Меню

Согласованно или согласовано на документы?

0 комментариев

Согласовано как пишется

Добрый день, дорогой посетитель сайта!
Вы обратились за помощью именно к нам, поэтому можете не сомневаться, что Наша команда постарается ответить на все интересующие вас вопросы! Вас волнует вопрос, как же пишется правильно слово «СОГЛАСОВАНО? С одной буквой Н или с двумя? Почему?
Перед нами два предложения: «Мы действовали слажено и согласованно».
«Решение национального собрания согласовано с руководством». Мы видим, что в первом случае слово имеет две буквы н, а во втором – одну. Почему? Дело в том, что в первом предложении слово «согласованно» отвечает на вопрос «как, каким образом?» и проявляется как наречие. Во втором предложении к слову «согласовано» мы задаем вопрос «что сделано?», оно проявляется как краткое причастие.
Перед нами два предложения: «Мы действовали согласованно». / «Решение собрания согласовано с руководством». Мы видим, что в первом случае слово имеет две буквы н, а во втором – одну. Почему? Дело в том, что в первом предложении слово «согласованно» отвечает на вопрос «как, каким образом?» и проявляется как наречие. Во втором предложении к слову «согласовано» мы задаем вопрос «что сделано?», оно проявляется как краткое причастие.
Полагаю, Вы усвоили урок и разобрались в данной теме. Надеюсь, этот урок был информативным и интересным для Вас.
Поэтому единственно верное написание слова — СОГЛАСОВАНО. С одной буквой Н. Это стоит запомнить и применять на письме!
Желаем удачи и новых профессиональных побед!

Для работы пакета процессов понадобится бесплатный дополнительный модуль «Управление договорами». Он содержит набор типов договорных документов – входящий договор, исходящий договор, дополнительное соглашение, акт и другие типы, которые помогут быстро сформировать структуру договоров в организации. Модуль также предоставляет уже настроенный реестр документов в виде древовидного списка из папок-фильтров – «закрытые», «срочные», «истекают в этом месяце» и другие папки. Они используются для удобства хранения и последующего поиска документов согласно этапам работы по договорам.

Бизнес-процессы пакета «Управление договорами» устанавливают полный цикл обработки договорных документов указанных типов. Процессы взаимосвязаны, один может вытекать из другого процесса или являться его составной частью.

  • Бизнес-процесс «Формирование договорного документа по шаблону»

    Решение предоставляет шаблоны договорных документов, которые можно настроить и отредактировать. С их помощью менеджеры отделов продаж или снабжения смогут оперативно сформировать договор или сразу комплект договорных документов в системе и отправить их по процессу согласования.

    Процесс определяет этапы создания, согласования, подписи и регистрации документов в системе. Включает этапы отправки документов контрагенту и получение подписанных оригиналов, а также планирование денежных поступлений по сделке – например, предполагаемые даты внесения предоплат.

Генерирование договорных документов в системе по шаблонам

  • Бизнес-процесс «Согласование договорного документа»

    Процесс устанавливает порядок согласования договорного документа, его подписи и регистрации в системе. Включает процедуры формирования счетов на оплату или проведения платежей, а также внесение данных о поступлениях денежных средств по договору.

  • Бизнес-процесс «Выставление счета клиенту»

    Процесс определяет очередность процедур по выставлению счета клиенту компании – от формирования счета с указанием плановых сроков поступления средств до контроля оплаты счета контрагентом.

Ввод данных для формирования счета бухгалтером Подтверждение оплаты выставленного счета

  • Бизнес-процесс «Формирование акта для клиента»

    Процесс устанавливает этапы формирования, отправки и получения подписанных контрагентом актов выполненных работ, предусматривает контроль поступления оплаты.

  • Бизнес-процесс «Проверка статусов процессов»

    Процесс, который запускается без участия сотрудников компании. Система автоматически проверяет работу запущенных процессов формирования и согласования договорных документов и формирует сводные отчеты. В них доступны сведения, какие договорные документы находятся в работе в данный момент, указана текущая стадия их обработки по процессам.

Контроль процессов создания договорных документов Контроль согласования договорных документов

Для еще более удобного контроля за работой по договорам компании в состав пакетного решения включен уже сформированный портлет «Статусы по процессам согласования договоров». Это информационное окно на главной странице пользовательского интерфейса системы ELMA, в котором отображаются текущие данные о состоянии работы по запущенным процессам обработки договоров.

Электронное согласование документов в Битрикс24. Упрощаем бюрократические процедуры

  • Симптомы болезни
  • Почему Битрикс24?
  • Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24
  • Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
  • Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
    • Логика бизнес-процесса согласования договоров
    • Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24
    • Связь с другими бизнес-процессами
  • Выводы
  • Сколько стоит
  • Выводы

Этот пост – очередной в серии публикаций о большом внедрении Битрикс24 в крупной и быстро растущей торговой сети.

  1. Краткое описание работы в портфолио
  2. Специальные бизнес-процессы, открытие магазинов и конструктор
  3. Превращаем задачи Битрикса в инструмент технической поддержки по ITSM. Собственные статусы задач, матрица переходов и отчеты
  4. Полноценная интеграция Задач Битрикса с электронной почтой “со всеми остановками”
  5. Процесс согласования договоров с возвратами на предыдущие статусы, уведомлениями и историей. Битрикс.Диск и документооборот
  6. Интеграция Битрикс24 и MS Project для проектного учета времени и прогнозирования загрузки ресурсов

Симптомы болезни

Тонны бумажных документов — неотъемлемая часть жизни организации. По мере роста появляется огромное количество договоров, счетов, актов и внутренних документов. «Бумажки» начинают мешать реальной работе:

  1. Согласование договора с важным клиентом затягивается на месяц;
  2. Документы теряются внутри организации;
  3. Непонятно: кто, что и от кого ждёт — ответственного не найти;
  4. Электронные версии документов хранятся на компьютерах сотрудников и передаются друг другу по почте или на флешках;
  5. Чтобы найти нужный договор, надо пройти цепочку из трёх, пяти, пятнадцати человек.

Есть хотя бы два симптома из списка? Поздравляем, у вас волчанка вы страдаете от бумажной волокиты.

К счастью, болезнь известна давно, и лекарство придумано. Поможет автоматизация бизнес-процессов и система электронного документооборота (СЭД). Как и многие лекарства, эти меры довольно болезненны — люди не любят перемены. Ваши сотрудники могут сопротивляться нововведениям. Понадобятся воля и настойчивость.

Хорошие лекарства обычно дороги. Автоматизация бизнес-процессов и СЭД — не исключение. Если сложить стоимость лицензий и внедрения, то для средней организации из 100 – 300 человек это суммы порядка 2 000 000 – 5 000 000 р. Срок внедрения — от 6 месяцев.

Мы знаем, как помочь быстрее и дешевле. В Битрикс24 автоматизируются бизнес-процессы и строится система электронного документооборота.

Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно. Ссылки: Модуль Мини-СЭД для Битрикс24 и Описание согласования договоров и документов в Битрикс24

Например, наш процесс согласования договоров стоит XXX р. Поделитесь статьёй и мы пришлём вам цифры:) Сроки внедрения — 1 – 2 мес.

В этой статье мы будем говорить об электронном согласовании документов. Этот бизнес-процесс используется в каждой организации. Дальше мы расскажем, как делали согласование документов в Битрикс24 для торговой сети компании, название которой мы не можем упоминать по договору NDA.

Сеть магазинов работает в популярном сегодня в России формате магазинов фиксированных цен. В компании около 140 магазинов и 300 сотрудников.

Сначала выводы. Что получит бизнес после реализации электронного согласования документов на Битрикс24:

  1. Снижение сроков согласования документов. Прогнозируемость.
  2. Повышение ответственности и дисциплины — всегда понятно, чей сейчас шаг.
  3. Хранение документов в одном месте. Версионируемость.
  4. Быстрый поиск нужного документа.

Если вам уже достаточно:)

Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

Если же нет, давайте перейдём в нашей «пилюле».

Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24

Если честно, вначале мы так и сделали — предложили клиенту сделать согласование документов на конструкторе бизнес-процессов Битрикс24. Мало того, клиент согласился и мы, потратив 30 часов, такой бизнес-процесс сделали.

Однако, когда реальные пользователи начали тестировать бизнес-процесс, комментарии были негативные. Что не устраивало:

  1. Не хватало общего списка согласуемых договоров и отслеживания статусов согласования.
  2. Не использовались задачи. Сотрудники привыкли к ним.
  3. Требовалось реализовать дополнительные сценарии.

Основная претензия — неудобные интерфейс, невозможность посмотреть детальную информацию о согласовании.

По итогам обсуждения с клиентом решили, что процесс согласования легче сделать с нуля, идеально подогнав его под пожелания сотрудников.

Чтобы не обмануть ожидания клиента, надо как можно лучше их узнать.

Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно. Ссылки: Модуль Мини-СЭД для Битрикс24 и Описание согласования договоров и документов в Битрикс24

Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24

Некоторые клиенты считают, что техническое задание это вещь в себе. Вещь, нужная только разработчикам, чтобы отмахиваться от пожеланий заказчика.

Тут мы в корне не согласны.

Техническое задание нужно, чтобы заказчик понял, что именно он хочет. И тут мы, как специалисты, помогаем найти лучшее решение задачи. С точки зрения удобства, стоимости и сроков.

Техническое задание на согласование договоров мы сделали очень быстро — всего 15 часов работы.

Вот план получившегося 12-страничного документа:

  1. Блок-схема
  2. Старт нового согласования договора
  3. Первичное согласование
  4. Страница со списком СД
  5. Детальная страница СД
  6. Согласование со всеми участниками
  7. Согласование с арендодателем
  8. Договор согласован
  9. Повторное согласование с коллегами
  10. Оценка

Для каждой страницы, мы спроектировали интерфейс. Ниже, для примера, прототип интерфейса детальной страницы согласования.

Представьте, как удобно обсуждать будущие страницы не «на пальцах», а видя, как они будут выглядеть в реальности.

В итоге, всего за 15 часов проектирования (мой личный рекорд:)) клиент получил четкое понимание, как будет выглядеть и работать согласование договоров. А приятным бонусом идёт оценка реализации в часах работы специалиста. Точная, под которой мы, как разработчики, готовы подписаться.

Хорошее техническое задание сделало проект предсказуемым и понятным.

Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24

Логика бизнес-процесса согласования договоров

Блок-схема

Первым делом, после изучения пожеланий клиента, мы составили блок-схему. Прямо как на уроках программирования в школе.:)

Схема достаточно интересная, поэтому вот ссылка на неё в полном размере:

https://drive.google.com/a/intervolga.ru/file/d/0B7l2Y0ZdmigFdzBHNHNBY2xxWVE/view?usp=sharing

Статусы согласования

Чтобы процесс согласования мог «двигаться» по блок-схеме, мы ввели статусы.

Отдельный статус согласования есть у каждого согласующего. Всего их четыре:

  1. Ожидает согласования;
  2. Согласовано;
  3. Согласовано с замечаниями;
  4. Не согласовано.

В зависимости от сочетания этих статусов, выставляется статус согласования для всего документа:

  1. Новый;
  2. Согласование;
  3. Ожидание;
  4. Согласование с арендодателем;
  5. Согласован;
  6. Не согласован.

Дополнительные статусы задач

Наш бизнес-процесс согласования договоров «построен» на задачах. По алгоритму, изображенному на блок-схеме, создаются задачи на согласующих. Автоматически указывается крайний срок — +2 рабочих дня от момента создания задачи.

За это время, согласующий должен ознакомиться с договором и принять решение, согласовать его или нет. Вот тут уже стандартных функций задач Битрикс24 недостаточно. Ведь согласующий должен при завершении задачи указать, согласует он договор или нет.

Вместо стандартной кнопки «Завершить» мы добавили три отдельных:

  1. Согласовано;
  2. Согласовано с комментариями;
  3. Не согласовано.

Если сотрудник выбирает два последних варианта, нужно оставить комментарий. Его наличие проверяется автоматически. Молча не согласовать не получится.

Эти кнопки — внешнее отражение новых, дополнительных статусов задач.

Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24

Старт согласования договора

Чтобы сотрудники быстро освоились с новым бизнес-процессом, его надо сделать удобным.

Мы уделили интерфейсам особое внимание.

Начинается бизнес-процесс согласования договора с указания названия, приложения файла договора и назначения ответственных.

По умолчанию, при старте согласования договора уже выбраны сотрудники, наиболее часто выполняющие обязанности согласующих. Но при необходимости ответственных можно изменить.

Интересная особенность — при старте согласования можно выбрать двух руководителей. Если кто-то не согласует документ вовремя (срок задаётся), им отправляется письмо с указанием нерадивого сотрудника. Таким простым способом можно держать руководителей в курсе, а ответственных в страхе.:)

Страница со списком процессов согласования договоров

На этой странице видны все запущенные бизнес-процессы согласования договоров.

Неофициально мы называем её «светофор» — благодаря цветовой идентификации, достаточно одного взгляда, чтобы оценить ситуация в целом. Очень удобно для руководителей — погружаться и тратить время нужно, только если есть проблема.

Обычный светофор даёт минимум информации. А наша страница нет. Все дополнительные данные доступны за один клик:

  1. Кто отвечает за согласование;
  2. Какой крайний срок;
  3. Ссылка на текущую версию договора;
  4. Ответственные по ролям (юрисконсульт, главбух и т.д.);
  5. Какой комментарий оставили к согласованию.

Страница при этом не перезагружается, ждать не надо.

Если же нужна вся информация о согласовании договора, можно перейти на детальную страницу.

Детальная страница согласования договора

Эта страница аккумулирует всю нужную информацию о процессе согласования.

Давайте остановимся на самых интересных моментах.

Лист согласования

Мы автоматически формируем лист согласования в формате .PDF. Его можно в любой момент скачать, распечатать и приложить к бумажной версии договора. Удобно и экономит время.

Текущая версия договора

Элементарная функция, но теперь последняя версия договора всегда будет под рукой.

История версий

Вы знаете, как сильно меняется документ в процессе согласования. Часто старые версии теряются, а в них тоже находится важная информация. Для хранения электронных версий документа используется Битрикс Диск. Он поддерживает историю версий. Все копии документа будут сохранены. По крайней мере, пока не кончится место в корпоративном портале.

Комментарии к согласованию

Вся переписка по процессу согласования хранится в одном месте. Сюда же комментариями добавляются запрошенные участниками файлы. Удобная функция, которую сразу оценили пользователи — смотрите, как конструктивно идёт обсуждение. Это реальный скриншот.

Ссылки на задачи согласующих

Как мы помним, на каждого согласующего ставится отдельная задача. В них можно вести обсуждение с конкретным согласующим.

Внешний вид задачи бизнес-процесса согласование договора

Мы добрались до задач. Именно благодаря удобству этой сущности, пользователи быстро привыкли к новому бизнес-процессу.

Все задачи по согласованию вынесены в отдельную вкладку. Найти нужную можно за два клика — открыть список задач и выбрать вкладку Согласую.

Название задачи формируется по шаблону — уже из заголовка понятно кто и что делает. Это удобно для руководителей — не надо открывать задачи.

В каждой задаче на согласование есть ссылка на детальную страницу бизнес-процесса согласования и на файл договора.

Связь с другими бизнес-процессами

Вы можете спросить, где же тут система, ведь разобрали только один бизнес-процесс согласования договора.

Наша позиция в этом вопросе — кушать слона кусочками.

Например, у клиента есть большой и сложный бизнес-процесс открытия торговой точки. От старта до финиша несколько сотен этапов и задач. Продумать и сделать всё сразу, одним махом — сложно, дорого, долго.

Мы разбиваем этот процесс на несколько небольших. Выбираем наиболее болезненные (те, где потери времени и денег у клиента максимальны) и начинаем с них.

Согласование договоров в Битрикс24 в дальнейшем будет связано с другими бизнес-процессами заказчика. Так, постепенно, шаг за шагом мы получим не просто систему электронного документооборота, а целый набор инструментов, закрывающих основные бизнес-потребности клиента.

Выводы

Веб-интеграция — это создание крупных информационных веб-систем , глубоко интегрированных в бизнес Заказчика. Это снижение затрат на работу с клиентами, рост продаж и автоматизация процессов.

ИНТЕРВОЛГА – компетентный веб-интегратор . Мы можем решить все задачи веб-интеграции собственными силами. Большинство наших проектов – комплексные, интеграционные.

Наш принцип: приносить пользу бизнесу клиента за счет осмысленного применения веб-технологий.

Что дала реализация бизнес-процесса согласования договоров в Битрикс24 для компании:

  • Снизились затраты времени;
  • Повышена эффективность работы офиса;
  • Автоматизированы рутинные операции;
  • Упрощено внутреннее взаимодействие;
  • Созданы условия для масштабирования бизнеса.

В проекте внедрения и поддержки Битрикс24 для компании, которую нельзя упоминать, были применены наши интеграционные компетенции:

  1. Стратегия
    1. Стратегия развития информационной веб-системы
  2. Поддержка сайтов 24х7 и highload, работа по SLA
    1. Непрерывная интеграция, быстрое развертывание изменений
  3. Внедрение CRM и автоматизация процессов
    1. Внедрение Битрикс24: CRM, внутренние коммуникации, задачи и проекты, телефония
    2. Автоматизация процессов: открытие магазинов, согласование договоров

Обычно мы начинаем подготовку интеграционного проекта с проведения стратегического SWOT-анализа информационных систем и рекламных кампаний Заказчика.

Оставьте заявку на консультацию .

Если вы четко видите цель, оставьте заявку на обсуждение интеграционного проекта .

> Сколько стоит

Самый интересный вопрос.:)

Поделитесь статьёй и мы пришлём вам цифры.

Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:

  1. Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц.
  2. Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд.
  3. Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек.
  4. Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.

Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно. Ссылки: Модуль Мини-СЭД для Битрикс24 и Описание согласования договоров и документов в Битрикс24

А что бизнес теряет, в отсутствии системы документооборота?

Если посчитать потери от неорганизованной работы с документами в масштабах средней организации, сумма получается значительной.

Средний сотрудник тратит 30 – 60 % на работу с документами (по исследованию Siemens Business Services and IT Solutions). Допустим у вас 200 сотрудников. Возьмём минимальные 30 %. Это 7 200 часов работы в месяц (200 * 120 * 0,3).

После внедрения системы электронного документооборота, потери времени снижаются на 50 %. Пусть даже не 50 %, а всего лишь 10 %. Это 720 сэкономленных часов работы. Если средняя стоимость часа работы вашего сотрудника 400 р. (зп 50 000 р. и 120 эффективных часов работы в месяц), то за месяц вы будете экономить 290 000 р.

Это без учёта эффекта от оптимизации бизнес-процессов и улучшения системы контроля и управления.

Как видите, внедрение системы электронного документооборота на основе Битрикс24 процедура выгодная. Наносит совершенно конкретную, измеримую бизнес-пользу.

Если тема заинтересовала — звоните, обсудим ваше внедрение. Или заполните форму ниже — мы сами свяжемся с вами.

Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно. Ссылки: Модуль Мини-СЭД для Битрикс24 и Описание согласования договоров и документов в Битрикс24

Вам может быть интересно:

Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *