделе – сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, документы о результатах проверок;

· В пятом разделе – документы о предыдущей работе в государственном органе.

Документы в разделах 2 – 5 располагаются в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу государственного органа.

Листы документов, включенных в личное дело, нумеруются, а сведения о всех документах отражаются во внутренней описи.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

При приеме гражданина на гражданскую службу производится первичное оформление его личного дела, для чего личному делу присваивается учетный номер, заполняется обложка и корешок личного дела и вкладывается внутренняя опись.

Ведение личного дела заключается в:

· Ведении внутренней описи личного дела;

· Помещении в личное дело документов, подлежащих хранению в личных делах, например, после сдачи гражданским служащим квалификационного экзамена в его личное дело помещаются экзаменационный лист, отзыв об уровне его званий, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина, а также копия акта государственного органа (приказа, распоряжения) о присвоении ему нового классного чина;

Как правильно передать дело в другую организацию уволенного сотрудника?

Ответ на вопрос:

Согласно Положению о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 01.07.2014) при переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Подробнее о правилах кадрового делопроизводства читайте здесь:

  • Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству
  • Как заполнить раздел «Порядок передачи документов на архивное хранение» Инструкции по кадровому делопроизводству

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Порядка передачи личного дела, формы акта приема-передачи на законодательном уровне не установлено.

Такой порядок может быть утверждён на региональном уровне, локальном уровне, в рамках инструкции по ведению кадрового делопроизводства в конкретном Министерстве.

Так, например, согласно Указу Мэра Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ «О порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих города Москвы» (вместе с «Положением о ведении личных дел государственных гражданских служащих города Москвы»):

  1. Передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается представителем кадровой службы государственного органа и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов.
  2. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа — получателя почтового отправления.
  3. При подготовке к передаче личное дело гражданского служащего оформляется в следующем порядке:
    • Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.
    • В начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, ответственным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.
    • На обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на гражданскую службу и увольнения с гражданской службы — первый и последний день исполнения гражданским служащим обязанностей гражданской службы.
  4. При передаче кадровой службой личного дела гражданского служащего в другой государственный орган либо на архивное хранение в книге учета личных дел гражданских служащих производится соответствующая запись.

Форму акта передачи можно посмотреть, например, в Приложении N 9 к Инструкции по кадровому делопроизводству в федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору РД-20-04-2008:

ФОРМА АКТА ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНОГО ДЕЛА

АКТ

приема-передачи личного дела

федерального государственного гражданского служащего

Федеральной службы по экологическому технологическому

и атомному надзору

Кубакова Валерия Менделевича,

уволенного по инициативе федерального государственного гражданского служащего в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 33 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

В соответствии с пунктом 21 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609, и на основании письма (указывается государственный орган, дата и номер),

Федеральная служба по экологическому технологическому и атомному надзору передала, а (указывается государственный орган) принял личное дело федерального государственного гражданского служащего

п/п

Фамилия, имя, отчество Количество листов в деле
1. Кубланов Валерий Менделевич 71 (согласно описи)

Передал:

Должность ________________ И.О. Фамилия

М.П. подпись дата,

контактный телефон

Принял:

Должность ________________ И.О. Фамилия

М.П. подпись дата,

контактный телефон

Советуем Вам на основании рассмотренных выше документов закрепить в локальном нормативном акте порядок передачи личных дел госслужащих.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить личное дело гражданского служащего

Ведение личного дела

Кто должен вести личные дела гражданского служащего

Личное дело гражданского служащего должна вести кадровая служба государственного органа. В личное дело вносятся персональные данные гражданского служащего и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Об этом сказано в пункте 10 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Персональные данные кадровая служба должна получать лично у гражданского служащего. В случае необходимости получения данных у третьей стороны следует заранее известить гражданского служащего о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации, а также получить его письменное согласие. Об этом сказано в пункте 2 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

Персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета гражданских служащих, являются персонифицированными. В случаях, установленных федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами, относятся к сведениям, составляющим государственную тайну. В иных случаях – к сведениям конфиденциального характера. Об этом сказано в пункте 5 статьи 14 Закона от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ.

Внимание: государственные органы (операторы), которые занимаются обработкой персональных данных, должны соблюдать меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

В частности, для выполнения таких обязанностей следует назначить ответственных за организацию обработки персональных данных из числа служащих данного органа и разработать для них специальную должностную инструкцию.

Полный список мер приведен в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 21 марта 2012 г. № 211.

Состав личного дела

Какие документы входят в личное дело гражданского служащего

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на гражданскую службу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о назначении на должность гражданской службы. В процессе прохождения службы личное дело пополняется другими документами.

В итоге в личное дело гражданского служащего могут входить следующие документы:

1. Письменное заявление о поступлении на гражданскую службу (замещении должности гражданской службы).
2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета с приложением фотографии. Форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 г. № 667-р.
3. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса).

4. Копия паспорта и копии свидетельств о госрегистрации актов гражданского состояния.
5. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.
6. Копии документов об образовании и о квалификации, а также документов о квалификации, которые подтверждают повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профобразования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).
7. Копии решений о награждении государственными наградами, почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются).
8. Копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.
9. Экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта.
10. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности.
11. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
12. Копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности, о прекращении служебного контракта или его приостановлении.
13. Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период.
14. Экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы.
15. Копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга).
16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва.
17. Копии решений о поощрении, а также о наложении на гражданского служащего дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
18. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении от замещаемой должности.
19. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную тайну (если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений).
20. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего.
21. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.
22. Копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по местожительству на территории России (ИНН).
23. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования.
24. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.
25. Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Указанные справки составляются кадровой службой.

Кроме того, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего (если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела), а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами.

Такой порядок установлен пунктами 16, 17 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Представитель нанимателя не вправе приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные. В частности:

  • о его политических, религиозных и иных убеждениях;
  • частной жизни;
  • членстве в общественных объединениях (в т. ч. в профессиональных союзах).

Об этом сказано в пункте 3 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

Документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Кроме того, учетные данные гражданских служащих кадровая служба должна хранить на электронных носителях и обеспечить их защиту от несанкционированного доступа и копирования. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Должна ли кадровая служба государственного органа знакомить гражданского служащего с его личным делом

Да, должна.

Основные обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, установлены Положением, утвержденным Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609. В подпункте «ж» пункта 19 данного положения сказано, что кадровая служба обязана не реже одного раза в год знакомить гражданских служащих с документами их личных дел. Кроме того, проводить ознакомление с личными делами нужно:

  • по просьбе гражданского служащего;
  • в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Хранение и передачи личных дел

Как поступить с личным делом гражданского служащего при его увольнении или переводе

При переводе гражданского служащего на должность в другой государственный орган его личное дело передайте по новому месту прохождения гражданской службы (п. 21 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).

При назначении гражданского служащего на государственную должность его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения государственной должности (п. 22 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).

Личные дела служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением служащих, назначенных на государственные должности), кадровая служба должна хранить в течение 10 лет со дня их увольнения. По истечении данного срока личные дела передайте в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, вновь поступит на гражданскую службу, его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, храните в соответствии с требованиями, установленными Законом от 21 июля 1993 г. № 5485-1.

Об этом сказано в пункте 23 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Ответственность за нарушения в работе с личными делами

Какая ответственность предусмотрена за нарушения порядка ведения и хранения личных дел гражданских служащих

За нарушение установленного порядка ведения и хранения личных дел, а также за разглашение конфиденциальных сведений, сведений, составляющих государственную тайну (содержащихся в личных делах), гражданские служащие могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности.

Такие сведения относятся к информации с ограниченным доступом. Поэтому суд по представлению прокурора может оштрафовать должностное лицо, виновное в их разглашении. Размер штрафа – от 4000 до 5000 руб.

Это следует из части 5 статьи 20 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, статьи 13.14, части 1 статьи 23.1, части 1 статьи 28.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Гражданского служащего, разгласившего сведения, являющиеся персональными данными (служебной или конфиденциальной информацией), могут привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения (

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *