Меню

Работа с договорами в организации

0 комментариев

Содержание

Нумерация трудовых договоров — правила ведения нумерации

В делопроизводстве у кадрового работника всегда находится много различных документов.

В практике встречаются ситуации, когда нужно быстро найти ту или иную бумагу, в этих целях все документы должны подвергаться строгому учету.

Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале.

В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов. О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать здесь.

Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет?

Чаще всего, нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново, как и приказов. Не запрещено также продолжать учет с началом нового года.

В организациях, где работники принимаются большими потоками, в день по несколько человек, удобнее регистрацию начинать каждый год заново.

На предприятиях же с небольшой текучестью кадров нет необходимости начинать ежегодно новую регистрацию.

Порядок нумерации трудовых договоров в организации

Контракты регистрируются в специальном журнале.

Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту.

Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.

Журнал учета прошивается, страницы его пронумеровываются, для отчетности его можно зарегистрировать в канцелярии организации, присвоив ему номер, после чего поставить на нем штамп фирмы.

Журнал может содержать следующие графы:

  • номер по порядку начиная с первого;
  • дата заключения контракта;
  • Ф.И.О. принятого работника;
  • его должность;
  • вид работы;
  • подпись сотрудника в получении экземпляра на руки;
  • примечание.

Важно оформить в книге колонку с подписями сотрудников, так как при наличии подписей нельзя будет опровергнуть факт того, что экземпляр контракта на руки трудящемуся был выдан.

По общему правилу, выдать документ нужно не позже трех дней с момента оформления гражданина на работу. Кадровик может добавить или убрать какие-либо графы по своему усмотрению.

Нумерация доп соглашений к трудовому договору по сотруднику или общая?

При изменении условий труда, оклада составляется соглашение с работником об этом.

Единого порядка учета доп. соглашений для всех организаций не существует.

Регистрацию соглашений можно произвести тремя способами:

  • в отдельном журнале, заведенном специально для учета доп.соглашений;
  • в том же журнале, где ведутся контракты;
  • путем проставления отметки в графе «Примечания» того же журнала.

Выбор осуществляется кадровиком с учетом удобства. Регистрировать соглашения также необходимо, чтобы воспроизвести информацию по прошествии определенного времени.

Нумерация трудовых договоров – образец

Чаще всего ставится номер по порядку.

Классической формой является проставление месяца, года приема, а затем через дробь или тире – номера по порядку.

Если работник, к примеру, принят первым в день 20 февраля 2018 года, то регистрация контракта будет выглядеть следующим образом: «02/2018-1».

Единого образца для всех не предусмотрено, в каждой организации разрабатывается и согласовывается своя форма присвоения номера.

https://www.youtube.com/watch?v=kVlA0A3itWc

Нумерация срочных трудовых договоров

Контракты со сроком действия могут фиксироваться в том же общем журнале. Если на предприятии практикуется частое оформление людей на определенный срок, то лучше завести для регистрации специальную книгу.

В любом случае, выбор остается за кадровиком, он поступает так, как ему удобнее в организации учета документов.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Соглашения регистрируются по тому же принципу, что и контракты. Чаще всего, имеют номер по порядку. За получение экземпляра соглашения на руки преимущественно также нужно проставить подпись от трудящегося.

Таким образом, в целях упорядочения документов и быстрого поиска нужной информации о времени и условиях приема трудящихся на работу кадровому специалисту необходимо вести письменный учет заключенных контрактов и соглашений к ним.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Нумерация договоров в организации

Адаптация в новом коллективе

3.2. Введение в курс дела новых сотрудников

Первой ступенью вовлечения нового сотрудника в трудовой процесс является введение в должность, которое представляет собой совокупность процедур, имеющих цель ускорить освоение новичком работы, сократить период адаптации в коллективе…

Документы по личному составу.

Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы

Справочно-информационные документы. Должностная инструкция

3. Формирование личного дела

Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления…

Личное дело: особенности оформления и ведения

_ внутренняя опись документов дела;

_ личный листок по учету кадров или анкета; _ копия документа, удостоверяющего личность; _ автобиография; _ копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний…

Личное дело: особенности оформления и ведения

2. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись входит в дело…

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

2.3 Составление листа-заверителя дела

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела…

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

2.4 Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.)…

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

2.5 Оформление обложки дела

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела…

Организационная структура управления фирмой ОАО «Агротекс-ЖБИ»

3.1 Порядок начисления заработной платы, больничных листов, отпускных

Начисление заработной платы происходит на основании табеля за фактически отработанное время в соответствии с должностью и разрядом. Расчет зарплаты на примере Тарифная ставка 55 руб./ч. Отработанное время согласно табелю 184 ч…

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов

1.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела

В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел…

Оформление кадровой документации

Глава 2. Основы составления личного дела

1.2 Личное дело Личное дело — это совокупность документов содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия…

Оформление организационно-распорядительных документов

2.5 Документы, входящие в состав личного дела

Задание № 7. Перечислить документы, входящие в состав личного дела. Оформить аттестационную характеристику на служащего (руководителя или специалиста) по специальности “Маркетинг”…

Правила ведения и хранения личных дел

1.1 Понятия и состав личного дела

Личное дело ГОСТ Р51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности…

Правила ведения и хранения личных дел

3.1 Оформление обложки личного дела

При заведении личного дела на его обложку выносятся: — наименование вышестоящей организации — указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет…

Применение систем автоматизации — путь к повышению сохранности Архивного фонда

1.1 История создания и становления архивного дела в РФ

Изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств; понять причины перемещений и утрат материалов, т.е. формирование «архивного наследия», его состав…

Разработка методики комплексной оценки изделий специального назначения в процессе инновационной деятельности

4.2 Подготовка опросных листов, подбор и инструктирование экспертов

На основе проведённого анализа результатов испытаний образцов изделий, представленных различными предприятиями, была отработана иерархическая схема критериев оценки изделий. Такая схема представлена на рис.1…

Документирование

Номер трудового договора в 2019 году

Нумерация трудовых договоров в организации производится с целью систематизации документов и облегчения их поиска. О том, право это или обязанность кадровика, и как правильно оформить свои действия, читайте в нашей статье

Обязательна ли нумерация трудовых договоров

Ни один законодательный акт не содержит положения, которое заставляло бы компанию производить нумерацию трудовых контрактов. Здесь работодатель получает свободу выбора. Но наличие номера позволит систематизировать хранение и облегчить поиск в архиве.

Некоторые разъяснения по этому вопросу содержатся в письме Роструда № 3045-6-0 от 09.08.2007 года. Оно устанавливает рекомендации по наличию подобного реквизита на контракте.

При этом доводом приводится наличие поля “номер трудового договора” в унифицированных кадровых документах.

Однако, содержание данного письма носит рекомендательный характер и может не учитываться компанией.

Таким образом, нумерация трудовых договоров в организации — это не правило, а возможность для компании.

Но это может не только облегчить деятельность кадровой службы, но и позволить избежать дополнительных вопросов проверяющих инстанций.

ГИТ всегда запрашивает Журнал регистрации контрактов при проверке.

Нумерация трудовых договоров с нового года: новая или нет

Нумеровать договора каждый год надо заново, так же как и большинство кадровой документации.

Но для небольших фирм, микропредприятий и организаций с небольшой текучкой более удобным может быть продолжать учет с прежней нумерацией. Запрета на это не содержится.

Те же компании, которые трудоустраивают ежедневно по нескольку человек, в большинстве случаев прибегают к новой нумерации с нового года.

Правила нумерации

Если компания все же приняла решение об обязательной нумерации трудовых договоров, то она должна производиться единообразно.

Надо разработать соответствующие внутренние рекомендации, на которые могут опираться кадровые работники.

Эти правила могут охватывать следующие вопросы:

  • сквозная нумерация или новая с каждого года;
  • форма номера (например, 1, 2, 3, 4 и т.д. или 1/18, 1/18, 3/18…);
  • шаблон Журнала регистрации трудовых договоров;
  • ответственные лица.

Правила формирования номера напрямую зависят от текучести кадров на предприятии.

Так, большие фирмы, которые трудоустраивают по несколько человек в день, прибегают к более сложной системе нумерации с использованием месяца и года заключения. Мелкие компании зачастую обходятся лишь порядковым номером.

В принятой системе допускается использование не только цифровых кодов, но и буквенных, а также таких знаков, как “-” или “/”.

Приказ о порядке нумерации трудовых договоров: образец

Соответствующее распоряжение может утвердить формат номера, единый для всей компании. Соблюдать положения этого приказа обязаны все кадровые работники, ответственные за заполнение договоров.

Документ издается на фирменном бланке предприятия с обязательным указанием следующих реквизитов и положений:

  • номер и дата;
  • название;
  • формат номера;
  • место регистрации контракта;
  • правила нумерации с нового календарного года;
  • ответственные лица;
  • подпись руководителя.

С приказом должны быть ознакомлены как кадровые работники, так и иные лица, участвующие в заполнении договоров.

Положение о нумерации трудовых договоров

Помимо приказа, основные правила нумерации могут быть отражены и в отдельном локальном-нормативном акте работодателя — Положении о нумерации трудовых договоров.ЭТо ЛНА может быть утверждено или отдельным распоряжением руководителя или грифом “УТВЕРЖДАЮ” на титульном листе документа.

В Положении также необходимо утвердить форму Журнала регистрации трудовых договоров и правила нумерации срочных контрактов и дополнительных соглашений.

► Когда необязательный журнал регистрации упростит вам работу и спасет от штрафа

Нумерация дополнительных соглашений

Нумерация дополнительных соглашений производится по аналогии с основными договорами. Законодательство также не регламентирует правила нумерации.

Для более легкой идентификации допсоглашения целесообразно добавить в номер буквенный код “ДС”. Соглашения регистрируются в отдельном Журнале учета.

Нумерация трудовых договоров в организации: правила оформления — По закону

При ведении документации в организации желательно придерживаться стандартов Роструда.

И хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательной процедурой, большинство работодателей стараются выполнять эту операцию.

Такое решение позволит упорядочить делопроизводство на предприятии. Если будет необходимо в кадровой документации найти определенное соглашение, номера подскажут где именно находится конкретный договор.

В журналах регистрации документов чаще всего существует поле «Номер договора», по которому легко можно необходимое соглашение с работником.

Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается?

Так как законодательно особых требований по этому вопросу не установлено, каждый работодатель может определять свои правила. Существует возможность начинать нумерацию каждый год новую, а можно и продолжать вести уже установленную.

И большинство работодателей все-таки выбирают первый вариант.

К этому же склоняются специалисты Федеральной службы труда.

Благодаря такому выбору идентификатор конкретного договора будет состоять из порядкового номера и года.

Потому наиболее распространенный вид для небольших организаций: 09/2015, 01/2017, 116/2016.

Введение алгоритма – это особо актуальный вопрос для крупных организаций, где наблюдается частая смена кадров. Предлагается в номере соглашений указывать следующие сведения:

  • День/месяц составления;
  • Год составления;
  • Порядковый номер.

При выборе такой нумерации на выходе получится подобная структура – 18/12/16/19. В предложенном варианте человек был принят на работу 18 декабря 2016 года и стал 19-м сотрудником, оформленным в указанном году.

Необходимость нумерации трудовых договоров

Систематизация, упорядочение и простота нахождения документов – это три основные цели, которые преследуются при введении нумерации.

Если изучить некоторые трудовые документы, то и в них есть специально выделенные поля для идентификаторов соглашений, заключенных с сотрудниками. Обязательно вносится очередность в журнал регистрации.

Также традиционно он записывается в трудовую книжку работника и в приказ о том, что новый сотрудник был официально принят на работу (для последнего существует унифицированная форма Т-1).

Если при приеме на работу была допущена ошибка в проставлении идентификатора, проще будет перепечатать этот документ и поставить правильный порядковый номер.

Второй вариант – это оформление дополнительного соглашения. В его структуре должны присутствовать подписи обеих сторон.

Указанную ошибку можно исправить следующими словами в дополнительном соглашении: Заменить номер 09/2015 в реквизитах на 10/2015.

Образец приказа о нумерации трудовых договоров

Чтобы утвердить, как именно кадровикам необходимо нумеровать документы при приеме сотрудников на работу, работодатель издает приказ. В распоряжении работодатель указывает, как именно необходимо нумеровать документы.

Например, можно записать, что ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. Традиционно в распоряжение вносится наименование работодателя, наименование приказа и ФИО руководителя с его подписью.

Для этого вида приказов нет установленной формы, поэтому они оформляются в свободной форме.

Многие работодатели обходятся без такого приказа, ведь нумеровать соглашения с работниками – это не обязательство для руководителей, а лишь рекомендация.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.

(44,00

Как нумеровать договоры в организации — Управление персоналом

При ведении документации в организации желательно придерживаться стандартов Роструда.

И хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательной процедурой, большинство работодателей стараются выполнять эту операцию.

Такое решение позволит упорядочить делопроизводство на предприятии. Если будет необходимо в кадровой документации найти определенное соглашение, номера подскажут где именно находится конкретный договор.

В журналах регистрации документов чаще всего существует поле «Номер договора», по которому легко можно необходимое соглашение с работником.

Как правильно вести нумерацию трудовых договоров?

Введение алгоритма – это особо актуальный вопрос для крупных организаций, где наблюдается частая смена кадров. Предлагается в номере соглашений указывать следующие сведения:

  • День/месяц составления;
  • Год составления;
  • Порядковый номер.

При выборе такой нумерации на выходе получится подобная структура – 18/12/16/19. В предложенном варианте человек был принят на работу 18 декабря 2016 года и стал 19-м сотрудником, оформленным в указанном году.

Как исправить нумерацию в трудовом договоре?

Если при приеме на работу была допущена ошибка в проставлении идентификатора, проще будет перепечатать этот документ и поставить правильный порядковый номер.

Второй вариант – это оформление дополнительного соглашения. В его структуре должны присутствовать подписи обеих сторон.

Указанную ошибку можно исправить следующими словами в дополнительном соглашении: Заменить номер 09/2015 в реквизитах на 10/2015.

admin · 27.03.2017

Действующее право не содержит жестких требований к нумерации договоров. Так что тезисы, которые вы закладываете в ее основу, обязаны определяться соображениями комфорта для вас и компаньона.

Номер договору должен присваивать тот, кто выставляет по нему счет. Напротив говоря, подрядчик товара либо оказываемой на возмездной основе службы.

Исключение — договора с физическими лицами.

Вам понадобится

  • — бумага;
  • — принтер;
  • — текстовый редактор.

Инструкция

1. Если это 1-й ваш договор с заказчиком, проще каждого присвоить ему порядковый номер 1.

Но при этом нужно рассматривать, что таких заказчиков у вас может быть много.

И если все нумеровать идентично, недолго и запутаться.

https://www..com/watch?v=kVlA0A3itWc

Помогут добавочные идентификаторы: сокращение на основе названия компаньона, нынешнего плана, которому посвящен договор и сходственное.Одна либо несколько букв традиционно следуют за порядковым номером договора позже дефиса (-).

Скажем, 1-й по счету договор с фирмой «Рога и копыта»: № 1-РК.

При непрерывном сотрудничестве самая комфортная форма скрепления отношений — один договор с механическим продлением действия весь год, где оговариваются оказываемые службы, порядок их предоставления, цена и прочие значительные данные взаимодействия.

В этом случае все метаморфозы в договоре либо изложения отдельных огромных планов уместно оформлять дополнительными соглашениями, отсылающими в необходимых местах к тем либо другим пунктам договора . Не будет лишним учесть данный вариант при завершении договора и прописать в его тексте такую вероятность.

При нумерации соглашений дозволено применять те же добавочные идентификаторы, что и в договоре, но дозволено обойтись порядковыми номерами.

3. При долгосрочном сотрудничестве дозволено добавлять к нумерации соглашения год, в котором оно было заключено.

Скажем, 1-2010 и дальше, а по наступлении дальнейшего года теснее начинать с 1-2011, после этого 1-2012 и дальше.

Те же тезисы дозволено применять при нумерации приложений к договору при их наличии, акты, счета и другие допустимые документы.

Совет 2: Как присвоить номер договору

Документы в большинстве организаций хранятся десятилетиями.

Дабы дорогие бумаги не потерялись и не помялись, подшивайте их в папки из пластмассы либо твердого картона.

Перед этим непременно присвойте всякому договору личный номер . Так будет легче обнаружить его в случае необходимости.

Как нумеровать договора | Сделай все сам

Действующее право не содержит жестких требований к нумерации договоров. Так что тезисы, которые вы закладываете в ее основу, обязаны определяться соображениями комфорта для вас и компаньона.

Номер договору должен присваивать тот, кто выставляет по нему счет. Напротив говоря, подрядчик товара либо оказываемой на возмездной основе службы.

Исключение – договора с физическими лицами.

Вам понадобится

  • – бумага;
  • – принтер;
  • – текстовый редактор.

Совет 3: Как нумеровать счета

Законодательных актов, регламентирующих порядок присвоения номеров выставленным счетам , не существует.

Основное, дабы соблюдалась сплошная нумерация, и это было комфортно тем, кто занимается обработкой счетов и обслуживанием договоров.

Совет 4: Как нумеровать страницы в Word 2010

Для нумерации страниц в Microsoft Word 2010 применяются соответствующие функции работы с программой.

Нумерация осуществляется при помощи колонтитулов – добавления особой области в разметке документа, куда дозволено вставить числовые и текстовые данные.

Совет 5: Что такое сотрудничество как форма взаимодействия

Загвоздка связи между людьми неизменно тревожила социологов. Все люди вступают в общественные контакты.

Общественное взаимодействие – это всякое поведение индивида, группы, социума в совокупности как в перспективе, так и в прошлом.

Общественные отношения между индивидами представляют собой непростой процесс, состоящий из множества контактов. Люди вступают друг с ином в контакт с определенной целью, скажем, для обмена информацией.

В этом заключается сущность общественного взаимодействия. Стабильные регулярные общественные отношения, которое устраивает обе стороны, именуются общественным взаимодействием.

Различают три вида общественного взаимодействия, первым из которых является сотрудничество.Сотрудничество – такой общественный контакт, при котором все взаимодействующие стороны мотивированы цельной целью.

В основном сотрудничество – взаимовыгодное для всех сторон взаимодействие.

По словам социологов, такое общественное взаимодействие как сотрудничество, должно сплотить людей, вызвать у них доброжелательное отношение друг к другу, возбудить симпатию. Так случается, но не неизменно.

Отношения сотрудничества ведут к сближению деловых партнеров. Это позитивным образом отражается на работе в совокупности. Партнеры начинают уступать друг другу в каких-то моментах.

Появляется нравственный удобство, тот, что призван снизить текучесть кадров в коллективе.

При таком типе общественного взаимодействия как сотрудничество происходит обмен, только не физическими ценностями, скорее нравственными: помощь, взаимопонимание, уважение и пр.

Впрочем у сотрудничества есть не только правильные стороны. Долгосрочные партнерские отношения могут со временем перейти в рутину.

Все члены группы, которые сотрудничают между собой долгие период времени, дюже отменно знают друг друга. Они теснее приспособились, понимают, чего друг от друга ожидать.

Все идет, что именуется, «по «накатанной». Нет становления, новым людям тоже нередко закрыт вход в такую группу. Как следствие – образование застоя.

Социологи считают общественное взаимодействие отправной точкой всех взаимоотношений в обществе.

Многие социологи предполагают, что сотрудничеству нужно намеренно обучать, так как люди, исключительно в текущее время, этого примитивно-напросто не умеют. Они не готовы доверять друг другу, а для сотрудничества это основополагающий момент. Допустимо, срабатывают биологические программы, заложенные в человеке первоначально, т.е. обороняться, защищаться, не доверять. Обратное не заложено, потому этому надобно учить. Для этого в школе предусмотрены особые психологические курсы. Подмечено, что школьники начинают отличнее учиться, отношения в их коллективе налаживаются, когда они вступают в отношения сотрудничества.

по теме

Обратите внимание!

В тексте всех документов, где упоминается договор (счета, акты оказания служб либо приема-передачи работ либо товара, добавочные соглашения, приложения, исковые заявления при потребности и т.д.) должен упоминаться не только номер договора со всеми идентификаторами, но и дата его завершения. Скажем: «договор № 1-РК от 01.01.2011»).

Полезный совет

Однажды выработанные тезисы нумерации договоров помогут избежать путаницы на каждом протяжении сотрудничества с непрерывными заказчиками.

moedelo_service


Раз договор, два договор, три договор…

Начинающий бизнесмен сталкивается в своей деятельности с множеством проблем. Как организовать систему учёта; как рассчитать сумму налогов и не остаться в «глубоком минусе»; где открыть банковский счёт; в конце концов, какие требования предъявлять к работникам, которых планируется взять в штат…
В конечном итоге решение всех этих вопросов не только оградит от ненужных претензий со стороны властей, но и позволит организовать бизнес-процесс наиболее эффективно, чтобы он приносил максимальную экономическую отдачу.
Однако если для каких-то потенциально проблемных моментов в российском законодательстве прописаны целые инструкции, то способы решения для других приходится изобретать самому, опираясь исключительно на собственную логику или же на опыт коллег, принятый называть обычаями делового оборота.
Об одном из таких «не прописных» правил мы и поговорим далее.
Требований к реквизитам, присваиваемым договорам, нет ни в одном нормативном документе. Соглашения можно даже составлять вовсе без номеров. Таким образом, создание системы договорной нумерации целиком и полностью зависит от фантазии самого бизнесмена.
Входящие и исходящие
Весь объём заключаемых фирмой или ИП соглашений можно разделить на входящие и исходящие. Иногда их также называют «хозяйственные» и «производственные». Разница, так сказать, в источнике товаров, работ или услуг. В первом случае их оказывают или продают вам, а во втором — вы сами являетесь исполнителем по договору, тогда как заказчиком выступает ваш контрагент.
В большинстве случаев форму договора, то есть его конкретный текст и условия, предлагает именно исполнитель. Он же задаёт нумерацию исходящих договоров. Соответственно, если вы — заказчик, скорее всего, вам придётся подписывать соглашение с уже готовым номером.
Не запутаться в собственных фантазиях
Тем, кто вынужден изобретать нумерацию самостоятельно, следует выработать прежде всего некую систему, в которой они сами смогут легко ориентироваться. Можно нумеровать договоры просто и последовательно с начала года: № 1, № 2 и далее. Это вполне оправданный способ, правда, в таком случае более информативными будут совсем другие реквизиты — дата заключаемого соглашения.

Если же договоров много или они, к примеру, разноплановые, то простой последовательной нумерации недостаточно. Так, для фирмы или ИП, совмещающих несколько видов деятельности, можно посоветовать «зашить» в номер документа буквы, обозначающие конкретную группу товаров, услуг или работ. Например, если бизнесмен предоставляет услуги по разработке макетов и изготовлению визиток и бланков, а также занимается печатью буклетов и фотографий, то для нумерации исходящих договоров он может использовать две «маски»: » ХХХ-ДЗ» и » ХХХ-П». При этом номера контрактов на дизайнерские услуги и на услуги печати вполне могут дублироваться, однако риска перепутать их уже не будет.
Ещё один способ — шифровать в номере договора дату: год или месяц, можно даже конкретный день его заключения. В данном случае номер документа может выглядеть так: «№ 005/01–2013», что означает пятый по счёту договор, заключённый в январе 2013 года. Правда, при этом реквизиты частично будут продублированы в дате — «о такого-то января».

Реестр договоров
Какой бы системой нумерации договоров ни пользовался бизнесмен, совершенно не лишне будет регистрировать заключаемые соглашения в специальных реестрах. Требования об этом в законодательстве нет, однако, как показывает практика, это надёжный способ избежать случайной утери какого-либо документа.
Реестр может представлять собой таблицу, в которой по столбцам будут перечислены реквизиты и основные условия контрактов, например: номер, дата, контрагент, предмет договора, сумма, предполагается ли аванс, срок действия. Подобная практика помогает не только лучше структурировать архив договоров, но и отслеживать процесс их исполнения.
Когда нумерация должна быть последовательной
Даже если вы не используете сплошную последовательную нумерацию договоров, имейте в виду, что некоторые документы, выставляемые в рамках заключённых соглашений, предполагают использование именно такого подхода. Речь идёт об исходящей первичной документации, а для плательщиков НДС также счетах-фактурах, которые должны иметь последовательные номера, соотносящиеся при этом с датами. Стоит, правда, отметить, что штрафов за нарушение этого принципа не предусмотрено. Однако, обнаружив «дыры» в нумерации актов или накладных, инспекторы ИФНС как минимум потребуют объяснений, предполагая нарушение принципа ведения учёта сплошным и непрерывным способом, а проще говоря, подозревая занижение налоговой базы. Так что пренебрегать этим, назовём его так, пожеланием мы всё же не советуем.

Нумерация в сервисе «Моё дело»
Нумерация в сервисе осуществляется следующим образом: берётся документ с самой поздней датой, к его номеру прибавляется 1, этот номер и устанавливается. То есть если вы начинаете работать в сервисе не с начала года и нумерацию надо продолжить, то необходимо просто ввести нужный вам номер, например 45, и нумерация продолжится автоматически, то есть следующему договору будет присвоен № 46.

Если для нумерации документов вы используете префиксы, шифры, то следить за уникальностью номеров придётся самостоятельно.

Tags: договор, договорная нумерация, нумерация договоров

9.1. Основные требования к оформлению договоров

9.1.1. Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

9.1.2. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения, которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.

9.1.3. Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.

9.1.4. Договоры должны содержать следующие сведения:

Преамбула (или вводная часть):

  • наименование договора (договор купли — продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.);

  • дата подписания договора;

  • место подписания договора (город или населенный пункт);

  • полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору («Заказчик», «Покупатель», «Арендатор» и пр.);

  • должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.

Предмет договора:

  • предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;

  • обязанности и права стороны по договору;

  • обязанности и права второй стороны по договору;

  • цена договора и порядок расчетов и др.;

  • срок выполнения сторонами своих обязательств.

Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.

Дополнительные условия договора:

  • срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.

  • ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации;

  • способы обеспечения обязательств;

  • основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;

  • условия о конфиденциальности информации по договору;

  • порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.

  • особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника.

Прочие условия договора:

  • Законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов);

  • особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны могут указываются способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных;

  • судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу;

  • реквизиты сторон: почтовые реквизиты, телефон, факс, адрес в сети Интернет; местонахождение (адрес) контрагента банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка); отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок), количество экземпляров договора; подписи сторон и печати сторон договора;

  • необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Организации от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов;

  • в случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *