Меню

Правила работы архивов организации

0 комментариев

Статус новых архивных Правил

На что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела?

Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), вступившие в силу в конце ­сентября прошлого года. Далее в статье будем называть его ­Правила-2015.

И во-вторых, на действующий документ, который носит методический характер: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Многие практические вопросы, лишь затронутые Правилами-2015, освещены здесь довольно подробно, например, порядок ­разработки ­номенклатуры дел.

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), которые уже давно в силу возраста были не вполне рабочим документом, наконец отправлены на заслуженный отдых и не подлежат применению на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил-2015 (письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А).

Нужно ли хранить документы?

Что такое архивный документ? См. статью «Для каких организаций обязательны новые архивные правила? И у кого есть документы Архивного фонда РФ?»

Документы хранить нужно. Несмотря на то что Правила-2015 говорят о том, что «организации вправе (выделено авт.) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов…», это право при ближайшем рассмотрении превращается в ­самую настоящую обязанность.

Во-первых, если есть организация, то есть и работники, а значит, ­полный набор документов по личному составу для каждого из них.

Во-вторых, если есть организация, то есть и ее налоговый учет, представленный также бумажными или электронными документами.

В-третьих, хотя бы все перечисленные документы должны храниться в течение установленных сроков. Источники сроков хранения – специальные перечни:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков ­хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и ­массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182).

Указанные перечни обязательны1 для использования и государственными, и негосударственными организациями. Вот и получается, что у любой, даже самой маленькой и скромной компании, есть набор документов для архивного хранения. И для них должны быть созданы условия, отвечающие новому нормативному документу: Правилам-2015. Отсутствие структурных подразделений под названиями «архив», ­»канцелярия» на эту обязанность никак не влияет.

Далее рассмотрим, что изменилось в организации архивного дела со вступлением в действие Правил-2015. Неизбежно их придется ­сравнить с Основными правилами.

Хранение электронных документов

Новшество, на которое обратили внимание все специалисты по делопроизводству и архивному делу, – долгожданный порядок хранения электронных документов, приведенный в Правилах-2015. Имеются в виду разделы 2.30–2.33. Переход к электронным документам в Правилах-2015 осуществляется довольно резко, без каких-либо заголовков, сразу после сообщения о том, что в архиве запрещено находиться в грязной обуви.

Фрагмент документа СвернутьПоказать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)

2.30. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны ­находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Еще одно серьезное нововведение – определение Правилами-2015 формата архивного хранения электронных документов:

Фрагмент документа СвернутьПоказать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)

2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и ­муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

PDF, бесспорно, универсальный формат. PDF/Archives (PDF/A) – разновидность этого формата, специально разработанная для долговременного архивного хранения документов и закрепленная в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но, как и все универсальное, PDF не совершенен. В этом формате прекрасно себя чувствуют управленческие документы, но ведь в организациях используется не только пакет Microsoft Office. Так, например, чертежи, выполненные в формате .dwg, при конвертации в .pdf отображаются некорректно. Много вопросов у специалистов вызывает и поведение электронной цифровой подписи при конвертировании документа в .pdf.

Порядок передачи электронных дел и документов описан в разделе 4.34 Правил. Из текста вытекает следующее:

  • во-первых, электронные документы могут передаваться в архив и храниться как на обособленных физических носителях, так и «по информационно-телекоммуникационной сети»,
  • во-вторых, опись электронных дел и документов составляется, тем не менее, в бумажном виде (то есть даже если мы формируем архив в СЭД, то описи придется доставить архивариусу лично),
  • в-третьих, «при приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица». Относительно бумажных документов ничего подобного не требуется. Как выполнять это требование организациям, которые создают электронные документы, но не ­пользуются ЭЦП, Правила-2015 умалчивают.

Наконец, «для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов» (п. 2.33). Понятие фонда пользования при этом не раскрывается.

Учет документов

Фрагмент документа СвернутьПоказать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)

3.5. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими правилами. Состав и формы вспомогательных ­учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Основные правила разъясняли, для чего производится учет документов архива и что представляет собой система учетных документов, четко формулируя ее цель. Из Правил-2015 эти определения исчезли. ­Вспомним их, чтобы понимать, для чего мы будем заниматься учетом:

  • Учет документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному ­комплексу и общего их количества в учетных документах2.
  • Система учетных документов архива – комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда ­Российской Федерации3.

И главное изменение: список учетных документов архива в 2015 году сократился больше чем наполовину, с 11 до 5 позиций. Остались только:

  • книга учета поступления и выбытия дел, документов;
  • список фондов;
  • лист фонда;
  • опись дел, документов;
  • реестр описей.

Порядок составления и ведения учетных форм хоть и скупо, но описан в пунктах 3.7–3.11 Правил-2015.

Остальное – на усмотрение организации. Если она является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то должен быть дополнительно составлен паспорт организации (п. 3.12 Правил-2015). Здесь же приведена сноска на Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, датированный 1997 годом и утвердивший форму паспорта архива. Заметим, что Основные правила предлагали форму, хоть и практически идентичную, но все же более «свежую», чем упомянутый регламент. По крайней мере, летоисчисление в ней начиналось с двухтысячных, а не с девяностых.

Экспертиза ценности документов

Ничего принципиально нового в порядок проведения ежегодной экспертизы ценности документов Правила-2015 не привнесли. Внимания заслуживает лишь пункт 4.12:

Фрагмент документа СвернутьПоказать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)

4.12. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

Это положение относится к разговору о том, что независимо от наличия в организации архива и ее принадлежности к числу источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, заниматься своими документами хотя бы в минимальной степени она обязана. Ведь, пожалуй, мало кому удастся составить опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, не составив предварительно номенклатуру дел.

Номенклатура дел

См. статью «Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел»

О номенклатуре дел, которую Правила-2015 называют «основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации», они высказываются очень скупо и даже не дают ей сколько-нибудь внятного определения. Из текста документа следует только, что (п. 4.14–4.18):

  • «номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела)»;
  • номенклатура дел составляется по приложенной форме;
  • номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений (форма прилагается, правда, по оглавлению обнаружить ее не получится: в нем содержатся два приложения с наименованием «Номенклатура дел»; к структурным ­подразделениям относится № 26);
  • номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и ­примерных номенклатур дел;
  • организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов согласуют ее с «соответствующими ЭПК или государственным (муниципальным) архивом, согласно предоставленным ему полномочиям»;
  • организации – не источники комплектования государственных (муниципальных) архивов согласуют свою номенклатуру дел самостоятельно.

Больше никакой практической информации о разработке и ведении номенклатуры дел организации в Правилах-2015 не содержится. Следует сказать однозначно: без Основных правил рядовому делопроизводителю, тем более впервые, составить ее не удастся.

Оформление дел

Фрагмент документа СвернутьПоказать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)

4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение № 8);

составление внутренней описи документов дела (приложение № 27);

оформление обложки дела (приложение № 28).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения № № 17, 18).

Что включает в себя частичное оформление дел и в какой зависимости оно находится от сроков хранения документов, не сообщается.

Если раньше внутренняя опись составлялась лишь «в необходимых случаях» (Основные правила, п. 3.6.3.), то из Правил-2015 это словосочетание убрали. Никаких ссылок на сроки хранения не дает и заголовок формы описи, представленный в приложении 27.

Электронные дела надлежит описывать не все, а только те, что имеют временный (свыше 10 лет) и постоянный срок хранения (формы ­описей – в приложениях 17 и 18 соответственно).

Приложения: формы документов

Традиционно Правила-2015 заканчиваются набором приложений – формами документов, сопровождающих те или иные процессы хранения документов.

В целом следует сказать, что, во-первых, в Правилах-2015 представлено меньше форм, чем в Основных правилах, во-вторых, среди них попадаются по два приложения с одинаковыми наименованиями, что очень неудобно, а в-третьих, расположены они в порядке упоминания в тексте (а не в порядке значимости или логической последовательности, как в Основных правилах). Некоторые приложения изменили наименования, некоторые незначительно изменили форму. Общая рекомендация будет такая: при необходимости составить какой-либо документ по архивному делу, архивариусу следует в первую очередь поискать его форму в Правилах-2015, и только если нужной формы в них не окажется, обратиться к Основным правилам.

Ниже приведем 3 списка. Первый (в виде таблицы) – это приложения из Правил-2015 и соответствующие им формы из Основных правил. Второй – новинки в формах, введенные в 2015 году. Третий – формы из Основных правил, не попавшие в Правила-2015, но и не отмененные (как говорится, пользуйтесь на здоровье).

Таблица

Соответствие форм Правил-2015 и Основных правил

СвернутьПоказать

Вновь появились и утверждены Правилами-2015:

  • Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • Приложение к описи электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • Акт приема-передачи архивных документов на хранение (от организации в организацию. – Прим. авт.)
  • Опись дел;
  • Опись электронных дел, документов с приложением к описи электронных дел, документов.

Две последние формы призваны заменить сдаточные описи и фактически представляют собой акты приема-передачи документов на хранение в архив организации.

Не содержатся в Правилах-2015 и могут составляться по формам, предложенным Основными правилами:

  • Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации ­(приложение 12 Основных правил);
  • Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13);
  • Титульный лист описи документов постоянного хранения (приложение 14);
  • Заказ (требование) на выдачу документов (приложение 17);
  • Книга выдачи документов (приложение 19);
  • Опись особо ценных дел (приложение 23);
  • Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 27);
  • Опись страхового фонда (приложение 28);
  • Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение 29);
  • Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда (приложение 30);
  • Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД) (приложение 31);
  • Акт о миграции и перезаписи электронных документов (приложение 32);
  • Журнал учета поступления и выбытия электронных документов (приложение 33);
  • Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов (приложение 34);
  • Акт описания документов личного происхождения (приложение 38);
  • Акт об образовании объединенного архивного фонда (приложение 39);
  • Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов (приложение 44);
  • Журнал регистрации посещений пользователями читального зала (приложение 45);
  • Годовой план работы архива (приложение 46);
  • Карточка учета работы с организацией (приложение 47);
  • Акт приема-передачи при смене руководителя архива (приложение 48).

* * *

Очевидно, что Правила-2015 рассчитаны на подготовленного читателя. Но во многих случаях, к сожалению, делопроизводством и архивным делом в организации занимаются либо секретари, либо (по необходимости) сотрудники самых разных подразделений: бухгалтеры, кадровики, охрана труда, юристы и т.п. Этим ни в чем не повинным людям будет очень сложно разобраться в том, чего от них требуют в сфере хранения документов.

Правила-2015 дают абсолютный минимум мероприятий, обеспечивающих хранение документов в организации. Информацию о том, как реализовать этот минимум на практике, читателям правил придется искать самостоятельно в методических источниках. Таким образом, Основные правила работы архивов организаций, несмотря на свой необязательный статус, с приходом Правил-2015 будут востребованы в канцеляриях ­российских организаций еще сильнее, чем до этого.

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11. Вернуться назад

  2. П. 6.1.1. Основных правил. Вернуться назад

  3. П. 6.3.1. Основных правил. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Одобрены
решением
Коллегии Росархива
от 06.02.2002

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

ВВЕДЕНИЕ

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

  1. Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
  2. Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
  3. Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
  4. Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения – в другую.
  5. Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
  6. Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
  7. Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
  8. Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
  9. Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Нюансы

Архивное делопроизводство – вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле «Примечания». В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *