Меню

Отказ по резюме письмом

0 комментариев

Ответы на ТОП-вопросы соискателей по составлению резюме

Представляю вашему вниманию отрывок из моей книги «Сразить наповал. #Резюме», в которой я отвечаю на самые распространенные вопросы по составлению и оформлению резюме от подписчиков блога bosshunt.ru.

Глава ЧАВО

Если у вас остались еще вопросы, то не проходите мимо этой главы. Здесь вы узнаете ответы на самые типичные вопросы, которые чаще всего задают кандидаты по составлению резюме.

  1. Почему мой отклик даже не просмотрели?
  2. Что написать в резюме, если у меня есть продолжительные перерывы в работе?
  3. Я хочу поменять направление своей деятельности и у меня нет опыта, указанного в вакансии. Что мне написать в резюме?
  4. Я готов работать на должности ниже. Что мне указать в резюме?
  5. Обязательно ли указывать свой возраст в резюме?
  6. Нужно ли добавлять фото в резюме?
  7. Какие основные правила выбора фото в резюме?
  8. У меня нет официального опыта работы (записи в трудовой книжке). Что мне написать в разделе «Опыт работы»?
  9. Нужно ли включать рекомендации?
  10. Нужно ли вставлять в резюме ссылки на свой профиль в социальных сетях?
  11. Нужно ли указывать уровень зарплаты в резюме?
  12. Как показать в резюме продвижение в одной компании?
  13. Какие существуют технические требования к оформлению резюме?
  14. Я хочу создать резюме с помощью онлайн-конструктора. Как к такому формату относятся HR-менеджеры и в чем его преимущества?

Ответы на ТОП-14 вопросов

Вопрос №1. Почему мой отклик даже не просмотрели?
Ответ:
Существует две основные причины, по которым ваше резюме может быть не просмотрено.
Во-первых, рекрутера могла не устроить ваша шапка резюме, потому что он не увидел в ней того, что искал. Дело в том, что в откликах рекрутер сразу видит «шапку» вашего резюме, в которой указана следующая информация – Ф. И. О., фото, возраст, последнее место работы (название компании) и должность, временной период последнего места работы. Учитывайте и то, что они видят и все ваши другие резюме, которые вы разместили в свободном доступе. В случае большого количества откликов резюме на одну вакансию, им для просмотра резюме достаточно «шапки», чтобы отказать кандидату.
Во-вторых, вы опоздали на первую волну отбора резюме. Рекрутеру нужно как можно быстрее закрыть вакансию лучшим кандидатом, и у него нет времени долго выбирать. Если вакансия «висит» уже несколько дней, то вполне вероятно, что рекрутер произвел уже первичный отбор откликов на вакансию и приостановил просмотр резюме. В случае, если выбранные кандидаты по резюме не пройдут второй этап отбора — собеседование, он вернется к откликам и есть вероятность того, что ваше резюме будет просмотрено позже. В случае, если выбранный кандидат будет утвержден, вакансия отправляется в архив. Старайтесь следить за свежими вакансиями и отправлять свое резюме в первые три-четыре дня с момента их публикации.

Вопрос №2. Что написать в резюме, если у меня есть продолжительные перерывы в работе?
Ответ:
Пробелы в резюме — это период времени, когда вы не работали, или наоборот были заняты на временном проекте и не хотите включать эту информацию в резюме. Если у вас есть промежутки времени, когда вы были без работы, не думайте, что рекрутеры этого не заметят. Хорошие эйчары обучены искать пробелы в резюме. Длительный период без работы в резюме очень большой минус для соискателя.

Hr-менеджеры не будут додумывать причины ваших пробелов в резюме и звонить вам для взятия объяснения причин, если только, конечно, вы не единственный кандидат, который откликнулся на вакансию. В случае, если откликов много, они возьмут в работу другое резюме без пробелов, где все ясно и понятно, и для них не существует риска в приглашении кандидата, который, возможно, ушел с работы по причине конфликтной ситуации либо увольнения, или по какой-то иной непонятной им причине. Если у эйчаров есть выбор — они сделают его в пользу резюме кандидатов, которых руководитель отдела кадров Регина Хартли называет серебряными ложками.

HR-менеджеры прежде всего хотят знать, почему вы оставили каждую работу, которую вы указали в списке в вашем резюме. Если вы оставили одну работу и устроились на другую без перерыва, а в большинстве случаев так и бывает, то это считается нормальным, так как вы искали для себя новые возможности и получили лучшее предложение. Однако, если вы были вне работы между разными позициями достаточно долгое время, ждите того, что ваше резюме может не пройти первичный отбор.

Есть два способа этого избежать:

Способ 1. Объясните свои перерывы в резюме. Вы должны в резюме написать, чем вы занимались все это время, коротко и убедительно приведите причины ваших пробелов в разделе «Опыт работы». Связан ли ваш перерыв с личными обстоятельствами или это было вынужденным отдыхом в результате сокращения? Есть много причин, чтобы объяснить большие перерывы между позициями в резюме. Вы должны подготовить и представить свои доводы, снять все возражения и убедить, что вы не находитесь в зоне риска.

Учитывая рецессию и состояние нашей экономики, большинство работодателей прекрасно знают, что компании проводят сокращения и реструктуризации. Почти у каждого кандидата в эти дни есть пробелы, и ключом к приглашению на собеседование является разумное объяснение их причин. Если увольнение было частью массового сокращения, а не по итогам оценки результатов вашей работы, объясните это в резюме. Не приводите много лишних деталей, чтобы не запутать еще больше. Придумайте хороший убедительный ответ.

Примеры

  • «Компания была вынуждена провести сокращение бюджета и уволить двух специалистов. К сожалению, я был одним из членов команды, который работал в компании менее года. Тем не менее, я горжусь работой, которую я сделал в компании X и могу предоставить рекомендацию от моего бывшего руководителя».
  • «Компанию возглавил новый исполнительный вице-президент, и он пригласил в свою команду специалистов со своей прежней организации. Это было неожиданно, но на новой должности в компании «Х» я получил опыт работы в банковской сфере и для меня этот переход был решающим поворотом в карьере».

Способ 2. Отвлеките внимание. Используйте разные способы форматирования вашего резюме, чтобы не привлекать внимание к датам. Например, простой способ, чтобы скрыть промежуток в несколько месяцев — перечислить только годы работы. Таким образом, разрыв не столь очевиден в резюме, и у вас появляется больше шансов получить приглашение на собеседование.

Пример:
Компания А, февраль 2017 — март 2013
Компания Б, июнь 2013 — декабрь 2010
Внесите небольшое изменение:
Компания А, 2016 — 2013
Компания Б, 2013 — 2010

Если рекрутер опытный, он все равно будет спрашивать вас на собеседовании о том, почему вы покинули компанию. Тем не менее, нет никакой необходимости, вставлять в резюме информацию о разрыве в течение нескольких месяцев.

  • Как объяснить пробелы или частую смену работ в резюме?
  • Что делать, когда есть пробелы в резюме?

Вопрос №3. Я хочу поменять направление своей деятельности и у меня нет опыта, указанного в вакансии. Что мне написать в резюме?
Ответ:
Не тот опыт, не та позиция. Что делать в таком случае?
Если вы стремитесь поменять область деятельности на ту, которая не имеет прямого отношения к той работе, что вы делали раньше, то, в таком случае, на ваше резюме могут даже не взглянуть. И необходимо приложить намного больше усилий, чтобы ваш отклик был просмотрен.

Во-первых, идеальным вариантом для выбора формата резюме будет — функциональное резюме. В своем резюме обратите внимание рекрутера на ваши результаты и достижения, а также на навыки и компетенции, которые у вас есть для успешного выполнения новых обязанностей.

Как написать резюме, если вы меняете сферу деятельности

Пример функционального резюме скачать

Во-вторых, сфокусируйтесь на составлении сопроводительного письма, в котором очень важно грамотно обосновать, почему вы претендуете на эту должность и как ваш предыдущий опыт, навыки и компетенции помогут вам успешно справиться с обязанностями, описанными в вакансии. Вы должны убедить рекрутера в сопроводительном письме, что вы сможете справиться с данной работой, даже не имея соответствующего опыта работы. Ваша основная задача: объяснить, как и почему ваш набор навыков будет полезен для компании, и вы сможете стать отличным сотрудником в новой для себя должности или сфере деятельности.

  • Примеры сопроводительных писем
  • Как составить сопроводительное письмо к резюме
  • Примеры мотивационных писем

Вопрос №4. Я готов работать на должности ниже. Что мне указать в резюме?
Ответ:
Вы — overqualified? (излишне квалифицированный специалист). Эта формулировка даже хуже, чем «неквалифицированный». Учитывая текущее состояние рынка труда, многие соискатели ищут позиции ниже желаемой. Скорее всего, будет сразу видно из вашего резюме, что вы слишком квалифицированы для этой должности. Но не все так плохо. Ваши резюме и сопроводительное письмо можно переделать, выделив в них ключевые навыки и опыт, относящиеся к данной позиции, и уменьшив свой обширный бэкграунд, который окажет слишком большое впечатление на рекрутера.

Встречаются такие ситуации, когда кандидат ранее работал финансовым директором, но при этом был единственным человеком в отделе и контролировал всего лишь работу аудиторской компании. Другой пример, в резюме указана должность PR-директор, а в действительности кандидата был единственным PR-щиком в компании. Тогда в таком случае, стоит объяснить свой функционал в резюме, чтобы работодатель не подумал, что вы — overqualified.

Если вы действительно хотите устроиться на должность ниже предыдущей, то сделайте ревизию вашего резюме — упростите его. В конце концов, о сертификате MBA или о проекте в крупной международной компании на этапе первого знакомства по резюме можно промолчать. Исключительно из скромности.

Что делать, если Вы — overqualified?

Вопрос №5. Обязательно ли указывать свой возраст в резюме?
Ответ:
На сайтах по поиску вакансий в шаблонах резюме указание возраста не является обязательным для заполнения, и вы можете не добавлять свой возраст. Вы имеете полное право не указывать свой возраст, так как отбор кандидатов на основании таких параметров, как возраст, пол и внешность считается дискриминацией.

Формально рекрутеры не должны обращать внимание на ваш возраст. Однако, в реальной жизни все по-другому. Дата рождения — это один из самых главных элементов в резюме, на который в первую очередь обращает внимание рекрутер. Есть риск того, что HR-менеджер может просто пройти мимо вашего резюме, не увидев информации о вашем возрасте. Более того, если в требованиях работодателя указаны предпочтения по полу и возрасту сотрудника, то в первую очередь рекрутеры будут исключать неподходящих кандидатов именно по этим критериям.

Вопрос №6. Нужно ли добавлять фото в резюме?
Ответ:
Когда речь заходит о резюме, то сразу разгорается спор по поводу того — вставлять фото к резюме или нет. Некоторые говорят, что если это профессиональная фотография, которая идеально подходит для резюме, то почему бы не ее не прикрепить.
Также вы должны помнить, что в одних странах принято добавлять фото к резюме, а в других нет. Например, в континентальной Европе включать фото в резюме — общепринятая практика, а в Австралии, Индии или Великобритании — это совершенно неприемлемо. Так что даже руководствуясь лучшими намерениями, фото может работать против вас.

Однозначного ответа на этот вопрос нет, поэтому решение принимать только вам. Для некоторых позиций это является обязательным требованием. Поэтому резюме с фото имеют больше шансов быть просмотренными. Если вы сомневаетесь: прикреплять фото к резюме или нет, то следующие аргументы помогут вам сделать правильный выбор.

  1. HR-менеджеры все равно узнают, как вы выглядите через интернет.
    Сейчас каждого кандидата гуглят и проверяют в социальных сетях. Поэтому вы можете добавить фотографию к резюме, потому что вас смогут найти в интернете, либо, напротив, не добавлять фото по той же самой причине — рекрутеры все равно узнают, как вы выглядите.
  2. Фотография в резюме отвлекает внимание рекрутера от важных вещей.
    В среднем специалист по подбору персонала тратит на просмотр резюме 10-30 секунд, так что вы ограничены во времени для сообщения важной информации о ваших навыках и опыте. Изучение фото, вне зависимости как хорошо вы выглядите, уводит внимание рекрутера от важных деталей, касаемо вашей квалификации. Вместо того, чтобы он концентрировался на вашей фотографии, лучше, чтобы он обратил внимание на вашу профессиональную деятельность. Однако, если ваше резюме соответствует всем критерием продающего резюме, чтобы захватить его внимание, то фото не нанесет никакого вреда.
  3. Фото в резюме может привести к дискриминации.
    Большинство экспертов в области HR согласны с тем, что фотография в резюме может привести к дискриминации, предвзятости и фаворитизму. Это не всегда вина рекрутера — это происходит подсознательно. Дело в том, что человек — существо визуальное, и мы инстинктивно судим о людях по их внешности. Однако, фото не единственное, что вызывает у рекрутеров подсознательные предубеждения. Также это может быть возраст, имя, пол или раса. В некоторых странах HR-специалисты сразу выбрасывают резюме с фото, чтобы избежать возможности в обвинении предвзятости или дискриминации.

  4. Внешность кандидата не имеет никакого отношения к вакансии.
    Кто-то из кандидатов прикрепляет фото к резюме, считая, что оно принесет им дополнительные очки. Но действительно ли фото придает ценности вашему резюме? Вы должны понять, для какой позиции наличие фото в резюме важно, а для какой нет. Есть множество профессиональных областей, где внешность играет первостепенную роль, например, модельная и актерская индустрия. Однако нет такого правила, что фото в резюме является преимуществом для получения работы.

  5. Фото в резюме может работать против вас.
    Если вы решили вставить фото к резюме, убедитесь, что оно соответствует всем правилам. Также помните, что HR-менеджеры фильтруют резюме, используя ATS-систему отслеживания кандидатов. Это автоматическое приложение, которое сканирует ваше резюме по ключевым словам, а фото может затруднить этот процесс. Имейте в виду, когда отправляете резюме в крупные корпорации — они ежедневно получают сотни резюме и используют ATS, чтобы ускорить процесс найма кандидатов.

Вывод: В конце концов эксперты сходятся во мнении, что лучше не прикреплять фото к резюме, если только это не требуется для позиции, на которую вы претендуете или это не является обязательным условием. HR-отделы во всем мире склоняются к развитию недискриминационной политике, поэтому привычка добавлять фото в резюме начинает медленно искореняться. Намного важнее ваши знания, навыки и опыт, которые должны продавать вас в резюме, а не ваша внешность. Большинство опытных HR-менеджеров знают это и рассматривают кандидатов, исходя из их профессиональных компетенций и выгод, которые они могут дать компании.

Вопрос №7. Какие основные правила выбора фото в резюме?
Ответ:
Фотография в резюме может создать положительный образ о кандидате, а может наоборот уничтожить его репутацию. Почти каждый второй соискатель прикрепляет к резюме неправильное фото. Вставить фотографию, где вы запечатлены на вечеринке друга или на фоне достопримечательностей — не самая хорошая идея. С такой фотографией вы несомненно выиграете в категории «развлечения», но не получите приглашение на собеседование. Неверно подобранное фото для резюме является одной из самых распространенных ошибок соискателей.

Как правильно выбрать фотографию для резюме?
Основные принципы:

  • Фото должно быть актуальным
  • Фото должно быть цветным и хорошего качества
  • Задний фон должен быть нейтральным или однотонным
  • На фото должно быть видно ваше лицо в анфас (возможно верхняя часть торса)
  • На фото вы должны выглядеть в деловом стиле
  • На фотографии вы должны улыбаться

Note Bene: Если вы претендуете на высокие должности, то лучше заказать профессиональную фотосессию.

Вопрос №8. У меня не было официального опыта работы. Что написать в резюме?
Ответ:
Если у вас нет опыта работы, то вы все равно имеете шанс получить работу своей мечты, используя в качестве преимуществ ваше образование и навыки. Не работали официально? Но, вы же учились. Тем более, наверняка, в процессе учебы вы проходили практику или стажировались. Именно эту информацию и укажите в графе: «Опыт работы».

Сфокусируйтесь на разделе «Образование»: перечислите свои дипломы, проекты, в которых принимали участие и т.д. Такой тип резюме акцентирует внимание на навыках, а не на истории трудовой деятельности. Соберите в резюме те навыки, которые вы получили в процессе учебы, пусть их оценит будущий работодатель
Не забывайте, что включать информацию нужно только ту, которая имеет непосредственное отношение к вакансии.

Как написать резюме выпускнику?

Вопрос №9. Нужно ли вставлять в резюме ссылку на свои профили в социальные сети?
Ответ:
Обязательно вставьте ссылку на страницу в социальной сети, где вы наиболее активны. Видимый кандидат имеет явные преимущества перед соискателем, которого невозможно найти в интернете. По словам рекрутеров, перед которыми стоит задача в том числе проверить кандидата и в социальных сетях, резюме, где отсутствуют ссылки на их страницы, в большинстве случаев не рассматривают.

Перед отправкой резюме не забудьте сделать ревизию своей страницы. Проверьте информацию, которую вы указали в социальных сетях, пусть она не идет вразрез с вашим резюме, и тоже будет отражать ваш профессионализм.

Вопрос №10. Нужно ли добавлять рекомендации в резюме?
Ответ:
Рекомендации лучше не вставлять. Многие часто пишут: по запросу. Это и так понятно. Если менеджеру по персоналу важно будет получить от вас рекомендации, он сам напомнит вам об этом на первом же телефонном собеседовании. Если нет, то ваши рекомендации могут даже не запросить.

Вопрос №11. Указывать или не указывать уровень зарплаты в резюме?
Ответ:
Рекрутеры однозначно советуют соискателям: указывайте уровень заработной платы. И они, конечно, отдадут предпочтение кандидату, в резюме которого уже будет указан размер зарплаты, нежели будут тратить время на звонок каждому кандидату для уточнения. Обозначая свои ожидания по зарплате, вы облегчаете работу рекрутерам по отбору наиболее подходящих кандидатов. В любом случае, в списке самых первых вопросов по телефону они зададут именно этот: «Какие ваши зарплатные ожидания?»

Однако, для самих соискателей указание размера зарплаты в резюме не является наилучшим решением, особенно если нет уверенности в том, принесет ли это пользу или напротив — навредит. Учтите, что размер зарплаты в резюме может и уменьшить ваши шансы получить приглашение на собеседование. Если вы укажите зарплату выше рыночной, то вы можете не пройти первичный отбор по резюме; если установите ниже рыночной, то будете выглядеть в глазах рекрутера недостаточно профессиональным сотрудником, или демонстрировать ему, что вы находитесь в отчаянном положении и готовы согласиться на любое предложение работы.

Единственный совет, который можно дать вам в этой ситуации: не обмануть свои ожидания, а это значит, что вы должны указать цифру, которая вас будет мотивировать на отличную работу в данной компании. Очень многие соискатели допускают ошибку, специально уменьшая свою рыночную стоимость, чтобы гарантированно получить приглашение на собеседование, не задумываясь о том, что уже через месяц после получения заработной платы они почувствуют первые симптомы неудовлетворенности новой работой. Поэтому, заранее определите размер зарплаты, которая вас будет устраивать, конечно с учетом реальной рыночной ситуации.

Советы, как определить свою реальную рыночную стоимость смотрите в Кейсе
№1 «Поиск ключевых слов для резюме». Таким образом, после того, как вы проведете собственное исследование рынка труда и определите свою реальную рыночную стоимость, вы будете иметь возможность выставлять разумные границы диапазона заработной платы.

Описание кейса №1 «Поиск ключевых слов для резюме» вы найдете в книге «Сразить наповал. #Резюме».

Вопрос №12. Как показать продвижение в одной компании?
Ответ:
Любой сотрудник может сделать свою работу, но только небольшой процент может сделать свою работу хорошо и делает это. Лучший способ продемонстрировать, что вы сделали свою работу хорошо является продвижение. Повышение или награды, полученные в компаниях, являются отличным способом показать, что вы были одним из лучших сотрудников.

  • Вертикальное продвижение от одной должности к другой. Соблюдайте принцип обратного хронологического порядка, перечисляя все позиции в одной строке, начиная с последней должности. Используйте знак «|» между названиями должностей. Объясните за счет чего вам удалось добиться повышения.
  • Горизонтальное продвижение в одной компании в разных отделах. Перечислите должности и отделы компании, объясните с чем был связан переход.
  • Награды.
  • Разное: укажите новые зоны ответственности, территории, расширение функционала, добавление новых обязанностей, участие в крупных проектах и т.д.

Вопрос №13. Какие существуют технические требования к оформлению резюме?
Ответ:
Главные правила, которых следует придерживаться при оформлении резюме:

  • Резюме должно состоять не более чем из 1–2 стр. формата А4. Для топовых позиций допустимо иметь резюме на 3-х стр.
  • Используйте для оформления принятые в деловой переписке шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana, Tahoma и 12-й размер (кегль), поля — 2, 5 см.
    Для написания Ф. И .О., цели поиска выберите размер 14-16.
  • Информацию, на которую вы хотите обратить внимание HR-менеджера можете выделить полужирным или жирным текстом.
  • Для построения блоков хорошо подойдут линии и маркированные списки.
  • Не используйте функцию «подчеркивание текста». Это ухудшает читаемость резюме.

Note Bene: Само слово «Резюме» в заголовке писать не нужно.

Правила оформления резюме

Вопрос №14. Я хочу создать резюме с помощью онлайн-конструктора. Как к такому формату относятся HR-менеджеры и в чем его преимущества?
Ответ:
Резюме, созданные с помощью конструкторов в Интернете, помогут вам выделиться из серой массы традиционных шаблонов, и поднять свое резюме на новый WEB-уровень. Используя современные технологии и доступность Интернет-ресурсов можно
совместить правильную подачу содержания резюме и его упаковки.

С помощью онлайн-резюме вы сможете увеличить свои шансы на приглашение на собеседование за счет привлекательного внешнего вида. Такой формат резюме вызывает эффект «скользкой горки» (метод в копирайтинге, заставляющий
потенциального потребителя прочитать все рекламное объявление): HR-менеджер настолько заинтересуется владельцем такого необычного резюме, что захочет посмотреть его до конца, как если бы он катился вниз по горке.

Основные преимущества онлайн-резюме:

  • Экономия времени — возможность создать резюме за несколько минут
  • Краткость и наглядность подачи информации в резюме
  • Профессиональный дизайн резюме: от классических вариантов до ультрамодных
  • Креативный подход.

Кому подойдет:

  • Студентам и выпускникам ВУЗов без опыта работы
  • Соискателям, которые хотят сменить сферу деятельности или профессию
  • Специалистам творческих профессией.

Кому не подойдет:

  • Не стоит выбирать такой формат, если вы хотите сделать упор на своем опыте работы, результатах и достижениях.

«Если вы не претендуете на работу, например, дизайнера или художника, ваше внимание должно быть нацелено на контент и ваше CV должно быть понятным и доступным», Ласло Бок, бывший глава HR-отдела Google.

В настоящее время существует много доступных, как платных, так и бесплатных инструментов, которые помогут вам преобразовать качественный контент вашего резюме в стильный дизайн.

  • Примеры резюме, созданные в Google
  • Примеры резюме, созданные на сайте Craft-cv.com
  • Примеры резюме, созданные на сайте Kickresume.com
  • Примеры резюме в инфографике

Искренне вам желаю услышать в скором времени долгожданные слова: «Ваше резюме показалось нам очень интересным. И мы хотели бы пригласить вас на собеседование!»

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

  • Об авторе
  • Последние записи

Раиса Сорокина

Узнать больше на www.raisasorokina.ru Коуч-консультант по поиску работы и построению карьеры. Единственный в России тренер-интервьюер, который готовит к прохождению всех видов собеседований. Эксперт по написанию резюме. Автор книг: «Я боюсь собеседований!», «Сразить наповал #Резюме», «Сразить наповал #Сопроводительное письмо».

Последние записи от Раиса Сорокина (Посмотреть все)

  • Составляем резюме: руководитель юридической службы — 26.06.2019
  • Пример резюме: операционный директор — 18.06.2019
  • Составляем резюме: коммерческий директор — 19.05.2019

Когда открывается новая вакансия, работникам отделов кадров и менеджерам по персоналу приходят бесчисленное количество резюме. Отбор здесь неизбежен. А поскольку из всей массы будет выбран в лучшем случае один человек, то возникает вопрос: что делать с остальными резюме? Обрабатывать ли их? Ответ, несомненно, да. Во-первых, вы тем самым показываете, что ваша компания – солидная и открытая, и любой, кто хочет работать, имеет для вас значение. Во-вторых – кто знает – возможно, через несколько дней вам понадобится именно тот человек, чье резюме вы только что удалили. Поэтому отвечать надо практически каждому. При хорошей подготовке это не займет много времени.

На присланное резюме работодатель может дать только два ответа: либо приглашение на собеседование, либо отказ.

Как пригласить заинтересовавшего нас кандидата на собеседование?

Очень просто – написать письмо. Именно письмо, а не звонок, потому что вам предстоит сообщить человеку слишком много точной информации: адрес, номер офиса, телефоны, время… По телефону все это можно не расслышать или не запомнить.

Письмо состоит из нескольких смысловых пунктов.

Первое, что вы должны написать – что вы получили резюме и поблагодарить человека за отправку и проявленный интерес. Эту вещь многие забывают написать, а зря. Вежливость ценится кандидатами на все вакансии, от директора до электромонтера.

Во-вторых, вы должны написать, что приглашаете соискателя на собеседование и обязательно уточнить, на какую должность. Иначе могут возникнуть недоразумения, особенно если ведется массовый прием работников.

В третьих, укажите, как добраться к вам в офис, какие есть ориентиры, как найти вход. Обязательно напишите номер телефона – если человек заблудится, он сможет позвонить.

Наконец, напишите, что именно нужно взять с собой на собеседование: трудовую книжку, паспорт, резюме и т.д.

Приведем образец ответа на резюме соискателя:

Добрый день, Дмитрий Андреевич!

Благодарим вас за резюме, присланное на вакансию «Финансовый консультант». Мы рассмотрели его и готовы пригласить вас на собеседование. Описанный вами опыт работы говорит о том, что вы являетесь квалифицированным и ценным работником, именно такие люди и нужны нашей компании!

Приглашаем Вас на собеседование с начальником финансового отдела Кравченко Антоном Павловичем 20 марта 2015 г. в 14.15 по адресу г. Мурманск, ул. Ленина, 32. Проводить собеседования с вами будет руководитель отдела финансов Кравченко Антон Павлович.

Пожалуйста, имейте при себе документ, удостоверяющий личность: в здании офисного центра действует пропускной режим.

Желаю вам успешного собеседования!

Начальник отдела кадров

ООО «Финансы, кредит, аналитика»

Т.Г. Омецинская

Не забудьте подтвердить у кандидата, что он явится на собеседование в назначенное время.

Как написать отказ?

Всем известный факт: отказывать всегда сложнее. Кадровики допускают большую ошибку, когда не пишут письмо-отказ, а просто пропадают. Это непрофессионально и невежливо. Обратная связь должна быть.

Один раз стоит потратить время и сделать небольшое письмо-шаблон для отказа соискателям, которые в данный момент не подошли на вакантную должность. Этот шаблон останется лишь немного изменить под каждого соискателя, внеся переменную информацию.

Письмо с отказом должно быть максимально корректным по отношению к претенденту и составленным в мажорных тонах.

Письмо с отказом также делится на несколько смысловых частей.

1 – подтверждение получения резюме, благодарность за проявленный к компании интерес;

2 — сожаление о том, что кандидат не подошел.

3 – пожелание удачи.

Очень важно: по Трудовому кодексу РФ любой человек, которому отказали в трудоустройстве, вправе потребовать письменного отказа с объяснением причин. Если он сочтет, что отказ неправомерный, то запросто может обратиться в суд. Нужно, чтобы ваше письмо в ответ на резюме а) было обычным электронным сообщением, б) не содержало никаких объяснений, почему человек не подошел, в) было подписано сотрудником, который не уполномочен принимать людей на работу. Тогда это не отказ, а обычная форма вежливости.

Например:

Уважаемый Александр Борисович!

Благодарим вас за присланное резюме на вакансию «Финансовый аналитик» и интерес, проявленный к нашей компании. Вы действительно являетесь очень опытным и компетентным сотрудником.

К сожалению, мы не можем предложить вам нашу вакансию. Ваше резюме останется в нашей базе данных на случай открытия вакансий в будущем.

Успехов вам!

Менеджер по персоналу

Валентина Сергиенко

Несколько писем придется написать и после собеседований тем, кто был приглашен в компанию, общался с руководством, но тоже не подошел. Например:

Уважаемая Светлана Леонидовна!

Благодарим вас за то, что нашли время прийти к нам в компанию и пройти собеседование на вакансию «Финансовый консультант» 21 апреля 2015г. Нам было очень приятно познакомиться с вами и провести с вами интервью.

К сожалению, мы не можем предложить вам нашу вакансию. Ваше резюме останется в нашей базе данных на случай открытия вакансий в будущем.

Успехов вам!

Менеджер по персоналу

Валентина Сергиенко

Писать письма с отказами всегда намного тяжелее, чем приглашать на собеседование. Для того чтобы избежать таких ситуаций или не нарваться на проблемы с трудовой инспекцией из-за обиженного несостоявшегося работника, кадровику нужно хорошо продумывать объявление, которые он размещает. Это делается для того, чтобы неподходящие кандидаты отсеивались сами. Так поиск будет вестись дольше, зато эффективнее, да и отказов будет меньше.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 3

ПИСЬМЕННЫЙ ОТКАЗ В ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

В судебной практике последних лет появилось довольно много дел по поводу отказов в приеме на работу по дискриминационным основаниям, в частности, из-за неподходящего, по мнению работодателя, возраста кандидата. Как ответить соискателю отказом, не ущемив его права, — об этом читайте в статье.

Формируя трудовой коллектив, работодатель в лице руководителя организации исходит из своих предпочтений, которые иногда — увы! — законом не одобряются. Молодой руководитель, например, хочет видеть рядом с собой таких же молодых и напористых, он уверен, что именно такой коллектив способен наилучшим образом решать поставленные задачи на благо компании. И если приходят устраиваться на работу люди в возрасте, выходящем за рамки (обозначенные часто в объявлениях о вакансии), то получают от ворот поворот…

Еще не так давно отвергнутый соискатель просто бы ушел и не вернулся. В судах практически не было дел, связанных с необоснованным отказом при приеме на работу, что, согласно ст. 64 ТК РФ, расценивается как трудовая дискриминация. И работодатели из-за этого особо не тревожились, не боялись каких-то неблагоприятных последствий для себя.

Но все меняется. Два года назад только представлялось, что «ситуация, в которой оказались многие наши граждане в связи с экономическим кризисом, вполне может подтолкнуть особо отчаявшихся (и предприимчивых!) безработных к защите своих прав в судебном порядке», что, не получив работу, они постараются по суду изъять денежные суммы из кармана беспечного работодателя, а кто-то может вообще поставить дело на поток: обратиться к одному, другому, третьему работодателю, получить один, второй, третий отказ, и пошло-поехало: один, второй, третий иск… . Так и оказалось. Исков к работодателям по поводу необоснованного отказа в приеме на работу на сегодняшний день в судах уже заметное количество. Ущемленные в правах работники активно вооружаются правовой грамотностью, запасаются доказательствами (объявления о вакансиях в СМИ, переписка с работодателем через Интернет, аудио- и видеозаписи и т. п.). Работодателю же со своей стороны приходится доказывать, что отказ был обоснованным.

Цитируя закон: ч. 2 ст. 64 ТК РФ

По требованию соискателя

Необоснованным признается любой отказ в заключении трудового договора, если он не основан на оценке деловых качеств лица, поступающего на работу (за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом).

Согласно ч. 5 ст. 64 ТК РФ по требованию лица, которому отказано в приеме на работу, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Многие работодатели часто игнорируют это требование закона, считая, что тогда претенденту на вакансию (истцу) будет непросто доказать как сам факт обращения по поводу работы, так и факт отказа. Но претендент может направить такой запрос в адрес работодателя письмом с уведомлением и описью вложения, и если работодатель не утруждает себя обязанностью дать письменное объяснение своему отказу, то это само по себе является нарушением установленной законом процедуры (чему даст оценку суд) и может повлечь ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную).

Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми сталкивается работодатель.

Довольно часто в суды поступают иски граждан, которые были направлены на работу службами занятости. Как рассказывали сами сотрудники, бывало, что в направлениях службы занятости работодатель пишет резолюцию «Отказано в связи с предпенсионным возрастом» или же пишет, что вакансия уже занята, а на следующий день опять заявляет ту же позицию для набора . Понятно, что в таких случаях работодатель получит «по полной»!

Пример. Ю. Ступко, увидев объявление в газете о том, что ООО «Талирс Плюс» нужен главный бухгалтер, отправился туда трудоустраиваться. Он имел высшее экономическое образование, большой опыт практической работы — больше 20 лет он проработал бухгалтером, в том числе 15 — главным, и надеялся занять вакантное место. С ним было проведено собеседование, и его попросили сутки подождать результата. На следующий день ему отдали письменный отказ в приеме на работу, в котором было указано, что он «не подходит по возрастной категории». Ю. Ступко обратился в мировой суд Ленинского района г. Воронежа. Мировой судья в удовлетворении иска отказал. Апелляция рассматривалась Ленинским районным судом. Учитывая наличие письменного отказа в приеме на работу со ссылкой на возраст, суд признал отказ незаконным и обязал «Талирс Плюс» выплатить истцу 290 тыс. руб. за материальный и моральный ущерб.

В данном случае вынести решение в пользу гражданина, которому было отказано в приеме на работу, позволили два существенных обстоятельства: первое — это наличие письменного решения работодателя и второе — это письменное подтверждение дискриминационного характера данного отказа .

Конечно, такое явное подтверждение дискриминационного характера отказа в заключении трудового договора теперь работодатель старается не допускать. Но и в других ситуациях суд может увидеть признаки дискриминации.

Иногда подходящую (для суда) ситуацию создают сами кандидаты, целью которых становится не столько найти работу, сколько поживиться за счет работодателя. И такие случаи, как отмечают кадровики, уже есть. На одном из интернет-форумов приводился факт, когда в компанию пришел кандидат, настаивая на том, что его обязаны взять на работу, так как он формально отвечает заявленным (было объявление о вакансии в газете) требованиям. При этом на собеседования он приходил, имея при себе скрытую камеру, и всеми путями добивался от работодателя отказа в трудоустройстве, а потом с этим материалом отправился в суд. Кстати, телефонные разговоры, переписку по электронной почте он тоже записывал и предоставил в суд. Данное дело у этого соискателя было не первым. На досудебном урегулировании он попросил у юриста компании «отступные» в размере 50 тыс. руб.

Другой кандидат прислал в компанию заказное письмо с вопросом: на основании чего ему было заочно отказано в приеме на работу на конкретную (называл какую) должность? Кандидат прислал резюме, на собеседование приглашен не был, отказ был дан по телефону, и человек посчитал, что по отношению к нему была допущена дискриминация. По его мнению, его образование, опыт полностью соответствовали требованиям вакансии, а работодатель ничего не мог сказать по поводу несоответствия его деловых качеств.

В судебной практике был случай, когда женщина с направлением центра занятости просила представителя работодателя написать в направлении отказ «в связи с отсутствием вакансии в настоящее время», а потом обратилась в суд: якобы ей отказали в приеме на работу по дискриминационным основаниям. Подобное дело рассматривалось в Ачинском городском суде Красноярского края.

Пример. Истица Г. получила направление в центре занятости в МДОУ на должность воспитателя. Представитель ответчика О. в судебном заседании 05.05.2009 пояснила, что Г. явилась 03.12.2008 с направлением на работу от службы занятости населения и сама попросила написать отказ в приеме на работу в связи с отсутствием вакансий. Ей передали эту просьбу сотрудники детского сада. Сама она не встречалась с Г., которая не подавала заявления о приеме на работу, не представляла никаких документов, необходимых для трудоустройства. Инспектор по кадрам В. также пояснила, что Г. просила написать ей отказ в приеме на работу, указать причину, что вакансий нет, поскольку не хочет работать воспитателем, а хочет работать заведующей. Просьбу Г. о проставлении записи об отказе она передала заведующей, которая выполнила ее просьбу.

Суд посчитал, что в том смысле, какой придает отказу в приеме на работу законодатель в ст. 64 ТК РФ, отказа в приеме на работу как такового не было. Г. обратилась в МДОУ с направлением на работу формально, без цели трудоустройства, так как обязана была посетить учреждение по направлению службы занятости населения. Г. не подала работодателю заявление о приеме на работу, не представила необходимые документы, указанные в ст. 65 ТК РФ, для заключения трудового договора. Запись в направлении службы занятости населения на работу Г. об отказе в приеме на работу в связи с отсутствием вакансий по содержанию не соответствовала действительности, такая причина не должна была быть указана. Заведующей МДОУ О. следовало указать в направлении, что соискатель работы отказалась от предложенной вакансии.

Можно представить и такую ситуацию, когда в резюме, анкете кандидат указывает возраст, не соответствующий паспортному, успешно проходит собеседование, и только когда приходит в отдел кадров оформляться на работу, обнаруживается досадное несоответствие… Работодатель спохватывается, и уважительной причиной отказа готов считать сообщение кандидатом недостоверной информации о себе. Но ответственность для работника может возникнуть в случае представления работодателю подложных документов при заключении трудового договора, и в соответствии с п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ это может стать основанием для его увольнения по инициативе работодателя. При собеседовании работодатель должен выяснять обстоятельства, связанные с деловыми качествами работника, а возраст не является препятствием для заключения трудового договора . Если только это прямо не оговорено законом (например, недостижение лицом, поступающим на работу, возраста, с которого допускается заключение трудового договора, — ст. ст. 63, 265 ТК РФ, ограничения по возрасту в некоторых видах деятельности, во вредных и (или) опасных условиях труда).

В случаях, когда законом прямо запрещен (ограничен) прием на работу отдельных категорий граждан, работодателю достаточно сослаться в письменном отказе на эту статью закона, то есть выбрать основание отказа. В других же случаях ссылаться можно только на деловые качества кандидата. И здесь следует озаботиться правильной формулировкой отказа в приеме на работу, не ущемляющей права соискателя.

Формулировки отказа

Определение деловых качеств работника приводится в п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (ред. от 28.09.2010): это способности физического лица выполнять определенные трудовые функции с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по специальности в данной отрасли).

Здесь у работодателя достаточно много инструментов для подтверждения своей позиции, если уж дело дойдет до суда (документы об образовании, записи в трудовой книжке кандидата, тестирование, собеседование, наконец, подробная должностная инструкция по указанной в вакансии должности).

Если же кандидата на собеседование не приглашали, кадровик может сообщить, что на момент поступления его резюме уже был отобран ряд претендентов для принятия окончательного решения руководством, вакансия была в стадии закрытия. Некоторые предпочитают сообщить, что руководством организации принято решение о временной приостановке приема на работу в соответствующее структурное подразделение по определенным специальностям, профессиям.

Ну и в самом письменном отказе не стоит быть слишком многословным. Приведем образец письма и несколько фрагментов с различными формулировками.

Примерный образец 1

Закрытое акционерное общество «Август Альянс»

26 января 2012 г. N 4/К Москва

Иванову С. В.

пр. Ленина, д. 12, кв. 34

г. Балашиха Московской обл.

Уважаемый Сергей Васильевич,

благодарим Вас за интерес, проявленный к нашей компании, за желание у нас работать. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме на вакансию «руководитель отдела маркетинга», но, к сожалению, в настоящее время не готовы сделать Вам предложение о работе.

Должностная инструкция руководителя отдела маркетинга, утвержденная приказом генерального директора ЗАО «Август Альянс» 12.01.2010, предусматривает наличие высшего профессионального (экономического или инженерно-экономического) образования, стажа работы по специальности в области маркетинга не менее 5 лет и руководства коллективом отдела. Как следует из Вашего резюме, Вы имеете высшее филологическое образование, и у Вас нет достаточного опыта руководства данным направлением, в частности по рассмотрению и подготовке ответов на претензии и рекламации потребителей.

Желаем Вам найти в самое ближайшее время достойную работу.

Печать

Генеральный директор ЗАО «Август Альянс» Красотин /Л. В. Красотин/

Примерный образец 2

26 января 2012 г. N 4/К

На вх. N ___ от __________

Уважаемый Владимир Васильевич,

на Ваше требование сообщить согласно ст. 64 Трудового кодекса РФ причину отказа в заключении с Вами трудового договора сообщаем, что на должность менеджера по рекламе принят другой работник.

Примерный образец 3

26 января 2012 г. N 4/К

На вх. N ___ от __________

Уважаемый Владимир Васильевич,

на Ваше требование сообщить согласно ст. 64 Трудового кодекса РФ причину отказа в заключении с Вами трудового договора сообщаем, что на вакантную должность менеджера по рекламе приглашен другой кандидат, так как его образование, опыт, навыки более соответствуют предъявленным требованиям.

Примерный образец 4

26 января 2012 г. N 4/К

На вх. N ___ от __________

Уважаемый Владимир Васильевич,

на Ваше требование сообщить согласно ст. 64 Трудового кодекса РФ причину отказа в заключении с Вами трудового договора сообщаем, что на должность менеджера по рекламе Вы не приняты в связи с недостаточной квалификацией.

Примерный образец 5

26 января 2012 г. N 4/К

На вх. N ___ от __________

Уважаемый Владимир Васильевич,

на Ваше требование сообщить согласно ст. 64 Трудового кодекса РФ причину отказа в заключении с Вами трудового договора сообщаем, что на должность менеджера по рекламе Вы не приняты в связи с тем, что по деловым качествам не сможете осуществлять указанную работу надлежащим образом.

Примерный образец 6

Уважаемый Владимир Васильевич,

мы внимательно ознакомились с Вашим резюме на вакансию «менеджер по рекламе», но, к сожалению, в настоящее время не готовы сделать Вам предложение о работе. Но, возможно, мы вернемся к Вашей кандидатуре, если появятся новые вакансии.

Кто подписывает «отказное» письмо?

Как правило, обоснованный отказ в заключении трудового договора оформляется на официальном бланке организации и подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Таким лицом может быть руководитель службы персонала (менеджер по персоналу), что должно быть прописано в его должностной инструкции (оформлено приказом руководителя организации).

Пример. П. обратился в суд с иском к ЗАО «Хорс-Силикон» о признании незаконным и необоснованным отказ в заключении трудового договора по профессии «вулканизаторщик». Направление на работу ему было выдано Сланцевским центром занятости населения (Ленинградская область). Он пришел на предприятие в январе 2010 г., по результату его обращения менеджером по персоналу Щ. в трудоустройстве ему было отказано, менеджер внесла в направление центра занятости надпись о том, что кандидатура не соответствует требованиям.

В обоснование своих доводов об отказе в иске представитель ответчика, помимо всего прочего, ссылался на то, что ЗАО «Хорс-Силикон» не отказывал истцу, поскольку менеджер по персоналу Щ. не уполномочена была принимать решения о приеме работников на работу и отказывать ответчику в приеме. Как заявил представитель ответчика, менеджер по персоналу Щ., согласно договору, оказывает услуги по кадровому обеспечению, но ей не предоставлено прав на принятие решения по приему или отказу в приеме на работу, она осуществляет только поиск и подбор кандидатур, предоставляет информацию о них руководителю, который принимает решение о приеме или отказе в приеме на работу.

Суд же с этим доводом не согласился. Между ЗАО «Хорс-Силикон» и ООО «Кадровое агентство» был заключен договор оказания услуг, согласно которому ЗАО «Хорс-Силикон» (заказчик) поручает, а ООО «Кадровое агентство» (исполнитель) принимает на себя обязательство по оказанию комплекса услуг по ведению кадрового делопроизводства для заказчика. В договоре определено, что исполнитель обязуется оказывать услуги по ведению кадрового производства, в том числе оформление трудовых отношений с новым работником в соответствии с порядком приема сотрудников согласно Трудовому кодексу РФ.

Как видно из представленных в дело копий должностной инструкции менеджера по персоналу, показаний самой Щ., она работает в ООО «Кадровое агентство», которое входит в холдинг «Хорс», и занимается подбором персонала в ЗАО «Хорс-Силикон», является ответственным за организацию поиска и приема на работу новых работников для обособленного подразделения «Сланцы» ЗАО «Хорс-Силикон». Эти обстоятельства подтверждаются и копиями имеющихся в деле направлений Сланцевского центра занятости, в которых отметки по результатам рассмотрения направленных в ЗАО «Хорс-Силикон» кандидатур сделаны от имени этого юридического лица менеджером по персоналу Щ. .

Суд на работу не устраивает…

Пока еще судебной практики по поводу необоснованного отказа в приеме на работу как таковой не было, юристы высказывали свои варианты развития событий, как и предложения по формулировке исков.

Например:

Исковое заявление о признании отказа в приеме на работу необоснованным, понуждении ответчика к заключению трудового договора, взыскании заработной платы за вынужденный прогул (начиная со дня отказа в заключении трудового договора).

Исковое заявление о признании отказа в приеме на работу дискриминационным, понуждении ответчика к заключению трудового договора, возмещении материального вреда в сумме заработка, не полученного с момента незаконного отказа в приеме на работу до момента заключения трудового договора по решению суда.

При этом истец вправе требовать и возмещения морального вреда. Причем это требование может носить и самостоятельный характер, на него не распространяются сроки исковой давности, поскольку это требование вытекает из нарушения личных неимущественных прав и других нематериальных благ (ст. 208 ГК РФ).

Правда, суммы возмещения морального вреда, присужденные судом, пока невелики (так, по иску П. К ЗАО «Хорс-Силикон» истцу присуждена 1 тыс. руб. — сколько он и просил).

И суды пока не спешат понуждать работодателя к заключению трудового договора с истцом. По этому поводу суды высказываются следующим образом: устанавливая гарантии при заключении трудового договора для работников, ст. 64 ТК РФ вместе с тем не ограничивает право работодателя, предусмотренное ст. 22 ТК РФ, самостоятельно, под свою ответственность принимать кадровые решения (подбор, расстановка, увольнение персонала), таким образом, заключение трудового договора с конкретным лицом, ищущим работу, является правом, а не обязанностью работодателя. Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами обязанность по заключению работодателями помимо их воли новых трудовых договоров не предусмотрена .

Предусмотрена, напомним, еще и административная, и уголовная ответственность. В отношении лица, имеющего соответствующие полномочия (например, начальника отдела кадров), руководителем организации согласно ст. 191 ТК РФ может быть применено дисциплинарное взыскание (замечание, выговор, увольнение). При этом, конечно, должен быть соблюден порядок наложения дисциплинарного взыскания.

Библиографический список

1. Зудина Л. Свободный и равный труд — с позиции закона и здравого смысла // Кадровик. Кадровый менеджмент. 2010. N 3. С. 39 — 51.

2. Сенников Н. М. Отказ в приеме на работу: уроки судебной практики // Трудовое право. 2009. N N 4, 5.

3. Решение Ачинского городского суда trudovoikodeks. ru/praktika/praktika_otkaz_v_prieme_na_rabotu_resh1.shtml.

4. Решение Сланцевского городского суда Ленинградской области от 26.04.2010 N 2-104 / Интернет-портал ГАС «Правосудие». . URL: slancevsky. lo. sudrf. ru/modules. php? name=docum_sud&id=337&cl=1. Дата обращения 24.01.2012.

Л. Зудина

Главный редактор

журнала «Кадровик»

Подписано в печать

> Юридическая консультация. Телефон: +7 920-985-9888.

Письмо-отказ.

Ситуация, когда клиент просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность?

• Мы не можем пойти на уступки адресату («хорошему», надежному, постоянному).

• Нам неприятно отвечать отказом.

• Нам важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как эти трудности преодолеть?

1. Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию.

2. Полезно знать алгоритм корректного отказа.

А теперь немного подробнее.

Как написать письмо-отказ.

Итак, для того чтобы написание отказа не вызывало у вас внутреннего напряжения, важно осознать следующее:

1. Вы работаете в бизнесе.

2. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.

3. Цели сторон не всегда совпадают.

4. Важно поддерживать взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы.

5. Вы представляете деловые интересы своей компании.

6. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.

7. Более того, это распространенная ситуация, с которой важно научиться грамотно работать.

Научиться грамотно отказывать – значит научиться делать это максимально корректно.

А сейчас оцените степень корректности отказа в переписке ниже.

Письмо-просьба:

Frоm: Андрей Выхин.

Sеnt: Fridау, Осtоbеr 03, 2009 5:49 РМ.

То: Михаил Михайлов.

Subjесt: Официальная просьба.

Добрый день, уважаемый Михаил!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша компания занимается продажей и техническим обслуживанием грузовой и строительной техники, а также поставкой запасных частей. С 2002 года мы являемся Вашими постоянными клиентами и деловыми партнерами.

В связи со сложной ситуацией на рынке грузовой и строительной техники и сокращением бюджета на проведение рекламных кампаний мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам скидку 20 % при размещении наружной рекламы.

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку.

С уважением,

Андрей Выхин.

Директор по маркетингу.

Ответ-отказ:

Frоm: Михаил Михайлов.

Sеnt: Fridау, Осtоbеr 04, 2009 11:02 АМ.

То: Андрей Выхин.

Subjесt: Rе: Официальная просьба.

Уважаемый Андрей Иванович!

Выражаю Вам искреннюю благодарность за длительное сотрудничество с нашей компанией.

Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов и партнеров. Высылаю Вам ее в приложении.

На текущий момент скидка для вашей компании составляет 15 %: за последние 12 месяцев Ваша компания заказала услуг на сумму ххххххх руб.

Следующий порог скидки – ххххххх руб. Для него начнет действовать скидка 20 %. При достижении этого порога Ваша скидка автоматически увеличится.

Мы понимаем, что сейчас во многих отраслях экономики существуют некоторые сложности. Но, несмотря на это, мы продолжаем предоставлять нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещение рекламы прямо сейчас, а оплачивать размещение в течение последующих 15 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой. На данный момент сумма беспроцентного кредита для вашей компании составляет хххххх руб.

Если Вы решите воспользоваться услугой отсрочки платежа, то можете обратиться к нашему специалисту Ирине Поповой (по эл. почте ророvа@ ххх.ru или по телефону (495) 777 77 77 доб. 7777).

Надеемся на понимание и продолжение сотрудничества!

С уважением,

Михаил Михайлов.

Руководитель отдела по работе с клиентами.

Тел… Моб…

Корректно ли прозвучал отказ в приведенном письме? Надеюсь, что вы ответили утвердительно.

Я уверенно оцениваю этот отказ как предельно корректный, аргументированный и в максимальной степени уважительный по отношению к клиенту.

А вот алгоритм, который позволяет придать отказу максимально вежливое и уважительное звучание.

Алгоритм корректного отказа.

1. Обратитесь к адресату по имени. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).

2. Дайте понять, что вы услышали просьбу.

3. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен.

4. Изложите конкретные причины, которые не позволяют вам ответить согласием на его просьбу.

Активно используйте конкретику (историю данного вопроса, цифры, даты, сроки, процедуры).

5. Предложите альтернативное решение, если это возможно. Подумайте о том, что может быть ценным для клиента в связи с озвученным им вопросом.

Если альтернативу найти невозможно, аккуратно упомяните о тех позитивных аспектах, которые сейчас существуют в вашем деловом партнерстве.

Помните: как правило, адресат тоже руководствуется здравым смыслом. И допускает мысль о существовании объективных обстоятельств. При этом, как любой человек, он способен оценить ваше внимание и быть вам за это благодарным.

6. Выразите надежду на продолжение сотрудничества.

А теперь познакомьтесь с информацией о том, каких ошибок важно избегать при написании отказа.

1. Внимательно используйте фразу «К сожалению». Она должна относиться к факту отказа: «К сожалению, мы не можем выполнить это требование…».

Не используйте эту фразу в сочетаниях:

• К сожалению, у нас действует сейчас другая процедура.

• К сожалению, эта карта изъята из обращения…

• К сожалению, эта модель пользовалась повышенным спросом и сейчас ее нет в наличии…

Запомните: мы сожалеем о факте отказа, но не об обстоятельствах, с которыми он связан!

Поскольку обстоятельства – сфера нашего бизнеса, сожалеть о том, что она так устроена, не совсем корректно.

2. Не злоупотребляйте извинениями. Это может вызвать ощущение того, что вы виноваты.

3. И только если отказ связан с изменением условий, ранее оговоренных с клиентом, заканчивайте письмо-отказ фразой «Спасибо за понимание» (в этом случае уместен оттенок извинения).

А теперь посмотрим на последнюю из названных нами «трудных» ситуаций.

Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

22 Январь 2013 Евгений Неделин Просмотров:

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

  • мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
  • нам неприятно отвечать отказом;
  • нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

Рекомендации при написании писем-отказов

1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».

2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:

1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):

«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

«Уважаемая Наталья Константиновна!»

2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:

«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»

«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:

«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:

Письмо отказ

Инструменты корректности

Добрый день, Владимир! Персональная адресованность
Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! Благодарность за отклик на предложение
Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании. Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено
Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено.

Комплимент по поводу предложения.

Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.

Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.

С уважением, Сергей Иванов

Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

ТОО «Технология»

Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,

директор по развитию тренинговой компании

«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,

автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»

Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:

Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *