Меню

Проверка делопроизводства в организации

0 комментариев

Содержание

Инструктивно-методические материалы

Примерная структурная модель

Ведения документации, регламентирующей организацию

воспитательной работы в учреждении общего среднего образования

Деятельность организаторов воспитательного процесса регламентируется должностными инструкциями заместителя директора по воспитательной работе, педагога-организатора, педагога социального, педагога-психолога, педагога дополнительного образования.

В учреждении общего среднего образования должны быть разработаны:

Программа воспитания учреждения общего среднего образования сроком на 5 лет. Каждое учреждение образования может составлять на основе региональных и республиканских мероприятий циклограмму общешкольных воспитательных дел.

План идеологической и воспитательной работы учреждения общего среднего образования разрабатывается на текущий учебный год на основе Программы воспитания учреждения общего среднего образования и является разделом годового плана учреждения общего среднего образования. Мероприятия по реализации основных направлений воспитания обучающихся, план внутришкольного контроля за организацией воспитательного процесса, в том числе в шестой школьный день, (названия мероприятий, сроки, место их проведения, участники, а также ответственные за их проведение) входят в подразделы данного плана. Каждое учреждение образования на основе данного плана составляет план идеологической и воспитательной работы на четверть (полугодие), включая работу на каникулах.

Кроме того в учреждениях общего среднего образования должны быть разработаны:

План воспитательной работы с детьми, нуждающимися в оздоровлении (составляется на период каникул)

План воспитательной работы и защиты прав и законных интересов детей, находящихся в социально опасном положении

Программы объединений по интересам, разработанные на основе типовых программ дополнительного образования детей и молодежи (статья 239 Кодекса Республики Беларусь об образовании)

Индивидуальные программы дополнительного образования детей и молодежи (в случае необходимости)

В учреждении образования должны быть:

Локальные акты (положения): о методическом объединении классных руководителей, о школьном самоуправлении и др.

Документация СППС учреждения-общего среднего образования (в соответствии с положением об СППС)

План работы (входит в план работы учреждения) и протоколы заседаний Совета профилактики

План работы и протоколы заседаний методического объединения классных руководителей

Расписание работы клубов, кружков, секций

Сценарии воспитательных мероприятий

Информационно-аналитический банк результатов мониторинговых исследований воспитательного процесса

Аналитический отчет учреждения общего среднего образования по идеологической и воспитательной работе за год.

Документация классного руководителя:

План идеологической и воспитательной работы классного руководителя на четверть или полугодие (включая работу на каникулах, в шестой школьный день)

Социально-педагогическая характеристика класса (поддерживается в актуальном состоянии в течение года)

Аналитический отчет о воспитательной работе за год.

Документация педагога-организатора:

План работы педагога-организатора на год

План работы на четверть (полугодие)

Аналитический отчет о работе за год

Документация ОО «БРПО»:

План работы пионерской дружины (включая разделы по планированию заседаний совета дружины, работы школы актива и т.п.)

Решения заседаний совета дружины

Краткий аналитический отчет о деятельности пионерской дружины за год

Документация ОО «БРСМ»:

План работы первичной организации на год

Протоколы собраний

Краткий аналитический отчет о деятельности первичной организации за год

Проект

ПЛАНИРОВАНИЕ ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ В КЛАССЕ

И ЕЕ УЧЕТ

Введение

1. Программно-планирующая документация воспитательной работы.

2. Планирование как процесс моделирования деятельности классного руководителя.

3. Программа анализа воспитательного процесса в классе.

4. Понятие цели и целеполагания в процессе планирования.

5. Формы и методы организации работы с классным коллективом, создание условий для развития личности обучающихся.

6. Структура плана.

7. Документирование организационно-воспитательной работы классного руководителя.

Заключение

Введение

В соответствии с Кодексом Республики Беларусь об образовании, воспитание — целенаправленный процесс формирования духовно-нравственной и эмоционально ценностной сферы личности обучающегося. Особое место в воспитательной системе класса отводится педагогическому работнику, выполняющему обязанности классного руководителя (далее — классный руководитель) как главному участнику и лицу, заинтересованному в успешном функционировании воспитательной системы класса. Этот успех во многом зависит от эффективности планирования идеологической и воспитательной работы. Именно в умении планировать будущий результат, целенаправленно регулировать процесс воспитания, выбирать такие формы и методы работы, которые обеспечат наиболее эффективное выполнение поставленных целей и задач будет состоять успех воспитательного воздействия на обучающихся.

1. Программно-планирующая документация воспитательной работы.

Планирование воспитательной работы в классном коллективе можно определить как процесс совместной деятельности классного руководителя, детей и родителей по определению целей, содержания и способов организации воспитательного процесса и жизнедеятельности в классном коллективе.

В процессе планирования идеологической и воспитательной работы классному руководителю необходимо опираться на следующую программно-планирующую документацию: Концепцию непрерывного воспитания детей и учащейся молодежи в Республике Беларусь и Программу непрерывного воспитания детей и учащейся молодежи в Республике Беларусь на 2011-2015 гг., комплексную программу воспитания детей и учащейся молодежи,

которая разрабатывается на основе Концепции непрерывного воспитания детей и учащейся молодежи в Республике Беларусь и Программы непрерывного воспитания детей и учащейся молодежи в Республике Беларусь на 2011-2015гг. на областном, районном (городском) уровнях, программы воспитания учреждения общего среднего образования, план идеологической и воспитательной работы учреждения общего среднего образования.

Классный руководитель для организации идеологической и воспитательной работы с классным коллективом проводит анализ своей деятельности, который отражается в аналитическом отчете за год; разрабатывает план идеологической и воспитательной работы на четверть или полугодие (включая работу на каникулах, в шестой школьный день).

Кроме этого заполняется социально-педагогическая характеристика класса (поддерживается в актуальном состоянии в течение года). (Приложение 1).

При планировании работы классному руководителю важно соблюдать принципы научности, системности и последовательности, индивидуальности, конкретности, оптимальности, диалога.

Принцип научности предполагает, что в процессе планирования используются научные данные, материал опирается на современные достижения педагогики и психологии.

Принцип системности и последовательности реализуется в различных формах планирования, порядке изучения отдельных вопросов. Он предполагает, что все планируемые мероприятия не могут быть разовыми и проводиться от случая к случаю. Результативной вся идеологическая и воспитательная работа становится лишь в том случае, если она приобретает организованный характер, а система воспитания представляет собой последовательные и поэтапные действия.

Принцип индивидуальности предусматривает формирование воспитательной системы с учетом особенностей каждого ребенка, особенностей классного коллектива.

Принцип конкретности, в планировании предполагает использование определенных ,форм и методов работы с учетом реальных условий, конкретной обстановки.

Принцип оптимальности основывается на необходимости выбора наилучшего варианта взаимодействия взрослых и детей в планировании, наиболее лучшего варианта плана из нескольких возможных на всех этапах планирования, соотношение форм и методов выбранным целям и задачам плана. [

Принцип использования диалога заключается в том, чтобы взаимодействие детей и взрослых присутствовало на всех этапах планирования идеологической и воспитательной работы, в том числе и на этапе его реализации.

Планирование как процесс моделирования деятельности классного руководителя.

Планирование в значительной мере предопределяет результаты и эффективность системы идеологической и воспитательной работы. Целенаправленное и четкое планирование помогает педагогам избежать многих ошибок и отрицательных явлений. По сути, планирование есть процесс моделирования своей деятельности на какой-то период времени (или какого-то направления, вида деятельности), когда классный руководитель представляет мысленно модель своей работы: содержательную, организационную, структурную. Поэтому все шаги можно объединить в несколько этапов планирования:

1) подготовительный: определение предмета и отрезка времени, структурирование предмета;

2) аналитический: анализ результатов и имеющегося опыта, диагностика, обобщение результатов анализа;

3) моделирующий: целеполагание, коллективное планирование, выбор содержания и средств, прогноз результатов, распределение событий во времени;

4) заключительный (оформительский): выбор структуры плана и его оформление.

Общий алгоритм планирования можно представить следующим образом:

1 шаг — определение предмета планирования. Сначала надо ответить на вопрос: что необходимо спланировать (всю деятельность, какое-то направление, конкретное дело).

2 шаг — определение временного периода: какой период времени необходимо спланировать (год, четверть). )

3 шаг — структурирование предмета планирования. То, что планируется, необходимо разделить на возможные составные части (например, можно выделить направления деятельности, — вычленить содержательные и тематические блоки), т. е. представить идеальный образ планируемого, а затем отобрать нужное и реальное. Для того чтобы спланировать работу на год, нужно продумать, из чего вся деятельность будет складываться, и выделить все возможные направления. Осуществляя идеологическую и воспитательную работу с обучающимися классному руководителю в своей Деятельности необходимо опираться на основные составляющие воспитания, определенные Кодексом об образовании Республики Беларусь: гражданское и патриотическое, идеологическое, нравственное, эстетическое, воспитание культуры самопознания и саморегуляции личности, воспитание культуры здорового образа жизни, тендерное, семейное, трудовое и профессиональное, экологическое, воспитание культуры безопасной жизнедеятельности, воспитание культуры быта и досуга.

Структурирование предмета планирования помогает сделать план реалистичным, избежать глобальности и расплывчатости.

4 шаг — анализ результатов работы и состояния коллектива.

Необходимо учитывать возрастные особенности обучающихся, их уровень развития, интересы, способности, индивидуальные особенности, а также условия, в которых педагог будет работать, специфику учреждения и образовательного процесса. Кроме того; классный руководитель должен осознавать свой собственный профессиональный уровень. На данном этапе планирующий свою деятельность должен определить направления анализа и осуществить его.

5 шаг — обобщение результатов анализа. Это логическое завершение предыдущего шага, в результате которого должен сложиться образ деятельности, ее особенностей, т. е. определяется база данных — отправная точка для моделирования деятельности.

6 шаг — целеполагание. Именно при целеполагании осуществляется первоначальный прогноз результатов: ради чего, на что работать, что хотелось бы получить в итоге.

7 шаг — коллективное планирование, которое предполагает включение в процесс совместного поиска идей, предложений всех, кто причастен к планируемой работе.

8 шаг — выбор средств достижения поставленных целей, решения задач, способов отслеживания и оценки результатов. На данном :)тапе отбираются формы, методы, содержание, позволяющие решить поставленные задачи; определяются взаимосвязи с теми, кто может помочь в достижении результатов. Прогноз продолжается, результаты уточняются, конкретизируются, выбираются способы их контроля и оценки.

9 шаг — распределение событий во времени. В зависимости от того, какой отрезок времени планируется, определяются этапы, периоды, даты; выстраивается логика дел и событий.

10 шаг — оформление (написание) плана. Опытные педагоги и руководители планируют сразу на бумаге. Но детально, логично, точно, кратко, конкретно можно изложить свои действия только тогда, когда они осмыслены.

Общий алгоритм планирования подходит для любого вида деятельности, для любого типа плана, для любого отрезка времени. Для того чтобы получить задуманный результат, процесс планирования должен быть беспрерывным, систематичным, тогда изложенный алгоритм повторится несколько раз: при перспективном планировании (на год и. более), при периодическом планировании (на четверть, полугодие) и т.д.

Уч. г.

Введение. Обоснование деятельности за отчетный период:

• цель и задачи, стоявшие в отчетном периоде;

• проблемы, над которыми работал классный руководитель;

• приоритетные направления и пути, выбранные для решения этих проблем.

Основная часть. Участие в реализации общешкольных задач и деятельность по реализации задач и проблем, стоявших перед классным коллективом:

• тематические мероприятия по реализации задач (формы, цель, тематическая направленность и практическая значимость);

• проблемные ситуации, выявленные в ходе работы по решению задач, пути их разрешения;

• выводы о качестве работы на основании психолого-педагогических исследований.

Заключение. Обобщение выявленных проблем за отчетный период, определение приоритетных направлений и путей их разрешения, постановка общей цели и конкретных задач деятельности на следующий период.

Приложение 3

Примерный план-сетка идеологической и воспитательной работы на четверть

1. Анализ воспитательной работы за прошедший год.

2. Цели и задачи воспитательной деятельности на текущий год.

Направления Мероприятия
1 четверть
Работа с коллективом учащихся Взаимодействие с педагогическим коллективом Работа с семьей, общественностью

Приложение 4

Планирование идеологической и воспитательной работы на четверть

Неделя, месяц Направления воспитательной работы Программа «Досуг»
гражданско-патриотическое и идеологическое воспитание (формирование информацион-ной и политической культуры) экологическое воспитание здоровый образ жизни Профилактика (вредных привычек, физкультурно-оздоровительная работа) волонтерская деятельность, духовно-нравственное воспитание (сотрудничество с православной церковью) правовое воспитание, профилактика преступности и правонаруше-ний ученическое самоуправле ние, работа с ОО «БРПО», «БРСМ» трудовое воспитание, профессиона льное воспитание работа с родителями (классные родительские собрания, работа с родительским комитетом и др.) психолого-педагогичес-кая поддержка обучающихся, тендерное воспитание шестой школьный день, совместная работа с учреждениями дополнительного образования

Приложение 5

Примерный план-сетка идеологической и воспитательной работы на четверть

Направления работы с «_____» по «_____»_____________________201__г.
Работа с учащимися Работа с родителями Работа с ученическим активом, ОО «БРПО», «БРСМ» Работа с учащимися, требующими особого педагогического внимания Работа в 6-й школьный день Методическая работа
идеологическое, гражданское и патриотическое воспитание ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___
нравственное, этическое и эстетическое воспитание ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___
воспитание культуры самопознания и саморегуляции личности ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___
воспитание культуры здорового образа жизни ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___
тендерное и семейное воспитание ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___
трудовое и профессиональное воспитание ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___
экологическое воспитание, воспитание культуры безопасной жизнедеятельности ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___
воспитание культуры быта и досуга ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___ ___/__/___

При проведении вписываются _______/______/___________

число часы кол-во уч-ся

Предлагаемые сокращения для записи форм:

Ак-акция

Б — беседа

Дек — декада

Дис — диспут

З — заседание

Иг- игра

К — конкурс

Конф — конференция

КС — круглый стол

КТД — коллективное творческое дело

КЧ — классный час

Праз — праздник

Пр — проект

РВ — родительский всеобуч

РК — родительский комитет

PC — родительское собрание

Тр- тренинг

ТШ — «ток-шоу»,

ИЧ — информационный час

Ф — фестиваль

Экск — экскурсия

Другие формы:___-________________________,___-____________

Приложение 6

ЦИКЛОГРАММА

Инструктивно-методические материалы

Минск, 2011 г.

Проект

ПАСТАНОВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Инструкции об организации классного руководства и работы куратора учебной группы в учреждениях образования

На основании абзаца 1 подпункта 4 пункта 4 Положения о Министерстве образования Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 4 августа 2011 г. №1049 «Об изменении, дополнении и признании утратившими силу некоторых постановлений Правительства Республики Беларусь по вопросам образования», Министерство образования Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации классного руководства и работы куратора учебной группы в учреждениях образования.

2. Признать утратившим силу:

2.1. приказ Министерства образования Республики Беларусь от 25 августа 1999 г. № 549 «Аб зацвярджэнні Палажэння аб класным кіраўніку класа агульнаадукацыйнай школы, і куратары вучэбнай групы прафесіянальна-тэхнічнай і сярэдняй спецыяльнай навучальнай установы» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 93,8/813);

2.2. постановление Министерства образования Республики Беларусь от 26 апреля 2006 г. № 41 «Об утверждении Инструкции об организации работы куратора студенческой группы учреждения, обеспечивающего получение высшего образования» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 76, 8/14405).

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Министр С.А.Маскевич

УТВЕРЖДЕНО

Постановление Министерства образования Республики Беларусь

2011 №

Инструкция об организации классного руководства и работы куратора учебной группы в учреждениях образования

ГЛАВА 1.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция об организации классного руководства и работы куратора учебной группы в учреждениях образования (далее — Инструкция) регулирует порядок выполнения организационно-воспитательной работы по классному руководству в учреждениях общего среднего образования или работы куратора учебной группы в учреждениях профессионально-технического и среднего специального образования, порядок организации работы куратора учебной группы в учреждениях высшего образования; основные направления работы классного руководителя в учреждении общего среднего образования и учреждения высшего образования, осуществляющего обучение и воспитание на III ступени общего среднего образования, куратора учебной группы учреждений профессионально-технического, среднего специального и высшего образования, их права и обязанности.

2. Классное руководство осуществляет классный руководитель, назначаемый приказом руководителя учреждения образования, из числа учителей на период обучения обучающихся в учреждении общего среднего образования

Куратор учебной группы учреждения профессионально-технического и среднего специального образования назначается приказом руководителя из числа преподавателей, на период обучения обучающихся в учреждении образования.

Куратор учебной группы учреждения высшего образования назначается приказом руководителя из числа преподавателей, на период обучения обучающихся с первого по третий курс.

3. В своей работе классный руководитель и куратор учебной группы руководствуются Кодексом Республики Беларусь об образовании, Концепцией непрерывного воспитания детей и учащейся молодежи в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 125 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 29, 8/15613), Программой непрерывного воспитания детей и учащейся молодежи в Республике Беларусь на 2011-2015гг., утвержденной постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24 июня 2011 г. №16 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., №68, 8/15912), уставом учреждения образования и настоящей Инструкцией, а также иными законодательными актами Республики Беларусь в сфере воспитания.

4. Классный руководитель и куратор учебной группы в своей работе взаимодействуют с руководителем учреждения образования, заместителями руководителя учреждения образования, руководителями структурных подразделений, педагогическими работниками, медицинскими работниками, руководителями первичных общественных объединений, ученическим (студенческим) самоуправлением, другими заинтересованными, а также законными представителями обучающихся с целью координации работы по формированию личности обучающихся.

5. Основными требованиями к работе классного руководителя и куратора учебной группы являются профессиональная компетентность, личностная готовность к осуществлению идеологической и воспитательной работы, гражданственность, высокая нравственная и политическая культура, ответственность и коммуникабельность.

6. Основными принципами работы классного руководителя и куратора учебной группы являются личностно-ориентированный (индивидуальный) подход в воспитании, уважение личности обучающегося, приоритет прав и законных интересов обучающихся, содействие социализации, саморазвитию и самореализации обучающихся, формированию их гражданской позиции, здорового образа жизни, развитие ученического (студенческого) самоуправления, доброжелательность в отношениях с обучающимися и их законными представителями, обеспечение гуманистического характера воспитания.

7. Работа классного руководителя и куратора подчинена общим целям обучения, воспитания и развития личности обучающихся, коллектива класса или учебной группы.

8. На основе настоящей Инструкции учреждением образования с учетом особенностей, специфики, условий, опыта, традиций и перспектив развития учреждения образования разрабатывается Положение о классном руководителе класса или кураторе учебной группы и утверждается руководителем учреждения образования по согласованию с профсоюзной организацией, действующей в учреждении образования.

ГЛАВА 2

ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА

КЛАССНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ И КУРАТОРА

11. Классный руководитель или куратор учебной группы обязаны:

11.1. всесторонне изучать индивидуально-личностные особенности каждого обучающегося, коллектива класса или учебной группы, особенности семейного воспитания обучающихся, проводить мониторинг оценки качества воспитания, выявлять обучающихся, находящихся в социально опасном положении;

11.2. формировать в классе -или учебной группе систему идеологической и воспитательной работы с учетом индивидуальных и возрастных особенностей, склонностей, интересов, потребностей и ценностных ориентации обучающихся, специфики; учреждения образования и социокультурной среды;

11.3. проводить еженедельно информационные часы с целью своевременного ознакомления обучающихся с общественно-политической и культурной жизнью страны по тематике, утвержденной заместителем руководителя, отвечающего за организацию идеологической и воспитательной работы;

11.4. проводить еженедельно классный или кураторский час по запланированной тематике, а также не реже одного раза в месяц по вопросам состояния дисциплины, результатах учебной деятельности обучающихся, участия в общественно ‘полезном труде, культурной и общественной жизни класса или учебной группы учреждения образования;

11.5. способствовать созданию условий для успешной учебной деятельности обучающихся, укрепления дисциплины, развития умений и навыков самостоятельной учебной работы, адаптации в учреждении образования;

11.6. способствовать созданию в — классе или учебной группе, учреждении образования здоровьесберегающего пространства, сохранению и укреплению физического и психического здоровья обучающихся;

11.7. проводить работу по профилактике семейного неблагополучия и социального сиротства, поддержке несовершеннолетних, находящихся в социально опасном положении, правовому просвещению обучающихся, профилактике противоправного поведения;

11.8. оказывать педагогическую поддержку органам ученического самоуправления, первичным организациям общественных объединений «Белорусская республиканская пионерская организация», «Белорусский республиканский союз молодежи», другим детским и молодежным общественным объединениям, деятельность которых не противоречит законодательству Республики Беларусь;

11.9. развивать традиции учреждения образования, содействовать обеспечению соблюдения правил внутреннего распорядка, защиты прав и законных интересов обучающихся;

11.10. содействовать вторичной занятости обучающихся, их творческой, культурно-массовой и физкультурно-оздоровительной деятельности, участию в работе кружков, клубов, секций, деятельности органов ученического самоуправления;

11.11. осуществлять организацию воспитательного процесса в классе или учебной группе на основе планирования идеологической и воспитательной работы, общественно полезного труда, отдыха и оздоровления обучающихся во внеурочное время и каникулярный период;

11.12. содействовать организации питания и медицинского обслуживания обучающихся в соответствии с установленными требованиями;

11.13. соблюдать установленные требования по охране труда и созданию безопасных условий для здоровья и жизни обучающихся;

11.14. повышать квалификацию и постоянно совершенствовать свое профессиональное мастерство.

12. Классный руководитель и куратор имеют право:

12.1. выбирать педагогически обоснованные формы, методы, пути и средства воспитательной деятельности в классе или учебной группе с учетом индивидуальных и возрастных особенностей, интересов, склонностей и ценностных ориентации обучающихся;

12.2. вести педагогические наблюдения за обучающимися (в том числе и во время учебных занятий, экзаменов и иных мероприятий, проводимых в учреждении образования), изучать условия семейного воспитания;

12.3. вносить на рассмотрение руководителя учреждения образования, совета учреждения образования, педагогического совета и учебно-методического объединение классных руководителей или кураторов предложения по совершенствованию образовательного процесса;

12.4. участвовать совместно с педагогическими работниками в изучении качества воспитания обучающихся в классе или учебной группе;

12.5. вносить предложения по поощрению обучающихся и их законных представителей, а также предложения по привлечению обучающихся к дисциплинарной ответственности за нарушение устава и правил внутреннего распорядка учреждения образования;

12.6. рекомендовать кандидатуры обучающихся в органы ученического самоуправления;

12.7. участвовать в обсуждении вопросов и принятии решений, касающихся жизнедеятельности обучающихся класса или учебной группы;

12.8. получать со стороны руководителя, его заместителей, структурных подразделений учреждения образования организационную, методическую помощь по проблемам воспитания; участвовать в семинарах, конференциях и иных мероприятиях по вопросам идеологической, воспитательной работы и государственной молодежной политики;

12.9. участвовать в проведении конкурсов педагогических работников учреждений образования, имеющих высокие достижения в воспитательной работе.

ГЛАВА 3.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

КЛАССНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ И КУРАТОРА

13. Заместитель руководителя, отвечающий за организацию воспитательной (идеологической) работы в учреждении образования, непосредственно координирует и направляет деятельность классных руководителей и кураторов, оказывает им организационную и методическую помощь, а, также осуществляет контроль за качественной организацией воспитательного процесса в классе или учебной группе.

14. Классный руководитель и куратор планирует воспитательную работу с обучающимися с учетом специфики и особенностей класса или учебной группы на основе плана идеологической и воспитательной работы учреждения образования на учебный год. Планирование включает в себя разработку планов идеологической и воспитательной работы класса или учебной группы на четверть (семестр).

15. Классный руководитель и куратор исходя из задач деятельности класса или учебной группы разрабатывает план идеологической и воспитательной работы на: четверть (полугодие, семестр) по различным направлениям воспитания обучающихся, вносит предложения в иную планирующую документацию учреждения образования.

16. Содержание работы классного руководителя и куратора отражается в дневнике классного руководителя и журнале куратора учебной группы, в результатах их педагогических исследований, учебно-методических материалах, иных формах отчетности.

17. Фактическое выполнение организационно-воспитательной работы отражается учителем (преподавателем) в классном журнале и журнале куратора учебной группы.

18. Классный руководитель и куратор участвуют в работе учебно-методического объединения классных руководителей или кураторов учреждения образования, которое создается с целью оказания методической и практической помощи в организации и проведении идеологической и воспитательной работы, повышения профессионального мастерства, обобщения и распространения лучшего опыта работы классных руководителей и кураторов.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  • организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  • создание документов (документирование деятельности);
  • обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  • инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
  • номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:

  • адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
  • в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
  • дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:

  • руководителю;
  • его заместителям;
  • сразу непосредственно в подразделения.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

Регистрация входящих документов

Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
  • копии информационных документов и рекламные материалы;
  • поздравления;
  • приглашения;
  • прейскуранты.

Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила:

  • Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
  • Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.

ЗАО «Засада»

Вх. № 0421

  • Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
  • Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой-то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации.
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.). Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с № 1 с 1 января каждого года.

При разделении документов (всех, а не только поступивших) на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;
  • обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
  • регистрация проводится в одном месте;
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.

■ Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде). Какие именно формы следует использовать – не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму.

Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.

Наиболее современный подход – регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Для этого в СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т. д.).

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

ПРИМЕР 1

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Номер

Дата

От кого получен (корреспондент)

Исходящий номер

Исходящая дата

Роспись в получении

ООО «Клин»

О заключении договора

Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:

Богданчикову М.Б.

Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.

Никифоров

Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:

Богданчикову М.Б.

Никифоров

После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

Контроль исполнения и ведение справочной работы

В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

  • контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
  • контроль за сроками исполнения документов.

Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).

Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.

Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).

Создание документов

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

  • разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
  • определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
  • оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

  • наличие необходимых виз согласования;
  • подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
  • использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
  • наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
  • правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

Регистрация исходящих документов и их отправка

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующие требования:

  • документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
  • однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

  • исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);
  • приказы по основной деятельности;
  • распоряжения по основной деятельности;
  • приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);
  • докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);
  • иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно), приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет).

ПРИМЕР 2

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

Номер

Дата

Кому направлен (адресат)

Исполнитель

Куда помещен документ

(№ дела)

Отметка об
исполнении

Арбитражный суд

О направлении ходатайства

Ковалева А.И.

Отправлено почтой

Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

Подготовка номенклатуры дел

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

ПРИМЕР 3

Образец номенклатуры дел

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ

общество «Блиц» Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2011 № 1

Москва

На 2012 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню*

Примечание

02. Отдел кадров

Штатные расписания и изменения к ним. Копии

3 года

Ст. 71 б

Подлинники в деле 01-02

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

До минования надобности

Ст. 19 а

Подлинники в деле 01-04

Приказы генерального директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

75 лет ЭПК

Ст. 19 б

Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

5 лет

Ст. 19 б

03. Бухгалтерия

Годовой бухгалтерский отчет (баланс)

Постоянно

Ст. 351 б

Квартальные бухгалтерские отчеты (балансы)

5 лет

Ст. 351 в

При отсутствии годовых – постоянно

Договоры о материальной ответственности

5 лет

Ст. 457

После увольнения материально ответственного лица

Начальник общего отдела Турчинская К.Е. Турчинская

Ответственный за архив

Боровичка А.О. Боровичка

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 22.12.2011 № 3

* Какой именно перечень – обычно оговаривают во введении.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

  • подписание руководителем службы делопроизводства;
  • визирование ответственным за архив организации;
  • согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
  • рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);
  • утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

Формирование документов в дела

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:

  • входящий документ;
  • приложение к нему (если имеется);
  • документ во исполнение входящего;
  • приложение к нему (если имеется);
  • другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. всегда должны прилагаться утвержденные документы (например, к приказу об утверждении положения о службе делопроизводства должно прилагаться названное положение, к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству − соответствующая инструкция.

Хранение и уничтожение документов

Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.

Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.

Основы организации делопроизводства

Для правильного ведения делопроизводства необходимо ознакомиться с основами этого процесса. Эти азы позволят вникнуть, систематизировать данные. Что же нужно знать новичку, который только приступает к делопроизводству? Часто эти обязанности делегируют секретарю даже без специального образования. Считается, что освоить эти навыки несложно, но на самом деле эта сфера имеет множество нюансов, аспектов, которые важно не упустить.

Основы организации делопроизводства начинаются с понятия номенклатуры дел. Это такой перечень всех документов, что есть на предприятии. Сложная система с множеством разветвлений — так можно охарактеризовать это понятие. Каждому направлению присваивается свой код, чтобы проще было найти нужный документ.

Номенклатура позволяет архивировать материал, создать единую систему. Чтобы было проще обработать информацию, создается таблица, в которую вносятся коды документов, место в архиве, срок хранения.

Опытные секретари рекомендуют группировать документы по их видам. Существует немало разновидностей документов. Перечень зависит от специфики производства, функций предприятия, направленности работы. Но существует универсальные документы, которые можно встретить и на государственном, и на частном предприятии.

К таким относят:

  • входящие — такие материалы, которые попадают в организация из вне;
  • исходящие — отправленные от имени предприятия другим лицам (в том числе письма, ответы и т.д.);
  • внутренние — документы, которые регламентируют внутреннюю работу предприятия (положения, приказы, распоряжения и т.д.).

Каждая разновидность ведется секретарем отдельно. Для этого заводится индивидуальный журнал, в котором фиксируется все, что касается конкретного документа.

Если, например, материал был выдан одному из работников, то в журнале обязательно должно быть указано, кто это, подпись ответственного лица и копия этого документа.

Делопроизводство — это не только учет привычных документов. Также ведется журнал сдачи ключей, принятия звонков, времени прихода на работу и другие важные документы, которые могут сделать «жизнь» предприятия лучше, продуктивнее.

Следующий важный пункт в основах документооборота — составление Положения о документообороте для конкретной организации. Этот основной документ разрабатывается совместно с директором предприятия и отображает все нюансы ведения дел.

Что должно быть отображено в Положении:

  • правила составление документации;
  • ее порядок передачи и утилизации;
  • процедура архивирования и т.д.

Это позволит навести порядок и не даст потерять важные материалы, поможет быстро найти нужное и отследить любые «передвижения» документа.

Важно для специалиста — делопроизводителя разобраться, в каких случаях на документа ставится штамп или печать. Тут все просто — печать проставляется на исходящих бланках, а внутренние документы заверяются подписью руководителя. Входящие материалы после рассмотрения руководителем также заверяются печатью.

Штамп же является вспомогательным инструментом, который помогает секретарю градировать информацию, но юридической силы он не имеет.

Правила организации делопроизводства

Чтобы на предприятии царил порядок и рабочие процессы не тормозились бумажной волокитой, следует освоить правила организации делопроизводства. Они помогут определиться, как правильно вести учет входящей и исходящей документации, карточек поставщиков и клиентов, журналов звонков и прочей важной документации.

Можно выделить такие основные тезисы:

  1. Предпочтительно ввести компьютерную организацию делопроизводства. Это значит, что может использоваться специальная программа, которая сама систематизирует информацию, присваивает коды и архивирует данные. Но при этом бумажный носитель выбрасывать также не стоит.
  2. Заполнять документы также лучше на компьютере. Какой бы красивый почерк не был у того, кто их заполняет, но печатный шрифт будет создавать аккуратное впечатление.
  3. Следует приучать персонал к ответственному и уважительному отношению к документам.
  4. Высылать важные письма нужно только с «живой» печатью, а не копию.
  5. Электронная почта хоть и быстрый способ отправить документы, но не всегда действенный. Все потому, что часто сперва секретарь просматривает информацию и решает, что именно распечатать и донести до руководителя. Из-за этого часть данных просто не доходит до адресата.
  6. Нужно всегда отвечать на деловые письма. Ответ на срочное письмо нужно написать в течение суток, остальные — в течение недели. Это важное правило деловой этики, выполнение которого охарактеризует предприятие с лучшей стороны.

Это только основной перечень основных правил организации делопроизводства. На каждом предприятии могут быть разработаны свои индивидуальные правила, ссылаясь на специфику производства, численность штата и т.д.

Правила делопроизводства и документооборота в организации

Делопроизводство тесно связано с понятием «документооборот». Последнее — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки другим лицам, подшивки в архив или утилизации.

Направление в этой сфере определяют правила делопроизводства и документооборота в организации:

  1. Документы могут быть составлены на специальном бланке, простом листе бумаги форматом А4, в электронном виде.
  2. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, печати проставлены, а также была подпись руководителя.
  3. Создавая электронный документ важно заполнять его по существующему шаблону.
  4. Обязательно должна быть создана номенклатура дел. Без нее невозможно будет быстро отследить нужный документ.
  5. Документы должны быть переданы в архив. Важные хранятся более 10 лет, менее важные — до 10 лет.
  6. Дела могут быть выданы под подпись работникам на определенный срок, по его истечению документы должны быть снова возвращены секретарю. Это движения обязательно должно быть отображено в специальном журнале.
  7. В редких случаях оригинал документа может быть изъят с дела. Но тогда обязательно должна быть прикреплена копия.

Основные требования к организации делопроизводства

Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.

Они заключаются в таких главных аспектах:

  • должен вестись учет входящей, исходящей и внутренней документации;
  • для оперативной организации должны использоваться компьютерные технологии, почтовая связь и прочие технические возможности, которые позволят быстрее доставлять информацию адресату;
  • каждый документ должен проходить первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, одобрение руководителем, затем следует передача исполнителям и подшивка к делу;
  • регистрация должна проходить вовремя (в день поступления, крайний срок — следующий день);
  • обязательно должна быть создана номенклатура дел;
  • идеальный вариант — дублирование документа в электронном виде. Электронный документооборот значительно упростит регистрацию, обработку, передачу и архивирование информации.

Как и к другим сферам «жизнедеятельности» предприятия, к делопроизводству нужно отнестись серьезно, своевременно заполнять карточки и журналы, бережно и внимательно относится к документам.

Хранение документов в делопроизводстве организации

Хранение документов в делопроизводстве организации — важный и необходимый этап. Без него невозможно будет оперативно найти нужный документа или он может быть не найден вовсе. Это предпоследняя ступень перед утилизацией документации. Информация может храниться в архиве десятками лет, потому следует правильно ее оформить.

Сперва информацию нужно систематизировать и сформировать дела. После этого создается номенклатура дел, которая включает в себя всю документацию, существующую на предприятии. Она хранится в службе делопроизводства. Обычно за ее формирование и сохранность отвечает секретарь или другое лицо, на которое возложены обязанности делопроизводителя.

Законченные дела передают в архив. Но сперва делают описи дел, чтобы градировать их по срокам хранения.

Когда срок хранения у конкретного документа истекает, его утилизируют. Это также сделать не так просто. Сперва составляется Акт об изъятии, он должен быть обязательно подписан руководителем, чтобы вдруг не утилизировать важный для него документ.

Примерная Инструкция по делопроизводству в организации

Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.

Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».

1. Общие положения

1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.

1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.

1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.

2. Требования к организации документооборота и делопроизводства

2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.

2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.

2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.

2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.

3. Особенности оформления некоторых видов документации

3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.

3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.

3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия

3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания

3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.

4. Прием и обработка документации

4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.

4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.

4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.

5. Организация хранения дел

5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.

5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.

5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.

5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.

Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.

Организация секретного делопроизводства

Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.

Также нужно обратить внимание на такие нюансы:

  • должна быть создана комиссия, которая будет контролировать процесс;
  • все пункты правильной организации простой документации должны присутствовать и в этом случае, но более усовершенствованные;
  • особый контроль во время передачи данных (с помощью почтовой связи, Интернета, телефона и т.д.);
  • для хранения такой информации должно быть подготовлено специальное помещение с сейфами и несгораемыми шкафами;
  • выдача документации осуществляется в комнате со специальным окном для выдачи или барьером, который будет разграничивать пространство;
  • входные двери должны иметь рабочие замки и хорошо запираться;
  • в самом помещении должны быть все средства, чтобы в случае необходимости эвакуировать документы;
  • должен быть второй набор ключей от помещения, где планируется храниться секретная информация;
  • система безопасности поможет избежать похищения важных материалов.

Правила организации делопроизводства в федеральных органах

Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.

Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.

Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:

  1. Документооборот невозможен без взаимодействия федерального органа, органов управления и администрацией предприятия.
  2. Документы обязательно подписывает глава федерального органа или его заместитель.
  3. Согласование — обязательный этап организации документооборота.
  4. Документы должны быть зарегистрированы в день поступления либо в день подписания.
  5. Создаются специальные поисковые системы для поиска нужного документа.
  6. Если нужно изменить сроки исполнения документа, то можно написать поручение на имя руководителя федерального органа.
  7. После исполнения документа его снимают с контроля. Это также можно сделать и до его исполнения, но только после разрешения федерального органа.
  8. Номенклатура дел федерального органа состоит из номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры.
  9. Формирование дел происходит децентрализовано в каждом индивидуальном подразделении.

Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.

Организация делопроизводства по обращению граждан

Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.

Граждане чаще обращаются в письменной форме.

Тогда порядок действий будет таким:

  • получение письменного обращения;
  • его рассмотрение;
  • организация личного приема граждан;
  • контроль за соблюдением выполнения обязательств перед гражданами.

Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.

Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.

Если в обращении есть вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, то в течение недели нужно перенаправить его по назначению.

Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.

Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:

  • если в обращении использовалась нецензурная лексика;
  • нет обратной связи с отправителем;
  • текст написан неразборчиво;
  • разъяснение содержит секретную информацию.

Но все равно автор обращения обязательно оповещается о факте и причинах отказа. Когда все требования удовлетворены, то на письме — обращении ставится отметка о выполненной работе.

На основании таких писем формируются дела.

Организация современного делопроизводства, новое в делопроизводстве

Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере — залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.

Что же новое появилось в делопроизводстве за последний год? Основное новшество — с 1 июля 2018 года вводится новый стандарт на оформление организационно — распорядительных документов. В частности в нем была затронута важная тема использования шрифтов при составлении документации. Так ранее можно было пользоваться исключительно Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Новый же стандарт позволяет любые бесплатные шрифты. Их размер: 12, 13, 14.

Если нужно заполнить таблицу, то следует использовать меньшие шрифты.

Также в новом документе появились и новые реквизиты:

  • наименование структурного подразделения;
  • указывается автор документа;
  • пометка об ограничении доступа (если это имеет место быть);
  • электронная подпись.

Появились ряд новых бланков и программное обеспечение, нацеленное помочь секретарю справится со своей задачей.

Организация и ведение делопроизводства на предприятии — первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам. Теперь с помощью одного клика можно узнать о статусе документа, месте его хранения и сроках его использования в круговороте документации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *