Меню

Номенклатура дел сроки хранения документов и статьи

0 комментариев

Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.п. Но как разобраться в таком огромном объеме документов? Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел. Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом (лицами), в функции которого входит отслеживать документооборот. Рассмотрим, что же это такое — номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте. Содержание номенклатуры дел отдела кадров, образец Как показывает практика, каких либо специфических знаний деятельность по составлению перечня документации предприятия не требует, однако это не значит, что в данном вопросе не следует придерживаться правил делопроизводства. Вообще перечень дел для облегчения работы с ним, имеет вид таблички, в которой указаны следующие данные: Условно ее можно разделить на два столбца: «Название графы» и «Содержание графы». Итак:

Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.

Индекс состоит из:

  • Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
  • Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.

Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть — структурное подразделение. Вторая часть — порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.

Далее следуют:

  1. Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте — документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают уже плановые, отчетные документы. Причем внутри документы располагаются по мере убывания срока хранения.
  2. Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
  3. Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
  4. Примечание. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.

Типы номенклатуры дел Она может быть:

  • Примерной, то есть может меняться в ходе работы.
  • Типичной — стандартный тип документа.
  • Индивидуальной — зависит от стратегии компании.

Таким образом, номенклатура дел отдела кадров это, конечно же, документ, требующий над собой работы не одного дня, но после его составления он облегчит деятельность любого предприятия в сфере делопроизводства. Данный документ поможет быстро сориентироваться в большом потоке документации. Каких либо специфических знаний он не требует, следует только держаться имеющегося образца. Ниже расположен типовой бланк и образец номенклатуры дел отдела кадров вариант которой можно скачать бесплатно.>Раздел іі Кадровое делопроизводство

2.1. Номенклатура дел по кадровому делопроизводству. Состав кадровой документации и ее назначение

Кадровое делопроизводство определяется как деятельность, которая охватывает организацию работы с документами личного состава предприятия по вопросам приема, переведения, увольнения, учета работников и прочее.

Правильная организация кадрового делопроизводства имеет большое значение, поскольку именно в кадровых службах граждане заключают трудовой договор, знакомятся с правилами внутреннего распорядка, условиями труда, быта, отдыха, перспективами профессионального роста и т.д.

Кадровое делопроизводство ведется по таким направлениям:

  1. Учет личного состава предприятия и его подразделений.

  2. Подготовка отчетов и необходимых справок о приеме, переведении и увольнении работников.

  3. Учет состояния подготовки, переподготовки кадров и зачисления их к резерву.

  4. Учет и регистрация поступления документов, которые касаются личного состава предприятия, контроль за их использованием.

  5. Составление личных дел, их оформление и ведение.

  6. Подготовка документов по кадрам для передачи их в архив на хранение.

  7. Механизация и автоматизация документирования информации по личному составу.

Перечень документов, которые формируют номенклатуру дел по кадровому делопроизводству приведен на рис. 3.

Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы, которые ведут кадровое делопроизводство, может осуществляться соответственно должностным инструкциям. Рекомендуется учитывать следующие требования:

  1. Мебель, полки, шкафы для документов необходимо устанавливать так, чтобы ими было удобно пользоваться.

  2. Документы должны храниться в отдельных папках. Те, которые требуют дальнейшей обработки — отдельно от частных или секретных документов.

  3. Средства малой оргтехники следует располагать в определенных и удобных для пользования местах.

  4. Для быстрого и безошибочного поиска документов необходимо использовать разноцветные папки.

Документация по личному (кадровому) составу создается как результат работы с персоналом предприятия. В документации по личному составу отображается деятельность организации по вопросам учета, приема, переведение, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения работников и т.п.

Служебные документы по личному составу являются основанием для предоставления гражданам документов, которые удостоверяют их личность, должность, специальность, а также основой для получения льгот, стипендий, пенсий и других социальных выплат.

Характерной чертой кадровой документации является то, что она всегда отображает деятельность конкретных лиц, то есть является именной документацией.

Комплекс документов по функциям управления кадрами включает такие основные группы:

  • личные документы работников;

  • организационно-распорядительная документация;

  • первичная учетная кадровая документация.

К группе личных документов работников относятся паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и прочие документы, которые предоставляют юридическое подтверждение личности работника. Личными считаются также документы, которые могут выдаваться учреждениями своим работникам, например, пропуск, удостоверение о командировке, справки, которые подтверждают место работы, должность, заработную плату, заявления работников о принятии на работу, увольнении или переведении, автобиография, аттестационное письмо, представление и назначение на должность и т.п..

Организационно-распорядительная документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями. К организационным документам относятся уставы, положения, инструкции, правила внутреннего распорядка; к распорядительным — приказы, постановления, решения, указания, распоряжения; к справочно-информационным — докладные и объяснительные записки, письма, списки, акты, протоколы, справки, отчеты.

Первичная учетная кадровая документация выполняет функцию учета работников. Исходя из технологии регистрации и накопления информации по кадрам группу первичной учетной кадровой документации разделяют на две взаимосвязанные группы: исходные (начальные) учетные документы (личный листок, личная карточка) и производные учетные документы, которые имеют второстепенный (справочно-контрольный) характер (специализированные карточки персонального учета специалистов, списки, журналы регистрации, книги учета).

Типовая технологическая схема обработки кадровой документации предусматривает следующие стадии:

  1. документирование трудовых правоотношений работников с работодателем;

  2. ведение личных дел и трудовых книжек работников;

  3. ведение справочно-учетной и отчетной работы с кадрами.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *